Annual Work Plan 2018 for the

 
65 
acceptable  however  that  existing  national  research  infrastructures  and  organisations,  e.g.  publicly 
funded research institutes, can be used to implement parts or the entire PSIA. Funding may therefore 
not be allocated through open calls for proposals, but either through internal competition within the 
research infrastructure or according to an overall strategic research plan.  
The principle of equality and non-discrimination based on gender, racial or ethnic origin, religion or 
belief, disability, age and sexual orientation should be observed and promoted. 
Transparency 
Evaluation  and  selection  criteria  and  details  of  the  review  process  should  be  published  before 
applicants submit proposals. 
The awarding of funds through calls for proposals or though institutional funding is made public. 
Any communication or publication related to PSIAs, whether undertaken by the PRIMA Foundation, a 
Participating State, or participants to an activity, shall be labelled or co-labelled as ‘[name of the PSIA] 
is part of the PRIMA programme supported by the European Union’.  
Independent peer review evaluation 
Applications  submitted  through  open  calls  for  proposals  should  be  evaluated  by  panels  of  leading 
independent domestic and/or non-domestic experts (peer review). 
In  case  of  direct  funding  to  a  national  research  infrastructure  or  organisation,  the  quality  of  the 
research  output  by  the  national  research  infrastructures  or  organisation  should  be  assessed  on  a 
regular basis and structured manner, preferably through independent peer review. 
Ethics and scientific integrity 
The principles of scientific integrity as defined in the European Code of Conduct for Research Integrity 
should be observed and promoted.  
Fundamental ethical principles and in particularly those related to the Charter of Fundamental Rights 
of the European Union, the European Convention on Human Rights and its Supplementary Protocols, 
should  be  adhered  to  and  enforced,  both  during  selection  of  actions  for  funding  and  during  the 
subsequent implementation of the actions. 
Appeal and complaints 
A  peer  review  appeal  system  should  be  established  to  provide  applicants  the  opportunity  to  seek 
reconsideration of the initial review results if they believe the review process was flawed. 
Exploitation and dissemination of results 
The  findings  of  research  activities included  as PSIAs  in  the  PRIMA  annual  work  plan must  be  made 
available to the research community and the public in a timely manner. 
 

---

 
66 
 
5.2.11 Specific additional information and relations between the beneficiaries and 
their national funding bodies 
 
Grant agreement 
Each beneficiary will be funded directly by its own national funding body, therefore a grant agreement 
is  concluded  between  each  beneficiary  and  its  national  funding  body.  The  rules  applying  for  this 
agreement are the national rules set in the national regulations. The grant agreement will cover the 
entire duration of the project and must be synchronized in time (starting date of the activities and end 
of the project) between the different funding bodies involved in funding of the project. 
Consortium agreement 
A consortium agreement is required and must be sent to all the funding bodies involved in the project. 
This consortium agreement must address at least: 

 
The repartition of the tasks between partners 

 
The sharing of the intellectual property rights of the project results 

 
The conditions of publication and dissemination of the results 

 
The technology transfer and the exploitation of the results 

 
Any specific requirements from a funding body 
 
There is no template provided by the funding bodies for the consortium agreement. 
The Project Coordinator 
Each Consortium need to appoint a Coordinator, who will have the following role: 
For the preparation and the submission of the proposal: 

 
Be  the  single  point  of  contact  between  the  PRIMA-IS  secretariat  and  the  consortium  partners  from 
proposal preparation to submission  

 
Ensure that all the partners involved in the consortium are eligible for participation 

 
Submit the Application Form on behalf of the Consortium 
 
During the implementation of the project: 

 
Be  the  single  point  of  contact  between  the  PRIMA-IS  secretariat  and  the  consortium  partners  from 
proposal preparation to submission  

 
Be  the  single  point  of  contact  between  the  Funding  bodies  and  the  consortium  partners  in  case  of 
requiring a grant extension or scientific/managerial modifications 

 
Ensure the role of supervision of the project workflow with the help of WP leaders; 

 
Compile and submit the common reports/deliverables of the overall project to the funding bodies. The 
funding bodies will then send these documents to the PRIMA-IS secretariat. 
 
The  Coordinator  will  not  be  responsible  for  the  financial  management  of  PRIMA  research  funding, 
which will be handled directly between national beneficiaries and their national funding bodies in each 
participating country. 

---

 
67 
 

---

 
68 
6. Additional Participating States in PRIMA 
– practical aspects  
 
This  section  outlines  the  consequences  for  eligibility  for  participation  and  funding  of  legal  entities 
established in a country that becomes a PRIMA Participating State in 2018, after the adoption of this 
AWP.  
 
Calls managed and funded by PRIMA IS (EU contribution) 
 
Consequences for eligibility for participation: Legal entities established in tbPS* count towards the 
minimum number of participants in the consortium if the international agreement with the country 
where they are established produces legal effects (though provisional application or entry into force) 
at the latest by the day of the submission deadline under the relevant call for proposals organised and 
funded by PRIMA IS. 
 
Consequences for funding of legal entities: Legal entities established in tbPS* that applied for funding 
in calls launched by the PRIMA IS funded from EU contribution (under Article 6(1)(a) PRIMA Decision) 
shall be eligible for funding if the international agreement produces legal effects at the latest on the 
day the Grant Agreement (GA) is signed. If the international agreement does not produce legal effects 
on that day, these entities are still eligible for participation, however, without funding. 
 
If the international agreement starts producing legal effects after the GA is signed, the GA may be 
amended  to  provide  for  redistribution  of  funding  (and  related  tasks)  among  the  entities  in  the 
consortium. Such amendment cannot, however, give rise to additional funding for the project 
 
Calls managed by the PRIMA IS and funded by the PS 
 
Consequences for eligibility for participation: Legal entities established in tbPS* count towards the 
minimum number of participants in the consortium if the international agreement with the country 
where they are established produces legal effects (through provisional application or entry into force) 
at the latest on the day of the submission deadline under the relevant call for proposals organised by 
PRIMA IS. 
 
 
Consequences for funding of legal entities: The eligibility for funding for legal entities established in 
tbPS* are determined by the funding rules applicable to them in a given tbPS.  
 
*tbPS countries are those states with whom an international S&T cooperation agreement on terms 
and conditions of country’s participation in PRIMA at the time of adoption of this Work Plan does not 
yet produce legal effects either through its entry into force or provisional application. 
 
 
 
 

---