Budget & Analyse



Yüklə 62,9 Kb.
tarix06.10.2018
ölçüsü62,9 Kb.





Budget & Analyse

18. november 2016

Sagsbehandler:

Jens Christian Arvad Jensen





Analyse af grafiske ydelser

Baggrund


Denne analyse forholder sig til grafiske ydelser og belyser forbruget af grafiske ydelser fra eksterne leverandører og det Grafiske Team. Derudover gennemføres der i notatet en yderligere analyse af den interne timepris ved udførelsen af grafisk arbejde. Analysen indgår som en del fornyelsesstrategien, ”Fredericia på Forkant”.
Formålet med denne overordnede analyse er, at den skal give beslutningskompetence i forhold til hvorvidt der skal implementeres retningslinier for indkøb af grafiske ydelser ved brugen af leverandører, men også om aftalen skal i udbud eller der skal laves aftale med én fast leverandør.

Ledelsesresume


På baggrund af forbrugstal for 2015, anvender vi grafiske ydelser på denne måde:

Anvendelsestype

Forbrugstal 2015

Anvendelse af eksterne leverandører

1.338.095 kr.

Intern anvendelse af det Grafiske Team

448.093 kr.

I alt

1.786.188 kr.

Fredericia Kommunes anvendelse af eksterne leverandører til grafiske ydelser er i en størrelsesorden, hvor der er to muligheder. Dene ene er, at opgaven i langt højere grad insources, således at der ikke kan opstå problemer i forhold til udbudsloven, alternativt skal det overvejes at lave et udbud på grafiske ydelser.


Analysen af den internt fakturerede timepris viser, at den burde være 10,3% højere, end tilfældet er i dag.

Forudsætninger


Det er forudsat, at det i notatet belyses hvor stort budgettet er internt på grafiske ydelser samt hvor stort forbruget er på eksterne leverandører.
Det grafiske team udfører i dag en lang række grafiske opgaver ”Brochurer, foldere, annoncer, plakater, illustrationer/grafik, bannere, roll-up, nyhedsbreve, udstillinger/messestande, PDF præsentationer, fotobøger, visitkort, brevpapir, kuverter, skilte, ID-kort, materiale til konferencer/møder f.eks. bordskilte, navneskilte, plancher, trykning af indbinding af rapporter, kompendier og MEGET MEGET MERE. 1
Analysen af forbruget på de eksterne ydelser er baseret på 2014 - 2016 data, udledt af indkøbsanalysesystemet, frasorteret de eksterne regnskaber for de eksterne leverandører. Dette er valgt for at kunne sammenligne forbruget mellem årene og for at kunne se i hvilken grad grafiske ydelser er indkøbt kontinuerligt.
Der er for de eksterne leverandører taget udgangspunkt i et udtræk fra indkøbsafdelingen fordelt på UNSPSC koder, en kategorisering af varer og tjenesteydelser, som giver et godt overblik over forbruget på grafiske ydelser. I analysen indgår kategorierne; ”Andet”, ”Design og opsætning”, ”Diverse tryk”, ”Folie” og ”Skilte”.
I den interne analyse indgår udelukkende indtægterne i Grafisk Team vedr. 2015, det vil sige de beløb, som de enkelte afdelinger har betalt for ydelser. Priskalkulationen for ydelser er således ikke belyst i denne analyse. Dette er sket på baggrund af, at afregningen er sket via interne omposteringsbilag. Dette medfører, at bilagene først skal findes og herefter deles op manuelt til hvert enkelt fagområde. Det er dermed en meget ressourcetung proces.
Der ligger ligeledes et årligt indtægtskrav på det grafiske team. Dette udgør i 2016 443.000 kr. For 2017 er det årlige indtægtskrav på 457.000 kr. (prisfremskrevet) når det forudsættes at udgifterne til maskiner m.v. kan holdes inden for udgiftsbudgettet. Dette indgår ikke i analysen.
I analyseperioden 2013-2015 har der været flere organisationsændringer i organisationen, som har påvirket det grafiske team og deres udførelse af opgaver for andre afdelinger. Disse er ikke medtaget i analysen.
Udgivelsen af annoncer m.v. er ikke en del af det grafiske arbejde, hvilket medfører, at annoncering ikke indgår i analysen.

Forudsætninger - analyse af den interne timepris


Analysen er baseret dels på 2015 data, som er blevet prisfremskrevet, samt 2016 data. Dette er sket som følge af, at organisationsændringen pr. 1/6-2016 endnu ikke er slået fuldt igennem for 2016, særligt på lønområdet. Ligeledes er husleje baseret på regnskab 2015. Der er taget udgangspunkt i den grafiske medarbejder og eleven er ikke medtaget i analysen.

  • Løn for medarbejder beregnet ud fra 2015, beregnet på baggrund af et helt års lønudbetaling

  • Husleje beregnet ud fra R2015, ud fra overhead beregning

  • Ejendomsudgifter, beregnet ud fra Korrigeret Budget 2016 (ingen ændring i beregningsgrundlag fra 2015)

  • Kontorhold og IT, beregnet på baggrund af Korrigeret Budget 2016 (ændringer kan forekomme)

Eksterne leverandører


Der er analyseret på forbruget, på direktør- og på fagområderne. Fordelingen af forbruget fremgår af nedenstående tabel.
Forbruget på de eksterne leverandører har i perioden 2014 – 2016 (3. kv.) samlet set været:

EAN enhed

2014

2015

2016

Facility Management

26.560,00

10.822,16

24.817,44

Ejendomsafdeling

26.560,00

2.208,00

24.817,44

Parkering, Omstilling & transport

0,00

8.614,16

0,00

Politik og Kommunikation

167.692,36

175.881,40

125.905,07

Byrådssekretariatet og bosætningsteam

21.507,00

27.395,00

45.573,00

Kommunikation og Web

6.450,00

0,00

7.256,25

Uddannelse og Organisationsudvikl.

14.210,36

27.662,40

4.250,00

Visit Fredericia

125.525,00

120.824,00

68.825,82

Velfærd

158.119,34

189.226,41

70.476,75

Børn & Unge

51.240,35

51.721,82

34.919,36

Familie & Børnesundhed

28.148,24

19.138,59

9.412,46

Pleje & Omsorg

35.029,75

25.115,00

16.540,00

Voksenservice

43.701,00

93.251,00

9.604,93

Vækst

755.362,44

843.941,09

734.863,47

Arbejdsmarked & Borgerservice

67.255,15

16.269,66

39.197,08

Kultur & Idræt

281.271,00

451.540,32

338.087,66

Teknik & Miljø

406.836,29

376.131,11

357.578,73

Økonomi

101.606,00

118.224,38

800,00

Budget, Support & Løn og Personale

240,00

324,88

0,00

Fællessekretariatet

101.366,00

117.899,50

800,00

TOTAL

1.209.340,14

1.338.095,44

956.862,73

*) Trukket via LOS’en - BEMÆRK at visse EAN numre ikke indgår i LOS'en, hvorfor disse ikke er medtaget, derfor afviger totalen en smule


De 3 fagområder med størst forbrug i 2015 var Teknik & Miljø, Kultur & Idræt samt Visit Fredericia, som har forbrugt 45,9 % (614.854 kr./1.338.095 kr.) af det samlede forbrug på eksterne leverandører. Det kan også udledes, at størstedelen af forbruget ligger på vækstdirektørens område, 63,1 % (843.941 kr./1.338.095 kr.).

InTERN AFREGNINg (Grafisk team)


Der er analyseret på det internt afregnede forbrug på direktør- og på fagområder i 2015. Fordelingen fremgår af nedenstående tabel:

Profitcenter

Beløb 2015

Kommunaldirektør

185.246

Administrationen

28.320

Direktion

11.110

HR og Facility

30.861

Politik og Kommunikation

104.375

Økonomi og Digitalisering

10.230

Velfærd

108.031

Børn og Unge

59.740

Kultur og Idræt

2.625

Pleje og Omsorg

36.341

Voksenservice

9.325

Vækst

154.816

Arbejdsmarked og Borgerservice

24.845

Kultur og Idræt

76.016

Teknik og Miljø

54.305

Hovedtotal

448.093

Opgaverne, som Grafisk Team har udført for afdelingerne i 2015, har primært været annoncering, visitkort, plakater, nyhedsbreve, brochurer, foldere, plancher og skilte.


Idet denne analyse ikke belyser prisberegningen for de enkelte ydelser, er det dog usikkert om ydelserne, der er købt eksternt, rent faktisk kan rummes at gennemføre internt (ressourcer, maskiner osv.).

Konklusion


Fordelingen af forbruget på både eksterne og interne opgaver viser, at det i analyseperioden i stor udstrækning er de samme afdelinger, der har behov for at købe grafiske ydelser.
Der er på samme tid et kontinuerligt højt forbrug på grafiske ydelser og indkøbet har i alle årene en størrelsesorden, hvor et udbud bør overvejes. De gældende udbudsregler gør, at når der indkøbes over tærskelværdien, som i 2016 er 1.558.409 kr. over en 4årig periode, så skal opgaven i udbud.2
Derudover er der på baggrund af beregningen omkring den interne timepris, nået et resultat på 386,1 kr. Den fakturerede timepris er i dag 350 kr. Dette medfører, at den fakturerede timepris burde være 10,3% højere end tilfældet er i dag.

1 http://medarbejderportalen/Aktuelt/Nyheder/Sider/NytGrafiskTeam.aspx

2 http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/Taerskelvaerdierne/Taerskelvaerdier-2016-og-2017



Dostları ilə paylaş:


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©genderi.org 2017
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə