Dohoda o elektronickom prijímaní faktúR č

DOHODA O ELEKTRONICKOM PRIJÍMANÍ FAKTÚR
č. .................................

(ďalej v texte ako „dohoda“)

Článok I

Zmluvné strany
Obchodné meno: Východoslovenská distribučná a.s.

Sídlo: Mlynská 31, 042 91 Košice

Zastúpená: Ing. Slavomír Madeja, vedúci odboru Nákup

Ing. Vlasta Trusková, referent – nákup a logistika

IČO: 36599361

DIČ: 2022082997

IČ DPH: SK2022082997

Spoločnosť zapísaná v Obchodnom registri Okresného Košice I, oddiel Sa, vložka 1203/V

(ďalej v texte ako „Spoločnosť“)

a

Obchodné meno:      

Sídlo:      

Zastúpená:      

IČO:      

DIČ:      

IČ DPH:      

Spoločnosť zapísaná v      

(ďalej v texte ako „Zmluvný partner“)

Článok II

Predmet dohody
2.1 Predmetom tejto dohody je úprava spôsobu prijímania faktúr, ktoré Zmluvný partner vystaví z titulu akýchkoľvek platných obchodných vzťahov uzatvorených medzi Zmluvným partnerom a Spoločnosťou v znení prípadných zmien alebo doplnení počas doby platnosti tejto dohody (ďalej len „Zmluvy“).


Článok III

Podmienky zasielania a akceptácie faktúr v elektronickej forme
3.1 Spoločnosť týmto udeľuje v zmysle § 71 ods. 1 písm. b) zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o DPH“) a v zmysle Smernice Rady 2006/112/ES o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty (ďalej len „Smernica Rady 2006/112/ES“) v znení neskorších predpisov výslovný súhlas na to, aby Zmluvný partner posielal Spoločnosti akékoľvek faktúry, ktoré budú vystavené na základe Zmlúv, v elektronickej forme. Zmluvné strany sa dohodli, že od účinnosti tejto dohody je Zmluvný partner oprávnený posielať Spoločnosti faktúry, ktoré budú vystavené na základe Zmlúv, v elektronickej forme (ďalej len „elektronické faktúry“).
3.2 Elektronické faktúry vyhotovené v zmysle tejto dohody sa považujú za faktúry pre účely zákona o DPH a Smernice Rady č. 2006/112/ES.
3.3 Zmluvné strany sa dohodli, že internými kontrolnými mechanizmami zabezpečia vierohodnosť a neporušenosť údajov uvedených v elektronických faktúrach vystavených a doručených na základe Zmluvy. Žiadna Zmluvná strana nie je oprávnená a nebude do už vystavenej a doručenej elektronickej faktúry zasahovať, ani meniť jej obsah.
3.4 Obe Zmluvné strany sú povinné zabezpečiť riadne uchovávanie a archiváciu faktúr v zmysle § 76 zákona o DPH, zaručujúce vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť elektronických faktúr po celú dobu úschovy.
3.5 Zmluvné strany sa dohodli, že Zmluvný partner bude Spoločnosti posielať elektronické faktúry elektronickou poštou a to:

• 
  z e-mailovej adresy (uviesť maximálne jednu):      
  
• 
  na nasledovnú e-mailovú adresu: [e-mail]
  

Zmluvné strany prehlasujú, že majú prístup k týmto e-mailovým adresám, že ich použitie pre účely naplnenia predmetu podľa Článku II a za podmienok stanovených v Článku III nie je u žiadneho z nich blokované a že prístup k nim majú iba oprávnení zamestnanci.

Zmluvné strany sa dohodli, že elektronické faktúry, vystavené Zmluvným partnerom a odoslané z  emailovej adresy inej než dohodnutej podľa tohto bodu, nebudú akceptované a považované za doručené.
3.6 Zmluvné strany sa dohodli, že Zmluvný partner bude zahŕňať do jednej elektronickej poštovej správy maximálne jednu elektronickú faktúru a to vo formáte pdf, ktorá môže obsahovať prílohy k faktúre obsiahnuté v tom istom elektronickom dokumente alebo ako samostatne priložené elektronické dokumenty takisto vo formáte pdf.
Názov súboru, ktorý obsahuje elektronickú faktúru, musí a smie ako jediný začínať slovom „Faktúra“, slovom „Faktura“, slovom „Rechnung“ alebo slovom „Invoice“, pričom veľké a malé písmená nie sú rozhodujúce. Prípadné ostatné súbory obsiahnuté v danej elektronickej poštovej správe budú považované za samostatné prílohy k danej elektronickej faktúre.
Maximálna veľkosť emailovej správy nesmie presiahnuť 5 MB.
Všetky elektronické dokumenty musia spĺňať podmienky podľa tohto bodu, v opačnom prípade budú ignorované a považované za nedoručené.
Spoločnosť je oprávnená upraviť technické podmienky podľa tohto bodu, pričom upravené technické podmienky a deň, od ktorého sú účinné, oznámi Zmluvnému partnerovi v dostatočnom predstihu.
3.7 Elektronická faktúra sa bude považovať za doručenú Spoločnosti až v okamihu odoslania potvrdzujúcej emailovej správy o doručení elektronickej faktúry, ktorú Spoločnosť zašle zo svojej e-mailovej adresy na e-mailovú adresu Zmluvného partnera, ktoré sú uvedené v bode 3.5. Toto potvrdenie bude zaslané po preverení súladu s bodmi 3.5 a 3.6 tejto zmluvy. V prípade, ak Spoločnosť zistí nesúlad s ktoroukoľvek podmienkou podľa bodov 3.5 a 3.6, hoci aj po predošlom potvrdení doručenia, odošle Zmluvnému partnerovi emailovú správu, ktorou ho o tejto skutočnosti informuje, a vyzve ho na odstránenie nedostatkov a následný opätovný pokus o doručenie elektronickej faktúry.
3.8 Ak Zmluvný partner nedostane do 24 hodín od odoslania elektronickej faktúry Spoločnosti potvrdenie o jej prijatí alebo výzvu na odstránenie nedostatkov, ktoré bránili doručeniu faktúry, opätovne sa pokúsi o jej doručenie spôsobom podľa tejto dohody. Ak ani po opätovnom pokuse do 24 hodín nedostane potvrdenie o doručení alebo výzvu na odstránenie nedostatkov, požiada odbor Nákup Spoločnosti o technickú podporu a zároveň je oprávnený zaslať faktúru v papierovej forme na adresu sídla Spoločnosti.
3.9 Zmluvné strany prehlasujú, že postup podľa tejto dohody považujú za dostatočný na to, aby nebolo možné zmeniť obsah žiadnej vystavenej elektronickej faktúry.
3.10 Od účinnosti tejto dohody Zmluvný partner nie je povinný Spoločnosti vystavovať faktúry na základe Zmlúv v papierovej forme. V prípade, ak Zmluvný partner vystaví Spoločnosti elektronickú faktúru, tak už nevystaví a nedoručí danú faktúru v papierovej forme, s výnimkou podľa odseku 3.8, kedy sa rozhodne pre doručenie faktúry v papierovej forme.
3.11 V prípade, ak dôjde k zamietnutiu faktúry pri jej overovaní a schvaľovaní na strane Spoločnosti, Spoločnosť túto skutočnosť oznámi Zmluvnému partnerovi zaslaním e-mailovej správy s využitím e-mailových adries podľa odseku 3.5, prílohou ktorej bude zamietnutá elektronická faktúra od Zmluvného partnera a sprievodný zamietací list Spoločnosti uvádzajúci dôvody zamietnutia.

Článok IV

Záverečné ustanovenia
4.1 Táto dohoda nadobúda platnosť a účinnosť dňom jej podpísania oprávnenými zástupcami oboch Zmluvných strán.
4.2 Túto dohodu je možné meniť a dopĺňať len na základe písomnej dohody Zmluvných strán, ktorá bude mať formu písomného očíslovaného dodatku k tejto dohode, podpísaného oprávnenými zástupcami oboch Zmluvných strán. Zmeny identifikačných údajov Zmluvných strán zapisovaných do obchodného registra alebo iného príslušného registra (napr. sídla, zástupcu), sa nebudú považovať za zmeny vyžadujúce si uzavretie dodatku k tejto dohode. Zmluvná strana je povinná zmeny týchto údajov v závislosti od okolností prípadu oznámiť druhej Zmluvnej strane bez zbytočného odkladu písomne, najneskôr však do 10 dní po vzniku účinnosti zmeny (registrácia). Rovnako sa za zmenu vyžadujúcu si uzavretie dodatku k tejto dohode nebude považovať ani zmena technických podmienok podľa bodu 3.6.
4.3 Táto dohoda sa uzatvára na dobu, po ktorú trvá právo resp. povinnosť Zmluvného partnera vystaviť faktúry na základe Zmlúv, a to až do zániku Zmlúv.
4.4 Túto dohodu môže písomne vypovedať ktorákoľvek Zmluvná strana bez uvedenia dôvodu. Výpovedná lehota je jeden mesiac a začína plynúť prvým dňom kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom bola výpoveď doručená druhej Zmluvnej strane. Výpoveď sa doručuje druhej Zmluvnej strane doporučeným listom s doručenkou zaslaním na adresu uvedenú v záhlaví tejto dohody alebo na adresu, ktorá bude neskôr, v súlade s touto dohodou, preukázateľne oznámená Zmluvnej strane, ako adresa pre doručovanie. Pokiaľ si Zmluvná strana, ktorej je výpoveď určená a zaslaná týmto spôsobom túto z akéhokoľvek dôvodu neprevezme, považuje sa výpoveď za doručenú na 5.deň odo dňa jej odoslania, aj keď sa adresát o doručení (uložení na pošte) nedozvedel. Ak adresát odmietne výpoveď prevziať, považuje sa táto za doručenú dňom, keď bolo prevzatie odmietnuté.
4.5 Právne vzťahy touto dohodou výslovne neupravené sa riadia príslušnými ustanoveniami zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov, zákona o DPH, ako aj ostatnými príslušnými všeobecne záväznými právnymi predpismi Slovenskej republiky.

4.6 Zmluvné strany výslovne prehlasujú, že si túto dohodu prečítali, bola spísaná podľa ich skutočnej a slobodnej vôle, jej obsahu porozumeli a na znak súhlasu s ňou pripájajú oprávnení zástupcovia Zmluvných strán svoje vlastnoručné podpisy.

4.7 Táto dohoda je vyhotovená v 2 vyhotoveniach, z ktorých každá zmluvná strana obdrží jeden exemplár.

V      , dňa      

     

     

V Košiciach, dňa ............................

Ing. Slavomír Madeja Ing. Vlasta Trusková

vedúci odboru Nákup referent – nákup a logistika