Erfaringer 17. mai 2014

Erfaringer 17. mai 2014

Erfaringsrapport fra ettermiddagsarrangement Tåsen skole

Innhold

Bakgrunn 2

Om TSV 2

Informasjon 2

Organisering av arbeidet 2

Hvem deltok 2

Ansvarsdeling 3

Lager, nøkler og tilgjengelighet 5

Kakebaking 5

Pynting 6

Program 6

Kulturinnslag 7

Leker 7

7

Premier 7

Sukkerspinn 8

Loddsalg- kakelotteri 8

Kafè 8

Avfallshåndtering 13

Rydding og rigging 13

Fotografering 14

Økonomi 14

Lekekort 14

Bonger 14

Priser 14

Kontanter 15

Oppgjør 15

Oppsummering av erfaringer 15

Vedlegg 15

Bakgrunn

Arrangementet er en tradisjon ved skolen og arrangeres av Tåsen skoles venner (TSV)sammen med FAU, 2. klasse foreldre og skolens administrasjon.

Om TSV

Tåsen skoles venner er en støtteorganisasjon som har til formål:

• 
  å bidra til et godt samarbeid mellom skole og hjem
  
• 
  å yte assistanse til skolen ved spesielle anledninger
  
• 
  Å skaffe midler til spesielle tiltak til beste for skolens elever
  

TSV ønsker således å bidra til å berike elevenes skolehverdag. Intet formål er for lite, intet for ambisiøst. Det gis imidlertid ikke tilskudd til tiltak som normalt vil dekkes over skolens driftsbudsjett.

 Inntektene kommer primært gjennom medlemskontingenter og 17. mai arrangement, enkelte andre arrangementer i nærmiljøet, samt gaver fra elevenes foresatte og fra andre med tilknytning til skolen.

Informasjon

Informasjon om arrangementet ble gitt på følgende måte.

• 
  TSV.no
  
• 
  Tåsen skoles nettsider
  
• 
  Ranselpost fra skolen sammen med skolens info om 17. mai
  
• 
  TSV’s facebookgruppe
  
• 
  Epost til alle foreldre via FAU kontakter
  

Organisering av arbeidet

Alle 2. klassene oppnevnte 2 representanter til 17. mai komiteen. Dette ble gjort allerede på høsten slik at man hadde god tid på seg. Klassen fikk hvert sitt ansvar og vi hadde 3-4 møter samt mailkorrespondanse.

Hvem deltok

Følgende ressurspersoner bidro i år:

Klasse	navn	E-postadresse	Mobil
2a	Hanne R. Shjold	[e-mail]	481 47 447
2a	Hanne Øyen Skogly.	[e-mail]	483 61 398
2b	Kristin Bjerke	[e-mail]	416 56 447
2b	Tor Aarseth Kåpvik	[e-mail]	924 49 887
2c	Cathrine Foss (Lea)	[e-mail]	99 26 08 06
2c	Egil Naustvik	[e-mail]	901 35 104
2d	Bjørn Lidsheim	[e-mail]	941 38 990
2d	Geir Inge Breivik	[e-mail]	932 27 005
Sukkerspinn 2a	Jahn Andreas Mæland
TSV	Harald Falsen	[e-mail]	975 57 056
TSV	Helena Stubberud	[e-mail]	928 14 134
	Vaktmester Kim Andre		986 71 314

Ansvarsdeling

Følgende arbeidsdeling ble avtalt;

Klasse 2 a: Kafe/kiosk/sukkerspinn/åpning

Kafe

1. 
   Planlegge innkjøp og arbeidslag i klassen
   
2. 
   Bestille varer fra leverandører og ta imot disse
   
3. 
   Sette opp kafébord og rigge til salgsbord
   
4. 
   Tilberede kaffe, kaker, is, pølser, brus og klargjøre for salg
   
5. 
   Åpne kafe og selge under arrangementet
   
6. 
   Rydde kjøkken og sette alt på plass
   
7. 
   Ta i mot betaling og telle opp
   
8. 
   Notere ned forbruk
   
9. 
   Evaluere og samle erfaringer/forbedringer til neste gang
   

Sukkespinn

1. 
   Vurdere varebeholdning og foreta innkjøp
   
2. 
   Lage arbeidslag
   
3. 
   Forestå salg og ta i mot betaling
   
4. 
   Rydde og vaske, sette maskiner på plass
   

Klasse 2 b: Pynting, Bongsalg, Kakeorganisering, lotteri og popcorn

1. 
   Lage plan for arbeidsdeling i klassen
   
2. 
   Pynte skolen utendørs 16. mai
   
3. 
   Kopiere opp bonger og lekekort
   
4. 
   Selge bonger og lekekort på tre steder på skolen
   

5. 
   Be foreldre i femte klasse bake kaker og ta i mot disse
   
6. 
   Gjennomføre kakelotteri
   
7. 
   Telle opp penger og levere TSV
   
8. 
   Rydde og sette alt på plass
   
9. 
   Evaluere og lage forbedringsforslag
   

Klasse 2 c: Leker, ta i mot lekekort, avfallshåndtering, oversiktskart

1. 
   Finne på 5-6 leker for store og små barn
   
2. 
   Lage plan for gjennomføring og arbeidslag i klassen
   
3. 
   Lage/oppdatere oversiktskart som viser hvor alle aktiviteter foregår
   
4. 
   Vurdere premiebeholdning og skaffe premier fra foreldre på trinnet
   
5. 
   Gjennomføre leker og krysse av for utført på lekekortene til barna
   
6. 
   Dele ut premier i bod hvor barna velger selv.
   
7. 
   Samle og telle opp kort som er levert inn.
   
8. 
   Sørge for at flasker, papir og restavfall samles inn
   
9. 
   Rydde på plass
   

Klasse 2 d: Leker og fotografering, Kulturinnslag, høytaleranlegg

1. 
   Finne på 5-6 leker for store og små barn
   
2. 
   Gjennomføre leker og krysse av for utført på lekekortene til barna
   
3. 
   Ta bilder på arrangementet og oversende TSV for publisering
   
4. 
   Rigge opp høytaleranlegg og mikrofon
   
5. 
   Lage kulturshow
   
6. 
   Rydde på plass
   

TSV/FAU: Økonomi og kvalitetssikring, prislister, koordinering, sukkerspinn, lukking

1. 
   Be alle klasser oppnevne representanter
   
2. 
   Koordinere og sette i gang arbeidet
   
3. 
   Ha kontakt med skolen og korpset
   
4. 
   Samle inn penger og sette i banken
   
5. 
   Lage informasjonsmateriell
   
6. 
   Lage prislister
   
7. 
   Lage erfaringsrapport
   
8. 
   Publisere bilder
   
9. 
   Sørge for låsing og lukking
   
10. 
    Betale regninger og dekke utlegg
    

Lager, nøkler og tilgjengelighet

Nøkler til skolen, TSV lagerrom, alarmkode og kort fås av skolen

Rutiner og brytere kan være litt uvant og det må gis opplæring av vaktmester.

Lageret befinner seg i kjelleren under Herredstyresalen. Egen gammel nøkkel som må lånes av skolen. La den i vaktburet til tilsynsvakten slik at den var tilgjengelig ved behov.

Kakebaking

FAU-representantene på 5. trinn fikk tilsendt skriv noen uker på forhånd. De organiserte kakebakingen i sine respektive klasser. Kakene ble levert mellom 08.00 0g 09.00 (altså før morgentoget fra skolen), og 14.00-14.30 (ved oppstart av ettermiddagsarrangementet). Kakene ble oppbevart i kantina og på lærerværelset (kjøleskap til kaker som må stå kaldt). Vi fikk inn mellom 20 og 25 kaker til lotteriet, resten ble solgt i kafeteriaen (hver familie hadde med en kake). Det var et passe antall kaker både til salg og til utlodning.

Skriv vedrørende kakebaking:

Tradisjonen tro blir det også i år 17.mai-arrangement på Tåsen skole.

Det er 2.trinn som står for gjennomføringen av arrangementet, mens 5.trinn sørger for kaker til kafeen og til utlodding.

Hver familie bes stille med én kake (eventuelt boller/muffins).

Vi trenger følgende:

1. 
   5-6 kaker per klasse som kan brukes som premier til lotteriet. Det er fint om disse pakkes pent inn slik at de blir fine premier. Det er også mulig å bruke en fruktkurv eller konfekt .
   
2. 
   De resterende familiene stiller med en kake hver (eventuelt boller/muffins) som selges i kafeen. Kaker må være ferdig oppdelte slik at de er lette å selge. Ikke lever med noe du skal ha tilbake!
   

Kakene kan leveres i kantinen på skolen 17. mai mellom kl 08.30 og 09.00, eller mellom 14.00 og 14.30.

Det er også fint hvis noen lager kaker som tar hensyn til ulike allergier. Disse må i så fall merkes godt.

Pynting

4-5 foreldre pyntet den 16. mai. Flagg fra skolen (ligger i kjelleren sammen med annet utstyr) og bjørkeris ble festet med plaststrips/tape på gjerdene i skolegården. I tillegg ble det pyntet med brede pyntebånd, bla på stolpene ved parkeringsplassen. (Ligger sammen med flaggene – kan kjøpes hos Nille).

Program

Kjøreplan/program 17. mai

Tid	Hva
13.00	Åpne for forberedelse
14.30	Alt klart til åpning
14.30	Korpset går fra Tåsen til skolegården
16.00	Underholdning ved lokale krefter
17.00	Slutt

Start på programmet tilpasses skolens plassering i toget. Her finnes info om dette; http://www.utdanningsetaten.oslo.kommune.no/17_mai/ Avklares med skolen og korpset på forhånd.

Kulturinnslag

Skolen har et godt lydanlegg som er lett å betjene. Det er en mikrofon, mikseboks, to forsterkere og mikrofonstativ.

Korpset spilte ved starten av arrangementet og marsjerte fra Tåsensenteret til skolen.

Det var underholdning fra elever i 2. klasse med sang, rap, dikt osv.

Leker

Det ble solgt lekekort og alle som hadde gjennomført 10 valgfrie aktiviteter fikk velge en premie. Ca XXX lekekort ble byttet i premie.

Følgende leker ble gjennomført i skolegården og i atriet. En del lekeutstyr er lagret i TSV skap eller utlånt fra AKS. Andre ting tok foreldre med hjemmefra.

Premier

Det var mange fine premier samlet inn på 2. Trinn. Noe til overs på lageret.

Lekekort samles opp og telles slik at man har oversikt over hvor mange lekekort som blir innlevert.

Sukkerspinn

RSV har kjøpt inn to sukkerspinnmaskiner i 2014.

Veldig populært. Ble solgt over ???stk.

Plassering i døråpning var lurt. Dette gir beskyttelse mot vær og vind samt tilgang på strø. Det ble til tider lang kø ved sukkerspinn.

Det foreslås av korpset har ansvar for dette i årene som kommer også. De som betjener sukkerspinn kan fritas fra andre oppgaver (to personer per klasse, åtte personer til sammen).

Loddsalg- kakelotteri

Lotteriet var plassert til venstre innenfor hovedinngangen. Tanken var å hindre trafikk innover i korridorene. Vi startet med 1000 lodd og solgte loddene for 10 kr stykket. Gevinst for lodd som endte på 33, 66 og 99. Altså 3 gevinster per 100 lodd. Man kan eventuelt vurdere å ha flere vinnerlodd. Vi fant lodd sammen med tombolamaskinen – mulig det må kjøpes inn nye lodd neste år. Stor trafikk på lotteriet. Vi tok i mot både betalingsbonger og cash.

Lotteri
Lotteriet ble pakket sammen før alle hadde hentet sine gevinster. Kafé-gruppa fikk besøk av vinnere som følte seg snytt for sine premier (barn). Det må sikres at barn som trekker vinnerlodd faktisk får en premie.

Kafè

Bestilling av mat, drikke og andre varer
Vi bestilte også i år mat, drikke og andre varer til kafeen fra Carl Evensen Eftf. Vi undersøkte om Spar på Tåsen kunne levere varene, men det kunne de ikke til konkurransedyktig pris. Varene ble levert på skolen 16. mai (etter avtale). Faktura ble sendt til TSV.

Leverandøren henter ikke tomgods, så en person må pante flasker første virkedag etter 17. mai (evt. en familie som ikke kan være til stede å hjelpe til på selve dagen).

For mengde varer, se vedlagte liste. Kafégruppa må sørge for å gå gjennom lageret i kjelleren for å sjekke hva som må bestilles. Vedlagte liste er ikke utfyllende fordi enkelte ting fantes på lageret fra 2013.



Carl Evensen Eftf.AS
v/ Jørn Olsen [e-mail]
www.carlevensen.no

Ut fra bestillingslisten kan man se at vi bestilte duker til bordene, papptallerkener, pappkrus, plastglass etc. Vi bestilte ikke servietter fordi dette skulle være på lageret, men da dagen kom var de borte. Det er viktig å huske til neste år. Husk også kakegafler og teskjeer, hvis lageret er tomt. Det bør bestilles små papptallerkener neste år. De passer bedre til kakestykker.

Drikkevarer
Vi kjøpte inn mer brus, vann og Farris enn tidligere år, men gikk likevel tom (det var varmt vær). Vi kjøpte i tillegg en kanne med gul og rød saft. Det gikk mye av dette. Vi hadde også bestilt små juicekartonger med sugerør. Dem solgte vi bare halvparten av. Når det gjelder brus, gikk vi først tom for Pepsi Max og Farris. Sprite var ikke så populært, så det kan man evt. vurdere å erstatte med noen annet neste år. Vi lagret brusen i kjøleskap på AKS- og skolekjøkken og på lærerrommet. Vi fylte på med brusflasker fra kjøleskapet fortløpende og hadde saft i kanner på disken i aulaen. Neste års komité bør vurdere å kjøpe inn mer brus, litt mindre vann og litt mindre juice (vi solgte halvparten av juicen vi bestilte).

Vi bestilte dobbelt så mye kaffe som nødvendig. For 2015 bør derfor bestillingen halveres. Det er mye kaffefilter igjen, så dette trengs trolig ikke neste år. Vi brygget kaffe på traktere i AKS- og skolekjøkken og fylte den på blå beholdere vi lånte av korpset. Vi tappet kaffe bra beholderne på disken i aulaen.

Pølser
Varmen kan også være årsaken til at det ble igjen en god del pølser. Vi bestilte 25 kg (i tråd med bestilling fra 2013). Det viste seg å være for mye.

Da kiosken åpnet fikk vi levert åtte pizza som korpset ikke hadde spist opp. Vi solgte pizzastykkene for NOK 10,- Dette kan ha gjort at vi solgte noe mindre pølser.

Antall lomper må tilpasses antallet pølser som bestilles.

Is
Is ble bestilt fra Diplom Is. Se informasjon på deres nettsider. Leverandørene har eget opplegg for leveranser til 17. mai. Husk å bestille i tide. Isen kom levert i pappkasse med tørris natt til 17. mai (ca. 04.00) og holdt seg kald til vi var utsolgt.

https://www.diplom-is.no/
Ordrekontor DiplomIs tlf. 67 06 65 50

Pappkassen med is ble plassert bak disken i aulaen, og holdt seg kald fordi vi dekket den til med tørris på toppen mens vi betjente kaféen.

Vi ble utsolgt for is, trolig pga. fint vær. Det ble først utsolgt for Sandwich og Lollipop. PinUp og kronesis var mindre populært, men forsvant til slutt. Vi anbefaler samme mengde is til neste års arrangement.

Betaling, veksel og bonger
Vi tok i mot kontanter i tillegg til bonger og hadde skaffet NOK 3.000,- i veksel før start. Kundene hadde mest lyst til å betale cash, så vi fikk ca. halvveis i arrangementet for lite veksel. Vi råder neste års gjeng til å ha litt mer veksel, ellers må man oppfordre folk sterkere til å bruke bonger. TSV tømte pengeboksene for sedler underveis (det ble fort fullt).

Vi brukte plastbokser til betaling, men TSV burde kjøpe inn noen pengeskrin som kan gjenbrukes hvert år. Det finnes på Biltema til ca. 150,- per stk.

Husk å printe ut nok prislister som er godt synlige både for kundene og de som jobber. Årets prisliste er vedlagt. Vi anbefaler at prisene bevares på samme nivå.

Kaker
Kakestykkene var stort sett jevne i størrelse, men det bør hvert år minnes om at det kun bør være oppdelte kaker med samme størrelse på kakestykkene (på str. med en «post it-lapp», se tekst i dette dokumentet).

Kakene bør lett kunne serveres. Vi hadde igjen mange fat ved dagens slutt, selv om det gikk ut informasjon om at folk ikke fikk igjen disse. Vi skylte fatene og lot dem stå igjen.

Vi brant inne med mye brownies, men ble fort utsolgt for gulrotkake. Boller og muffins er lett å selge og populært blant barna. Kaker som krever kakespade bør unngås. Til neste år anbefaler vi noen føringer når det gjelder hva som skal leveres av kaker: Mer gulrotkake, boller og kanelboller – færre brownies og sjokoladekaker i langpanne.

Ekstra fine kaker, konfekt etc. ble levert til lotteriet (vi hadde kjøpt inn ekstra cellofan, gavetråd og noen pappkakefat, men fikk ikke bruk for dette).

Rydding
En person bør få ansvar for å rydde bord og flasker underveis. Søppel bøttene ble også fort fulle. Foreldrene som skal ha siste skift må gjøres oppmerksomme på at det forventes at de er med og rydder til alt er ferdig og klargjort til neste skoledag.

16. mai
Vi avtalte med skolen at de skulle tømme kjøleskap på AKS- og skolekjøkken og lærerrom på forhånd og brukte dette til brus, men hadde ikke bruk for det til kakene fordi de i all hovedsak ble levert om morgenen og mens arrangementet pågikk.

Rigging 16. mai
Vi brukte bord og stoler fra AKS-kjøkkenet og musikkrommet. Det ble satt opp småbord av forskjellig størrelse og et langt bord foran kjøkkenet som fungerte som disk. Bordene dekket vi med duker.

Mottaket av varer og rigging 16. mai var mer arbeid enn de to koordinatorene hadde forestilt seg, så vi hadde ikke innkalt forsterkninger. Det bør nok neste års gjeng gjøre. Da bruker man mindre tid. Vi brukte nesten tre timer.

Foreldrenes skiftarbeid 17. mai

Vi delte foreldrene i klassen inn i to grupper; et skift fra 14-16 og et skift fra 16-18. De to som var i komitéen var til stede hele tiden og koordinerte arbeidet. Oppgaver og arbeidstid ble sendt ut på e-post etter at informasjon var gitt på foreldremøtet i mars. Det bør understrekes at alle må møte opp og at de som har siste skift må hjelpe til med å rydde.

Her er listen vi laget:

Til stede hele dagen 2 ansvarlige for kafeen	Generell koordinering Bestille mat, is og andre varer Veksel Rigging 16. mai Forberedelser om morgenen kl 08.00 og fra kl 13.30 17. mai
Gruppe 1 Oppmøte 14-16
10 (navngitte) foreldre	2 personer koke pølser og kaffe på AKS-kjøkken 2 stk koke pølser og kaffe skolekjøkken 5 stk selge fra langbord i aulaen 1 rydde i aulaen (bord, gulv, søppel)
Gruppe 2 Oppmøte 16-18
10 (navngitte) foreldre Vi lot foreldre som hadde eldre barn som deltok i 17. mai-toget i byen ta denne andre økten.	2 personer koke pølser og kaffe på AKS-kjøkken 2 stk koke pølser og kaffe skolekjøkken 5 stk selge fra langbord i aulaen 1 rydde i aulaen (bord, gulv, søppel)
Gruppe 3 Ikke til stede 17. mai, oppgaver i for- og etterkant
3 foreldre

Det som var igjen da vi var ferdige
Følgende matvarer var til overs: En kasse kaffe (halvparten av det vi bestilte, gis bort til korpset til bruk på loppemarked i høst pga. datostempling), åtte pakker pølser (á 17 stk), en flaske ketchup, en flaske sennep, 1 kanne saft, 30 bokser juice. Ferskvarene ble gitt til AKS som serverte det til barna påfølgende mandag.

Følgende gjenstander var til overs: Pølsepapir (mer enn nok til neste år), 250 kaffekopper, 250 plastglass, fire poser kaffefilter (mer enn nok til neste år).

Avfallshåndtering

Skolen har en del søppelkasser. Disse suppleres med poser merket flakser, papir og restavfall. Alt samles i skolens avfallsrom. Skolen feies ryddes etter bruk. Husk å tøm søppelkasser underveis særlig ved kafé.

Rydding og rigging

Hver klasse rigger og rydder tilbake innenfor sitt ansvarsområde.

Fotografering

En klasse har ansvar for fotografering. Det ble laget mange fine bilder og en del av disse ble lagt ut på facebook album. Bruk sunn fornuft og publiser ihht regelverk. Sjekk denne lenken.

Økonomi

Overskuddet fra arrangementet ble i år ca kr 70 000 som går til TSV sin virksomhet. Besøket i 2014 var veldig bra omtrent som i 2012 og mer enn i 2013.

Lekekort

• 
  Det ble trykket opp 800 lekekort.
  
• 
  Mottatte lekekort ved premieeutdelingen var xxx stk
  
• 
  Rest lekekort til neste år 200 stk
  

Lekekort ble trykket opp ihht mal og delt opp. Lekekortene ble laget i farger og på tykt papir. Det var 6 lekekort på et A4 ark, og vi bruker kuttemaskinen på skolen/jobben for å kutte arkene. Det fungerte veldig bra.

Det er kjekt at de som står her har med ”magebelte” til å ha penger i.

Det er viktig at man har oversikt over hvor mange lekekort og bonger som er solgt.

Bonger

Bonger på 5 kr per stk. ble trykket opp og kuttet i remser à 10. grønn farge i 2014

Pengebonger lekekort selges ved inngangen. 3 salgssteder med 2-4 personer

Alle som selger noe tar i mot pengebongene, river i dem slik at man ser at de er brukt og samler dem opp slik at vi har kontroll over hva som er solgt.

Pengebonger refunderes ikke og kan kun benyttes 17. mai i år.

Fordeler med bongene er at vi slipper vekslepenger, man slipper å gi tilbake penger og det blir bedre kontroll med kontanter.

Pengebonger laget i excel. Bytt farge og årstall neste gang. Opplag var tilsvarende kr 80.000 som var passe.

Priser

Følgende priser ble benyttet:

• 
  Kaffe 15
  
• 
  Kake 20
  
• 
  Pølse med lompe 25
  

• 
  Is 15/25
  
• 
  Lekekort 50
  
• 
  Lodd 10
  
• 
  Sukkerspinn 30
  
• 
  Popcorn 20
  
• 
  IMSDAL/JUICE 15
  
• 
  FARRIS/BRUS 25
  
• 
  KRONE IS 25
  
• 
  SANDWICH 20
  
• 
  LOLLIPOP 15
  
• 
  PIN-UP 15
  

Egne prislister ble utarbeidet i word og slått opp. Vedlegg.

Kontanter

Kontanter samles inn og telles opp og betales inn på TSV bankkonto i DNB for eksempel på Ullevål stadion. 2 stykker fra TSV telte opp pengene og regnskapsansvarlig i TSV leverte pengene i banken.

Oppgjør

Alle som har utlegg får dekket dette av TSV ved å oversende kvittering og bankkonto. Betales fra TSV konto av kasserer.

Oppsummering av erfaringer

• 
  Fint vær under hele arrangementet
  
• 
  Mye folk noe kø rundt om kring
  
• 
  Problemer med låsing av skolen
  
• 
  Fint med avfallshåndtering
  
• 
  Kø ved sukkerspinn
  
• 
  Noe kø ved bongsalg
  
• 
  Viktig å notere ned detaljer om innkjøp, volum, og hva som ble til overs
  
• 
  Striesekker til sekkeløp var utslitt og ble kastet
  

Vedlegg

1. 
   Prislister
   
2. 
   Bonger
   
3. 
   Lekekort
   
4. 
   Arbeidslister
   
5. 
   Informasjon TSV
   
6. 
   Informasjonsskriv, ranselpost til foreldre