Informacijski sistemi

71. KONCENTRACIJA UPRAVNEGA DELA

Koncentracija: pomeni združevanje del na isti hierarhični ravni. Gre za horizontalno združevanje istovrstnih upravnih del in nalog. Pri koncentraciji gre za prenašanje določenih upravnih opravil iz ene organizacijske enote na drugo, vendar na isti ravni. Pri tem se ne izgubi pristojnosti za odločanje. Prednost koncentracije upravnega dela je podobno kot pri centralizaciji. Poveča se preglednost nad delom, nadzorstvo je učinkovitejše in učinkovitejša je enotnost poslovanja. Posameznik v skupini strokovnjakov istega področja je lahko zadovoljen, saj to ugodno vpliva na njegovo strokovno rast. Nezadovoljstvo pa lahko nastopi zaradi večjega nadzorstva.

72. STANDARDIZACIJA

To pomeni uporabo ali vpeljevanje standardov. Je temeljno organizacijsko načelo, brez katerega si ne moremo več predstavljati učinkovite človeške dejavnosti. Pri tem standardi že obstajajo in jih samo vpeljujemo v prakso. V Sloveniji uporabljamo ISO standarde (14001 – za kakovost), JUS standard, DIN standard, v organizacijah pa lahko tudi sami izdelajo in uporabljajo svoje standarde. V upravnih dejavnostih so predmeti dela večinoma standardizirani, kot npr. papir (A4, A3,A5...), diskete, kasete,... Uveljavljeni so tudi standardi za temperaturo prostorov, vlažnost zraka v prostoru, osvetlitev, hrup, delovnih postopkov... Standardizacija omogoča avtomatizacijo delovnih procesov. Sprememba predpisa lahko pomeni tudi spremembo določenega standarda (prej uporaba zdravstvena izkaznica, zdaj uporaba zdravstvena kartica).

73. MOŽNOSTI IN MEJE SPECIALIZACIJE V JAVNI IN POSLOVNI UPRAVI

Specializacija upravnega dela je posledica nadaljnje, še podrobnejše delitve dela in razvijanje specifičnih sposobnosti uslužbenca za ozko omejeno delo, ki se ponavlja. To je mogoče najbolj razviti v okolju, ki je ustaljeno, medtem ko je v dinamičnem okolju manj možnosti za specializacijo. Javni uslužbenec bi lahko opravljal raznovrstne naloge, vendar bi zaradi pogostosti sprememb težko ohranjal ustrezno usposobljenost. Omeji se na določeno področje in razširi svoje znanje, izpolni metode in tehnike dela, kar sledi, da se specializira za določeno področje. S tem je omejen in se težko znajde v drugačnih okoliščinah, niti nima prave predstave o celotnem postopku, zato mu delo postane tudi bolj rutina.

74. STANDARDIZIRANJE V JU (UPRAVNEGA DELA)

Standardiziranje je urejanje določenih vsebin s standardi. To je smiselno kadar želimo zagotoviti določen standard kakovosti, kadar gre za veliko količino enakih izdelkov in kadar veliko uslužbencev opravlja vrsto ponavljajočih se operacij. Z njim je mogoče povečati učinkovitost, zmanjšati stroške, izboljšati kakovost, lažja je specializacija in avtomatizacija, ... Standardizirajo se pojmi (dokument, zadeva,...), delovna sredstva (stroji, kopirni stroji, tiskalniki), predmeti dela (fotografija, disketa,...), delovno okolje (temperatura zraka, svetloba,...), delo (delovne postopke). Standardiziranje ni smotrno, če gre za pripravljalna dela ali dela, ki se le redko pojavljajo. Sprememba predpisa lahko pomeni tudi spremembo določenega standarda (prej zdravstvena izkaznica, zdaj zdravstvena kartica).

75. KDAJ JE SMOTRNA STANDARDIZACIJA

Standardizacija pomeni uporabo ali vpeljevanje standardov. Smotrna je kadar želimo zagotoviti določen standard kakovosti, kadar gre za veliko količino enakih izdelkov in kadar veliko uslužbencev opravlja vrsto ponavljajočih se operacij. Standardiziranje pojmov je smiselno tudi zaradi lažjega sporazumevanja. Ker so delovni pogoji pomemben dejavnik zadovoljstva z delom, je potrebno da se te bistvene elemente delovnega okolja standardizirajo (vlažnost zraka, hrup, osvetlitev,...). Delovne postopke, ki temeljijo na isti zakonski podlagi , se lahko tudi standardizira saj tako se prihranki na času, delo je opravljeno kakovostnejše,... Tudi predmeti dela (papir, kuverte, diskete,...) so standardizirani zaradi lažjega dela, zaradi kakovosti,...

76. UPORABA ISO STANDARDOV V JU

Standardizacija pomeni uporabo ali vpeljevanje standardov. Smotrna je kadar želimo zagotoviti določen standard kakovosti, kadar gre za veliko količino enakih izdelkov in kadar veliko uslužbencev opravlja vrsto ponavljajočih se operacij. Z uporabo standardov je mogoče povečati učinkovitost ali produktivnost, zmanjšati stroške, skrajšati čas obdelave zadev, izboljšati kakovost. ISO standard je mednarodni standard za kakovost (npr. ISO 14001- Ta standard vsebuje elemente učinkovitega sistema ravnanja z okoljem). V javni upravi se uporablja standardne predmete dela (papir, kuverte, diskete,... , standarde pojmov (za lažje sporazumevanje), standarde za delovne postopke (temeljijo na isti zakonski podlagi,) , standarde za delovna sredstva (kopirni stroji, printerji,,,,), standarde za delovno okolje ( osvetlitev, temperatura, vlažnost zraka,...).

77. KAJ SO SKUPNE STROKOVNE SLUŽBE

Združevanje del na isti hierarhični ravni je koncentracija dela. Z njo se poveča preglednost nad delovnimi obremenitvami zaposlenih, nadzorstvo pri tem je učinkovitejše, zagotovljena je tudi enotnost poslovanja. Podobna dela se zgostijo v eni točki. Uslužbenec, ki je prej v svoji organizacijski enoti samostojno izvajal upravno delo, je sedaj vključen v skupino strokovnjakov istega področja. To ugodno vpliva na strokovno rast tako posameznika kot skupine. Temeljna naloge organizacije je izvajanje tiste dejavnosti, za katero je bila ustanovljena. Za izvajanje te dejavnosti je pa potrebna tudi upravna dejavnost. Pri tem bi omenila, da upravno funkcijo opravljajo različne strokovne službe (tehnična, komercialna, finančna, računovodska, kadrovska,...), ki pa jim je skupni cilj zagotavljanje temeljne dejavnosti.

78. KAKŠNA JE SAMOORGANIZIRANOST DELAVCEV

To izhaja iz elementarne pravice delavcev, da sodelujejo pri upravljanju in organiziranju dela.

Vse bolj pomembne so tako imenovane avtonomne delovne skupine, v katerih uslužbenci sami planirajo, izvajajo, vodijo in kontrolirajo delovne operacije. Ker so te delovne skupine precej zaprte, je sodobna organizacijska praksa uveljavila model timskih mrež. Z uporaba osebnih računalnikov in elektronske pošte so nastali pogoji za celovitejše oblikovanje dela. S tem se pojavi možnost opravljanja dela z drugih lokacij.