Microsoft Volume Licensing Reference Guide

Licensing on-premises software 
Another key factor to consider
—
aside from organizational type and size
—
is which products and services an 
organization wants to license. Different product families fall under different licensing models. For example, a 
desktop application, such as Microsoft Office Professional 2016, requires a license for each device that is 
running the program locally or accessing the program on a network server. Customers can install any number 
of copies locally on licensed devices or on a network device for remote use by licensed devices. Only one user 
can use the software on, or from, a licensed device at any one time. 
A desktop PC operating system, such as the Windows 10 Professional operating system, allows a customer to 
install one copy of the software on a licensed device or within a local virtual hardware system on a licensed device 
for each license the customer acquires.
In Commercial Licensing, the desktop PC operating system license is an upgrade license. Upgrade licenses can 
be acquired only for devices for which an organization already has licensed a qualifying operating system, either 
preinstalled on a PC through a PC manufacturer or as full packaged product from retail. The Product Terms 
shows the qualifying operating systems that qualify for an upgrade license. It is available on the Commercial 
Licensing website at 
www.microsoft.com/licensing/terms/productoffering
. 
Meanwhile, server products are licensed by server, processor, or core, and, in some cases, by access points. 
Some server products require a license for each running instance of the server software that an organization 
uses on a server
—
whether in a physical or virtual operating system environment. Other server products require 
licenses for each physical processor on the server or each core in the physical processors on the server. For 
example: 
•
Windows Server Standard is licensed by physical core and permits a running instance in up to two virtual 
operating system environments, plus one host instance on the physical device solely to manage the virtual 
instances on the licensed server.
•
Windows Server Datacenter edition is also licensed by physical core but allows use of any number of 
instances of the software.
•
Windows Server Essentials edition is a cloud-connected first server, ideal for small businesses with up to 25 
users and 50 devices. Essentials is a good option for customers currently using the Foundation edition, 
which has been discontinued. 
Note that the processor-based server licensing model has been retired. Legacy customers who still have rights 
to use earlier versions of Windows Server under the processor-based licensing model can find more 
information by downloading the 
Windows Server 2012 R2 Licensing Guide
. 
Windows Server as well as some of the server application products (e.g., Microsoft Exchange Server or 
Microsoft SharePoint Server) require a Microsoft Client Access License (CAL) for each user or device that 
accesses the server software. CALs are version specific and must be the same version or later than the server 
software being accessed. CALs permit access to servers licensed by the same entity. They do not permit access 
to another entity
’s
licensed servers. Essentials edition does not require Windows Server CALs to access the 
server.