General Meeting Proxy Voting on Distributed Ledger

---

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GENERAL MEETING  

PROXY VOTING 

ON DISTRIBUTED LEDGER 

 

Product Requirements v2.1 

November 2017

 

 

           

 

        

         

 

 

---

 

 

2 

OVERVIEW 

This document was prepared by the CSD Working Group on  DLT in collaboration with 

SWIFT to define the product requirements for the e-voting solution based on Distributed 

Ledger Technology (DLT) shared by CSDs operating in different and diverse markets. 

The members of the CSD Working Group on DLT are: 



  NSD (Russia) 



  Strate (South Africa) 



  SIX Securities Services (Switzerland) 



  Nasdaq (Nordic) 



  DCV (Chile) 



  Caja de Valores (Argentina) 

SWIFT is contributing to the CSD Working Group from a Standards perspective with a 

view to ensure alignment with ISO 20022.  

The adaptation of the requirements to the French market has been done with the major 

contribution of SLIB. 

This  document  is  written  with  several  premises  in  mind,  in  which  all  members  of  the 

working group firmly believe: 

Distributed ledger foundation. Modern DLT platforms address provable transparency 

and  finality  and  mitigate  risks,  enabling  business  benefits  not  possible  with  current 

systems. 

Locally applicable solution. Our solution aims to offer enough flexibility so that it can 

be implemented independently on most local markets without compromising its potential 

for global integration. Each local solution must be able to define its own architecture and 

details of operation if it follows the general common principles. 

Focus on the global context. DLT solutions offer maximum value when they are used 

by all involved parties, locally and cross-border. Our solution emphasizes requirements 

shared by participant markets, so that cross-border integration of local systems compliant 

with these requirements does not compromise the integrity of the distributed ledger. 

Alignment with market standards. DLT solutions are currently a novelty in the industry 

and  the  key  concern  for  adopting  organizations  is  to  ensure  smooth  transition  in  both 

technological interoperability and the understanding of the processes and terms by the 

stakeholders. Our solution aims at being aligned with the existing industry standards like 

---

 

 

3 

ISO  20022  on  both  technical  and  conceptual  levels  so  as  to  foster  interoperability 

amongst DLT solutions and with legacy systems including electronic messaging.  

---

 

 

4 

CONTENTS 

Overview   

2

 

Contents    

4

 

 

Introduction 

5

 

 

Target Audience 

5

 

 

Problem Statement 

5

 

 

Objective 

6

 

 

Document Structure 

6

 

 

Alignment with the Industry Standards 

6

 

 

Out of Scope 

7

 

 

Functional Requirements 

9

 

 

Functional Role Definitions 

9

 

 

Process Flow 

9

 

 

Minimal Viable Product Requirements 

11

 

 

Extensions Requirements 

17

 

 

Trust Requirements 

24

 

 

Disruption of the business process 

25

 

 

Tampering with data 

26

 

 

Compromising access to confidential data 

27

 

 

Infrastructure failure 

28

 

 

Data Entities In Distributed Ledger 

29

 

 

General considerations 

29

 

 

Access Rights Considerations 

29

 

 

Alignment with the business layer of ISO 20022 

30

 

 

Non-functional Requirements 

32

 

 

Future Developments 

33

 

 

Distribution and Contacts 

34

 

---

 

 

5 

 

INTRODUCTION 

 

Target Audience 

The working group expects that this document will be useful for the following groups of 

people: 



  Product managers, architects and analysts in charge of corporate actions and 

general meeting voting solutions; 



  Innovation managers and architects, looking for well-defined DLT use-cases and 

requirements; 



  Standards managers and experts, looking to develop ways to standardize and 

integrate DLT-based solutions. 

We assume that the reader is familiar with the general meeting processes, ISO 20022 

standards and has a basic understanding of DLT. 

 

Problem Statement 

Voting at general shareholder meetings  is a process that involves many parties and is 

subject to numerous risks. The administrator of the meeting must ensure that all voting 

rights are issued correctly, are delivered to securely authenticated shareholders or their 

authorized proxies and the votes are counted and reported correctly. In many countries 

this process has been made partially digitized, but that does not eliminate many of these 

risks. 

The  most  prominent  problems  today  are  complexity  of  the  processes  involved  in  the 

voting and lack of finality. 

For  major  shareholders  it  is  important  that  the  voting  process  is  streamlined  and 

transparent,  the  meeting  results  are  reported  precisely,  quickly  and  with  guaranteed 

finality, so that they can rely on these results in a legally binding way. 

For minority shareholders (mainly individuals) the problem is that they typically have to 

go through complicated process to exercise their voting rights 

–

 there is no common and 

easy way in all markets to vote or assign a reliable and controlled proxy. The value of 

voting  can  be  small  for  them.  However  smooth,  easily  accessible  and  reliable  voting 

process may encourage them to vote. Lack of a good predictable system prevents them 

from doing it, reducing the turnout at the general meeting. 

---