General Meeting Proxy Voting on Distributed Ledger

 

 

13 

registrar or CSD may not know the beneficial owners as they hold their personal accounts 

with the Intermediaries through nominee accounts. The chain of Intermediaries can be 

long and each Intermediary can be responsible for loading only the lists of Voting Parties 

who hold accounts directly with them and can forward the rest of the responsibility to the 

next level Intermediary for further processing of Voting Parties. The exact mechanism of 

propagating the data through the custody chain may vary depending on the participating 

actors, their service agreements and the local specifics. 

2.3.3 Voting Right Allocation 

Requirement 

№

80:  It  is  possible  for  the  beneficial  owner  to  decide  if  he  wants  to 

participate in the voting process. 

Beneficial owners may not be interested in participation in the voting process. The system 

must provide a mechanism for them to control their participation. It can be implemented 

in  any  number  of  ways  that  correspond  with  the  local  features  -  mandatory  opt-in 

registration,  deferring  voting  rights  to  their  custodian  by  default  and  opt-in  override, 

participation  by  default  with  voluntary  opt-out,  or  any  other  as  required  by  local 

legislations. 

Requirement 

№

120: An Intermediary is able to assign tokenized voting rights to Voting 

Parties according to their ownership records in compliance with the Issuer rules and local 

regulations. 

The amount of issued voting right tokens is dependent on many things, possibly including 

record  date  cutoff,  share  blocking,  voting  restrictions,  re-registration  and  so  on.  The 

information required to calculate voting rights is known by the Intermediary who holds the 

account  of  the  beneficial  owner.  The  Intermediary  must  apply  all  restrictions  to  the 

position of the beneficial owner and issue the voting rights on the ledger accordingly. 

Requirement 

№

121: The system supports calculation of Voting Rights according to the 

position dates. The most recent position up to a set record date is taken. 

Record date is a practice that is used in most countries. It is used as a cutoff date from 

which any changes to positions no longer affect the voting rights. Positions prior to the 

record date can still be used to generate voting rights in pre-voting (if it is allowed), but 

will be readjusted according to positions at the record date when they become available.  

---

 

 

14 

Requirement 

№

122: The system supports calculation of voting rights using different share 

types. The share types can be defined at the time of the initialization of the meeting, along 

with  the  rules  according  to  which  they  are  allowed  to  vote.  The  system  supports  a 

coefficient rule (amount of voting rights = coefficient x position). 

Companies  often  issue  shares  of  different  types  (typically  common  and  preferential), 

which may have different voting rights assigned to them  - e.g. preferential shares may 

not be allowed to vote on certain questions. The rules are set at the time of initialization 

of the meeting and must be processed by the system, making their application transparent 

to the Voting Parties. 

Requirement 

№

124: The system supports reconciliation of the holding records between 

all Intermediaries and the Issuer Agent so that a single reconciled source is used on all 

segregation levels for determining Voting Rights. 

The custody chain includes many Intermediaries, each having its own records of holding. 

This  ledger  can  be  reconciled  only  with  the  holdings  records  at  intermediary  level  at 

CSD/registrar/issuer.  A  reconciliation  algorithm  between  different  records  must  be 

implemented  by  any  implementation  of  the  system  to  solve  this  problem.  The  exact 

specification of that algorithm may be determined by a local implementation. 

2.3.4 Voting Party Authentication 

Requirement 

№

60:  An  Intermediary  is  able  to  securely  authenticate  all  eligible  Voting 

Parties who hold accounts at it. 

The Intermediary provides Voting Parties with the access to perform various actions to 

the  shares  that  they  hold  accounts  with.  Performing  these  actions  requires  secure 

authentication  of  the  Voting  Party.  This  authentication  can  be  done  in  any  way  that  is 

convenient to the Voting Party and the Intermediary - offline using government-issued IDs 

or online via the identification system of the Intermediary on any device that it supports. 

Requirement 

№

61:  The  authentication  means  provided  by  the  system  must  be  non-

discriminatory and equivalently valid for all purposes. 

It  is  likely  that  any  implementation  of  the  system  will  support  multiple  means  of 

authentication. It is important that any secure authentication method is supported in full 

to avoid discrimination towards certain groups of voters. 

---

 

 

15 

Requirement 

№

62: The proof of authentication must be stored on the blockchain, and the 

personal  data  that  the  proof  points  to  must  be  safely  stored  by  a  trusted  certification 

authority to allow access only to those who are authorized to read it. 

The authentication process happens outside the blockchain, but it is important that the 

blockchain  wallets  contain  proof  that  they  have  been  given  out  to  the  correctly 

authenticated person. The personal data may not be stored on the blockchain due to data 

privacy laws in many countries, but it can be stored in a traditional system hosted by a 

trusted certification authority, which can be accessed to retrieve the data or validate the 

authentication if the need arises.  

2.3.5 Proxy Assignment 

Requirement 

№

90:  A  beneficial  owner  may  assign  a  proxy  to  act  on  his  behalf  with 

regards to offering meeting agenda items and/or issuing  voting instructions. The act of 

assigning a proxy must be recorded in the blockchain. 

Beneficial  owners often  do not  want to participate personally in the meetings or voting 

and  opt  to delegate that  responsibility  to  another  trusted  party.  They  may  provide  that 

party with explicit instructions on how to vote or may just instruct to use its own judgment. 

The proxy can be an individually appointed manager representing the beneficial owner, 

a custodian acting in the interests of its clients or some other party. 

2.3.6 Voting 

Requirement 

№

140:  A  Voting  Party  is  able  to  cast  voting  instructions  according  to  its 

voting rights. 

Voting  may  happen either  during  the meeting  time  itself,  any  time between  the  record 

date and the end of the meeting, or even prior to the record date ("pre-voting"), depending 

on what the local rules allow. A Voting Party may issue voting instructions by using its 

voting right tokens. 

2.3.7 Meeting Management 

Requirement 

№

160: A Voting Party is able to see how it cast its voting instructions and 

that its voting instructions are included in the vote count. 

It is not enough for the Voting Party to anonymously cast a voting instruction. Often the 

Voting Instructions may be rejected, adjusted or not processed for various reasons. The 

---