Kibernetika in erp sistemi (primer iz prakse)

---

Gašper Sladič, član IIBA Slovenija

 

 

 

Kibernetika in ERP sistemi  

(primer iz prakse) 

 

 

 

Povzetek:  

ERP sistem, ki ga uporabljajo zaposleni v podjetju, je v svetu 

kibernetike sociotehnični sistem, ki temelji na ideji tesne 

povezanosti vseh virov organizacije. V realnosti se tesna 

povezanost izgubi in v ospredje pride modulna zasnova. BA 

je v vlogi prepoznave pomanjkljivosti sistema in predloga 

rešitve, PM pa v vlogi implementacije rešitve. 

 

Ključne  besede:  BA,  PM,  ERP,  fizika,  vztrajnost, 

sociotehnični sistem, podjetje 

 

Vloga: BA, PM, Vodja IT, CIO, CEO 

 

 

Podjetje si lahko predstavljamo kot 

sociotehnični sistem

 s svojimi omejitvami, 

ki ga lahko fizikalno reprezentiramo kot vztrajnostno maso, ki se vrti s konstantno 

hitrostjo. Takšen sistem lahko ponazorimo v obliki kroga, kot ga prikazuje spodnja 

slika.  

Ena izmed možnosti, da takšno maso pohitrimo je, da primemo na robu kroga in 

s silo delujemo v smeri tangente (rdeča puščica v desno na sliki). Pohitritvi kroga 

pa  lahko  nasprotujejo  razni  dejavniki,  ki  zavirajo  pohitritev  (ostale  nečrtkane 

puščice na sliki). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fizikalni pogled na 

sociotehnični sistem podjetja 

---

Lep  primer  kibernetike  so 

ERP  sistemi

,  ki  temeljijo  ravno  na  ideji  tesne 

povezanosti vseh virov organizacije, kar se pogosto ob implementaciji teh sistemov 

izgubi,  v  ospredje  pa  ponovno  pridejo  posamezni  deli  (moduli),  namesto  tesne 

povezanosti celote.  

 

 

Obrazložimo to na konkretnem primeru 

 

Ob  odpiranju  nove  šifre  izdelka  se  v  skoraj  vsakem  oddelku  (nabava,  prodaja, 

kontrola kakovosti, ipd.) lahko pojavi aktivnost, ki se na koncu zaključi z vnosom 

podatkov v ERP sistem. Aktivnosti so si lahko med seboj odvisne in jih je potrebno 

izvesti zaporedno, ali pa jih je mogoče izvesti vzporedno. V ERP sistemu pa imamo 

na voljo samo eno vnosno masko z enim nivojem avtorizacije.  

 

Trenutno se situacija rešuje preko excel datoteke, ki si jo zaposleni izmenjujejo 

preko  mailov,  na  koncu  pa  informatik  vnese  vse  podatke.  Pri  tem  ni  mogoče 

vpeljati  nobenega  analitičnega  spremljanja  izvajanja  aktivnosti,  ter  vpeljati 

validacije podatkov na vhodu. Ista problematika se pojavlja tudi pri drugih vhodnih 

podatkih v ERP sistem.  

 

Kakšno pot ubrati pri reševanju problematike?

  

Ali zamenjamo celoten ERP sistem in si s tem posledično povzročimo dodatno delo 

pri drugih oddelkih v podjetju in pri uvajanju preostalih modulov, ter stroškovno 

podražimo celoten projekt, ali pa poiščemo rešitev, ki bi na vhodu v ERP sistem 

odpravila  nepravilnosti  podatkov  in  vpeljala  sledljivost,  ter  mehanizme  za 

analitično spremljanje aktivnosti.  

 

Ena izmed takih rešitev bi bila vpeljava 

procesnega dokumentacijskega sistema

, 

ki ob končni potrditvi v ERP sistem avtomatsko prenese vse podatke, ter ima hkrati 

vpeljano  analitiko  za  spremljanje  izvajanja  aktivnosti  in  mehanizme  za 

zmanjševanje napak pri vnosu podatkov. 

Kibernetski pogled

 na celotno rešitev 

prikazuje spodnja slika. 

 

 

---

Kibernetski pogled na reševanje problematike vnosa vhodnih podatkov v ERP sistem. 

 

Vloga poslovnega analitika in projektnega vodje pri vpeljavi rešitve 

 

Poslovni  analitik  je  v  vlogi  opazovanja  sociotehničnega  sistema,  na  podlagi 

katerega 

identificira  problematiko

  (neurejenost  vhodnih  podatkov  v  ERP)  in 

predlaga  rešitev

  (postavitev  dokumentacijskega  sistema  pred  ERP  sistem  ter 

vpeljavo skrbnikov procesov, ki spremljajo izvajanje aktivnosti).  

Projektni vodja je v vlogi 

implementatorja rešitve

, ki opazuje nov sociotehničen 

sistem in skrbi, da se procesi popišejo in realizirajo v  novem dokumentacijskem 

sistemu.  

 

Z vpeljavo takšne rešitve zagotovimo, da se delovne aktivnosti izvajajo v rokih, da 

se  napake  pri  vnosih  podatkov  zmanjšajo  in  se  posledično  prihrani  čas  pri 

ugotavljanju  vzrokov  nastalih  napak.  Na  ta  način  pohitrimo  vztrajnost 

sociotehničnega sistema in odpremo možnosti za nadaljnjo identifikacijo ozkih grl 

v procesih in odpravo le teh.