Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo en la Administración de Archivos


Objetivos de los Manuales Administrativos



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1.3 Objetivos de los Manuales Administrativos





  • Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

  • Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para establecer responsabilidades, evitar duplicidad de trabajo y detectar omisiones.

  • Propiciar la uniformidad del trabajo para su correcta ejecución.

  • Ahorrar tiempo y esfuerzos en la realización de labores encomendadas al personal, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

  • Facilitar el reclutamiento y la selección de personal.

  • Agilizar el estudio de la organización.

  • Promover el uso racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

  • Funcionar como medio de coordinación con otras organizaciones.

  • Establecer el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos de la organización.

  • Servir a la organización como instrumentos de diagnóstico y análisis administrativo.

  • Funcionar como medio informativo para los usuarios externos de la organización (proveedores, consultores, auditores y otros)

  • Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y ejecución de los cambios requeridos en la organización.

II. CLASIFICACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS



2.1 Por su naturaleza o área de aplicación
Macroadministrativos: Son instrumentos que tienen información de más de una organización.

Mesoadministrativos: Son documentos que contemplan a todo un sector o grupo, o a dos o más de las organizaciones que lo componen.

Microadministrativos: Son los que competen a una sola organización en su totalidad o parte de ella, como un área, departamento o unidad específica.

2.2 Por su contenido

Existe gran variedad de manuales administrativos y técnicos. Sin embargo los más utilizados son los siguientes:




  1. De Organización y Funciones

  2. De Historia de la Organización

  3. De Puestos

  4. De Políticas

  5. Técnicos

  6. De Personal

  7. De Finanzas

  8. De Procedimientos

Manual de Organización y Funciones:

Reúne información clasificada sobre la naturaleza, legislación, antecedentes, objetivos, el organigrama, la estructura de objetivos y funciones de cada una de los departamentos que componen la organización. El siguiente esquema presenta un ejemplo de manual de organización.


ESQUEMA SIMPLIFICADO

ORGANIZACION DEL PODER JUDICIAL


CORTE PLENA



















PRESIDENCIA



















CONSEJO SUPERIOR




























AMBITO ADMINISTRATIVO

AMBITO

JUDICIAL

AMBITO AUXILIAR DE JUSTICIA








Dirección Ejecutiva:



Salas de la Corte



Org.de Inv. Judicial



Depto. Proveeduría

Tribunales Superiores

Defensores Públicos

Depto. Financiero Cont.

Juzgados

Escuela Judicial

Depto. Informática




Ministerio Público

Depto. Serv. Generales




Centro inf. Jurisp.

Depto. Seguridad







Depto. Publicaciones







Biblioteca Judicial







Archivo y Registro
















Depto. Personal







Depto. Auditoria







Depto. Información







Depto. Planificación







Nota: Este esquema no incluye niveles de jerarquía ni de subordinación.

Fuente: Escuela Judicial. Manual de Inducción al nuevo empleado.



Manual de Historia de la Institución:
Son instrumentos que detallan los antecedentes de la organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución, estructura, situación y composición.
Este tipo de manuales proporciona al nuevo empleado una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Sirve de mecanismo de enlace con otras organizaciones, usuarios o clientes y proveedores.
Manuales de Puestos:
También conocidos como instructivos de trabajos. Reúnen la información referente a las clases, naturaleza, objetivos, funciones, responsabilidades asignadas y requisitos de cada uno de los puestos de la organización, con el respectivo perfil deseado. Pueden clasificarse por clase, nomenclatura alfabética, categoría salarial o por departamento.
Manual de Políticas:
Contempla el conjunto de políticas institucionales más relevantes. Se pueden clasificar por materia, alfabético o por unidades. Sirven de marco de actuación para la realización de acciones en una organización.
Manuales Técnicos:
Contienen la información clasificada sobre la operación o estructura de un determinado equipo y su mantenimiento (TV, radio, computadoras). Por lo general contienen mucha información gráfica. Usualmente se dirigen a un público muy amplio por lo que se confeccionan en varios idiomas.
Manuales de Personal:
También conocidos como manuales de inducción al nuevo empleado. Contempla las reglas de empleo, información sobre las condiciones de trabajo, servicios que ofrece la organización, derechos laborales y otros.
Manuales de Finanzas:
Respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de la organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, administración y control.
Manuales de Procedimientos u Operaciones:
Son documentos que incluyen ordenadamente todas las actividades que se desarrollan para una determinada labor, con sus respectivos algoritmos o fluxogramas, así como el perfil del producto o servicio resultante y los formularios utilizados como instrumentos de apoyo.
El manual de procedimientos permite establecer las responsabilidades de los funcionarios respecto al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Se confeccionan a partir del diagnóstico de los procedimientos actuales con la finalidad de eliminar a partir de ellos, las operaciones y papelería innecesarias reduciendo así los costos y agilizando las actividades.


Contar con un manual de procedimientos, permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y por ende el incremento de la productividad o eficiencia del servicio que se brinde.


A modo de ejemplo, un manual de procedimientos para la elaboración de Tablas de Plazos para la Conservación y Eliminación de Documentos, nos indica en forma secuencial y esquematizada, las actividades a ejecutar para su confección y los responsables de la ejecución de cada función.

III. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS U OPERACIONES
3.1 ¿Qué son procedimientos?
Son la sucesión cronológica o secuencial de operaciones concatenadas, que realizadas por una o varias personas, constituyen una unidad y son necesarias para ejecutar una función. Representan la rutina del trabajo, la forma cotidiana de hacer las cosas.
Un procedimiento consiste en un ciclo de operaciones que afectan generalmente a diversos empleados que trabajan en sectores distintos, y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un bien o servicio determinado. 2


    1. Propósito de los procedimientos

  • Integrar la documentación básica usada para la administración de las actividades.

  • Proporcionar formalidad a la Institución o empresa.

  • Identificar responsabilidades.









  • Interrelacionar al personal que administra, ejecuta, verifica o revisa el trabajo.


    1. Ventajas de tener los procedimientos documentados

  • Estandarizar y uniformar el desempeño de las personas.

  • Simplificar los procesos.

  • Agilizar el funcionamiento de la Institución o Empresa, al evitar pérdidas innecesarias de tiempo.

  • Perdurar en el tiempo. Al documentar procedimientos garantizamos su permanencia en el tiempo, evitando con ello que nuevos empleados por olvido, desconocimiento o mala intención dejen de hacer esa labor.


3.4 Contenido del Manual de Procedimientos


  1. Identificación.

  2. Indice.

  3. Introducción.

  4. Objetivos de los procedimientos.

  5. Alcance de los procedimientos.

  6. Responsables.

  7. Políticas o normas de operación.

  8. Conceptos.

  9. Descripción de las operaciones.

  10. Formularios o impresos.

  11. Diagramas de flujo.

  12. Glosario de términos.



3.4.1 Identificación

Contiene la siguiente información:



  1. Logotipo de la organización.

  2. Nombre de la organización.

  3. Nombre de la unidad o sección (si es específico).

  4. Lugar y fecha de elaboración.

  5. Unidades responsables de la elaboración, revisión y autorización.

  6. Clave de la forma. Primero las siglas de la organización, siglas de la unidad donde se utiliza el manual y por último el número de la forma. Entre siglas y número se coloca un guión o diagonal.


3.4.2 Indice.
Disposición de los capítulos que conforman el documento.
3.4.3 Prólogo o introducción.
Exposición sobre el documento, su contenido, objetivo general, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir mensajes de la máxima autoridad.
3.4.4. Objetivos.
Propósitos específicos que se pretende cumplir con el manual. Por ejemplo: El manual de procedimientos para el recibo, archivo y préstamo de documentos en los archivos de gestión, tiene como objetivo unificar y estandarizar el manejo de la documentación en todos los archivos de la Institución.
3.4.5 Area de aplicación o alcance.
Esfera de acción que cubre el manual. En el ejemplo anterior: Todos los archivos de gestión de la Institución.
3.4.6 Responsables.
Unidad administrativa y/o puestos que intervienen en los procedimientos en todas y cada una de las fases. No se indican nombres de personas pues, lo que intenta dejar claro es el puesto que tiene asignada la ejecución de esa labor y no la persona que momentáneamente realiza esa labor. En nuestro caso específico, nos interesa conocer las funciones y la forma en que debe ejecutarlas el encargado de archivo, no la persona que en ese momento ocupa el puesto.

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