Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo en la Administración de Archivos
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3.4.7 Políticas o normas de operación.Criterios o lineamientos necesarios para ejecutar lo descrito. Facilita la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos. Como ejemplo, en un manual de procedimientos para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos, es imprescindible anotar su fundamento legal, a saber: Ley N° 7202, del Sistema Nacional de Archivos y leyes o normas pertinentes en la Institución. 3.4.8 Conceptos. Términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su grado de especialización requieren mayor información o ampliación de su significado, para ser más accesible al usuario la consulta del manual. En nuestro caso, es importante aclarar los conceptos de: Archivo de gestión, archivo central, archivo final, índices, catálogos, inventarios, listas de referencia y otros. 3.4.9 Procedimientos (descripción de operaciones). Presentación secuencial por escrito de cada una de las operaciones que se realizan para un determinado procedimiento. Explica en que consiste la operación, cómo se efectúa dónde, con qué materiales, formularios, herramientas o equipos y en cuánto tiempo se ejecuta, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando se describe un procedimiento general, solo se anotan las unidades que intervienen y no los puestos involucrados. Si se trata de un manual específico dentro de una unidad administrativa, se debe indicar el puesto responsable para cada operación. Requisitos para la redacción de los procedimientos:
3.4.10 Formularios o impresos. Son las formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del manual o se adjuntan como apéndices. En la descripción de operaciones, debe hacerse referencia específica a las fórmulas utilizadas, empleando números indicadores que permitan asociarlas en forma correcta. Se puede adicionar los instructivos para su llenado. A modo de ejemplo, si mencionamos en los manuales la utilización de “listas de referencia”, es importante que el lector tenga claro su concepto, que conozca su formato, la información contenida y la forma correcta de llenarla. 3.4.11 Diagramas de flujo. Consisten en la representación gráfica matricial de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (en procedimientos generales), o los puestos que intervienen (procedimientos específicos), en cada operación anotada. Los diagramas de flujo presentados en forma sencilla y accesible, dan una descripción clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensión. Se recomienda el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados. Los diagramas de flujo, son un elemento de decisión invaluable para los individuos y para la organización. Para los colaboradores porque les permite percibir en forma clara y detallada la secuencia de las actividades que deben realizar. Para la organización porque posibilita el seguimiento de las operaciones más relevantes con sus respectivos responsables por procesos. Por otra parte, al descomponer procesos complejos en partes, se revela visualmente la duplicidad de actividades y los trámites engorrosos permitiendo así la simplificación del trabajo. 3.4.12 Glosario de términos. Lista general de conceptos de carácter técnico o muy específicos relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales. Son de índole global. 3.5 Interrogantes para el diseño de Manual de Procedimientos Para hacer un estudio detallado de procedimientos, el analista debe estar seguro que tiene respuestas a preguntas específicas, tales como: 1. ¿Qué es lo que hace? ¿Qué propósito tiene esta operación? 2. ¿Cómo se hace? (teniendo en cuenta la aplicación de los principios de economía de movimientos) 3. ¿Quién hace el trabajo? ¿Quién podría hacerlo mejor? 4. ¿Dónde se hace? ¿Podría hacerse en alguna otra parte en forma más económica? 5. ¿Cuándo se hace? ¿Podría hacerse mejor en otro momento? 6. ¿Por qué se hace? ¿Qué podría suceder si no se hiciera? ¿Son todas las partes del trabajo necesarias? Otras preguntas más generales tendientes a constatar que el procedimiento es funcional y respeta el esquema organizativo, son: 7. ¿Se ha proyectado el procedimiento para promover el logro de los objetivos de la Institución? Si la respuesta es afirmativa: ¿ Se ha ejecutado en forma efectiva? 8. ¿Opera el procedimiento dentro del esquema que se ha organizado? 9. ¿Proporciona el procedimiento actual, de forma efectiva los mecanismos de control que permitan el máximo rendimiento al mínimo costo y esfuerzo? 10. ¿Las rutinas anotadas en el procedimiento revelan una secuencia lógica? 11. ¿El procedimiento abarca todas las funciones necesarias? 12. ¿Se pueden hacer modificaciones que agilicen las actividades y logren efectividad? La respuesta clara y concreta a estas preguntas, garantizan al analista la seguridad de no omitir aspectos importantes del procedimiento además de contar con todos los elementos que se deben considerar para proponer modificaciones en las rutinas de trabajo.
IV. FORMATOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. 4.1 Formato detallado.  
 
Clave ( ) 4.2 Formato abreviado P OFICINA: __________________________
Referencias.
Los objetivos primordiales por los cuales nos damos a la tarea de confeccionar Manuales, son: en primer lugar estandarizar procedimientos y en segundo lugar, poder visualizar una mejor forma de ejecutar las actividades que forman parte de un procedimiento. El siguiente apartado, pretende concretar todo lo expuesto, partiendo de una situación presente para visualizar un procedimiento ideal, en el cual se eliminen actividades que lejos de ayudar a alcanzar procedimientos efectivos, obstaculizan y socavan los esfuerzos por alcanzar objetivos.
Nombre: Archivo de documentos administrativos. P XXX ROCEDIMIENTO: ACTUAL PROPUESTO N° 1.1 NOMBRE: ARCHIVO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (a). OFICINA: Archivo de gestión.
P XXX ROCEDIMIENTO: ACTUAL PROPUESTO N° 1.2 NOMBRE: ARCHIVO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS (a). OFICINA: Archivo de gestión.
a) Se refiere a los distintos tipos documentales en uso por las oficinas, tales como: oficios, informes, estudios, formularios, expedientes, etc. Para cada uno de ellos se recomienda su conservación por separado, a efecto de facilitar su posterior localización y transferencia al Archivo Central. b) Corresponde al archivista que, aparte de sus labores cotidianas, tiene bajo su responsabilidad la conservación y custodia de la documentación en la oficina.
Son una herramienta fundamental para la elaboración de los procedimientos, permiten visualizar gráficamente y en forma consecutiva las actividades de un procedimiento determinado.
Para representar un algoritmo se puede recurrir a un método gráfico, en el cual cada uno de los pasos a seguir está representado por un símbolo acorde al tipo de instrucción que se debe ejecutar. Los símbolos se enlazan entre sí por medio de flechas que indican desde y hacia donde va el flujo de la información, o sea, el orden lógico en que deben ejecutarse las instrucciones. Seguidamente, se muestra la simbología básica para el diseño y el tipo de plantilla clásica que se emplea.
Simbología de diseño:
Oficina (s): Archivo de gestión.
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ROCEDIMIENTO: ACTUAL PROPUESTO: N° 1.1 
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