Mbs working Paper idrak

 

10 

We subsequently pieced together these specifications into a conceptual framework exhibiting 

the five functionalities:  (1) Knowledge Map, (2) Digital IDs, (3) Social Proxy, (4) Dialogue, and 

(5) Repository (Figure 1). 

 

Figure 1 - Conceptual Framework for Guiding Digital Socialization Developments  

Knowledge Map 

The knowledge map links a set of digital knowledge ‘communities,’ each bringing together groups 

of  users  with  shared  practices  and  similar  interests  (Girgensohn  and  Lee  2002).  Digital 

communities  facilitate  ‘interaction’  by  intuitively  allowing  users  to  recognize  other  participants’ 

competences  (Erickson  and  Kellogg  2000).  Maps  of  knowledge  communities  mimic  ‘corporeal 

proximity,’ which facilitates non-routine and informal conversations (Koskinen 2003). 

Digital IDs 

Digital IDs enhance the visibility of users’ digital presence (Höök et al. 2003). Each user holds a 

persistent  identity  and  profile  that  documents  the  history  of  interactions  with  members  of  the 

knowledge map. Digital IDs help users recognize each other in future interactions, keep track of 

Dialogue 

Search 

Engage in 

Creates 

Possess 

Linked to 

Awareness 

Through 

Knowledge Map 

Knowledge 

Community 

Digital IDs 

 

Social proxy 

 

Repository 

 

---

 

11 

whom is logged on to the system, and build a reputation based on the quality of their contributions 

in the digital space (Jensen et al. 2002).  

 

Social Proxy 

The social proxy provides users with graphical cues to convey social awareness. It enhances user 

awareness and recognition of other users’ knowledge, situation, availability, and activity (Isaacs et 

al. 2002). Social proxies can convey cues both ‘passively’ and ‘actively’ (Tollmar et al. 1996). 

Instant Dialogue 

This functionality allows users to engage in synchronous communication to facilitate the creation 

of  common  grounding  (Hollan  and  Stornetta  1992).  Instant  dialogue  allows  clarifying,  in  real-

time, possible misunderstandings and misinterpretation of ideas (Clark and Schaefer 1989). 

Knowledge Repository 

The  knowledge  repository  allows  users  to  document  parts  of  a  chat-based  dialogue  into  a 

persistent,  searchable  database  of  contextualized  conversations  to  facilitate  asynchronous 

dissemination  of  individual  into  group  tacit  knowledge  (Erickson  and  Kellogg  2000).  It  also 

allows users to annotate documented dialogues with insightful stories and lessons learned. 

IDRAK: Implementing the Conceptual Framework  

We termed IDRAK ─ an acronym for Internet Dialogue and Repository for Acquired Knowledge 

─

  to  our  proof-of-concept  prototype  of  a  Rich  Internet  Application  (RIA)  for  supporting 

socialization  in  engineering  design.  The  words  ‘Dialogue’  and  ‘Repository’  reflect  respectively 

the  synchronous  and  asynchronous  knowledge  exchange  features  offered  by  IDRAK.  ‘Acquired 

Knowledge’ expresses the ability of IDRAK to help users reuse knowledge from one project to the 

next.  We  implemented  IDRAK  as  a  single-screen  Rich  Internet  Application  (RIA).  All  data  is 

---

 

12 

visually displayed in one browser window made up of two user-interface panels, a visual approach 

known to make applications more functional and user-friendly (Apple 2005) (Figure 2). Appendix 

I describes in detail the architecture of IDRAK and implementation issues. 

 

Figure  2  -  IDRAK’s  User  Interface  showing:  (1)  Active  Social  Proxy,  (2)  Navigation  Bar,  (3) 

Passive Social Proxy, (4) Knowledge Map, and (5) Digital ID 

Top User-Interface Panel of IDRAK 

The top panel shows two main elements: the Navigation Bar and the Social Proxy. The Navigation 

Bar  has  two  purposes.  First,  it  allows  users  to  customize  some  settings,  including  bandwidth 

characteristics (e.g., modem, ADSL, LAM, Dial-up), as well as the color for the people-like icon 

in  the  social  proxy  and  for  the  text  entries  in  the  dialogue  box.  Second,  it  provides  users  with  a 

ring button to trigger a sound alert on the desktop of other logged-in users. IDRAK acknowledges 

that  logged-in  users  may  keep  the  IDRAK  window  minimized  on  their  computer  desktop  while 

---

 

13 

they work with other applications. A logged-in user can use the ‘ring’ button to grab the attention 

of other users. 

The Social Proxy is a graphical social navigation approach for developing social awareness. It 

includes  two  components,  one  ‘active’  and  one  ‘passive.’  In  the  ‘active’  component,  logged-in 

users  are  depicted  as  movable,  semi-transparent  colored,  people-like  icons.  These  icons  turn 

opaque  and  graphically  propagate  a  sound  wave  when  a  logged-in  user  types  in  the  IDRAK 

window.  If  a  user  is  logged-in  but  starts  working  (typing)  on  another  application  her  icon  turns 

semi-transparent,  stops  displaying  a  sound  wave,  shrinks  in  size,  and  moves  to  the  background. 

Conversely, when a logged-in user becomes active, i.e., starts typing in the IDRAK window, the 

people-like icon moves to the foreground and the size of the icon grows. This feature conveys a 

sense  for  the  availability  of  logged-in  users  to  engage  into  a  digital  conversation.  The  ‘passive’ 

component of the Social Proxy further enables users to make others aware of their availability to 

dialogue  through  text-  and  color-based  cues,  including  ’online’  (blue),  ‘away’  (white),  ‘be  right 

back’ (green), and ‘out to lunch’ (orange). 

Bottom User-Interface Panel 

The bottom panel of IDRAK shows two main elements: the Knowledge Map and Digital ID and 

the  Instant  Dialogue  and  Knowledge  Repository.  The  Digital  ID  and  Knowledge  Map  is  an 

interactive ‘yellow-pages’ feature (Girgensohn and Lee 2002) to which we added real-time search 

capabilities.  It  displays  information  entered  by  users  when  they  register  with  IDRAK,  including 

name,  job  role,  contact  details,  and  knowledge  profile  in  terms  of  experience,  interests,  and 

capabilities.  The  registration  act  also  requires  a  user  to  graphically  plot  herself  into  one  or  more 

communities in the knowledge map. The position of the dot relative to the geometric centre of the 

intersection  between  knowledge  communities  conveys  information  about  the  extent  a  user  feels 

---