158
- təşkilatın bütün səviyyələrində fəaliyyətin şəffaflığı,
icraya nəzarətin avtomatlaşdırılması hesabına daha effektiv
idarəolunmanın təmin edilməsi;
- beynəlxalq normalara uyğun olan keyfiyyətə nəzarət
sisteminin müdafiə olunması;
- informasiyaya və biliklərin effektiv toplanması, idarə
olunması və onlara çıxışın təminat sisteminin müdafiə olun-
ması;
- müəssisənin bütövlükdə fəaliyyətinin protokollaşdırıl-
ması (daxili xidməti araşdırmalar, bölmələrin fəaliyyətlərinin
təhlili, fəaliyyətdə «qaynar nöqtələrin» müəyyən edilməsi);
- biznes-proseslərin optimallaşdırılması və onların yerinə
yetirilməsi mexanizminin və nəzarətin avtomatlaşdırılması;
- müəssisədə kağız sənədlərinin aradan qaldırılması və
yaxud maksimal qaydada azaldılması. Təşkilatda sənədlərin
axınının idarə olunmasına çəkilən məsrəflərin azaldılması he-
sabına resurslara qənaət olunması;
- operativ elektron arxivinin yaradılması hesabına kağız
sənədlərinin saxlanılması zəruriliyinin aradan qaldırılması və
yaxud bu prosesin əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirilməsi və
ucuzlaşdırılması.
2.
Sənəd dövriyyəsi sisteminin ümumi təsnifatı
stənilən sənəd dövriyyəsi sistemi aşağıda göstərilən hər
bir kateqoriyanın elementlərinə malik ola bilər, lakin onların
bir çoxları ilk növbədə məhsulların mövqeləşdirilməsi ilə bağlı
olan sahələrdən birində konkret meylə malikdir.
• nkişaf etmiş saxlanılma və informasiyanın axtarışı va-
sitələrinə malik olan sistemlər (elektron arxivlər – EA).
Elektron arxiv – informasiyanın effektiv saxlanılması və axtarı-
ş
ına istiqamətlənmiş sənəd döxriyyəsi sisteminin xüsusi, tipik
olmayan hallarından biridir.
• nkişaf etmiş workflow (WF) vasitələri olan sistemlər.
Bunlar əsasən hər hansı bir obyektin qabaqcadan müəyyən
159
olunmuş marşrutla hərəkətinin təmin olunmasına nəzərdə
tutulub. Hər bir mərhələdə obyekt dəyişə bilər, buna görə də
onu ümumilikdə «iş» (work), bu cür sistemləri workflow – «iş
axını» kimi adlandırırlar. şlərə sənədlər calaşdırıla bilir, lakin
sənədlər bu sistemlərin bünövrə obyektini təşkil etmir. Bu
sistemlərin köməyi ilə qabaqcadan məlum olan və bütün
mərhələləri yazılmış müəyyən işləri təşkil etmək olar.
• Təşkilatın idarə olunmasına və biliklərin toplanmasına
istiqamətlənmiş sistemlər. Bunlar «hibrid» sistemdir, adətən
özlərində əvvəlki iki sistemin elementlərini uyğunlaşdırırlar.
Bu zaman sistemdə bünövrə kimi həm sənədin özü, həm də ye-
rinə yetirilməsi lazım olan tapşırıq ola bilər. Sənədin hərəkət
marşrutunu rəhbər təyin edən zaman təşkilatın idarə olunması
üçün həm «sərt», həm də «sərbəst» marşrutlaşdırmadan istifadə
etmək lazım gəlir. Bu sistemlərdən dövlət idarəetmə struk-
turlarında, iri şirkətlərin ofislərində istifadə olunur ki, onlar da
inkişaf etmiş iyerarxiya ilə fərqlənir və sənədlərin hərəkətinin
müəyyən qaydalarına və proseduralarına malikdirlər. Bu zaman
ə
məkdaşlar sənədləri kollektiv qaydada yaradır, qərar hazırlayır
və qəbul edir, icra edir və yaxud icrasına nəzarət edirlər.
• Birgə işin saxlanılmasına istiqamətlənmiş sistemlər
(collaboration). Bu, sənəd ödvriyyəsi sistemində yeni əlamətdir
və müasir dünyada bazar şəraitində dəyişmələrin tezliyi və cəld
hərəkəti üçün ancaq ən lazımlı şeylərin olması, ağır ballastın
olmaması ilə bağlıdır. Bu cür sistemlər əvvəlkilərin əksinə ola-
raq təşkilatda iyerarxiya anlayışına malik deyil, iş axınının for-
mallaşdırılmasının qayğısına qalmırlar. Onların vəzifələri –
adamların təşkilatda birgə işini təşkil etməkdən, hətta onlar əra-
zi cəhətdən bir-birindən ayrılıblarsa, bu ışin nəticələrini qo-
ruyub saxlamaqdan ibarətdir. Adətən «portal» konsepsiyasında
reallaşıblar. Onlar ntranetə saxlanılma və sənədlərin nəşri, in-
formasiyanın axtarılması, müzakirəsi, görüşlərin (həm real,
həm də virtual) təyin olunması vasitələri servislərini təqdim
edirlər. Belə sistemlər öz sifarişçilərini tez inkişaf edən kom-
160
mersiya şirkətlərində, iri firmaların işçi qruplarında və dövlət
strukturlarında tapır.
• Əlavə servislərə malik olan sistemlər. Məsələn, müştəri-
lərlə əlaqələrin idarə olunması servisi (CRM – Customer Rela-
tion Managerment), layihələrin idarəolunması, billing, elektron
poçt və s.
Sənədlərin idarə olunması sistemlərindən aşağıdakıları
göstərmək olar:
Documentum – iri şirkətlər və təşkilatlar üçün sənədlə-
rin, biliklərin və biznes-proseslərin idarəolunma sistemi. Docu-
mentum – hazır məhsuldan çox elə bir platformadır ki, bu da
bölüşdürülmüş arxivlərin yaradılması, keyfiyyət standartlarının
qorunub saxlanılması, bölüşdürülmüş layihə qruplarında layi-
hələrin idarə olunması, korporativ kargüzarlığın təşkili, korpo-
rativ nternet-portalların tərkibinin dinamik idarə edilməsi üçün
nəzərdə tutulmuşdur.
LanDocs sistemi ilk növbədə kargüzarlığa və sənədlərin
arxiv üsulu ilə saxlanılmasına yönəldilib. O, bir neçə tərkib his-
səsindən ibarətdir: kargüzarlıq sistemləri, sənədlərin (arxivin)
serveri, skanlaşdırma və təsvirin virtuallaşdırılması, Internet-
müştəri, poçt serverindən istifadə etməklə uzaqdan daxilol-
manın təşkili yarımsistemləri. LanDocs sistemi kollektiv iş və
sənədlərin yaradılması prosesinin qorunub saxlanılması üçün
nəzərdə tutulmamışdır.
Microsoft SharePoint Portal Server sistemi – birgə işin
təmin olaunmasının inkişaf etmiş vasitələrinə malik olan elek-
tron sistemdir. Sənədlərin birgə yaradılmasını, versiyaların apa-
rılmasını, sənədlərin arxivdən götürülməsi və geri qaytarılması
(check-out, check-in) təmin edir. Arxivə girmək üçün Web-
müştəridən (kənar işləyib hazırlayanlar onun üçün öz kompo-
nentlərini yaza bilərlər) və Windows Explorerə inteqrasiya
olunmuş komponentdən istifadə olunur ki, bu da arxivə fayllar
dəsti kimi müraciət etməyə imkan verir. Sistemin içinə çox
güclü indeksasiya və axtarış vasitələri quraşdırılıb. Belə ki,
Dostları ilə paylaş: |