Microsoft Word Sample Sign On Bonus Policy docx



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Sign-On Bonus Policy 



 

Purpose and Objective 

The purpose of the sign-on bonus policy is to outline the requirements and responsibilities involved with 

(of  both  management  of  the  entity  and  the  employee),  the  timing  of  payments  of,  the  factors  in 

determining the appropriate amount of, and the implementation of the sign-on bonus. This policy operates 

on  a  fiscal-year  basis  (July  through  June).  The  sign-on  bonus  is  a  non-recurring  and  non-accumulating 

sum of money which is paid to an employee with the sole objective of incentivizing the employee who is 

receiving the bonus to accept employment at the entity. The sign-on bonus is subject to state and federal 

taxes. 


Eligibility 

The bestowing of the sign-on bonus upon the employee from the entity is contingent upon the following 

eligibility factors: 

1.)  Employees must be hired as direct care staff (that is, employees providing direct services to the 

client population, for example, teachers, therapists, etc.) and must also be in a position title which 

has been determined by management of the entity as difficult to recruit and/or retain. 

2.)  Subcontractors and/or independent consultant are not eligible to receive sign-on bonuses. 

Responsibilities of the Employee 

Upon the determination of the sign-on bonus and eligible employees, after the communication of such to 

eligible  employees,  and  prior  to  the  payment  of  the  sign-on  bonus,  the  employee  is  responsible  for  the 

following: 

1.)  The  employee  is  responsible  for  agreeing  to  and  signing  a  written  agreement  between  the 

employee and the entity and assure understanding of and agreement to the stipulations therein: 

a.  The  employee  must  maintain  employment  at  the  entity  for  a  minimum  of  one  (1)  year 

from  the  date  of  hire.  If  the  employee  is  unable  to  satisfy  the  1  year  minimum 

requirement and is terminated before that point, the employee is responsible for the re-

payment of the pro-rated portion of the sign-on bonus that was paid. For example, if the 

employee completes 9 months of service, the employee must repay 25% of the  sign-on 

bonus  paid  (for  the  remaining  3  months  of  the  year  for  which  the  employee  did  not 

provide service). 

Actions 

Management  determines,  based  on  past  experience  and  historical  and  current  staffing  patterns  of  the 

entity  which  position  titles  are  deemed  difficult  to  recruit  for  and/or  retain.  This  determination  will  be 

utilized  in  determining  the  eligible  employees  to  receive  the  sign-on  bonus.  Sign-on  bonuses  will  be 

utilized  for  these  position  titles  only  when  other  recruitment  methods  have  been  deemed  unsuccessful. 

Key Factors management will consider in determining which position titles are difficult to recruit/retain 

consist of the following: 

1.)  Turnover frequency and existing vacancies 

2.)  Labor market factors, conditions of and staffing patterns for other entities in the industry 

3.)  Results of previous recruitment/retention methods 




 

 

4.)  Specific qualifications for the position and relative difficulty in attaining such qualifications 



5.)  Availability of funds for the purpose of a sign-on bonus 

Before communication of the sign-on bonuses to the eligible employees, the payment terms and payment 

amounts  will  be  reviewed  by  the  Executive  Director,  who  will  make  the  final  determination  of  the 

bonuses to be granted and in what amounts, as well as the determination of the payment date. 



Implementation 

The  amount  of  the  sign-on  bonus  will  not  exceed  ten  (10)  percent  of  the  eligible  employee’s  regular 

salary amount. 

Communication of the sign-on bonuses to the eligible employees to be receiving the bonuses will occur 

simultaneous to the discussion concerning the employee’s acceptance of employment at the entity. 

Sign-on  bonuses  will  be  paid  within  the  first  year  of  employment,  at  a  specific  date  determined  by  the 



Executive Director and communicated to the employee upon acceptance of employment. 

 



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