Нлртийаларымыза

Layihə nədir?
Layihə – müəyyən vaxt ərzində, tələb olunan büdcə daxilində gözlənilən nəticəyə çatmaq üçün həyata keçirilən işlərdir.

Layihənin gündəlik işlərdən fərqi onun konkret müddətlə bağlı olmasıdır. Layihənin həyata keçirilməsi üçün maliyyə resurslarından (büdcə) başqa, digər resurslar da müəyyən edilir. Bunlara insan resursları, fiziki və informasiya rersursları aiddir.

Layihəni xarakterizə edən əsas xüsusiyyətlər aşağıdakılardır:
– konkret müddət (başlanğıc və son)

– planın mövcudluğu

– ayrıca, layihəyə xas resurslar

– komanda işi

– məqsədlər



Şəkil 6.1. Layihə – komanda işidir.

Gündəlik işlərin də bəziləri bu xüsusiyyətlərə malik olur.

Məsələn, istehsalçı firmada sifarişin qəbul olunmasından sifarişin təhvil verilməsinədək tələb olunan işlərə ayrıca layihə kimi baxa bilərik. Belə ki, sifarişin yerinə yetirilməsinə başlanılması layihənin başlanğıcı, sifarişin təhvil verilməsi isə layihənin sonu hesab ediləcək. Sifarişin yerinə yetirilməsinə plana iş bölgüsünü, resursların ayrılmasını, vaxtın müəyyənləş­dirilməsini aid edə bilərik. Sifarişin resurslarına nəzər salsaq görərik ki hər növ resurslardan istifadə olunur – insan resursları (sifarişi qəbul edən menecer, fəhlələr, sürücü və s.), fiziki resurslar (maşın və avadanlıqlar, materiallar, kompüterlər və s.), informasiya resursları (plan, çertyojlar və s.), maliyyə resursları (sifarişin büdcəsi).

Gündəlik işlərin bəzilərinə layihə kimi yanaşmaqda məqsəd layihə menecmentinin alətlərindən (dəqiq iş bölgüsü, sistemli nəzarət və s.) istifadə etməklə daha effektiv nəticəyə nail olmaq mümkündür.

Layihənin həyata keçirilməsində müxtəlif kateqoriyalı insanlar iştirak edir. İnsanları layihədəki roluna görə aşağıdakı kimi ayıra bilərik:

Sponsor – layihənin əsas təminatçısı (maliyyə, digər).

Layihə meneceri – layihənin məqsədlərinə nail olmağa cavabdeh əsas şəxs. Bu məqsədlə layihənin bütün resursları layihə menecerinin sərəncamında olur.

Əsas komanda üzvü – əsas komanda üzvü layihə menecerinin rəhbərliyi altında fəaliyyət göstərir, layihənin əsas icraçısı hesab olunur.

Komanda üzvü – layihə çərçivəsində müəyyən tapşırıqları, işləri həyata keçirirlər. Məsələn, İT mütəxəssisi, mühasib və s.

Müştəri – layihənin nəticəsindən faydalanan (zərər görən), son məhsulundan istifadə edən şəxslərdir. Qeyd edək ki, layihənin nəticəsi və ya məhsulu müştəriləri qane etməzsə, həmin layihə uğurlu sayıla bilməz.

Təchizatçı – layihəni lazım olan materiallarla, məhsul və xidmətlərlə təmin edir.

Steykholder – layihədə marağı olan digər şəxslərdir. Buraya kredit təşkilatları, dövlət institutları, səhmdarlar və s. aid ola bilər.

Şəkil 6.2. Layihənin iştirakçıları müxtəlif rollarda olurlar.
Layihə planında bütün insan resurslarının rollarını, iş bölgüsünü, hesabatlılığı aydın şəkildə göstərmək lazımdır. Əgər hesabatlılıq sistemi düzgün qurulmazsa, layihənin işinə nəzarət çətinləşir. Bundan başqa, layihə komanda işi olduğundan, bütün komanda üzvlərinin layihənin məqsədlərini bilməsinə, hamının həmin məqsədlərə doğru irəliləməsinə əmin olmaq lazımdır.

Layihənin əsas mənfi cəhətlərindən biri onun maliyyələşmə mənbəyinin məhdud olmasıdır. Vəsaitin qənaətlə istifadə olunmaması həmin layihənin uğursuzluğu ilə nəticələnə bilər. Ona görə də layihənin idarə olunması proaktiv yanaşma tələb edir. Yəni, qərarvermədən öncə bütün alternativlər nəzərdən keçirilməli, qiymətləndirilməlidir. Başqa sözlə, səhvin düzəldil­məsi şansı və imkanı çox azdır.

Layihə 5 əsas mərhələdən ibarətdir:
1) Təşəbbüs

2) Planlaşdırma

3) İcra

4) Monitorinq

5) Bağlanış
Layihənin həyata keçirilməsinə qərar verildikdən (təşəb­büs mərhələsi) sonra planlaşdırma prosesində layihənin məqsədləri, resursları, vasitələr, iş qrafiki, iş bölgüsü, səla­hiyyətlər, hesabatlılıq sistemi və s. müəyyən edilir. Bundan baş­qa layihənin vizyonu və (və ya) missiyası müəyyənləşdirilir. Məq­sədlər qoyularkən onların aydın, spesifik, real olmasına diqqət yetirilməlidir.

Məqsədlər qısa, orta və uzunmüddətli olmaqla plan­laş­manın əsasını təşkil edir. Məqsədlər ambisiyalı olmaqla yanaşı, həm də real olmalıdır. Qısa və ortamüddətli məqsədlərə çatmaq üçün konkret hədəflər və müddət müəyyən edilir. Plan­laş­dırmada alternativ planların ssenarilərin hazırlanması çox faydalıdır.

Layihənin planlaşdırılmasında bütün maraqlı tərəflərin təsiri və marağı nəzərə alınmalıdır. Bu məqsədlə ilk öncə GZİT (SWOT) təhlilinin aparılması faydalıdır. GZİT təhlili vasitəsilə layihə mühiti qiymətləndirilir. Burada:
G – güclü cəhətlər

Z – zəif cəhətlər

İ – imkanlar

T – təhlükələr
GZİT təhlili həm layihənin daxili mühitini (G və Z), həm də xarici mühitini (İ, T) araşdırmağa imkan verir. Layihənin güclü cəhətlərindən maksimum səmərəli istifadə etməklə imkanlardan yararlanmalı, eyni zamanda potensial təhlükələr nəzərə alınmalıdır.

Layihənin uğurunun əsas hərəkətverici qüvvəsi komanda işinin, liderliyin düzgün qurulması, komandada motivasiyasının necə həyata keçirilməsindən asılıdır. Lider yeganə aləti olan ünsiyyətdən səmərəli istifadə etməklə, motivasiyaya nail ola bilər.

Şəkil 6.3.Layihənin əsası – komanda işi, liderlik, motivasiya.
Layihənin icrası zamanı layihə menecerinin lider kimi əsas missiyası motivasiya olduğu halda, menecer kimi əsas işi nə­za­rət olacaqdır. Nəzarət həm resursların istifadəsini (səmə­rəlilik), həm də məqsədlərə nə dərəcədə nail olmağı (effektivlik) nəzərdə tutur. Nəzarətin əsasını düzgün, vaxtlı hesabatlılıq təşkil edir.

Layihələrə bəzən “şirkət içində şirkət” və ya “biznes içində biznes” deyirlər. Çünki layihələrdə də şirkətlərdə olan bir çox funksiyalar, quruluşlar olur. Məsələn, layihədə də şirkətdə olduğu kimi, missiya, məqsədlər, resurslar, menecment, hesabatlıq və s. olur. Bu səbəbdən müxtəlif layihələrdə təmsil olunarkən işçilər ümumi biznes bacarıqlarını artıra bilirlər. Bunlara aşağıdakı bilik və bacarıqlar aiddir:

– Layihələrə yanaşma

– Hədəflərin müəyyənləşdirilməsi

– Resursların əldə olunması

– Resursların effektiv və səmərəli istifadəsi

– Kommunikasiya (ünsiyyət) bilikləri

– Danışıqlar aparmaq

– Performansın ölçülməsi

– Çatışmazlıqların aşkarlanması və s.

Layihənin planı hazırlanarkən mövcud və tələb olunan bütün resurslar nəzərə alınmalıdır. Bu zaman mümkün qədər realist olmalı, bütün potensial risklər nəzərə alınmalıdır. Bəzi menecerlərə “optimizm qərəzi” realist planlaşdırmaya mane olur. Eyni zamanda, layihədə hər bir xərc iqtisadi əsaslan­dırılmalıdır. Bunu düzgün xərc-gəlir analizi vasitəsilə etmək mümkündür.

Layihə o zaman məqbul hesab edilir ki, həm layihənin məqsədlərinə nail olunsun, həm də layihədən gözlənilən ümumi fayda (iqtisadi, sosial və s.) layihəyə çəkilən xərcdən artıq olsun. Konkret biznes layihəsindən danışırıqsa, burada ümumi gəlirlər xərclərdən artıq olmalıdır. Biznes layihələrinin qiymətləndirilməsi üçün bir çox modellər mövcuddur. Bunlardan ən çox istifadə olunanları XCD (xalis cari dəyər) və DRN (daxili rentabellik norması) modelləridir. Layihələrin qiymətləndirilməsi, eləcə də büdcə prosesi 8-ci fəsildə daha geniş şəkildə təsvir edilmişdir.

Şəkil 6.4. Hər şeyi əvvəlcədən ölç-biç. Sonra gec ola bilər!
Biznes layihələri qəbul edilərkən layihənin alternativ dəyəri mütləq nəzərə alınmalıdır. Yəni alternativ layihələrdən o layihə seçilməlidir ki, həmin layihənin seçilməsi ilə imtina edilmiş potensial gəlirlər minimum olsun.

Layihədə işlərin vaxta görə bölgüsü üçün Qantt diaq­ramından istifadə olunur. Qantt diaqramında sol tərəfdə görüləcək işlər, sağ yuxarı tərəfdə isə vaxt göstərilir. Aşağıdakı nümunədə əyani şəkildə görə bilərik:

İşlər	Vaxt (həftələr)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Planlaşdırma
Təchizatçı­lardan materiallar üçün təkliflər almaq
Təchizatçı­nın seçilməsi və sifarişlərin verilməsi
İstehsal sahəsinin hazır vəziyyətə gətirilməsi
İstehsal prosesi
Məhsulun sınağı
Qablaş­dı­­rılma
Yekun işlər

Diaqramdan göründüyü kimi, işlər məntiqi ardıcıllıqla sıralanır. Bəzi işlər isə eyni vaxtda həyata keçirilə bilər. Qantt diaqramının tərtibinin əsas məqsədi effektiv nəzarətə nail olmaq­dır. Layihə menecerləri Qantt diaqramına əsasən gündə­lik olaraq işlərin qaydasında gedib-getmədiyini, eyni zamanda, kənarlaşmaları müəyyən edə bilir.

Hazırda Qantt diaqramı da daxil olmaqla, layihə menec­mentinin əksər alətləri kompüter proqramları (ERP, CRM və s.) vasitəsilə daha operativ şəkildə istifadə olunur.

Layihənin riskinin minimuma endirilməsi məqsədilə taktiki addımların alternativ (kontingent) planlaşdırması çox fayda­lıdır. Alternativ planlaşdırma o məqsədlə edilir ki, layihənin icrası zamanı taktiki addımlardan hər hansı biri uğursuzluqla nəticələnərsə və ya potensial təhlükə müəyyən edilərsə, alter­nativ plan üzrə hərəkət edilsin.

Məsələn, hər hansı materialın idxalında gecikmə baş ver­diyi halda hansı alternativ materiallardan istifadə edilə biləcəyi əvvəlcədən müəyyənləşdirilir.

Layihənin uğuru komanda işinin effektiv təşkilindən çox asılıdır. Layihə meneceri işlərin düzgün, səmərəli deleqsiyası ilə məqsədə daha asan şəkildə nail ola bilər. Bu zaman əsas amil işin məqsədinin icraçılara izah olunmasıdır. Başqa sözlə desək, işlər məqsədi ilə birlikdə deleqasiya olunduqda daha effektiv olur. İşin bilavasitə icraçıları işin son məqsədini bil­dikdə məqsədə daha qısa məsafə ilə çatmaq olur.

Komanda üzvlərində tənqidi yanaşma təşviq edilməlidir. Amma tənqid konstruktiv deyilsə, çox zərərlidir. Hər hansı halı tənqid edən şəxs daha yaxşı alternativ təklif edə bilmirsə, bu, konstruktiv tənqid sayıla bilməz.

Şəkil 6.5.Konstruktiv tənqid faydalıdır.

Layihələrdə informasiyanın idarə edilməsi olduqca mü­hümdür. Bütün komanda üzvlərinin lazımi informasiyalara çıxı­şı təmin edilməlidir. Bunlara iş bölgüsü, layihənin mərhələləri, sərəncamda olan resurslar, planın yerinə yetirilmə vəziyyəti və s. aiddir. Böyük layihələrdə adətən informasiya koordinatoru təyin edilir. Onun işi komanda üzvlərini lazımi informasiya ilə təchiz etməkdir. Layihədə informasiyanın daha çevik və key­fiyyətli şəkildə idarə olunması üçün bir sıra proqram paketləri meydana gəlmişdir. Əksər CRM və ERP proqramları da layihə informasiyasının keyfiyyətli idarə olunmasına və saxla­nılmasına imkan verir.

Bəzən situasiyadan asılı olaraq layihənin planına dəyişiklik edilməsinə, taktiki məqsədlərin dəyişdirilməsinə ehtiyac yaranır. Bu halda komanda üzvləri mümkün qədər tez xəbərdar edilməlidir. Çünki müəyyən məqsədlər uğrunda “vuruşan” işçilərə məqsədin artıq dəyişildiyi bildirələrsə, bu, demotivasiyaya səbəb ola bilər. Bu amili nəzərə alaraq dəyişiklik prosesinə bütün işçilər cəlb edilməli, qərarlar hamıya izah edilməlidir.

ƏSAS ANLAYIŞLAR

Layihə Layihə menecmenti Qantt diaqramı Alternativ layihə Kontingent planlaşdırma Layihənin qiymət­ləndiril­məsi GZİT (SWOT) təhlili Sponsor

Layihə meneceri Komanda üzvü Təchizatçı Steykholder Müştəri XCD (Xalis cari dəyər) DRN (Daxili rentabellik norması)

Fəsil 7
Strateji Menecment




Bu fəsildə nələr var?
– Şirkətin strategiyası, onun əhəmiyyəti

– Strategiyanın hazırlanmasına nə tələb olunur?

– Strateji planın hazırlanması

– Strategiyanın icrası

Şirkətin strategiyası
Şirkətin strategiyası uzunmüddətli dövr üçün şirkətin miq­yasını və inkişaf istiqamətini müəyyən edir.

Strategiyanın mövcudluğu biznesdə verilən gündəlik qərar­­ların şirkətin uzunmüddətli maraqlarına uyğunluğunu təmin edir. Strategiya nəzərə alınmasa, bu gün verilən qərarlar şirkətin gələcəyinə ziyan vura bilər.

Məsələn, təsəvvür edək ki, şirkət reklam və PR xərc­lərindən imtina edir, işçilərin treninqinə pul xərcləmir, isteh­sa­lat və satışın avtomatlaşdırılması üçün yeni kompüter proq­ramlarından imtina edir. Bu halda şirkət cari mənfəəti artıra bilər, amma bu, şirkətin gələcək inkişafı hesabına olacaq. Çünki bu xərclərin (reklam, PR, treninq, kompüter proqramı və s.) hamısı bilavasitə şirkətin inkişafına xidmət edir.

Strategiya hamının ümumi məqsədlərə doğru irəliləməsinə şə­rait yaradır. Bu səbəbdən şirkətin strategiyasının bütün işçi­ləri tərə­findən bölünülməsi çox faydalıdır. Qısamüddətli qərar­lar veri­lərkən həmin qərarların uzunmüddətli təsirləri nəzərə alınmalıdır.

Şəkil 7.1. Bütün qərarların uzunmüddətli təsirləri nəzərə alınmalıdır.

Böyük şirkətlərdə strateji məqsədlərin müəyyənləşdirilməsi ilkin olaraq vizyon və missiya bəyanatları şəklində ifadə olunur.

Vizyon bəyanatları şirkətin uzunmüddətli məqsədini, başqa sözlə desək, mövcudluğunun səbəbini göstərir. Vizyon bəya­natında əks olunan mesajlar əsasən 3 qrupa ünvanlanır: müş­tərilər, müştərilərə xidmət göstərən işçilər, menecment. Vizyon bəyanatları rəqiblərininkini təkrarlamamalı, fərqli şəkildə meydana çıxmalıdır.

Vizyon bəyanatları kifayət qədər konkret, qısa olmalı, ölçülə bilən kriteriyalara əsaslanmalı, real olmalıdır. Bu kriteriyalara cavab verən viztyon bəyanatları qüvvətli səslənir. Aşağıdakı cədvəldə bu fərqi aydın şəkildə görə bilərik:

Zəif səslənən bəyanat	Meydana çıxan suallar	Qüvvətli bəyanat
“İnsanların mə­na­fe­yini əsas götür­mək­lə, şirkətin hər bir iş­çi­sinə xüsusi qayğı gös­təririk”.	“İnsanların məna­­feyi” dedikdə nə nəzər­də tutulur? Konkret olaraq nə cür qayğı?	“Biz yerli təchi­zat­çı­larla birgə çalı­şaraq məh­sul və xid­mətlərin keyfiy­yətini yük­sək tu­ta­caq, müş­­­tə­ri məm­nu­niy­­yə­tinə, dəyərlərə əhə­miyyətli də­rə­cədə fərqli şəkildə önəm verəcəyik”.
“Biz biznes pro­ses­­lərinə tədbirli yanaş­mamızla daim yüksək nəticələri əsas tuta­cağıq”.	“Tədbirli” dedikdə nə nəzərdə tutulur? “Yüksək nəticə” kon­kret olaraq nə deməkdir?	“Komandamız müş­tə­rilərin yüksək eti­ma­dını qa­zanmaq üçün part­nyor­larımızla bir­gə şirkə­tin stra­te­gi­yasını və inkişaf siya­sətini uğurla yeri­nə yetirir”.
“Məqsədimiz ba­zar­­­da ən böyük və ən yaxşı olmaqdır”.	“Ən böyük” və “ən yaxşı” reallıqda nəyi ifadə edir? Hansı kriteriyalar əsas götürülür?	Şirkətimiz hər 3 ildə dövriyyəsini 2 dəfə ar­tıracaq, eyni zamanda mənfəəti, kapitalı artır­maqla bu nəticələrdən birlikdə faydalanacağıq.

Missiya bəyanatları vizyon bəyanatlarından fərqli olaraq, daha konkret məqsədləri ifadə edir. Missiyada şirkətin əsas fəaliyyəti, bazardakı özəlliyi, şirkətin prinsipləri və s. qeyd olunur.

Menecerlərin proseslərə strateji yanaşması onları bir çox gün­dəlik stresslərdən xilas edir. Çünki onlar fikirlərini qısamüddətli iş­lə­rə cəmləmirlər. Bundan başqa, menecerlər üçün prioritetləri müəy­­yənləşdirmək asanlaşır. Menecerlər daha “vacib” işləri önə verirlər.

Strateji düşünmə qabiliyyəti menecerlərdən bir sıra konseptual (şirkəti “görmə” qabiliyyəti) bacarıqları tələb edir. Menecerlərdə strateji düşünmək qabiliyyətlərinin inkişaf etdirilməsi həm şirkətin inkişafı, həm də menecerlərin şəxsi inkişafı baxımından qiymətlidir.



Şəkil 7.2. Starateji yanaşma menecerlərin konseptual bacarıqlarını inkişaf etdirir.

Qısamüddətli və strateji məsələlər arasında balansın göz­lənilməsi vacib şərtdir. Məsələn, strateji iclasın təxirə salın­masının qısamüddətli dövrdə mənfi nəticəsi olmayacaq, lakin müştərinin telefon zənginə cavab verilməməsi sifarişin itirilməsinə səbəb ola bilər.

Strategiyanın hazırlanması və icrası prosesinə, bu zaman nəzərə alınan amillərə diqqət yetirək:

Strateji plan öncəsi təhlillər
Strategiya hazırlanmazdan əvvəl şirkətin hazırkı durumu təhlil edilir, potensial təhlükələr və imkanlar qiymətləndirilir. Ətraf mühit təsirləri, rəqabət şəraiti, müştərilər, daxili rəqabət üstünlükləri götür-qoy edilir. Ətraf mühit təsirləri dedikdə, iqtisadi amillər, texnoloji mühit, hüquqi və siyasi təsirlər nəzərdə tutulur. Bütün bu amillər nəzərə alındığı halda düzgün strateji nəticələrə gəlmək olar.

İqisadi amillərin biznes qərarlarına təsiri əhəmiyyətli dərəcədə yüksəkdir. Məsələn, investisiya planı hazırlanarkən əsas müəyyənedici amillərdən biri bank sektorundakı faiz dərəcəsidir. Başqa bir misal kimi əhalinin gəlirliliyini göstərə bilərik. Bilirik ki, məhsula olan tələbatı müəyyən edən əsas amillərdən biri əhalinin gəlirləridir. Bu, ölkədə olan ümumi iqtisadi vəziyyətlə sıx bağlıdır. Digər iqtisadi amillərə valyuta məzənnəsini, inflyasiyanı (qiymətlərin dəyişməsini), işsizliyin səviyyəsi və s. göstərə bilərik.

Texnoloji mühitin strategiyaya təsiri həm resursların daha səmərəli istifadəsi, həm də effektivlik baxımından nəzərdən keçirilir. Bildiyimiz kimi, texnologiya inkişaf etdikcə daha az insan resurslarına, daha az vaxtda, daha keyfiyyətli nəticələr əldə etmək mümkündür. Bundan başqa, nəzarət imkanları da artır. Hazırda bir çox kompüter proqramları (ERP, CRM və s.) meydana gəlmişdir ki, bununla biznes proseslərə mükəmməl nəzarətin həyata keçirilməsi, əməliyyatların daha çevik şəkildə həyata keçirilməsi, informasiya mübadiləsinin sürətləndirilməsi mümkün olmuşdur. Beləliklə, texnoloji yeniliklərdən düzgün şəkildə yararlanmaqla biznesin effektivliyi artırılır.

Şəkil 7.3. Texnologiya strategiyaya adekvat olmalıdır.
Hüquqi və siyasi təsirlərin strategiyaya təsiri daha aydın şəkildə başa düşülür. Misal olaraq, şirkətin fəaliyyətinə təsir edən qanunvericilik aktlarının dəyişdirilməsini göstərə bilərik. Vergi və gömrük rüsumlarının artırılması şirkətin mənfəət­liliyinə mənfi təsir göstərir.

Müştərilərin rolu planlaşdırmada əsas hərəkətverici qüvvə müştərinin istəkləri, müştərilərin gözlənilən reaksi­yalarıdır. Bu səbəbdən plan hazırlanarkən müştərinin gözlədiyi ideal nəticə əsas dayaq nöqtəsi olmalıdır. Özünü müştərinin yerinə qoymalı, “müştəri nə üçün məhz bizdən almalıdır” sualına cavab tapmalı, buna zəmin hazırlamalısan. Əlbəttə ki, bir şirkət tərəfindən müştərinin bütün gözləntilərini doğrultmaq real deyil. Buna görə də müştərinin istəklərini prioritet üzrə sıralamaq, uyğun strategiya hazırlamaq lazımdır.