Oliy va o’rta maxsus ta’lim vazirligi Buxoro Davlat universiteti tarix va madaniy meros fakulteti 5-1 arx-17 guruh Arxivshunoslik yo’nalishi arxiv evristikasi fanidan Mustaqil ishi Mavzu: Doimiy saqlanadigan yig’ma jildalar ro’yxatlari

Arxiv hujjatlarini doimiy saqlashga doir asosiy tushunchalar.

Jamlash – arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam to'ldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil etish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yo'nalishi va darajasi bo'yicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan to'ldirib borishga doir ishlar majmui;
Ilmiy-ma'lumotnoma apparati (IMA) – arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to'g’risidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bog’liq, o'zaro to'ldiruvchi arxiv ma'lumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-ma'lumotnoma tizimi);
Sharhlar – arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni to'g’risidagi tizimlashtirilgan ma'lumotlardan iborat bo'lgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan to'ldirilgan arxiv ma'lumotnomalari;
Birlashtirilgan arxiv fondi – bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga ega bo'lgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek o'zaro tarixiy va/yoki mantiqiy bog’liq aloqalarga ega bo'lgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo bo'lgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;
Yig’majild (hujjat)lar ro'yxati – saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun mo'ljallangan arxiv ma'lumotnomasi;
Foydalanuvchi – arxiv hujjatlaridan zarur ma'lumotlarni olish va ulardan foydalanish uchun arxivga murojaat etuvchi yuridik yoki jismoniy shaxs;
Arxiv hujjatlarning mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish – saqlanayotgan arxiv hujjatlarining xaqiqatda mavjudligini aniqlash va yo'qolgan hujjatlarni topishni tashkil etish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim bo'lgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf etish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui;
Yo'l ko'rsatkich – muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga mo'ljallangan arxiv fondlari to'g’risidagi ma'lumotlar mavjud bo'lgan arxiv ma'lumotnomasi;
Sug’urta nusxa - alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud bo'lgan axborotni o’qish yoki ko'rish (eshitish) imkonini beruvchi ko'chirma nusxasi;
Arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi – foydalanuvchining so'rovi yoki arxivning tashabbusiga ko'ra ma'lum mavzu bo'yicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari ko'rsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari ro'yxati;
Topografik ko'rsatkichlar – arxiv saqlovxonasida hujjatli materiallarning joylashtirilishi to'g’risidagi ma'lumotlar ro'yxati;
ko'rsatkichlar – arxiv hujjatlarida keltirilgan predmet nomlarining ular haqidagi ma'lumotlar arxiv shifrini ko'rsatgan holda, alifboli, tizimli yoki boshqa biron-bir belgisiga ko'ra tuzilgan arxiv ma'lumotnomalari;
Tartibga keltirish – arxiv ro'yxatlarini tuzish, yig’mjildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o'tkazishni o'z ichiga olgan hujjatlarni ilmiy-texnikaviy ishlash va arxivlarda saqlash uchun tayyorlash, shuningdek arxiv ro'yxatlarini tuzish bo'yicha ishlar majmui;
Arxiv hujjatlarining hisobi – arxivlar tomonidan arxiv hujjatlari va arxiv fondlarining muntazam ravishda kelib tushishi, mavjudligi va holatini belgilangan birliklar asosida aniqlash hamda ularni hisob hujjatlarida aks ettirish bo'yicha tizimli monitoring olib borish;
Fondlashtirish – arxiv hujjatlarining fondlarga tegishliligini va arxiv fondlarining davriy chegaralarini aniqlash bo'yicha ishlar majmui;
Ekspert komissiyasi (EK) – korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarining, shu jumladan boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlarning qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va ularni arxivda saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo'yicha ishlarni tashkil etish va amalga oshirish uchun tashkil etiladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;
Ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) – davlat arxivlari, hududiy arxiv ishi boshqarmalarida boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlar qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va hujjatlarni arxivlarga saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo'yicha uslubiy va amaliy ishlarni o'tkazish hamda davlat arxivlarining jamlash manbai bo'lgan tashkilot, muassasa, korxonalarning Markaziy ekspert komissiyalari (MEK) va ekspert komissiyalari (EK) faoliyatiga rahbarlik qilish va uni muvofiqlashtirish uchun tuziladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;