Pentru încheierea contractelor

Formularele se gasesc pe site: wwwccajt.ro – Agenda Culturală

Persoane de contact:

Pentru informații diverse și deconturi: Olar Marinela - Tel: [phone] int. 23

0766090934

Pentru încheierea contractelor: Antal Flavia - Tel: [phone]

INSTRUCŢIUNI PRIVIND MODUL DE DECONTARE

„AGENDA CULTURALĂ A CONSILIULUI JUDEŢEAN TIMIŞ” 2018

CAPITOLUL I. CADRUL LEGISLATIV
1. LEGISLATIA PRIMARA

Acordarea sprijinului financiar și decontarea acțiunilor culturale aprobate se face în temeiul :

- Ordonanţei 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor, proiectelor şi acţiunilor culturale;

- Legea nr. 350/2005 privind regimul finanţărilor nerambursabile din fonduri publice alocate pentru activităţi nonprofit de interes general;

- Legea nr. 215/2001 a administraţiei publice locale – republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale Legii contabilității 82/1991 republicată;
2.LEGISLATIE COMPLEMENTARĂ:

- Legea 82/1991 contabilității;

- Legea 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe ;

- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice,

- Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice;

- Hotărârea nr.1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului cu modificările şi completările ulterioare;

- Hotărârea Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi și obligații ale personalului român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar actualizată;

- Legea 273/2006 privind finanțele publice locale;

- Ordonanta 119/1999 privind controlul intern și controlul financiar preventiv;

- Ordinul 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum și organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

- ORDIN nr. 923 din 11 iulie 2014 (*republicat*)pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv şi a Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu*);

- Legea 227/2015 privind Codul fiscal;

- LEGE nr. 287/ 2009 (**republicată**)(*actualizată*) privind Codul civil;

CAPITOLUL II. REGULI PRIVIND DERULAREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE

1. 
   ETAPA I - ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANȚARE NERAMBURSABILĂ.
   

Solicitanţii ale căror oferte culturale au fost selectate în vederea finanţării vor încheia un contract de finanţare cu instituția finanțatoare Consiliul Județean Timiș prin Centrul de Cultură și Artă al Județului Timis.

Părţile contractului de finanţare nerambursabilă au obligaţia de a semna contractul de finanţare înainte de începerea etapei de desfăsurare a proiectului/acţiunii culturale, conform datelor din cererea de finanţare nerambursabilă pentru oferte culturale.
1. Documentele prezentate în vederea semnării Contractului de finanțare:
a. Contractul de finantare (Anexa 1e - Ghid)- se descarcă de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro - AGENDA CULTURALA- 2018, în format PDF (nu se modifică sub nici o forma conținutul și formatul acestuia decât în spațiile prevăzute pentru completarea datelor cu caracter propriu);

b. Declarația de imparțialitate(Anexa 1 b – Ghid);

c. Descrierea proiectului cultural (Anexa 1 la Contract);

d. Bugetul de venituri și cheltuieli - graficul de finanțare(Anexa 2 la Contract);
Formularul de ”Buget Formă Finală”(Anexa 2 la contractul de finanțare) se descarcă de pe site-ul CCAJT - www.ccajt.ro - AGENDA CULTURALA- 2018 - se completează prin tehnoredactare computerizată de către beneficiarul finanțării, în două exemplare, obligatoriu la toate rubricile prevăzute de formular.

Se va respecta cu strictețe formatul formularului fără a se adăuga /șterge rânduri sau coloane și va conține doar cheltuieli eligibile, solicitate inițial în bugetul cererii de finanțare;

La punctul 1.1”Cheltuielile proiectului cultural” se vor înscrie cumulat (contribuția proprie + subvenția primită de la Consiliul Județean Timiș) sumele propuse cu realizarea evenimentului, pe categorii de cheltuieli, conform formularului, cu respectarea Anexei 1a la Ghid (Formular – Tip de propunere a proiectelor depus la CJ Timiș pentru obținerea finanțării)

La punctul 1.2 ”Veniturile proiectului cultural” se înscriu toate veniturile proiectului, separat pe sursa de venit (contribuția solicitantului + finanțarea nerambursabilă alocată de Județul Timiș prin Consiliul Județean Timiș ) și cumulat conform tabelului (atât valoric, cât și procentual).

Atenție! Totalul Cheltuielilor proiectului trebuie să fie egal cu totalul Veniturilor proiectului.
În cazul în care s-a aprobat o finanţare în cuantum mai mic decât cel solicitat, operatorii culturali au obligaţia de a depune un nou buget în limita sumei aprobate, fără a depăși procentele maximale impuse de prevederile legale, în original, întocmit în detaliu (noua structură a bugetului nu poate să depășească valorile pe categoriile de cheltuieli solicitate în bugetul inițial).


Graficul de finanțare (Anexa nr.2 – Contract – Buget Formă Finală, 2.Graficul de finanțare)- cuantumul şi eşalonarea tranşelor se fac în baza unui grafic de finanţare, în funcţie de
etapele de realizare, raportate la costurile organizatorice şi/sau durata şi evoluţia în timp a
activităţilor cuprinse în oferta culturală evaluată, şi se prevăd în contractul de finanţare.
Conform Ordonanţei 51/1998 actualizată și Procedurii operaționale CCAJT, acordarea finanțării se realizează într-o tranșă unică la finalizarea proiectului sau în funcţie de etapele de realizare ale proiectului, beneficiarul poate opta pentru acordarea a cel mult trei tranșe. Prima tranșă se acordă după semnarea contractului de finanţare, dar nu poate fi mai mult de 30% din valoarea finanţării acordate. Pentru acordarea primei tranșe, respectiv celei de-a doua tranșe, se vor prezenta următoarele documente: cerere prin care beneficiarul finanțării solicită acordarea acesteia, factura fiscală (Art. 6 pct. (2) din Ordonanta Guvernului nr. 51/1998), întocmită cu suma aferentă tranșei, copia contractului de finanțare și copia bugetului în formă finală, ambele cu mențiunea ”conform cu originalul”.

Ultima tranşă nu poate fi mai mică de 15% din totalul finanţării, conform art. 6 alin 1 pct.(5) din Ordonanţa Guvernului nr. 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a proiectelor culturale.

e. Dovada existenței contribuției beneficiarului pentru aportul propriu de 10%;

f. Certificat fiscal la zi;

g. Împuternicire notarială (din care să rezulte calitatea persoanelor cu drept de semnătură, pentru organizațiile non-profit (asociații, fundații, etc), numai pentru situațiile în care contractul de finanțare este semnat de către o altă persoană decât cea care, potrivit Statutului are acest drept.
Asociațiile non profit vor depune în plus: sStatutul, Sentința și Codul de înregistrare fiscală.

2. 
   ETAPA A II - A DECONTAREA CHELTUIELILOR
   

1. 
   Obligaţiile beneficiarului:
   

- să prezinte la sediul Centrului de Cultură și Artă al Județului Timiș, în termen de cel mult 30 de zile de la finalizarea proiectului, documentele justificative pentru bugetul aprobat al proiectului (atât pentru suma alocată de Consiliul Judeţean Timiş, cât şi pentru suma reprezentând contribuţia proprie de minim 10%).

- să utilizeze finanţarea nerambursabilă numai în scopul realizării proiectului.

- să nu comunice date, informaţii, înscrisuri false sau eronate.

- să implementeze proiectul pe proprie răspundere şi în concordanţă cu descrierea din cererea de finanţare, cu scopul de a atinge obiectivele menţionate.

- să nu utilizeze finanţarea nerambursabilă pentru activităţi generatoare de profit.

- să reflecte corect şi la zi, în evidenţele sale contabile, toate operaţiunile economico-

financiare ale proiectului şi să le prezinte Consiliului Judeţean Timiş sau/şi Centrului de Cultură și Artă al Județului Timiș prin intermediul căreia se desfăşoară finanţarea ori de câte ori îi sunt solicitate.

- să întocmească şi să prezinte autorităţii finanţatoare rapoartele solicitate şi orice alte date privitoare la derularea proiectului.

- să păstreze, conform prevederilor legale, toate documentele financiare care atestă desfăşurarea proiectului şi să accepte controlul şi verificările Consiliului Judeţean Timiş în legătură cu modul de utilizare a fondurilor ce constituie subvenţia primită.

- să notifice autoritatea finanţatoare (Beneficiarul se obligă să transmită Finanțatorului un număr de 30 invitații la evenimentele din cadrul proiectului cultural) înainte cu 10 zile lucrătoare, cu privire la perioada de desfăşurare a evenimentului, precum şi cu privire la o posibilă decalare sau anulare a evenimentului/proiectului cultural.

- să realizeze decontul de cheltuieli financiar-contabile pentru:

a) suma alocată de către Consiliul Judeţean Timiş;

b) suma reprezentând contribuţia proprie de minim 10% din cheltuielile eligibile.

- să realizeze decontul de imagine al proiectului care va conţine: dosar de monitorizare a presei, fotografii relevante, afişe, cataloage, caiet program, CD-uri, cărţi, albume sau orice alte tipărituri ale proiectului, precum şi, după caz, înregistrări video ale evenimentelor şi orice alte materiale ce relevă efectul pe care l-a avut proiectul.

- să permită Curţii de Conturi să exercite controlul financiar asupra derulării activităţii nonprofit finanţată din fonduri publice.

- să respecte în totalitate legislaţia din domeniul dreptului de autor, a mărcii înregistrate sau a altor drepturi de proprietate intelectuală, să suporte toate taxele ocazionate de vânzarea biletelor, de drepturi de autor şi drepturi conexe de autor. În acest sens, beneficiarul va exonera pe finanţator de orice prejudicii, reclamaţii sau acţiuni în justiţie ce au ca obiect încălcarea drepturilor de proprietate intelectuală, a mărcii înregistrate, a drepturilor de autor şi drepturilor conexe drepturilor de autor ce au legatură cu proiectul cultural finanţat.

2. 
   Eligibilitatea cheltuielilor
   

Categoriile de cheltuieli eligibile, stabilite pentru proiectele culturale în conformitate cu prevederile Ordonanţei Guvernului nr. 51/1998 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a proiectelor culturale, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 245/ 2001, cu modificările şi completările ulterioare sunt următoarele:

a) cheltuieli de realizare a acţiunii/proiectului cultural, precum costuri materiale şi servicii, costuri de producţie, închirieri de spaţii şi aparatură, onorarii, prestări servicii, premii şi altele asemenea;

b) achiziţionarea de dotări (altele decât mijloacele fixe) necesare derulării programului sau proiectului cultural;

c) cheltuieli ocazionate de cazarea şi transportul intern şi internaţional ale participanţilor/ invitaţilor;

d) alte cheltuieli specifice, precum realizarea de studii şi cercetări, consultanţă de specialitate, tipărituri, seminarii, conferinţe, ateliere de lucru, acţiuni promoţionale şi de publicitate;

e) cheltuieli de masă ale participanţilor şi/sau invitaţilor, în limita maximă aprobată, potrivit prevederilor legale, pentru invitatii secretarilor generali ai ministerelor;

f) diurnă pentru participanți, în aceleași condiții precum cele stabilite pentru salariații instituțiilor publice, acordată în situația în care nu se asigură cheltuieli prevăzute la lit.e);

g) cheltuieli de personal şi cheltuieli administrative, aferente perioadei de realizare acțiunii /proiectului/programului cultural;

Cheltuielile prevăzute la lit. b) se acoperă în limita unui procent de 20% din totalul finanţării nerambursabile acordate.

Cheltuielile prevăzute la lit. e) şi g) se acoperă, cumulat, în limita unui procent de 20% din totalul finanţării nerambursabile acordate.

3. 
   Regulile de prezentare a dosarului de decont de către beneficiarii finanțărilor nerambursabile
   

De la începutul dosarului spre finalul acestuia, documentele justificative vor avea următoarea ordine:

ORIGNAL:

1. 
   Cererea de decontare a proiectului – Anexa 5 – (Aceasta trebuie să fie redactată în original, cu număr de înregistrare de la beneficiar și cuprinde obligatoriu enumerarea tuturor documentelor prezentate la decont (OPIS) inclusiv cele referitoare la contribuţia proprie, respectând ordinea de pe buget și raportul financiar).
   
2. 
   Factura emisa de beneficiar/ contractant ( eliberată cu 1 zi înainte de depunerea decontului) - (original), întocmită în conformitate cu prevederile Codului fiscal (Legea 227/2015), art.319 și va cuprinde enunțul:„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....”;
   

Factura fiscală (Decont final - Exemplu: 1.„Cheltuieli privind manifestarea ................. conf.contr.nr.../....” suma de 10.000 lei, 2. Storno Tranşa I conf. FF.nr. /…… -3.000 lei, 3.Storno Tranşa a II-a conf.FF.nr…./…. -5.500 lei, TOTAL:1.500 LEI.

3. 
   Contractul de finanțare încheiat între Centrul de Cultură şi Artă al Județului Timiş și beneficiar – Anexa 1f Ghid – în original, numele şi prenumele, semnatura și viza (viza CFP, viza Juridic - dacă este cazul) reprezentanților legali ai operatorilor culturali;
   
4. 
   Declarația de imparțialitate – Anexa 1b - Ghid;
   
5. 
   Buget Formă Finală – Anexa nr.2 Contract , refăcut cu suma aprobată prin Hotărârea CJT nr.97/25.04.2018. Se întocmește de către beneficiar și se depune în original.
   

Raportul de activitate - Anexa nr.3 la Contract Timiș (în 3 exemplare: 1 pt. decont la Centrul de Cultură, 1 ex. pt. Serviciul Cultură din c adrul CJT și 1 ex. rămâne beneficiarului) – semnat de către reprezentantul legal al beneficiarului finanțării și va cuprinde date referitoare la perioada şi locul de desfăşurare a proiectului, număr participanţi/ beneficiari, raportul narativ, activităţile /acţiunile desfăşurate în cadrul proiectului, dovada publicităţii: afişe, invitaţii – în care să apare că programul a fost realizat din fonduri publice – Consiliul Județean Timiș, rezultate obţinute, indicatori precişi de performanţă şi de eficienţă, gradul de îndeplinire al obiectivelor propuse, contractele încheiate în vederea realizării evenimentului, partenerii, imagini de la eveniment, impactul şi posibilităţi de continuare a activităţii, confirmarea realizării evenimentului de către Serviciul Cultură, Învățământ, Minorități și Sport din cadrul Consiliului Județean Timiș (”Confirmăm că evenimentul a avut loc” numele și prenumele și semnătura persoanei delegate).

6. 
   Raportul financiar intermediar sau final - Anexa nr.4 Contract - Urmând structura bugetului de venituri și cheltuieli, Raportul financiar intermediar/final trebuie să menţioneze, pe categorii de cheltuieli, toate informaţiile cuprinse în documentele justificative, respectiv tipul, numărul, data, valoarea cheltuielilor efectuate și explicaţii cu referire la ceea ce reprezintă.
   
7. 
   Declarația pe proprie răspundere conform căreia proiectul nu a fost generator de profit (doar pentru decont final).
   

COPII XEROX :

8. 
   Documentele contabile justificative propuse spre decontare:
   

Fiecare document justificativ din cadrul dosarului de decont va fi prezentat în copie xerox certificată „Conform cu originalul”, alături de semnătura beneficiarului finanţării înscrisă pe fiecare pagină;

Documentele financiare justificative vor avea aplicate (pe documentul original și după aceea se face copia xerox) următoarele ștampile:

-”Bun de plată” data și semnătura - aplicată și semnată de reprezentantul legal - pe facturile de achiziție de produse sau servicii în original, bonurile fiscale de achiziții (se decontează doar acele bonuri cu valoare de până la 100 lei care conțin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor);

- ”Certificat în privința realității, legalității și regularității” - aplicată și semnată de către responsabilul de proiect sau o altă persoană desemnată de acesta – pe facturile de achiziție de produse sau servicii în original, pe statul de plată de colaborare, pe ordinul de deplasare, pe bonuri fiscale de achiziții.;

-„Vizat pentru control financiar preventiv”(în funcție de forma de organizare a beneficiarului finanțării – entitățile publice și alte instituții care, potrivit legii, au obligația de a organiza activitatea de control financiar preventiv) data și semnătura - aplicată și semnată de persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv - pe contracte, comenzi, facturile de achiziție de produse sau servicii în original, Statul de plată de colaborare, tabelul de diurnă, bonurile fiscale de achiziții (se decontează doar acele bonuri cu valoare de până la 100 lei care conțin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor).

-„Vizat oficiul juridic”- pentru beneficiarii, instituții în care există angajat un consilier juridic - se aplică și se semnează pe contractul de finanțare, contracte sau comenzi de achiziții publice.
ACHIZIȚII PUBLICE
Conform Legii 98/2016 privind Achizițiilor Publice, toate instituțiile au obligația de a face achiziții prin Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfasurare a achizitiilor publice - SICAP.

În cazul în care autoritatea contractantă nu identifică în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constată că prețul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziției este mai mare decât prețul pieței sau din motive tehnice imputabile SICAP nu este posibil accesul la catalogul electronic, atunci autoritatea contractantă poate realiza achiziția de la orice operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă (Art.43 alin.3).

Excepție de la utilizarea SICAP , Anexa 1 și 2 din Legea 98/2016.

Dovada SICAP (Sistemul Informatic Colaborativ pentru mediu performant de desfasurare a achizitiilor publice) certificată de responsabilul din cadrul unității și aprobată de reprezentanul legal.

1.1.Costuri de producție (totalitatea costurilor legate de asigurarea logisatică a producției și a desfășurării evenimentului)
Documente justificative:

În cazul în care prestatorul este persoană juridică/PFA:
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............pentru proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d. Nota de recepţie(NIR), bonul de consum, avizul de însoțire a mărfii - dacă este cazul;

e.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță/dispoziție de plată prin casierie;

f. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

g.Proces verbal de recepție a serviciului prestat;
În cazul persoanelor fizice (contracte în baza Codului civil) - remunerații:
a.Contractul de prestări servicii încheiat în baza codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare.

b. Copie act identitate colaborator;

c. CV-ul colaboratorului.

d. Proces verbal de recepție a serviciilor prestate;

e.Statul de plată a remunerațiilor cu înscrierea clară a sumelor brute, cu reținerea la sursă a impozitului pe venit și a sumei nete care urmează a fi încasată de titularul contractului.

f.Dovada plății colaboratorului/obligații - ordin de plată/ dispoziție de plată prin casierie sau semnătura de primire a colaboratorului pe statul de plată;

g. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

1.2.Închirieri de spații și aparatură
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate;

d. Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

e. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

f. Proces verbal de predare - primire ;

g. Proces verbal de recepție a serviciului prestat;

1.3.Cheltuieli cu onorarii (Drept de autor Legea nr.8/1996)
Documente justificative:
a.Contractul de drept de autor/drepturi conexe, cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare.

b.Copie act identitate al titularului dreptului de autor/conex;

c. CV-ul colaboratorului.

d. Proces verbal de recepție a operei;

e. Statul de plată a onorariilor, cu înscrierea clară a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit și a sumei nete care urmează a fi încasată de titularul dreptului de autor/conex;

f.Dovada plății titularului/obligațiilor - ordin de plată/dispoziție de plată prin casierie sau semnătura de primire a colaboratorlui pe statul de plată;

g. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

1.4.Premii
Premii în bani

Documente justificative:
a. Regulamentul de desfășurare a concursului și acordare a premiilor;

b. Decizia privind componența comisiei de jurizare;

c. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toți componenții comisiei de jurizare;

d. Statul de plată a premiilor cu înscrierea clară a sumelor brute, a impozitului pe premii (tot ce depăşeşte suma de 600 lei conform codului fiscal) și a sumei nete care urmează a fi încasată de titularul premiului;

e. Copie C.I. sau Certificat de naștere (Împuternicire notarială);

f. Dovada plății titularului premiului /obligațiilor - ordin de plată/ dispoziție de plată prin casierie sau semnătura de primire a titularului premiului pe statul de plată;

g. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;
Nota: Nu se acordă premii persoanelor juridice;

Premii în obiecte specifice manifestării

Documente justificative:
a. Regulamentul de desfășurare a concursului și acordare a premiilor;

b. Decizia privind componența comisiei de jurizare;

c. Proces verbal de acordare a premiilor, semnat de toți componenții comisiei de jurizare;

d. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

e. Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

f. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea produselor achiziționate cantitativ și valoric;

g.Nota de recepţie(NIR), bonul de consum, avizul de însoțire a mărfii - dacă este cazul;

h.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță/dispoziție de plată prin casierie;

i. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

j.Tabel semnat cu distribuţia premiilor.

1.5.Tipărituri (cărți, reviste, albume, cataloage, etc)
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d. Nota de receptie(NIR), bonul de consum, avizul de însoțire a mărfii - dacă este cazul;

e.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanţă;

f. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

g.Proces verbal de recepție a serviciului prestat/produse finite (tipăriturile)

h.Exemplar Carte, Album, Catalog (Obligatoriu textul „Acţiune cofinanțată de Consiliului Județean Timiș);

i.Tabel cu distribuția cărții, cataloagelor, albumelor.

j.Declarație pe proprie răspundere că s-au distribuit gratuit în cadrul evenimentului.

1.6.Realizare de studii și cercetări
Documente justificative:
a.Contractul de servicii / drept autor , cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare.

b.Copie act identitate;

c. CV-ul realizatorului studiului.

d. Proces verbal de recepție a serviciului prestat/a lucrării realizate;

e. Statul de plată cu înscrierea clară a sumelor brute, a cotei forfetare, a impozitului pe venit și a sumei nete care urmează a fi încasată de colaborator;

f.Dovada plății titularului/obligațiilor - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță/dispoziție de plată prin casierie sau semnătura de primire a colaboratorului pe statul de plată;

g. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

1.7.Transport intern sau internațional
Documente justificative:
Serviciile de transport prestate de către o firmă specializată
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

e. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

f. Proces verbal de recepție a serviciului prestat;

g.Tabel nominal cu persoanele transportate.
Serviciile de transport cu mijloacele de transport în comun
a. Ordin de deplasare;

b. Dispoziție de plată;

c. Copie C.I./Pașaport;

d.Biletul de avion/tren/autobuz, microbuz etc.
Transportul cu autoturismul proprietate personală (consumul stabilit prin HG 1860/2006, actualizată)
a.Ordinul de deplasare completat și vizat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile (se detaliază pe verso,după caz, numele persoanelor însoțitoare )

b. Dispoziție de plată;

c. Copie C.I./Pașaport, talonul maşinii,

d. Bonul de combustibil din ziua deplasării/ ziua precedentă deplasării;

Decontarea transportului efectuat cu mijloace auto proprii se face pe baza consumului de combustibil de 7,5 litri pentru 100 km.

În condițiile în care transportul extern se face cu mijloace proprii şi nu rezultă din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declarație pe proprie răspundere privind activitatea desfășurată, numărul de persoane care au făcut deplasarea, traseul parcurs cu menționarea punctelor importante, numărul de zile petrecute în străinătate pentru desfăşurarea proiectului, care trebuie semnată de către acesta.
Transportul cu un autoturism aflat în proprietatea sau în folosința beneficiarului
a.Ordinul de deplasare completat și vizat în conformitate cu prevederile OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile (se detaliază pe verso,după caz, numele persoanelor însoțitoare )

b. Dispoziție de plată;

c. Copie C.I./Pașaport, talonul mașinii,

d. Bonul de combustibil;

e. Copie după foaia de parcurs
Cheltuieli conexe transportului extern
Cheltuielile cu viza, asigurarea de sănătate, taxe de drum și taxe de parcare etc.

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ tichete/ bonuri/ vouchere pentru taxele de drum/ autostradă, vignete, taloane de parcare/chitanță/dispoziție de plată prin casierie
1.8.Cazare (3 stele sau margarete)
Documente justificative:
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

Se vor respecta condițiile de confort (nr. de stele, nr. de margarete) precizate în HG 1860/2006 – cazare în hoteluri de maximum trei stele sau pensiuni de maximum trei margarete. În cazul în care cazarea se face într-o structură de primire turistică de confort superior celei de 3 stele/margarete, se decontează numai 50% din tariful de cazare perceput

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate;

d.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

e. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

f. Diagramă cazare;

g.Tabelul participanților/invitaților/echipă de proiect

h. Invitație nominalizată/Regulament de desfășurare a concursului/proiect;
1.9.Masa/Diurna
Documente justificative:
În cazul cheltuielilor de masă
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) reprezentând contravaloarea mesei servite cu detalierea cantitativ și valoric a meniurilor consumate (conform ofertă);

d.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

e. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

f. Pontajul de masă cu numele persoanelor/invitaților care au servit masa și poziția acestora în proiect ;

g. Invitație nominalizată/Regulament de desfășurare a concursului/proiect;
În cazul acordării diurnei
a.Invitație nominalizată/Regulament de desfășurare a cocursului/proiect;

Diurna se acordă în condițiile legii, pentru toate persoanele participante la proiect, cu prezentarea listei nominale a beneficiarilor de diurnă, copii după actele de identitate ale acestora, stat de plată a diurnei cu semnăturile beneficiarilor (dacă diurna se plătește în numerar) întocmit de organizația care implementează proiectul pentru care a obținut finanțare):

- la nivelul maxim de 17 lei/zi/persoană pentru deplasările interne, conform HG 1860/2006, cu modificările și completările ulterioare;

- la nivelul maxim prevăzut de HG 518/1995 pentru deplasările în străinătate;

În condițiile în care nu rezultă din nici un document data trecerii frontierei, beneficiarul va întocmi o declarație pe proprie răspundere privind activitatea desfășurată, numărul de persoane care au facut deplasarea, numărul de zile petrecute în străinătate pentru desfăşurarea proiectului, care trebuie semnată de către acesta.

b.Statul de plată al diurnei confirmat la locul evenimentului.
1.10.Achiziționarea de dotări necesare derulării proiectului cultural
Documente justificative:
Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d. Nota de receptie(NIR),fișa obiectului de inventar în folosință;

e.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță/dispoziție de plată pr in casierie;

f. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

1.11.Prestări servicii (altele)
Documente justificative:
În cazul în care prestatorul este persoană juridică/PFA
a. Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ pentru proiectul cultural ...... cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate;

d.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

e. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

g. Proces verbal de recepție a serviciului prestat;
In cazul serviciilor de Organizare de evenimente se va solicita furnizorului dovada legală ca are ca obiect de activitate acest gen de servicii. De asemenea, se va prezenta un deviz detaliat cu toate tipurile de cheltuieli realizate, conform caietului de sarcini (solicitării scrise) al beneficiarului.


În cazul persoanelor fizice (contracte în baza Codului civil) - remunerații:
a.Contractul de prestări servicii încheiat în baza codului civil, cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului......... pentru proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare.

b. Copie act identitate colaborator;

c. CV-ul colaboratorului.

d. Proces verbal de recepție a serviciilor prestate;

e.Statul de plată a remunerațiilor cu înscrierea clară a sumelor brute, cu reținerea la sursă a impozitului pe venit și a sumei nete care urmează a fi încasată de titularul contractului.

f.Dovada plății colaboratorului/obligații - ordin de plată/ dispoziție de plată prin casierie sau semnătura de primire a colaboratorului pe statul de plată;

g. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;
1.12.Costuri materiale (altele)
Documente justificative:
Dovada procedurilor de selecție:

- nota justificativă/proces verbal de evaluare oferte;

- dovada SICAP sau 3 oferte;

b.Contract/comandă, după caz - încheiat cu respectarea prevederilor legale, în care se menționează clar obiectul contractului............ proiectul cultural........ cofinanțat de CJ Timiș, durata determinată a contractului, modalitatea de plată, termenul de livrare;

c. Factura fiscală (internă sau externă) cu detalierea serviciilor prestate/prod. achizit. cantitativ și valoric;

d. Nota de receptie(NIR), bonul de consum, avizul de însoțire a mărfii - dacă este cazul;

e.Dovada plății - ordin de plată/ bon fiscal/ chitanță;

f. Extras de cont, dacă plata s-a făcut prin bancă/ registru de casă dacă plata s-a făcut prin casierie;

g.Proces verbal de recepție a serviciului prestat , dacă este cazul;

h.Un exemplar din materialele promoționale (afișe, pliante, broșuri, diplome, invitații), Obligatoriu Sigla Consiliului Județean Timiș și „Acțiune cofinanțată de Consiliului Județean Timiș”);

i.Declarație pe proprie răspundere că materialele promoționale s-au distribuit gratuit în cadrul evenimentului.

9. 
   Decontul de imagine al proiectului va conţine: dosar de monitorizare a presei, fotografii relevante, afişe, cataloage, caiet program, CD-uri, cărţi, albume sau orice alte tipărituri ale proiectului, precum şi, după caz, înregistrări video ale acţiunilor şi orice alte materiale ce relevă efectul pe care l-a avut proiectul.
   
10. 
    Materiale promoționale realizate în cadrul proiectului: căte un exemplar din fiecare tip de material produs (în cazul panourilor outdoor se vor depune fotografii ale acestora), trebuie accentuat că programul / proiectul / acţiunea este co-finanţat de Consiliul Județean Timiș (dacă nu este respectat acest criteriu, decontul nu este acceptat).
    
11. 
    CD – foto/video realizate ca obiect al contractelor de cesiune drepturi de autor, sau conexe, sau de prestări servicii.
    
12. 
    Documentele justificative externe, emise de către un prestator din afara României către beneficiarul finanțării, se vor prezenta la decont însoțite de traducere efectuată de un traducător autorizat, semnată și ștampilată.
    
13. 
    Contribuția beneficiarului ÎN CUANTUM DE minim 10% trebuie justificată cu documente (FACTURI, Bonuri fiscale cu valoare de până la 100 lei care conțin obligatoriu codul fiscal al beneficiarului introdus electronic de furnizor, Nota de recepție, Bonul de consum - vizate ”conform cu originalul”, Comandă, Contract).
    

Dosarul se depune la secretariatul Centrului de Cultură, de luni până joi între orele 9-15, vineri între orele 9-13.

În momentul depunerii dosarelor de decont, acestea vor primi un număr de intrare în CCAJT, aplicat pe adresa de înaintare a documentației (cererea de decontare a proiectului), emisă de beneficiar. La finalizarea verificării dosarului de decont, beneficiarii vor fi notificați în legătură cu rezultatul verificării prin poșta electronică. Astfel, beneficiarii sunt rugați ca, în contractul de finanțare, să comunice o adresă de email valabilă, ce va fi folosită pe tot parcursul procesului de evaluare și decontare a finanțării nerambursabile.

Verificarea dosarului se face în termen de 5 - 10 zile de la depunere.

În cazul în care dosarul este incomplet, beneficiarii au obligația de a depune documentele lipsă sau eronat întocmite în cel mult 5 zile.


Atenție!

Nerespectarea ordinii documentelor în dosarul de decont poate atrage returnarea documentației ca urmare a nerespectării condițiilor de întocmirea menționate în instructiuni (Aranjarea documentelor se face în ordinea cheltuielilor eligibile după formularul Bugetul Formă Finală Anexa nr.2 Contract).


Nota:

1. 
   Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate. Instrumentele de plată trebuie să fie însoţite de documentele justificative. Aceste documente trebuie să certifice exactitatea sumelor de plată, recepţia bunurilor, executarea serviciilor, conform angajamentelor legale încheiate.
   

2. 
   Angajarea cheltuielilor planificate pentru realizarea proiectului/acțiunii ÎNCEPE ÎN MOD OBLIGATORIU DUPĂ DATA SEMNĂRII CONTRACTULUI DE FINANȚARE NERAMBURSABILĂ, cu excepţia fondurilor financiare cheltuite de beneficiar pentru continuarea programului, în limita plafonului de cofinanţare de minim 10% ȘI SE ÎNCHEIE ÎN MAXIM ULTIMA ZI A EVENIMENTULUI. Excepție de la cele mai sus fac PLATA onorariilor, cazarea și masa care se pot achita și după eveniment, în cel mult 5 ZILE.
   

3. Formularul de ”CONTRACT DE FINANȚARE NERAMBURSABILĂ”(Anexa 1e - Ghid), se descarcă de pe site-ul CCAJT –www.ccajt.ro - AGENDA CULTURALA- 2018, în format PDF (nu se modifică sub nici o forma conținutul și formatul acestuia decât în spațiile prevăzute pentru completarea datelor cu caracter propriu).

4. Formularele standard de întocmit sunt afișate pe site-ul CCAJT, wwwccajt.ro, în format Word se tehnoredactează computerizat cu ARIAL 12, în limba română, semnate de către reprezentantul legal al solicitantului.
5. Documentele justificative emise de furnizorii bunurilor și serviciilor din afara granițelor României, pe numele beneficiarului/ partenerilor finanțării sau către participanţii la proiect, vor fi prezentate în dosarul de decont împreună cu dovada plății lor, dar însoţite de traducerea în limba română, efectuată de un traducător autorizat, semnate şi ştampilate de acesta, nefiind necesară legalizarea lor de către un notar public.