“Persona Non Grata” Status for Campus Visitors

---

 

3341-6-36 

“Persona Non Grata” Status for Campus Visitors. 

 

 

Applicability 

 

All University units 

 

Responsible 

Unit 

 

The Vice President for Finance and 

Administration 

 

Policy 

Administrator 

 

The Vice President for Finance and 

Administration 

 

(A) 

Policy Statement and Purpose 

 

BGSU is authorized by law to regulate the use of university premises so 

that the university’s educational objectives and programs can be pursued 

in an orderly manner. Accordingly, BGSU adopts this policy.  

 

(B) 

Policy 

 

(1) 

Definitions 

 

(a) 

“Persona non grata” means a visitor whose behavior has 

been determined to be detrimental to the university 

community and who is not permitted to be present on the 

university premises. A person who is persona non grata is 

subject to prosecution for trespass should he or she be 

found on the university premises.  

 

(b) 

“Visitor” means any person who is neither a currently 

enrolled student nor an employee. This definition includes 

persons enrolled at the university in the past but who have 

graduated, transferred, or who are not enrolled for the 

current academic term. It includes former employees. The 

term “visitor” does not include any person who is subject to 

the jurisdiction of the Student Code of Conduct or the 

disciplinary processes applicable to employees. Where a 

person’s status is in doubt the university may commence 

action against that person under this policy and then later 

---

3341-6-36 

 

2 

 

refer the matter to the appropriate procedure if the person is 

later determined to be a student or employee. 

 

(c) 

“Behavior detrimental to the university community” 

includes but is not limited to actions by a visitor which (a) 

disrupt or interfere with university operations or programs 

or which pose a reasonably foreseeable risk of doing so, (b) 

are offenses against persons or property, (c) violate a 

previous legitimate order given by a university official, or 

(d) are a continuing violation of university rules and 

regulations after notice of the rules has been given. The 

actions listed above do not include the exercise of free 

speech or the right to assemble peaceably.  

 

(2) 

Authority and Delegation 

 

Only the university President or his/her designee has the authority 

to declare a person persona non grata. For purposes of this policy 

the university President delegates responsibility for issuing persona 

non grata orders to the Vice President for Finance and 

Administration (hereafter “the Vice President”). 

 

(3) 

Determination, Notice, and Hearing 

 

(a) 

Notice of Persona Non Grata Status. 

A campus visitor engaging in behavior detrimental to the 

university community shall be served with notice that such 

behavior is not acceptable and as a consequence the person 

is barred from the university premises for the period 

specified in the notice. A notice of persona non grata status 

may be approved only by the university President or the 

President’s designee who is  the Vice President. The 

restrictions imposed by persona non grata status shall take 

effect upon service of the notification on the visitor being 

placed on persona non grata status. 

 

(i) 

The notice shall contain: 

 

(a) 

Name and last known address of the visitor. 

 

---

3341-6-36 

 

3 

 

(b) 

A statement of the unacceptable behavior 

necessitating the persona non grata order. 

 

(c) 

A statement that the individual is persona 

non grata and thus is barred from being on 

the university premises. The person shall be 

informed that this status shall continue until 

the date specified or until the order is 

modified following the hearing provided for 

in this section.  

 

(d) 

A statement that the person is entitled to a 

hearing to be conducted before the 

university Vice President. Following the 

hearing the Vice President shall make a 

determination of whether or not to maintain 

the visitor on persona non grata status.  

 

(e) 

The name, office phone, and office location 

of the Vice President. 

 

(f) 

That individual must contact the Vice 

President to request a hearing date and to 

confirm attendance at the hearing within five 

business days of the notice. 

 

(g) 

A warning that the individual’s failure to 

confirm attendance at a hearing with the 

Vice President within five business days of 

the notice may result in a determination as to 

persona non grata status being made without 

the accused individual being present. 

 

(h) 

Notices must be reviewed by university 

General Counsel before they are issued. 

 

(b) 

Hearing and Procedure 

 

(i) 

A visitor subject to a persona non grata order may 

request a hearing before the Vice President. The 

hearing may be held at any convenient place 

---

3341-6-36 

 

4 

 

selected by the Vice President. At that hearing the 

visitor may challenge the grounds for issuing the 

persona non grata order; the evidence against him or 

her; confront any witnesses; and present evidence 

including witnesses on his or her behalf. If the 

visitor chooses not to be present or participate, the 

visitor may be deemed to have waived the hearing 

or the process may proceed at the discretion of the 

Vice President. 

 

(ii) 

The visitor may be accompanied by another 

individual who may serve in an advisory capacity 

but who may not participate directly in the hearing. 

 

(iii) 

The Vice President shall hear and weigh all 

evidence presented. To continue the accused visitor 

on persona non grata status the Vice President must 

find by a preponderance of the evidence that the 

accused visitor engaged in the behavior alleged and 

that the alleged behavior is detrimental to the 

university community. If such a finding is made, the 

Vice President may take into consideration the 

reasons for such behavior and the likelihood of its 

recurrence. Based on these findings and 

considerations, the Vice President may continue the 

visitor on persona non grata status for a period of up 

to two years subject to conditions that the Vice 

President finds reasonable to allow the university’s 

operations or programs  to be conducted free from 

undue disruption or interference. 

 

(c) 

Notification of Hearing Decision. 

 

Notification shall occur, when possible, upon the 

conclusion of the hearing. If not given at the conclusion of 

the hearing, notice of the hearing outcome shall be given 

within ten business days. Notice shall be provided by the 

best means available to the last known address on file with 

the university. Receipt of the notice should be verified 

when possible.  

 

---

3341-6-36 

 

5 

 

(d) 

Review by the President. 

 

(i) 

Following a hearing, a visitor subject to a persona 

non grata order may submit a written request for 

review to the President. The request must be 

submitted to the President within ten business days 

of the date on the notice of decision by the Vice 

President. 

 

(ii) 

The President’s review shall be limited to a review 

of the record developed before the Vice President. 

The President shall not consider any facts not 

presented to the Vice President at the hearing unless 

it is shown that these facts were not available to the 

visitor at the time of the hearing and could not have 

been discovered by the visitor through reasonable 

diligence in time for the hearing. The President’s 

review of that record shall be limited to:  

 

(e) 

Determining whether there is adequate factual support in 

the record to support the conclusion reached by the Vice 

President. 

 

(f) 

An examination of procedural errors which may have 

occurred in the persona non grata determination process. 

 

(iii) 

The persona non grata status shall remain in effect 

pending the President’s decision on the review. The 

President or designee shall render his or her 

decision within ten business days of receipt of the 

request for review. The President’s decision shall be 

final. 

 

(4) 

Modification of a Persona Non Grata Order: 

 

Persona non grata status continues without interruption until 

modified in writing by the university Vice President. During the 

time that the persona non grata status is in effect, the Vice 

President may in his or her sole discretion modify or rescind the 

order to grant permission for entrance of the person declared 

persona non grata to enter onto specified university location(s) for 

---

3341-6-36 

 

6 

 

a specified purpose and limited period of time. The decision 

whether to modify or rescind an order during its original effective 

period shall be final and not subject to review or appeal under this 

policy. 

 

Registered Date: March 17, 2015