Prosessimallintaminen mielenterveystyön kehittämisessä Johdanto

Artikkeli / Anri Mihailov

Prosessimallintaminen mielenterveystyön kehittämisessä

Johdanto

Parhaissa organisaatioissa on jotain erityistä.
Jotain prosessien ja käytäntöjen yläpuolella olevaa.
Kyse ei siitä mitä ne tekevät,
vaan siitä kuinka ne tekevät.

Palveluprosessien kehittäminen on yksi sosiaali- ja terveyspalvelujen toiminnan kehittämisen keino. Prosessien kehittämistyöllä voidaan tähdätä toiminnan tehostamiseen esimerkiksi päällekkäisiä työvaiheita poistamalla. Sillä voidaan myös tähdätä toiminnan laadun ja palvelutason parantamiseen, ongelmatilanteiden hallintaan sekä kustannussäästöjen aikaansaamiseen. Prosessien kehittäminen johtaa hyvin usein uuteen tapaan toimia.

Prosessit ja niiden mallintaminen

Prosessi nähdään asiana, joka kehittyy ja muodostaa kehittyessään jotakin uutta. Prosessi määritellään usein joukoksi toisiinsa liittyviä toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla saadaan aikaan toiminnan tulokset. Toimiakseen vaikuttavasti organisaation on tunnistettava ja johdettava useita toisiinsa liittyviä ja vuorovaikutteisia prosesseja. Prosessi on siis toimintojen ketju, joka kertoo sen kuka, mitä, miten ja milloin tekee.

Prosessit toimivat toimintojen kehittämisen rakenteina. Niitä voidaan kuvata graafisesti mallinnusohjelmien avulla. Kuvauksessa prosessin toiminnot kuvataan sovituilla symboleilla. Kuvauksen avulla pystytään havainnoimaan toimintojen etenemistä sekä toimintojen välisiä riippuvuuksia. Niistä pystytään näkemään prosessin eri vaiheiden ongelmakohtia ja päällekkäisyyksiä sekä korjaamaan niitä. Prosessit tuovat siis järjestystä kaaokseen. Mikäli organisaation toimintatapoja ei ole kuvattu selkeästi, jokainen toimii omalla tavallaan. Seurauksena siitä on tehottomuutta ja vaihtelevaa laatua. Prosessiajattelun tarkoituksena onkin selkeyttää ajattelua ja yhteisiä toimintatapoja. Prosessikuvaus on tavallaan yhteinen sopimus toimintatavasta.

Prosessimallintaminen ei ole pelkästään mallinnuspiirroksen tuottamista. Prosessimallinnukset (-kuvaukset) kertovat, mitä asiakkaalle tapahtuu prosessissa. Mallinnuksissa määritellään, kuka on prosessin asiakas, miten asiakas ohjautuu palvelun piiriin, miten palvelu käynnistyy, millaisten vaiheiden kautta prosessi etenee, miten kauan prosessi kestää ja ketkä ovat keskeiset toimijat prosessissa. Mallintaminen tekee työstä tavoitteellisempaa ja läpinäkyvämpää. Prosessista tulee myös helpommin ymmärrettävää ja hallittavaa.

Mallintamisessa lähdetään liikkeelle kokonaisuuden hahmottamisesta. Ensin tulee tunnistaa prosessin isommat kokonaisuudet ja jakaa sitten prosessi pienempiin osakokonaisuuksiin. Itse mallintaminen lähtee liikkeelle asiakkaasta ja hänen tarpeistaan. Toiminnassa mietitään, millaisilla toiminnoilla tai palveluilla asiakkaan tarpeet voidaan tyydyttää, suunnitellaan prosessi, jolla saadaan aikaan halutut toiminnot tai palvelut sekä selvitetään mitä tarvitaan prosessin toteuttamiseen.

Hyvä prosessikuvaus sisältää prosessin kannalta kriittiset asiat, se esittää asioiden välisiä riippuvuuksia, auttaa ymmärtämään sekä kokonaisuutta että omaa roolia tavoitteiden saavuttamisessa, edistää prosessissa toimivien ihmisten yhteistyötä ja antaa mahdollisuuden toimia joustavasti tilanteen vaatimusten mukaan.

Prosessimallintaminen osana kehittämistä

Prosessimallintaminen on työtapa, jolla voidaan kuvata kehitettävää toimintaa. Mallintaminen on kuitenkin vasta alku kehittämisprosessille. Mallintaminen avaa työn sisältöä ja auttaa havainnoimaan kehitettäviä kohteita sekä yhteistyön mahdollisuuksia. Prosessikaavio on hyvä keskustelun pohja työn kehittämiselle ja työn näkyväksi tekemiselle. Prosessimallinnus on konkreettinen tapa kuvata muutoin niin abstraktia työtä.

Prosessimallintaminen vaatii organisaatiossa mallintajan, joka omaa prosessiajattelun ja mallintamisen lainalaisuudet sekä pystyy hyödyntämään mallintamiseen käytettävissä olevia mallinnusohjelmia. Mallinnustyö vaatii alussa opettelua, mutta nopeutuu, kun mallinnusprosessin ja käytettyjen työvälineiden käyttö rutinoituu. Prosessikuvausten teossa on lisäksi ehdottomasti oltava mukana kohdealuetta tuntevia ihmisiä, jotka tuntevat hyvin mallinnettavan kohteen. Mallintaminen on yhteinen kieli prosessiin ja sen kehittämiseen liittyville osapuolille.

Mallintamisprosessi keskusteluineen auttaa ymmärtämään toisten ammattilaisten työtä sekä paikantamaan omaa työskentelyä suhteessa kokonaisuuteen. Malli tekee työn näkyväksi, ja parhaimmillaan selkeyttää työprosesseja ja toimii niille raamina. Mallinnuksia käytetään muun muassa perehdyttämiseen, koulutukseen, toimintaa tukevien tietojärjestelmien kehittämiseen, työn kuormituksen mittaamisessa, työnjaon ja vastuiden selkiyttämisessä sekä resurssitarpeiden, ongelmatilanteiden ja päällekkäisyyksien selvittämisessä.

Mielenterveysprosessin kehittäminen Mikkelin Seudun sosiaali- ja terveystoimessa

Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi aloitti toimintansa 1.1.2012. Seudullisen sosiaali- ja terveystoimen tehtävänä on edistää yhteistoiminta-alueen asukkaiden hyvinvointia ja terveyttä. Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen aloittaessa muodostui neljä palvelutuotantoyksikköä (Mikkeli, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa), jotka tuottavat kuntalaisten peruspalvelut osaksi itsenäisesti ja osaksi yhteistyössä toistensa kanssa.

Seudullisen yhdistymisvaiheen aikoihin palvelutuotantoyksiköiden toimintatavat sekä palvelutuotantorakenne olivat erilaisia. Tämä aiheutti hämmennystä sekä ammattilaisissa että asiakkaissa. Palvelutuotantoyksikköjen kunnat yhteistyössä Arjen Mieli-hankkeen Etelä-Savon osahankkeen kanssa päättivät keväällä 2012 pyrkiä selkeyttämään ja yhtenäistämään toimintamalleja ja –prosesseja muun muassa mielenterveysasiakkaan osalta.

Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen Mielenterveyspotilaan hoitoketjutyöskentelyä varten perustettiin kehittämistyöryhmä, johon kuuluivat Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimessa työskentelevät mielenterveysalan ammattilaiset Mikkelistä, Kangasniemeltä, Mäntyharjulta ja Pertunmaalta. Työryhmän vetäjänä toimi Arjen Mielen Etelä-Savon koordinaattori. Hän toimi lisäksi työryhmän apuna prosessien mallintamisessa. Mielenterveyspotilaan hoitoketjumallintamisen lisäksi työryhmä sai tehtäväkseen laatia Seudulliseen Terveyspalvelujen toimintakäsikirjaan mielenterveyshoidon osuuden. Toimintakäsikirja valmistui vuoden 2012 lopussa.

Etelä-Savossa prosessimallintamisen välineeksi valikoitui QPR Process Guide –mallinnusohjelma. QPR on valtakunnallisesti yleisesti käytössä olevat prosessien kuvausmalli. Kyseinen mallinnusohjelma on sekä Etelä-Savon sairaanhoitopiirin että Mikkelin kaupungin henkilöstön käytössä. Ohjelmiston avulla toiminnoista mallinnetaan ne, jotka tapahtuvat 80 %:ssa tapauksista. Poikkeuksena ovat organisaation kannalta erityisen tärkeät prosessit kuten esimerkiksi lailla säädellyt prosessit. Jokaisen toimijan prosessi mietitään mallintaessa erikseen ja eri toimijoiden prosessit yhdistetään samaan, yhteiseen malliin. Prosessiin voidaan lisäksi linkittää erilaisia toimintaohjeita, linkkejä yms.

Kehittämistyöryhmä kokoontui yhteensä kahdeksan kertaa mallintaen alueen mielenterveyspotilaan hoitoketjuja (akuuttipotilaan hoitoketju, pitkäaikaispotilaan hoitoketju). Työryhmässä eri toimintayksiköiden prosessit ensin avattiin, kuvattiin ja niitä yhtenäistettiin. Tapaamisissa käytiin keskustelua alueen palveluista, prosesseista ja toimintatavoista. Ryhmän jäsenet kokoontuivat yhteisten tapaamisten välillä joko koko ryhmänä tai pienryhmissä valmistelemaan omia prosessiosakokonaisuuksia. Työryhmän jäsenet esittelivät mallinnuksen aikana aktiivisesti työn tuloksia omissa seudullisissa työryhmissään tuoden kommentteja ja korjausehdotuksia jatkotyöskentelyä varten. Kehittämistyöryhmä tuotti prosessit ja niiden sisällöt mallintajan tehdessä näkyväksi työryhmän tuotoksen. Valmiita malleja käytiin läpi yhdessä työryhmässä ja toimintaprosesseja yhtenäistettiin.

Seudullisten mielenterveyspalvelujen mallintaminen toi näkyväksi mielenterveyspalvelujen kirjoa alueella. Aluksi kaoottisen oloinen palvelukirjo selkiytyi, alueelle luotiin yhtenäinen tapa toimia sekä määriteltiin tietty minimipalvelutaso. Yhtenäistämällä toimintaprosesseja asiakkaiden saamaa palvelua eri kunnissa pystyttiin yhdenmukaistamaan. Mallinnuksen avulla pystyttiin havainnoimaan mm. se, että yhdeltä palvelutuotantoyksiköltä puuttui olennainen osa mielenterveysasiakkaiden palveluista. Prosesseja mallintaessa kyseisen palvelutuotantoyksikön kohdalla palvelun kohdalla oli tyhjä tila. Muilla palvelutuotantoyksiköillä kyseinen palvelu oli käytössä. Tuo tyhjä tila havainnollisti kuntapäättäjille sen, että kyseisessä palvelutuotantoyksikössä mielenterveysasiakkaat ovat eriarvoisessa asemassa verrattuna muihin alueen palvelutuotantoyksiköihin. Valmiin, yhtenäisen mallin avulla pystyttiin kuntapäättäjille perustelemaan palvelun tarve ja näin saamaan kyseinen palvelu kyseisen kunnan asiakkaille.

Kehittämistyöryhmän tuotoksen pohjalta koottiin Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen Seudulliseen terveyspalvelujen toimintakäsikirjaan mielenterveysasiakkaan osio, johon myös laaditut prosessimallinnukset liitettiin. Toimintakäsikirjan ammattilaisversio valmistui vuoden 2012 lopussa. Keväällä 2013 toimintakäsikirjasta valmistuu sähköinen kuntalaisversio. Mielenterveysasiakkaiden prosessien mallintaminen seudullisena jatkuu edelleen. Sosiaali- ja terveystoimen Mikkelin palvelutuotantoyksikkö on asettanut vuoden 2013 tavoitteekseen mielenterveys- ja päihdepalvelujen palvelurakenteen selkiyttämisen. Prosessien kehittäminen ja mallintaminen soveltuu tähän hyvin. Vuoden 2014 alusta alkaen mielenterveys- ja päihdetyötä pyritään tekemää Mikkelissä entistä asiakaslähtöisemmin.

Kirjallisuutta:

Karvinen, Timo 2009. Kilpailukykyä prosessien hallinnasta.

Laamanen, Kai 2002. Johda liiketoimintaa prosessien verkkona — ideasta käytäntöön. 6. painos.

Laamanen, Kai 2005. Johda suorituskykyä tiedon avulla — ilmiöstä tulkintaan.

Laamanen, Kai 2012. Prosessien kehittäminen Suomessa. Tavoitteet, toimenpiteet, vastuut.

Manssila, Sonja 2011. Ulkoaohjattu prosessimallinnus kuntien peruspalveluiden kehittämisen välineenä. Pro gradu –tutkielma. Lapin yliopisto, yhteiskuntatieteiden tiedekunta.

Mäkelä, Mari 2012. Sosiaalineuvontayksikön kehittäminen. Opinnäytetyö. Sosiaali- ja terveysalan koulutusyksikkö. Sosiaalialan koulutusohjelma YAMK. Seinäjoen ammattikorkeakoulu

QPR- Prosessien mallinnusohjeistus 2011. Etelä-Savon sairaanhoitopiiri ja Mikkelin seudullinen sosiaali- ja terveystoimi.

Sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelma Kaste 2012-2015. STM.