Storage and Labelling if Insulin Insulin cartridge and pen injection devices



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WOMEN AND NEWBORN HEALTH SERVICE 

King Edward Memorial Hospital

 

 

( P 2.4.2) 



 

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STORAGE AND LABELLING OF INSULIN: INSULIN CARTRIDGE 

AND PEN INJECTION DEVICES 

 

PURPOSE 

 

To ensure appropriate storage of inpatient’s prescribed insulin to guarantee efficacy of the 



medication is maintained. 

 



To provide a clear and consistent guideline to all wards to ensure inpatient’s insulin is stored 

correctly



 

 

Key Point 

 



 

Medications must be stored and administered in accordance with the manufacturer’s and 

pharmacist’s recommendations regarding temperature, exposure to light and expiry dates. 

 

 

BACKGROUND 

Cold chain

 

supply ensures refrigerated medicines are stored at the World Health Organisation 



recommended temperature of between 2 and 8 degrees. Any breach in the cold chain can potentially 

result in chemical and or physical changes to the medication which may lead to a loss of efficacy and 

alter patient response and potentially cause harm to patients. In the event of a cold chain breach, 

medications must be discarded. It is essential that the pharmacy and wards involved in the handling of 

refrigerated medications for patient use maintain optimal conditions to provide a quality product to the 

patient. 



 

PROCEDURE 

 

Storing Insulin for an Inpatient 

 



 

Before use, keep the unopened insulin in a refrigerator where the temperature is between 2-

8°C. Do not allow it to freeze. Discard if frozen. 

 



 

Once in use, the insulin should be kept in the refrigerator on obstetric wards or below 25°C in 

the patient drawer in all other wards.  

 



 

Discard the insulin within 28 days of first use. 

 

 



 

If the insulin is to be stored in the patient’s drawer write the date it is to be discarded on the 

addressograph label. 

 



 

Do not leave it near heat or in direct light.  

 

 

 



 

 

 



 

 

MEDICATION SAFETY 



CLINICAL GUIDELINES 

  

P

HARMACY AND MEDICATIONS

 

 



 

Patient is admitted to ward 

and prescribed insulin 

Did they bring their 

own insulin into 

hospital? 

Yes 

No 

Are there storage concerns? 

 



Are there any visible particles? 

 Has it been exposed to  



   temperatures >25°C or < 2°C? 

 Has it been in use for longer than 



   28 days? 

 

 



 

Yes 

Discard the insulin 



and provide a 

replacement 



Is the insulin on 

imprest? 

Yes 

No 

Use Ward stock 

Send chart 

down to 


pharmacy 

No 

Use Patients own 

insulin 

Label 

Label each insulin pen in 

use with patient’s 

addressograph sticker 

 

Expiry & Storage 

  On the addressograph, write the discard date of the 



insulin (28 days after it was first opened).  

  Store in patient locked medication cupboard/drawers at 



room temperature (<25°) OR Store in the ward medicine 

refrigerator.  



If opening date is 

not known 

STORAGE AND LABELLING OF INSULIN 

 

 

 

 

 



 

 

 



 

 

 



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



 

 

 



 

 

 



 

CLINICAL GUIDELINES 

P

HARMACY AND MEDICATIONS

 

( P 2.4.2) 

 



 

 

 



 

Do not keep printed versions of guidelines as currency of information cannot be guaranteed. 

Access the current version from the WNHS website 

 

 

 



 

 

 



 

 

 



 

REFERENCES ( STANDARDS) 

Queensland Health (AU) Guideline for the Storage, Transportation and Handling of 

Refrigerated Medicines, Vaccines, and Blood in Queensland Health 

Facilities [Internet]. Brisbane, QLD (Australia): Queensland Government (AU); 2008 [updated 2011 Apr 19; cited 

2014 Jan 31]. Available from: 

http://www.health.qld.gov.au/immunisation/documents/guide-vaccine-storage.pdf

 

 

National Standards – 4.3 The Clinical Workforce is supported for the prescribing, dispensing, administering, storing, 

manufacturing, compounding and monitoring of medicines 

Legislation - Nil 

 

Related Policies - Nil 



Other related documents – Nil 

RESPONSIBILITY                         

Policy Sponsor 

HOD Pharmacy 



Initial Endorsement 

April 2014 



Last Reviewed 

 

Last Amended 

 

Review date 

April 2017 



( P 2.4.2) 

 

Document Outline

  • storAge and labelling of insulin: Insulin cartridge and pen injection devices
  • medication safety
  • CLINICAL GUIDELINES
  • storAge and labelling of insulin
  • CLINICAL GUIDELINES
    • Pharmacy and medications



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