Annual Work Plan 2018 for the

 
62 
 
Evaluation procedure 
-
 
Individual Evaluation: 
Each eligible proposal is evaluated remotely by at least three expert evaluators 
(see Article 15 of the Horizon 2020 Rules for Participation Regulation no. 1290/2013), who carry 
out a technical evaluation on the basis of the criteria mentioned above. An Individual Evaluation 
Report,  which  includes  comments  and  scores  for  all  evaluation  criteria,  is  prepared  by  each 
evaluator. 
 
- 
Panel review: 
after the remote individual evaluation, evaluators meet in a panel to discuss and find 
agreement on the initial comments and scores attributed to each proposal. They will prepare an 
Evaluation Summary Report (ESR) for each proposal, which shows the outcome of the evaluation 
of the project proposal.
  
The panel is also responsible for the preparation of a ranking list of the proposals by consensus. 
Project  funding  decisions  will  be  taken  on  the  basis  of  this  ranking  list.  The  panel  configuration 
allows evaluators to have an overview of all eligible proposals, not just the one they have evaluated, 
which enables them to decide fairly when ranking the proposals. 
 
In case of disagreement or in case of project  proposals with the same score (only for  two stage 
proposals),  the  panel  shall  determine  the  priority  order  for  proposals  described  in  the  section 
below. 
 
 
Priority order for proposals with the same score:  
Unless the call conditions indicate otherwise, the following method will be applied (except for the first 
stage of two-stage calls, where proposals having the same score are kept together and no prioritisation 
is made.)  
If necessary, the panel will determine a priority order for proposals, which have been awarded the 
same score within a ranked list. Whether or not such a prioritization is carried out will depend on the 
available budget or other conditions set out in the call fiche. The following approach will be applied 
successively for every group of ex aequo proposals requiring prioritization, starting with the highest 
scored group, and continuing in descending order: 
 
a)  Proposals  that  address  topics,  or  sub-topics,  not  otherwise  covered  by  more  highly-ranked 
proposals, will be considered to have the highest priority.  
b) The proposals identified under (a), if any, will themselves be prioritized according to the scores they 
have been awarded for the criterion excellence. When these scores are equal, priority will be based 
on scores for the criterion impact.  
c)  If  necessary,  any  further  prioritization  will  be  based  on  the  following  factor;  presence  of  SMEs, 
gender balance among the personnel named in the proposal who will be primarily responsible for 
carrying out the research and/or innovation activities.  

---

 
63 
d) The panel may decide to further prioritize by considering how to enhance the quality of the project 
portfolio through synergies between projects, or other factors related to the objectives of the call 
or to PRIMA in general. These factors will be documented in the report of the Panel.  
e) The method described in (a), (b), (c) and (d) will then be applied to the remaining ex aequos in the 
group.  
At the end of the panel meeting, the panel will recommend one or more ranked lists for the proposals 
under evaluation, following the scoring systems indicated above. A ranked list will be drawn up for 
every indicative budget shown in the call conditions.  
 
5.2.7 Funding decision and communication 
 
In  line  with  Article  6(10)(c)  of  Decision  (EU)  2017/1324,  the  proposals  will  be  ranked  according  to 
evaluation results. The selection of proposals to be funded will be made by PRIMA-IS based on this 
ranking. However, since the funding of participants in the activities will be responsibility of PS and not 
PRIMA-IS, the respective PS will need to provide adequate funding in line with the national rules. In 
the event that one or more projects cannot be funded by the PS, PRIMA-IS may decide to select for 
funding the projects directly following them in the ranking list(s).  
Proposal  coordinators  receive  an  Evaluation  Summary  Report  (ESR),  showing  the  results  of  the 
evaluation for a given proposal. For proposals that successfully pass the first stage of two-stage calls, 
common feedback is provided to all coordinators, but the first stage ESR is only sent after the second 
stage evaluation.  
Applicants whose proposal is awarded funding will receive a formal communication informing them 
that the grant preparation phase can start.  
If special procedures apply, they will be set out in the call conditions. 
 
 
5.2.8 Budget flexibility  
 
The budgets set out in AWP 2018 are indicative. 
Unless otherwise stated, final budgets may vary following evaluation. 
The final figures may vary by up to 20% compared to those indicated in AWP 2018, for the following 
budgeted activities: 

 
Total expenditure for calls (up to 20% of the total expenditure for each call); 

 
Repartition of call budgets within a call (up to 20% of the total expenditure of the call); 

 
Evaluation and monitoring (up to 20% of the total expenditure for all these activities); 

 
Other individual actions not implemented through calls for proposals (up to 20% for each one). 

---

 
64 
5.2.9 Conditions related to open access to research data  
 
Participants are encouraged to engage in research data sharing, This means that beneficiaries are 
encouraged to deposit and take measures to make it possible for third parties to access, mine, 
exploit, reproduce and disseminate, free of charge for any user:  
 
(1) Data needed to validate the results presented in scientific publications ('underlying data'); and (2) 
other data as specified by the beneficiaries in their Data Management Plan (DMP, see below).  
Projects can "opt-out" of these provisions on the following grounds:  
a)  Incompatibility  with  the  need  to  protect  results  that  are  expected  to  be  commercially  or 
industrially exploited 
b) Incompatibility with the need for confidentiality in connection with security issues 
c) Incompatibility with rules on protecting personal data 
d) Incompatibility with the project's main aim  
e) If the project will not generate / collect any research data, or 
f) If there are other legitimate reasons not to provide open access to research data  
A proposal will not be evaluated more favorably if the consortium agrees to share its research data, 
nor will it be penalized if it opts-out.  
Further information on open access to research data is available on the PRIMA electronic submission 
system.  
A Data Management Plan (DMP) details what data the project will generate, how it will be exploited 
and made accessible for verification and re-use, and how it will be curated and preserved. The use of 
a Data Management Plan is encouraged for all projects that do not opt-out. Projects that opt-out are 
also strongly encouraged to submit a Data Management Plan if relevant for their planned research. 
Further information on Data Management Plans is available on PRIMA electronic submission system.  
 
5.2.10 Applicable common principles to all the actions and activities 
 
In accordance with Article 6(9) of the Decision (EU) 2017/1324, activities included in AWP 2018 that 
are funded by the PS without the Union financial contribution shall be implemented in compliance 
with common principles adopted by PRIMA-IS after obtaining approval from the Commission. 
 
Equal treatment 
Participation in PSIAs, including the right to receive funding, should in general be open to any type of 
legal entity, private or public. It is understood and acceptable however,  that national legislation or 
specific objectives of an action may dictate that only certain legal entities, e.g. public institutions, can 
participate and receive funding in certain actions. 
Funding  to  PSIA  actions  should  to  the  largest  possible  extent  be  allocated  through  open  calls  for 
proposals,  and  the  PRIMA  programme  should  be  mentioned  in  the  call  text.  It  is  understood  and 

---