Boshqaruvchi organ boshqariluvchi ob’yektning holati hamda boshqariluvchi ob’yekt bog’liq bo`lgan tashqi muhit holati haqida axborotlar olib turadi. Bu axborot boshqaruvchi organ tomonidan qabul qilinadi va shu axborot asosida u boshqaruvchi axborot (qaror, buyruq)ni ishlab chiqadi. Shundan keyin axborot boshqariluvchi ob’yektga ta`sir o`tkazadigan boshqaruvchi tizimning ijroiya organiga yuboriladi va bajarilishi nazoratga olinadi.
G’oyaning tug’ilishi. Qanday g’oyani almashuv ob’yekti sharoitida olish mumkinligini jo`natuvchi hal qiladi. «O`ylamasdan gapirishni boshlamang» – bu bosqichning printsipi. G’oya aniq vazifalarni bajarishdan va kutiladigan natijadan iborat bo`lishi kerak: 1. Qanday o`zgarishlar kerakligini ishchilar bilishi kerak, masalan, 6% ishlab chiqarishni oshirish qo`shimcha ish haqisiz. 2. Nima uchun bu o`zgarishlar kerakligi ishchilar bilishi kerak. 3. Qanday qilib bu o`zgarishlarni amalga oshirish kerakligini ishchilar bilishi kerak.
Kodlashtirish va kanalni tanlash. Jo`natuvchi axborotni jo`natishdan oldin uni simvollar ya`ni so`zlar, intonatsiya va imo-ishora yordamida kodlashtiradi. Bunday kodlashtirish g’oyani axborotga aylantiradi. Jo`natuvchi bundan tashqari simvollarga mos uzatish kanalini tanlanishi kerak. Ularga nutq
va yozma materiallarni uzatish, hamda elektron aloqa vositalari (komp’yuter, videomagnitofon va boshqalar) kiradi. Agar kanal tanlangan simvollarga mos bo`lmasa axborot almashuv samarasiz bo`ladi.
Uzatish. Bu bosqichda jo`natuvchi axborotni qabul qiluvchiga etkazish uchun kanaldan foydalanadi. Axborotni uzatish muhim bosqichlardan biri hisoblanadi, chunki shu orqali g’oya boshqa kishiga etkaziladi.
Har bir bosqichda axborot ma`nosi buzilishi va yo`qolishi mumkin.
Dekodlashtirish. Qabul qiluvchi axborotni dekodlashtiradi, ya`ni jo`natuvchi simvollarini qabul qiluvchi ongiga kiritish. Agar qabul qiluvchi g’oyani tushunganini namoyish etsa, axborot almashuvi samarali hisoblanadi.
Axborot almashuvi yo`lida turadigan to`siqlarni o`rganishda ikki muhim kontseptsiyani o`zlashtirish lozim –
teskari aloqa va shovqin.
Boshqaruv tizimi unsurlari ichida murakkab, ko`p tomonlama va xilma-xil aloqalar mavjudligi sharoitida teskari aloqaning ahamiyati ayniqsa, ortadi. Boshqaruvchi tizim farmoyish yoki buyruq bergandan keyin shu farmoyish yoki buyruq qanday bajarilayotganligi to`g’risida teskari aloqa yo`li bo`yicha o`z vaqtida axborot
bilan taminlanib turilmasa, boshqarish jarayoni buziladi va boshqaruv tizimi butunlay izdan chiqadi.
Teskari aloqa bo`lganda jo`natuvchi va qabul qiluvchi kommunikativ rollarni almashtiradi. Qabul qiluvchi jo`natuvchiga aylanadi va hamma bosqichlardan o`tib jo`natuvchiga axborot qanday qabul qilinganligini yyetkazadi.
Teskari aloqa yordamida axborotni jo`natuvchi bilan uni qabul qiluvchi o`rtasida aloqa o`rnatiladi. Bu jarayonda axborotni qabul qiluvchi axborot bilan o`zaro almashuv jarayonining barcha bosqichlarini takrorlaydi, natijada axborotni yuboruvchi endi uni qabul qiluvchiga aylanadi, ya`ni har ikkala tomon o`z vazifalarini o`zaro almashgandek bo`ladi (11.3-chizma).