Excel har en masse hurtigtaster. Jo flere du lærer, jo mer effektiv blir du. Her er åtte hurtigtaster VI tror du VIL finne nyttig

Excel har en masse hurtigtaster. Jo flere du lærer, jo mer effektiv blir du. Her er åtte hurtigtaster vi tror du vil finne nyttig.

* For å legge inn dagens dato i aktiv celle, tast Ctrl-Skift-;.

* For å legge inn nåværende tid, tast Ctrl-Skift-:.

* For å legge inn eller redigere en kommentar i aktiv celle, tast Skift-F2.

* For å kopiere innholdet av cellen til venstre for aktiv celle, tast Ctrl-R.

* For å kopiere innholdet av cellen ovenfor aktiv celle, tast Ctrl-D.

* For å formatere aktiv celle eller merkede celler, tast Ctrl-1.

* For å skrive ut arket, tast Ctrl-P.

* For å åpne en annen arbeidsbok, tast Ctrl-O.
Elementær snittberegning

Excel har mange innebygde funksjoner som du kan bruke i formler, for eksempel SUMMER for å summere et område med tall, men viste du at du kan følge samme fremgangsmåte for å finne gjennomsnittet av tallverdier? Fremgangsmåten er identisk: Fyll cellene med tallmaterialet du ønsker å behandle og skriv deretter inn formelen, f.eks. =GJENNOMSNITT(A1:A10) etterfulgt av Enter. Voila!

Brøkregning er ingen sak

Trenger du fra tid til annen å gjøre beregninger med brøker kan Excel håndtere dette like greit som andre tall.

Du må først velge korrekt tallformat for cellene som skal brukes til dette: Merk de aktuelle cellene og velg Format/Celler fra menyen. Hurtigtasten Ctrl-1 kan også brukes. Velg så formatet Brøk og angi formatet på brøken. Her finnes både grunnleggende valg som ett, to eller tre siffer og mer spesifikke formater som åttendedeler.
Enkel kopiering av tall

Skal du fylle celler i Excel med samme innhold (tall, tekst eller formler), finnes det flere teknikker:

Det mest slitsomme er å starte med én celle og deretter kopiere innholdet enkeltvis til alle celler som skal ha samme verdi. En raskere teknikk er å kopiere innholdet fra den første cellen, merke området som skal være likt og deretter lime inn verdien i et jafs til de øvrige cellene.

En enda mer elegant funksjon er å merke alle cellene som skal ha samme innhold, skrive det aktuelle innholdet – uten å velge en bestemt celle først – for deretter å taste Ctrl-Enter.

Merk hele arket...

Akkurat som i mange andre programmer, kan du også i Excel bruke hurtigtasten Ctrl-A for å merke hele regnearket.

Hvis du heller vil gjøre dette med musen, er det like enkelt: Klikk i det grå feltet til venstre for bokstaven A øverst i arket.

...eller rader og kolonner

Excel har to fine hurtigtaster for å merke nåværende rad eller kolonne: Bruk Skift-mellomrom for å merke nåværende rad og Ctrl-mellomrom for å merke nåværende kolonne. Hvis du på forhånd har merket mer enn én celle, blir det tilsvarende antallet rader eller kolonner merket.

Etter at raden eller kolonnen er merket, kan du for eksempel bruke Ctrl-1 for å bestemme celleformatet (tilsvarer menyvalget Format/Celler).

Dersom du ønsker å merke et helt område med data (avgrenset av tomme celler eller begynnelsen på regnearket), kan du ganske enkelt plassere markøren et eller annet sted i området og trykke Ctrl + stjerne (asterisk) på talltastaturet til høyre på tastaturet. Er det mulig å gjøre det enklere?

Kopiere kolonnebredder

Når du kopierer et område i Excel, får du ikke automatisk med kolonnebreddene i området. Det er to alternative løsninger på dette problemet, og hvilken du bør velge avhenger av hva du skal kopiere.

Dersom du skal kopiere et lite område, kan du lime inn kolonnebreddene i en egen operasjon. Først merker du området og kopierer det på vanlig måte ved å trykke Ctrl-c for deretter å lime det inn der du ønsker med Ctrl-v. Nå er dataene i området limt inn. For å få med kolonnebreddene, kan du høyreklikke på området og velge Lim inn utvalg. I dialogen som dukker opp, velger du Kolonnebredde.

Hvis du skal kopiere data som ligger i hele kolonner (ingen data under området du kopierer), så er det en enklere metode enn den som er beskrevet over. Da kan du kopiere hele kolonner ved å merke området, inkludert kolonneoverskrifter. Hvis du f.eks. skal merke kolonne C til F, peker du i selve bokstaven C i toppen, holder nede venstre museknapp og drar mot høyre til kolonne F. Nå vil kolonnene merkes helt til bunns i regnearket. Kopierer du dette området, vil også bredden tas med.

Smart mengdekopiering

Tenk deg at du har data i kolonne A og B, og ønsker å summere i kolonne C. Da begynner du med å legge inn formelen for summering i kolonne C i øverste celle. Det elegante er at du nå kan dra eller kun dobbeltklikke i det lille håndtaket nederst til høyre i cellen for å kopiere formelen helt til bunns i kolonne C. Stort enklere kan det jo ikke gjøres.

Smart linjedeling i celler

Når du skriver inn tekst i celler i Excel, er utgangspunktet at du lager én linje per rad. Et trykk på Enter-tasten flytter jo markøren til neste linje. I mange tilfeller kan det likevel være praktisk å kunne skrive inn flere linjer i en celle, slik at regnearket oppfører seg omtrent som en tabell i Word. Dette gjør du enkelt ved å trykke Alt-Enter når du ønsker å skifte linje inne i cellen.

Du kan også la Excel bryte teksten automatisk inne i cellen slik at den ikke flyter over i nabocellen til høyre. Det gjør du ved å høyreklikke på cellen (eller et merket område med celler) og velge Formater celle. Under arkfanen Justering finner du valget Bryt tekst som sørger for at all tekst som skrives i en celle holder seg innenfor denne cellen ved å øke høyden på raden.

Adgang forbudt

Hvis du vil gjøre det helt klart for en bruker at en bestemt Excel-celle ikke skal brukes, kan du fylle den med et diagonalt kryss. Du kan bruke funksjonene for kantlinjer til dette, som altså gjør mer enn man skulle tro:

Velg først cellen -eller cellene- som skal ha kryss, og velg deretter Format/Celler fra menyen eller tast Ctrl-1. Gå til skillearket Kantlinje, og klikk de to knappene med skrålinjer som vist i skjermbildet. Om du vil, kan du gjerne velge linjetype, farge og lignende før du lager krysset. Klikk OK for å avslutte.

 

Slette formateringer

For å slette formateringen i en celle holder det ikke å bare slette innholdet. For å fjerne alt må du først markere cellen, åpne menyen Rediger, velg Fjern og deretter Formater.
Automatiske områdenavn

Med noen få operasjoner kan du få Excel til å opprette områdenavn automatisk. Tenk deg f.eks. at du har et regneark hvor du øverst har et område med grunndata -som sats for mva., dollarkurs, oljepris og eurokurs- som skal benyttes i andre deler av regnearket. Da er det praktisk å navngi cellene slik at du senere kan skrive inn formler av typen =A14*dollarkurs eller =B13*mva. Knepet er å merke området med inndata (etikettene og verdiene), og velge Opprett i Sett inn-menyen/Navn. Hvis du nå har titlene (mva., dollarkurs osv.) i den første kolonnen og verdiene i den andre kolonnen, kan du krysse av for Venstre kolonne og klikke OK. Da vil navnene opprettes basert på det Excel fant i venstre kolonne i området du merket.

Excel beregner datoen

I Word kan du både bruke menyvalget Sett inn/Dato og klokkeslett og forskjellige feltkoder (Sett inn/Felt) for å sette inn dagens dato, men trenger du en fremtidig dato, blir det vanskeligere. Det kan for eksempel være nyttig i forbindelse med en møteinnkalling eller for å legge inn forfallsdatoen på en faktura.

Du kan la Excel utføre regnestykket for deg ved å bygge inn et regnearkobjekt i Word-dokumentet. Samtidig lærer du deg en teknikk som også kan være nyttig til mange andre formål.

Begynn med å sette opp dokumentet i Word. Når du kommer til plassen der du skal beregne datoen, åpner du et nytt regneark i Excel og skriver inn følgende formel:

=IDAG() + 30

Denne formelen legger 30 dager til dagens dato.

Lagre regnearket og kopiér deretter cellen som inneholder formelen. Gå tilbake til Word og plasser markøren der du vil ha datoen. Velg Rediger/Lim inn utvalg fra menyen. Velg Microsoft Excel-regneark-objekt og hak av for Lim inn kobling (se skjermbilde). Klikk OK for å legge inn koblingen.

Valget Lim inn kobling og lagring av regnearket sikrer at datoen blir oppdatert hver gang du åpner Word-dokumentet. Word vil huske filplasseringen for regnearket så lenge du ikke flytter Excel-filen.

Når du limer inn en celle eller et celleområde fra Excel, får du en grå kantlinje rundt cellene. Du kan fjerne denne ved å åpne regnearket i Excel, velge Verktøy/Alternativer fra menylinjen, velge skillearket Vis, og fjerne haken ved Rutenett under Vindusalternativer. Lagre regnearket.

Som du vil se, blir også annen formatering, som for eksempel skrifttype og farge, styrt fra Excel.

Full rulle i Excel

Når du bruker musen for å dra i det loddrette rullefeltet i Excel (til høyre i skjermbildet), kan du i utgangspunktet bare rulle gjennom området av regnearket som faktisk inneholder noe. Hvis du f.eks. har data i radene 1 til 200, kan du ikke rulle lenger nedover enn rad 200 på denne måten. Vil du lengre av sted, må du bruke navigasjonstastene på tastaturet.

Men rullefeltet kan mer enn standard rulling: Hvis du holder Skift-tasten nede mens du bruker feltet, kan du i full fart rulle deg gjennom alle de 65.536 radene i et Excel-ark!
Funksjonsordbok for Excel

Sitter du med en Engelsk utgave av Excel og leter etter en funksjon vi har omtalt på disse sidene? Vår leser Morten Jensen fra Oslo (som til daglig arbeider med Excel-løsninger) har laget en oversettelse av alle standard regnearkfunksjoner i Excel mellom engelsk og norsk, og har – selvsagt – pakket det hele inn i et lekkert Excel-ark.

Her kan du slå opp både engelske og norske funksjoner og finne det tilsvarende navnet på det andre språket. Du kan også velge hvilken funksjonskategori du vil vise og utføre raske søk på enkeltfunksjoner.

Du finner ordboken på go.pcworld.no/11346

Les flere artikler med dette nøkkelordet: Office  [Se alle nøkkelordene]
Fyll inn data automatisk

Det er ingen vits i å taste inn en dataserie manuelt når Excel kan gjøre det for deg. Gi programmet et hint om hva slags serie du er på jakt etter, så fyller det inn resten selv. Verktøyet egner seg ikke bare for enkle tellinger, men også mer avanserte tallrekker og tekst. Prøv for eksempel og skriv januar i en celle. Velg cellen og ta tak i den lille sorte firkanten nederst til høyre i cellen. Dra ut til høyre eller nedover for å fylle inn februar, mars og så videre. Eller du kan lage en tallrekke med sprang på fem, ved å taste inn tallene 5 og 10 i to celler ved siden av hverandre. Velg begge cellene og igjen ta tak i den lille sorte firkanten og dra ut. Tallene 15, 20, og 25 dukker opp som perler på en snor. Hvis du heller vil ha laget kopier av en rekke, holder du -knappen nede samtidig. Excel vil lage så mange kopier du gir det plass til.

Få summen automatisk

En av godbitene i Excel 2003 er mulighetene for datalister. De behandler et sett med rader og kolonner som om de skulle være i en databasetabell. Dette gjør det mulig for programmet å summere kolonner automatisk. Det gir deg også muligheten til å endre hvordan summeringsoperasjoner utføres. For eksempel kan du ha en tabell med kolonner med kundenummer og rader med ordrene de har lagt inn. Du kan da lage en dataliste ved å taste inn et sett med kolonnetitler inn i et regneark, velge tittelcellene, og så velge Data, Liste, Opprett liste. Sett en hake i Listen har overskrifter og klikk OK. En ny dataliste opprettes, komplett med en rekke i bunnen for inntasting av data. Hvis du nå ønsker å få summen på bunnen av tabellen, velger du det gjennom Data, Liste, Totalrad. Hvis du vil endre regnemåten fra den standard summeringsfunksjonen, velger du bare den aktuelle cellen som Totalrad oppretter, og henter den alternative regnemåten ved å bruke nedtrekksmenyen som da kommer frem (Gjennomsnitt, Maks, Min og så videre).

Utvid de navngitte områdene

Excel lar deg definere områder med beskrivende navn, slik at formlene du oppretter blir mer beskrivende. For eksempel kan du erstatte =SUM(C2:C25) med =SUM(Bonus). Selv om de navngitte feltene vanligvis er statiske i utstrekning, slik som C2:C25, kan du lage dynamisk navngitte felt som ekspanderer når du legger inn nye data. For å gi navn på et celleområde og gjøre det dynamisk, notér deg hva regnearket i arbeidsboken heter (for eksempel Bonus) og celleadressen til den første datacellen som ikke er kolonnetittel, for eksempel $C$2. Velg Sett in, Navn, Definer og tast inn arknavnet i feltet for Navn i arbeidsboken. I feltet Refererer til, taster du =OFFSET(Bonus!$C$2,0,0,COUNTA(Bonus!$C:$C)) uten mellomrom, og trykker så OK for å opprette det navngitte området. Denne formelen definerer det navngitte området, teller antallet celler som ikke er tomme i kolonne C (begynner med C2) og ekspanderer området med det antallet celler.

Finn målet enkelt

Stiller sjefen deg spørsmål som: «Hvor mye må vi redusere lønnskostnadene med for at de ikke skal utgjøre med enn 20 prosent av utgiftene våre?» Du kan legge bort Ibuxen og kaffen og la Excel ta seg av de vanskelige oppgavene med sin målsøkingsfunksjon. Åpne det aktuelle regnearket, velg cellen som viser lønnskostnaden i prosent, og velg Verktøy, Målsøking. Tast inn tallet du ønsker å oppnå i feltet for Til verdi, og velg cellen som kan manipuleres til å gi ønsket resultat (i dette tilfellet samlede lønnsutgifter) i feltet Ved å endre celle. Trykk OK, og beregningen begynner. Hvis det finnes en mulig løsning, vil Excel vise resultatet. Hvis ikke, blir du informert om det.

Excel kjører PowerPoint

Du trenger ikke bruke PowerPoint hver gang du skal lage et presentasjonsbilde. Excels egen ofte oversette Vis-funksjon kan presentere dataene dine ganske effektivt den også. La oss si at du har et regneark med fem celler som viser utgifter på avdelingen. Da kan du markere cellene og velge Vis, Zoom. I dialogboksen som kommer opp velger du Tilpass utvalg og klikk OK. Du kan lagre denne visningen ved å velge Vis, Egendefinerte visninger, trykk på Legg til-knappen og gi den et navn. For å få frem igjen den visningen, velg Vis, Egendefinerte visninger, og velg visningen fra liste. Når du trykker Vis-knappen, får du frem igjen det du lagret.

Del pivottabellen, ikke rådataene

Både små og store selskaper bruker Excels pivottabeller for å oppsummere viktige data. Slike tabeller inneholder imidlertid ofte underliggende sensitive data som du ikke ønsker å distribuere. En enkel strategi er da å separere pivottabellen fra de underliggende dataene. For å gjøre det, høyreklikker du på arkfanen nederst på regnearket og velger Flytt eller kopier. I Til bok-nedtrekksmenyen velger du (ny bok) og trykker OK. Excel vil da flytte arket til en ny arbeidsbok. Gi den nye arbeidsboken et annet navn enn den originale og lagre den. Nå kan du distribuere arbeidsboken med pivottabellen uten å eksponere grunnlagsdataene.

Bottom of Form