Gašper Sladič, član
IIBA Slovenija
Kibernetika in ERP sistemi
(primer iz prakse)
Povzetek:
ERP sistem, ki ga uporabljajo zaposleni v podjetju, je v svetu
kibernetike sociotehnični sistem, ki temelji na ideji tesne
povezanosti vseh virov organizacije. V realnosti se tesna
povezanost izgubi in v ospredje pride modulna zasnova. BA
je v vlogi prepoznave pomanjkljivosti sistema in predloga
rešitve, PM pa v vlogi implementacije rešitve.
Ključne besede: BA, PM, ERP, fizika, vztrajnost,
sociotehnični sistem, podjetje
Vloga: BA, PM, Vodja IT, CIO, CEO
Podjetje si lahko predstavljamo kot
sociotehnični sistem
s svojimi omejitvami,
ki ga lahko fizikalno reprezentiramo kot vztrajnostno maso, ki se vrti s konstantno
hitrostjo. Takšen sistem lahko ponazorimo v obliki kroga, kot ga prikazuje spodnja
slika.
Ena izmed možnosti, da takšno maso pohitrimo je, da primemo na robu kroga in
s silo delujemo v smeri tangente (rdeča puščica v desno na sliki). Pohitritvi kroga
pa lahko nasprotujejo razni dejavniki, ki zavirajo pohitritev (ostale nečrtkane
puščice na sliki).
Fizikalni pogled na
sociotehnični sistem podjetja
Lep primer kibernetike so
ERP sistemi
, ki temeljijo ravno na ideji tesne
povezanosti vseh virov organizacije, kar se pogosto ob implementaciji teh sistemov
izgubi, v ospredje pa ponovno pridejo posamezni deli (moduli), namesto tesne
povezanosti celote.
Obrazložimo to na konkretnem primeru
Ob odpiranju nove šifre izdelka se v skoraj vsakem oddelku (nabava, prodaja,
kontrola kakovosti, ipd.) lahko pojavi aktivnost, ki se na koncu zaključi z vnosom
podatkov v ERP sistem. Aktivnosti so si lahko med seboj odvisne in jih je potrebno
izvesti zaporedno, ali pa jih je mogoče izvesti vzporedno. V ERP sistemu pa imamo
na voljo samo eno vnosno masko z enim nivojem avtorizacije.
Trenutno se situacija rešuje preko excel datoteke, ki si jo zaposleni izmenjujejo
preko mailov, na koncu pa informatik vnese vse podatke. Pri tem ni mogoče
vpeljati nobenega analitičnega spremljanja izvajanja aktivnosti, ter vpeljati
validacije podatkov na vhodu. Ista problematika se pojavlja tudi pri drugih vhodnih
podatkih v ERP sistem.
Kakšno pot ubrati pri reševanju problematike?
Ali zamenjamo celoten ERP sistem in si s tem posledično povzročimo dodatno delo
pri drugih oddelkih v podjetju in pri uvajanju preostalih modulov, ter stroškovno
podražimo celoten projekt, ali pa poiščemo rešitev, ki bi na vhodu v ERP sistem
odpravila nepravilnosti podatkov in vpeljala sledljivost, ter mehanizme za
analitično spremljanje aktivnosti.
Ena izmed takih rešitev bi bila vpeljava
procesnega dokumentacijskega sistema
,
ki ob končni potrditvi v ERP sistem avtomatsko prenese vse podatke, ter ima hkrati
vpeljano analitiko za spremljanje izvajanja aktivnosti in mehanizme za
zmanjševanje napak pri vnosu podatkov.
Kibernetski pogled
na celotno rešitev
prikazuje spodnja slika.
Kibernetski pogled na reševanje problematike vnosa vhodnih podatkov v ERP sistem.
Vloga poslovnega analitika in projektnega vodje pri vpeljavi rešitve
Poslovni analitik je v vlogi opazovanja sociotehničnega sistema, na podlagi
katerega
identificira problematiko
(neurejenost vhodnih podatkov v ERP) in
predlaga rešitev
(postavitev dokumentacijskega sistema pred ERP sistem ter
vpeljavo skrbnikov procesov, ki spremljajo izvajanje aktivnosti).
Projektni vodja je v vlogi
implementatorja rešitve
, ki opazuje nov sociotehničen
sistem in skrbi, da se procesi popišejo in realizirajo v novem dokumentacijskem
sistemu.
Z vpeljavo takšne rešitve zagotovimo, da se delovne aktivnosti izvajajo v rokih, da
se napake pri vnosih podatkov zmanjšajo in se posledično prihrani čas pri
ugotavljanju vzrokov nastalih napak. Na ta način pohitrimo vztrajnost
sociotehničnega sistema in odpremo možnosti za nadaljnjo identifikacijo ozkih grl
v procesih in odpravo le teh.