Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo en la Administración de Archivos

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y DIGARMAS DE FLUJO EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

María Patricia Ugalde Romero

PRESENTACION

El vertiginoso ambiente que envuelve a todas las organizaciones, la creciente complejidad en sus estructuras, la adopción de tecnología avanzada, el alto volumen de operaciones que realizan, la variada cantidad de recursos que se les asignan y el aumento generalizado en la demanda por sus productos y servicios, ha generado una nueva dimensión en las funciones directivas clásicas: la administración del cambio.

La redefinición de roles y funciones en las organizaciones, conlleva indefectiblemente a la redefinición funcional al interior de ellas. La tarea es determinar qué hacemos, de qué forma lo ejecutamos y qué labores requieren ser creadas, modificadas o eliminadas.
Se desprende de inmediato que las nuevas estructuras institucionales, requieren la implantación e implementación de un nuevo estilo de gestión, que implica la transformación del antiguo modelo de gestión por normas a uno de gestión por resultados.
En el seno de todas las organizaciones específicamente en nuestros archivos, se vuelve imperativa la necesidad de contar con instrumentos administrativos como los Manuales de Procedimientos, que apoyen la atención del quehacer cotidiano, de modo que, en forma ordenada, planificada y oportuna consigan la comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes.
La solución al problema del cambio constante, no radica en un individuo con perfil de héroe que deslumbre a todos los integrantes de la organización hasta lograr que lo secunden fielmente en su propósito. En el mundo moderno, hablar de transformación implica considerar procesos estandarizados, debidamente estructurados y esquematizados que permitan transmitir al nuevo empleado y reforzar en los antiguos, en forma ágil y oportuna la cambiante dinámica laboral.
Dentro de esta perspectiva de cambio, las organizaciones demandan colaboradores cada vez más comprometidos y partícipes del quehacer organizacional y es precisamente aquí, donde debe surgir el profesional en archivística como soporte y facilitador de la dinámica institucional.
El archivista posee, además de su potencial académico sobre técnicas y procesos rigurosamente establecidos, la mayor fuente de poder que existe en la actualidad “ la información” porque es precisamente en los archivos, especialmente de gestión donde se llega a dominar al pie de la letra todas las actividades, movimientos y secuencia de las operaciones que se ejecutan en la oficina, así como sus interrelaciones con otras dependencias.
Conscientes del papel fundamental que representa el archivista en la Organización, se pretende en este trabajo, dotar a este profesional de los aspectos metodológicos básicos de análisis administrativo, para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente de Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo de uso diario en cualquier proceso archivístico que se quiera estandarizar y simplificar.
Es conveniente anotar que no se pretende abarcar toda la gama de manuales administrativos que existen ni todas las posibilidades para su formulación. Antes bien, se propone aportar elementos de juicio específicos para la elaboración de Manuales de Procedimientos y Diagramas de Flujo que puedan ser verdaderamente útiles a archivistas o cualquier persona que desee estandarizar y agilizar la ejecución de sus actividades cotidianas.
Para efectos didácticos, el trabajo se esquematiza en seis apartados. El primero, expone las generalidades sobre manuales administrativos, concepto, importancia y objetivos que persiguen.
El segundo apartado se refiere a la clasificación de manuales y contiene una breve explicación de cada uno de ellos.
El tercer apartado para mejor interpretación del lector, expone en forma específica y detallada en que consisten los Manuales de Procedimientos, su contenido y pautas esenciales a considerar para su elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.
El cuarto apartado presenta uno de los formatos más utilizados para la elaboración de Manuales de Procedimientos.
El quinto apartado enfoca los aspectos más relevantes sobre Diagramas de Flujo o Fluxogramas, definición, ventajas de la técnica de diagramación, algoritmos utilizados y su elaboración.
Por último, el sexto apartado enlaza los Manuales de Procedimientos con su inserción en la Cultura Organizacional, como instrumentos esenciales para aplicar cambios trascendentales en la Organización y erradicar viejas prácticas y procedimientos obsoletos.

I. MANUALES ADMINISTRATIVOS

1.1 Concepto de Manuales Administrativos

Los manuales administrativos, son documentos de uso diario. Son documentos que contienen información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización.

Manual ...es un conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan información rápida y organizada sobre prácticas administrativas. Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones, normas de servicio etc. ¹

1.2 Importancia de los Manuales Administrativos

A lo largo del quehacer diario en toda clase de organización, se adoptan reglas, normas de servicio, instrucciones, órdenes y formas de hacer las cosas, que los empleados deben conocer para realizar en forma satisfactoria su trabajo.

Estas instrucciones son comunicadas a las personas en el momento oportuno, en muchos casos verbalmente, pero con el paso del tiempo aun cuando consten en soportes escritos, informáticos magnéticos o cualesquiera que sean, son archivadas y, por lo general, caen en el olvido por falta de consulta, por no saber donde están o por desconocimiento por parte de nuevas personas.

Con el tiempo las normas y reglamentos cambian, algunos son reemplazados por otros y su contenido se hace cada vez más disperso. No hay control y los empleados no saben en realidad cuales están en vigencia y cuales no, tienen dudas de cómo proceder en su trabajo ocasionando con ello: pérdida de tiempo, trabajos incompletos o incorrectos, bajas en los parámetros de control de calidad y lo que es peor errores que no son percibidos de inmediato y son trasladados y continuados por otros empleados y que con el paso del tiempo ocasionan pérdidas irreparables que desvirtúan a la empresa o institución.
En respuesta a lo antes mencionado, surgen los manuales administrativos como documentos que sirven de medio de comunicación y coordinación entre los diferentes niveles de la organización, registrando en forma ordenada y sistemática, toda la información de la organización: legislación, estructura, historia, objetivos, políticas, procedimientos e instrucciones y lineamientos necesarios para el mejor desempeño de labores cotidianas de todos y cada uno de los miembros de la organización.