Peraturan kepala arsip nasional republik indonesia



Yüklə 61,5 Kb.
tarix26.09.2018
ölçüsü61,5 Kb.
#70725

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR TAHUN 2015

TENTANG


PETUNJUK TEKNIS PEMBERKASAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

BAB I


PENDAHULUAN



  1. Latar Belakang

Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, serta sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Begitu pentingnya arsip bagi kemaslahatan seluruh bangsa Indonesia, negara melalui Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan khususnya Pasal 9 ayat (3) telah mengamanatkan kepada seluruh pencipta arsip untuk melaksanakan pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi arsip vital, arsip terjaga, arsip aktif, dan arsip inaktif.

Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Arsip aktif mempunyai manfaat besar bagi organisasi penciptanya, baik sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja dan lain-lain. Atas dasar pertimbangan frekuensi penggunaan yang tinggi dan kepentingan bagi manajemen organisasi, maka arsip aktif harus dikelola dengan benar sesuai dengan standar kearsipan. Melalui pengelolaan yang sesuai dengan standar kearsipan, arsip aktif diharapkan dapat mudah disimpan, mudah ditemukan, biaya perawatannya murah, dan terjamin keamanannya baik fisik maupun informasinya. Terlebih dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik telah mewajibkan kepada seluruh Badan Publik yang juga sebagai pencipta arsip agar menyediakan informasi yang dikuasainya seluas-luasnya baik diminta maupun tidak diminta untuk kepentingan publik, meskipun ada beberapa informasi yang dikecualikan sebagaimana yang tercantum dalam Pasal 17 undang-undang tersebut.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pencipta arsip juga tidak terlepas dari kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip aktif. Agar informasi yang disediakan untuk kepentingan publik dapat dilakukan secara prima serta efisien dan efektif, diperlukan petunjuk pelaksanaan yang akan dijadikan acuan baku dalam pengelolaan arsip aktif di lingkungan ANRI. Melalui petunjuk pelaksanaan tersebut diharapkan semua Arsiparis dan pengelola arsip dapat mengelola arsip aktifnya dengan mengikuti standar kearsipan dan dapat menyediakan informasi yang dikelolanya untuk kepentingan publik demi kemaslahatan bangsa.


  1. Maksud dan Tujuan

Maksud disusunnya Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia adalah mendorong unit-unit kerja di lingkungan ANRI untuk mengelola arsip aktifnya dengan baik agar dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pemerintah dan publik.

Tujuan disusunnya Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia adalah sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan ANRI dalam mengelola arsip aktif masing-masing.



  1. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif di Central File di lingkungan ANRI sebagai berikut:

  1. Ketentuan umum mencakup: asas, tujuan, sistem pengertian umum dan pengorganisasian.

  2. Pengelolaan arsip aktif mencakup prosedur pemberkasan arsip, pembuatan daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas, layanan penggunaan arsip aktif, sarana dan prasarana, pengamanan, dan sumber daya manusia.


  1. Pengertian

Dalam Petunjuk Teknis Pemberkasan Arsip Aktif Di Central File Di Lingkungan ANRI ini yang dimaksud dengan:

  1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

  2. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

  3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

  4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

  5. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

  6. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

  7. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

  8. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

  9. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

  10. Badan publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

  11. Daftar arsip aktif adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor, kode, deskripsi arsip yang bersumber dari arsip aktif, tahun, volume, tingkat keaslian dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana akses atau penemuan arsip aktif di tempat penyimpanan arsip aktif (central file) lingkungan unit kerja.

  12. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

  13. Klasifikasi arsip adalah pedoman bagi unit kerja dalam rangka pengendalian, penataan dan penemuan kembali, serta penyusutan arsip.

  14. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

  15. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

  16. Pengguna arsip adalah orang atau unit kerja yang mempunyai hak akses untuk menggunakan arsip.

  17. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

  18. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

  19. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.




Yüklə 61,5 Kb.

Dostları ilə paylaş:




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©genderi.org 2024
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə