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#51843


APPROVED 

 

By the General Meeting of Shareholders 



 

Minutes No. 1 dated June 1, 2015 

 

Chairman of the General Meeting of Shareholders  



Vozrozhdenie Bank 

 

     



 / Otar Margania / 

 

Seal 



 

  

 



 

THE PROCEDURE OF HOLDING 

of the General Meeting of 

Shareholders of Vozrozhdenie 

Bank 

 

     (new edition) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Moscow 

2015 


 

CONTENTS 

1.

 

GENERAL PROVISIONS ...................................................................................................... 3



 

2.

 



WORKING BODIES OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS ......................... 3

 

3.



 

REGISTRATION OF SHAREHOLDERS ............................................................................... 5

 

4.

 



PROCEDURE OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS .................................. 7

 

5.



 

VOTING AT THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS ............................................ 8

 

6.

 



MINUTES OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS ....................................... 10

 

7.



 

FINAL PROVISIONS ........................................................................................................... 12

 

 



 

1. GENERAL PROVISIONS 

1.1.  This  Procedure  of  holding  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  of 

Vozrozhdenie Bank  (hereinafter  referred  to  as  the  Procedure)  stipulates the procedure  o f  

the  General  Meeting  of  Shareholders  of  Vozrozhdenie  Bank  (hereinafter  referred  to  as  the 

General  Meeting  of  Shareholders  and  the  Bank  respectively)  in  accordance  with  the 

applicable legislation of the Russian Federation and the Articles of Association of the Bank. 

1.2.  The  supreme  management  body  of  the  Bank  is  the  General  Meeting  of 

Shareholders  that  is  convened  and  held  in  the  manner  and  within  the  time  prescribed  by 

the  applicable  legislation  of  the  Russian  Federation,  the  Articles  of  Association  of  the 

Bank,  the  Regulation  on  the  General  Meeting  of  Shareholders  of  Vozrozhdenie  Bank  and 

this Procedure. 

1.3.  The functions of the Counting Board of the Bank are carried out by a professional 

member  of  securities  market,  the  Registrar  whose  exclusive  responsibility  is  to  keep  the 

register  of  holders  of  registered  securities  under  the  agreement  with  the  Bank  and  who  is 

licensed for this business activity in conformity with the applicable legislation  of the Russian 

Federation (hereinafter referred to as the Counting Board and the  Registrar respectively).  

 

2.  WORKING BODIES OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS 

2.1. The working bodies of the General Meeting of Shareholders are as follows: 

Chairman of the General Meeting of Shareholders

Presidium  of  the  General  Meeting  of  Shareholders; 

Secretary  of  the  General  Meeting  of  Shareholders; 

Counting Board. 

2.2.  The  Chairman  of  the  Board  of  Directors  of  the  Bank  presides  at  the  General 

Meeting of Shareholders. The powers of the Chairman of the Board of Directors to hold the 

General Meeting of Shareholders may be transferred to one of the members of the Board  of 

Directors  of  the  Bank  by  the  decision  of  the  Board  of  Directors.  The  decision  is  made  by 

the majority of votes of the members of the Board of Directors attending the meeting. 

If  the  extraordinary  General  Meeting  of  Shareholders  held  to  execute  the  court 

decision requiring the Bank to convene an extraordinary General Meeting of Shareholders is 

not attended  by  the  person  who chairs  the  General  Meeting  of  Shareholders  in  conformity 

with the  applicable  legislation  of  the  Russian  Federation,  t h e   Articles  of  Association  of 

the  Bank,  the Regulation  on  the  General  Meeting  of  Shareholders  of  Vozrozhdenie Bank 

and  this  Procedure,  the Chairman of the General Meeting of Shareholders is the body (the 

chairman  of  the  body)  of  the  Bank  or  the  person  who  holds  the  extraordinary  General 

Meeting of  Shareholders according to the court decision. 

2.3. The  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall: 

open and close the General Meeting of Shareholders; 

announce  the  agenda  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  and  the  schedule  of 

the speeches and reports on the agenda items

inform on the end of agenda items discussion and the start of vote counting; 

call  on  the  members  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  to speak  and answer 

the questions; 

ensure compliance with the procedure of the General Meeting of Shareholders 

prescribed by this Procedure and in-house documents of the Bank

make  the  decision  to  dismiss  the  violator  from  the  room  where  the  General  Meeting 

of  Shareholders  is  held  in  the  event  of  flagrant  violation  of  order  in  the  course  of  the 

General Meeting of Shareholders; 

ensure the minuting of the General Meeting of Shareholders; 



 

sign the Minutes of the General Meeting of Shareholders, and the report on the voting 



results at the General Meeting of Shareholders. 

2.4. The Presidium of the General Meeting of Shareholders consists of: 

Chairman of the Board of Directors; 

Chairman of the Management Board; 

Deputy  Chairmen  of  the  Management  Board  who  are  the  members  of  Board  of 

Directors of the Bank; 

Secretary of the Board of Directors. 

Other  persons  participating  in  the  General  Meeting  of  Shareholders  may  also  be 

included  to the Presidium by the decision of the Chairman of the Board of Directors. 

2.5.  The  Secretary  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  is  the  Secretary  of  the 

Board  of  Directors  of  the  Bank,  or,  in  his/her  absence,  any  other  person  appointed  by  the 

Chairman of the General Meeting of Shareholders. 

The Secretary of the General Meeting of Shareholders shall: 

submit  operational  reports  and  explanatory  notes  on  the  questions  raised  during  the 

General Meeting of Shareholders; 

accept and register applications of shareholders (their  representatives) attending  the 

General  Meeting  of  Shareholders  on  authorising  them  to  participate  in  debates  on  the 

agenda  of  the  General  Meeting  of  Shareholders,  as  well  as  accept  and  register 

questions; 

deliver  the  applications  and  questions  of  shareholders  (their    representatives)  to  the 

Chairman of the General Meeting of Shareholders; 

minute the General Meeting of Shareholders; 

sign  the  Minutes  of  General  Meeting  of  Shareholders,  and  the  report  on  the  voting 

results  of the General Meeting of Shareholders; 

ensure the order in the room where the General Meeting of Shareholders is held; 

involve  the  employees  of  the  Bank  responsible  for  security  and  order  during 

public events in the event of flagrant violations of order and procedures during the General   

Meeting of Shareholders. 

2.6.  The functions of the Counting Board of the Bank are carried out by a professional 

member  of  securities  market,  the  Registrar  whose  exclusive  responsibility  is  to  keep  the 

register  of  holders  of  registered  securities  under  the  agreement  with  the  Bank  and  who  is 

licensed for this business activity in conformity with the applicable legislation of the Russian 

Federation (hereinafter referred to as the Counting Board and the Registrar respectively) 

When  performing  the  functions  of  the  Counting  Board,  the  Registrar

s  authorised 



representatives shall: 

examine  the  authorities  of  the  persons  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting 

of Shareholders or their representatives

register the participants of the General Meeting of Shareholders; 

determine a quorum at the General Meeting of Shareholders; 

clarify  issues  arising  when  the  shareholders  (their  representatives)  use  their  voting 

right at the General Meeting of Shareholders; 

clarify the rules of voting on issues put to the vote; 

ensure the established voting procedure and the shareholders

’ 

right to vote; 



count the votes and summarize the voting results; 

prepare a report on the voting results

submit voting ballots to the archives of the Bank for permanent storage. 

2.7.  The  Organising  Committee  on  Preparation  and  Holding  of  the  General  Meeting 

of  Shareholders  makes  arrangements  and  holds  the  General  Meeting  of  Shareholders, 



 

notifies  shareholders,  prepares  and  sends  necessary  documents,  and  interacts  with  the 



Registrar of the Bank on carrying  out  the functions of the  Counting  Board  and  providing  the 

list of  persons entitled  to participate in the General Meeting of Shareholders. 

Members of the Organising Committee are approved by the Board of Directors of 

the  Bank  upon  the  recommendation  of  the 

Bank’s 

Management  Board.  The  Organising 



Committee  may  include  members  of  the  Board  of  Directors,  members  of  the  Management 

Board,  the  Secretary  of  Board  of  Directors  of  the  Bank,  as  well  as  the  Bank  employees 

responsible  for  preparation  and  holding  of  the  General  Meeting  of  Shareholders.  The 

Organising  Committee  makes  arrangements  to  prepare  and  hold  the  General  Meeting  of 

Shareholders  according  to  the  Schedule  on  preparation  of  the  General  Meeting  of 

Shareholders  entered  into  force  by  the  Regulation of the  Chairman  of  t h e   Management 

Board  of  the  Bank.  The  Schedule  sets the time frame for the events to prepare and hold 

the General Meeting of Shareholders, and specifies the persons responsible for such events. 

The Organising Committee settles disputes arising in the course of preparation before 

the General Meeting of Shareholders starts. 

 

3. REGISTRATION OF SHAREHOLDERS 

3.1.  Shareholders  attending  the  General  Meeting  of  Shareholders  held  in  the  form 

of  a   meeting  shall be registered by the Counting Board  at  the  venue  of  holding the  General 

Meeting of  Shareholders. The time of start of the registration is determined by the Board of 

Directors  and indicated in the notification on the General Meeting of Shareholders. 

3.2.  The  shareholder  has  the  right  to  participate  in  the  General  Meeting  of 

Shareholders either in person or through his/her representative. The shareholder is entitled to 

replace his/her representative or participate in person in the General Meeting of Shareholders 

at any time.  

 

3.3. The shareholder



s representative at the General Meeting  of Shareholders acts in 

accordance  with  the  powers  based  on  the  directives  of  the  federal  laws  or  acts  of  the 

competent state or local authorities,  or based  on  the written  power  of  attorney. The voting 

proxy shall contain information about the represented person and the representative, which is 

specified in the Federal Law On Joint Stock Companies

3.4. Persons  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  be 

registered,  except  for  those  whose  ballots  are  received  no  later  than  two  days before the 

date  of  the  General  Meeting  of  Shareholders,  provided  that  participants  vote  on  agenda 

items  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  by  sending  the  completed  voting  ballots  to 

the Bank. 

The  persons  who  are  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders 

held in the form of a meeting and who voted by  sending  the  completed  voting  ballots  to  the 

Bank, which were  received  no  later  than  two days before the date of the General Meeting of 

Shareholders, shall be  entitled to participate in  the General Meeting of  Shareholders and in 

this case the stated persons shall not be  registered by the Counting Board for participation in 

the General Meeting. 

The  documents  certifying  the  powers  of  the  successors  and  representatives  of 

individuals  included  in  the  list  of  persons  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of 

Shareholders (their copies certified in the prescribed manner) shall be attached to the voting 

ballots  sent  by  these  persons  or  submitted  to  the  Counting  Board  when  such  persons  are 

registered for participation in the General Meeting of Shareholders. 

Persons  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  be 

registered  provided  that  those  who  turned  up  to  participate  in  the  General  Meeting  of 




 

Shareholders  have  been  identified  by  comparing  the  data  in  the  list  of  persons  entitled  to 



participate in the General Meeting of Shareholders with the data of the documents presented 

(submitted) by specified persons. 

3.5.  The  persons  registering  to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders 

whose  ballots were  not  received  by  the  Bank  or  were  received  later  than  two  days  before 

the date of  the General  Meeting  of  Shareholders  may  demand  the  voting  ballots  with  the 

note  of  their reissue against their signature. 

3.6. The  number  of  voting  shares  to  determine  that  the  General  Meeting  of 

Shareholders is quorate shall be counted simultaneously with the registration. 

3.7. The  General  Meeting  of  Shareholders  is  quorate  (has  a  quorum)  if  attended  by 

shareholders  or  their  representatives  collectively  holding  more  than  half  of  the  placed 

voting shares of the Bank. 

 

The  quorum  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  (quorum  on  the  agenda 



items  of  the  General  Meeting  of  Shareholders)  is  determined  based  on  the  number  of  the 

placed (in circulation and outstanding) voting shares of the Bank as at the date of the list of 

persons entitled to participate in the General Meeting of Shareholders, excluding: 

 

shares the ownership of which has been transferred to the Bank; 



 

shares  which  account  for  more  than  30,  50  or  75  percent  of  the  total  number  of 

the placed ordinary shares of the Bank, as well as the preference shares of the Bank giving 

the  right  to  vote  under  Paragraph  5  Article  32  Federal  Law  On  Joint  Stock  Companies,  if 

such  shares  are  held  by  a  person  who  is  obliged  to  make  a  mandatory  offer  under  Article 

84.2  Federal  Law  On  Joint  Stock  Companies,  but  who  has  not  submitted  such  mandatory 

offer to the Bank and its affiliates; 

 

shares  repaid  after  the  date  of  the  list  of  persons  entitled  to  participate  in  the 



General  Meeting  of  Shareholder  and  before  the  date  of  the  General  Meeting  of 

Shareholders;  

 

shares  held  by  persons  who  are 



deemed  interested  in  the  Bank’s  transaction 

(several  interrelated  transactions)  under  Article  81  Federal  Law  On  Joint  Stock  Companies 

provided  that  there  is  a  quorum  on  the  approval  of  the 

Bank’s  related  party

  transaction 

(several interrelated transactions); 

 

shares  held  by  members  of  the  Board  of  Directors  of  the  Bank  or  by  persons 



holding positions in the management bodies of the Bank

 

provided that there is a quorum on 



election of the Audit Commission of the Bank. 

 

When  determining  that  there  is  a  quorum  and  when  counting  votes,  fractional 



votes are summed up without rounding. 

3.8. In  the  absence  of  quorum  for  holding  the  Annual  General  Meeting  of 

Shareholders,  the  reconvened  General  Meeting  of  Shareholders  with  the  same  agenda 

shall  be  held.  In  the  absence  of  quorum  for  holding  an  extraordinary  General  Meeting  of 

Shareholders,  the reconvened General Meeting of Shareholders with the same agenda may 

be held. 

3.9. The  decision  to  hold  the  reconvened  Annual  General  Meeting  of  Shareholders 

shall be made by the Board of Directors of the Bank. 

The  decision  to  hold  the  reconvened  extraordinary  General  Meeting  of  Shareholders 

shall  be  made  by  the  Board  of  Directors  of  the  Bank  or  by  the  person  who  convened  the 

extraordinary General Meeting of Shareholders. 

The  reconvened  General  Meeting  of  Shareholders  is  quorate  (has  a  quorum)  if 




 

attended  by  shareholders  collectively  holding  at  least  thirty  percent  of  the  placed  voting 



shares of the Bank.   

3.10. The General Meeting of Shareholders held in the form of a meeting shall begin if 

by  the  time  of  its  start  there  is  a  quorum  at  least  on  one  item  included  to  the  agenda  of 

General Meeting of Shareholders. 

3.11. If  by  the  time  of  start  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  there  is  no 

quorum  on  any  agenda  item,  the  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders 

announces  that  the  General  Meeting  of  Shareholders  will  be  postponed  for  two  hours. 

Rescheduling of  the General Meeting of Shareholders is not allowed more than once. 

In the event that two  hours  after  announcement  of postponing  the  General  Meeting 

of  Shareholders,  persons  securing  a  quorum  at  least  on  one  agenda  item  have  not 

registered,  the  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  announces  that  the 

Meeting has not been held. 

3.12.  Registration  of  persons  entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of 

Shareholders  who  have  not  registered  before  it  starts  is  closed  when  the  Chairman 

announces  the  end  of  the  discussion  of  the  last  agenda  item  (last  agenda  item  having  a 

quorum) and before persons who have not voted start voting.  

3.13. If by the start of the General Meeting of Shareholders there is a quorum only on 

separate agenda items, this General Meeting of Shareholders cannot be closed if by the end 

of  the  registration  persons  securing  a  quorum  for  taking  decisions  on  other  agenda  items 

have registered. 

3.14. After the end of discussion of the last agenda item having a quorum and before 

persons  who  have  not  voted  start  voting,  those  present  at  the  General  Meeting  of 

Shareholders  shall  be  notified  of  the  number  of  votes  held  by  the  persons  who  have 

registered and (or) participated in the meeting at this point.   

 

4.  PROCEDURE OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS 

4.1.  A member of the Counting Board notifies the Chairman of the General Meeting  of 

Shareholders whether there is a quorum at the start time of the Meeting. If there is no quorum 

on  one  or  some  items  of  the  agenda  of  the  General  Meeting  of  Shareholders,  the 

representative  of  the  Counting  Board  notifies  the  Chairman  of  the  General  Meeting  of 

Shareholders  whether there is a quorum on each agenda item. 

4.2. The  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  announces  the  opening 

(postponing) of the General Meeting of Shareholders. 

4.3. The official language of the General Meeting of Shareholders is Russian. 

4.4.  The  Chairman  starts  the  General  Meeting  of  Shareholders  by  announcing  the 

number  of  registered  shareholders  and  their  representatives,  as  well  as  the  number  of 

t h e i r   votes  and  the  percentage  of  their  votes  in  the  total  number  of  voting  shares  of  the 

Bank. 

4.5. The start time of the General Meeting of Shareholders is determined by the Board 



of Directors  of  the  Bank.  The  General  Meeting  of  Shareholders  continues until  the  end  of 

discussion  of  all  agenda  items.  The  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders 

may  announce  a  15  minute  break  every  2  (two)  hours  of  work.  The  Chairman  of  the 

General  Meeting  of  Shareholders  may  decide  to  make  a  45  minute  lunch  break  after  the 

first 4 (four) hours of work. 

4.6.  Those  speaking  at  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  follow  the 

following procedure: 



 

-



  main speeches on agenda items - no more than twenty minutes; 

-

  debates 



 up to five minutes; 

-

  answering the questions 



 up to five minutes. 

One  agenda  item  cannot  be  discussed  for  more  than  twenty  minutes  (excluding  the 

time of the main speech). 

4.7.  The  shareholder  (representative  of  the  shareholder)  willing  to  debate  on 

agenda  items  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  submit  a  signed  written 

notification thereof  to  the  Secretary  of  the General  Meeting  of  Shareholders where his  full 

name  (name  of  the  shareholder  b e i n g   a   legal  entity) and the question wording should 

be indicated. 

In the event of questions on agenda items of the General Meeting of Shareholders, the 

question  should  be  addressed  to  the  Secretary  of  t h e   General  Meeting  of 

Shareholders;  in  addition  to  the  question  wording,  the  shareholder  (representative  of  the 

shareholder)  shall  specify  his  full  name  (name  of  the  shareholder  being  legal  entity)  and 

sign the notification. 

4.8. The Secretary of the General Meeting of Shareholders considers the  applications 

of shareholders (their representatives) to participate in the debates on the agenda items  and 

transfers  them  to  the  Chairman  of  the  General  Meeting  of  Shareholders.  The  decision  on 

participation  in  the  debates  on  the  agenda  items  is  made  by  the  Chairman  of  the  General 

Meeting of Shareholders. 

 

5. VOTING AT THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS 

5.1. The voting at the General Meeting of Shareholders is based on the  principle 

one 



voting share - 

one vote”

 excluding the following cases: 

-

  the cumulative voting for election of the Board of Directors of the Bank; 



-

  there  are  fractional  shares  giving  their  holders  the  rights  in  the  amount 

corresponding to the part of the fractional share in the whole share. 

Members of the Counting board shall collect the completed and signed voting ballots. 

If for any reason the shareholder (representative of the shareholder) did not submit the 

ballot  during  the  voting,  it  is  con sid e red   tha t  such  shareholder  does  not  participate  in 

the voting and his/her vote is not taken into account when counting the voting results. 

5.2. The voting ballot includes: 

-

  full name of the shareholder; 



-

  the number of voting shares of the Bank he/she holds; 

-

  full company name and location of Vozrozhdenie Bank;  



-

  the  form  of  holding  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  (meeting  or  absentee 

voting); 

-

  date, venue, time of the General Meeting of Shareholders 



-

  postal address for sending completed ballots; 

-

  deadline for submission of voting ballots



-

  the wording of decisions on each item (name of each candidate) on which the voting 

is executed; 

-

  the voting options on each agenda item including 



“pro”, “contra” or

 

“abstain”;



 

-

  the  notification  that  the  voting  ballot  shall  be  signed  by  the  shareholder  or 




 

his/her representative; 



-

  clarifications  on  the  procedure  of  its  completion  under  the  applicable  legislation  of 

the Russian Federation. 

5.3. In the ballot used for cumulative voting, such voting options as "pro", "contra" and 

"abstain" are given once in respect of all candidates on the list of candidates to the Board of 

Directors  of  the  Bank,  and there  should  a box  for  indicating  the  number  of  votes  cast  for  a 

candidate  against  each  candidate.  The  number  of  candidates  among  which  votes  are 

distributed in the event of cumulative voting may exceed the number of those to be elected to 

the Board of Directors of the Bank. 

5.4. Persons registered for participation in the General Meeting of Shareholders held 

in the form of a meeting shall be entitled to vote on all agenda items since the opening of the 

General Meeting of Shareholders and until its closing, and if the voting results and decisions 

adopted by the General Meeting of Shareholders  are announced at the Meeting - since the 

opening of the General Meeting of Shareholders and until the beginning of counting of votes 

on the agenda. 

Those  who  have  not  voted  shall  be  given  time  for  voting  after  the  end  of  the 

discussion  of  the  last  item  on  the  agenda  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  (last 

agenda  item  having  a  quorum)  and  before  the  closing  of  the  General  Meeting  of 

Shareholders (the beginning of vote counting). 

5.5. Should two or more voting ballots of one person with different options of voting on 

one  agenda  item  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  be  found  in  the  course  of  vote 

counting, all such voting ballots shall be deemed invalid in respect of such agenda item. 

This rule does not apply to the voting ballots signed by the person issuing the  power of 

attorney to vote in regard to the shares submitted after the date of the list of  persons entitled 

to participate in the General Meeting of Shareholders, and (or) the persons acting under such 

powers  of  attorney  where  the  number  of  votes  cast  for  the  corresponding  voting  option  is 

indicated  in the voting boxes specifying the number of votes cast for each voting option, and 

where  there  are  appropriate  marks  prescribed  by  regulations  of  the  federal  executive  body 

for the securities market. 

5.6. The fact the voting ballot is deemed invalid on one, several or all items  for voting 

by  means  of  this  ballot  shall  not  be  cause  for  excluding  the  votes  of  such  ballot  when 

determining that there is a quorum. 

5.7. If there are more than one voting options left  as to one or more candidates in the 

voting ballot on election of members of the Audit Commission of the Bank, such ballot shall be 

deemed  invalid  only  with  regard  to  the  voting  on  the  candidate(s)  for  whom  there  are  more 

than one voting options left. 

5.8. Votes on the ballot which is not signed by the person (representative of the person) 

entitled to participate in the General Meeting of Shareholders shall not be taken into account 

when summarizing the voting results at the General Meeting of Shareholders.  

Votes  on  the  ballot  which  is  not  signed  by  the  person  (representative  of  the  person) 

entitled  to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  not  be  considered  when 

determining that there is a quorum at the General Meeting of Shareholders held in the form of 

absentee voting, as well as when determining that there is a quorum at the General Meeting 

of  Shareholders  held  in  the  form  of  a  meeting  if  the  voting  was  carried  out  by  sending  the 

ballot  to  the  Bank,  which  received  the  ballot  no  later  than  two  days  before  the  General 

Meeting of Shareholders. 

5.9.  Should the agenda of the  extraordinary  General  Meeting of Shareholders include 

the  items  related  to  early  termination  of  office  of  members  of  the  Board  of  Directors  and 

election of new members of the Board of Directors, the  vote on election of  new members of 

the  Board  of  Directors  of  the  Bank  shall  not  be  held  unless  the  decision  is  made  to  early 




10 

 

terminate office of the previously elected members of the Board of Directors.  



5.10. If the agenda of the General Meeting of Shareholders includes not only the issue 

of electing the Audit Commission of  the Bank,  but  also the issue of  electing members of the 

Board of Directors of the Bank, when summarizing the results of voting on election of the Audit 

Commission, the votes on shares owned by the candidates elected to the Board of Directors 

and  the  votes  on  shares  owned  by  persons  holding  positions  in  the  executive  bodies  of  the 

Bank shall not be taken into account. The votes on shares owned by members of the Board of 

Directors whose powers have been terminated shall be taken into account when determining 

that  there  is  a  quorum  and  when  summarizing  the  results  of  voting  on  election  of  the  Audit 

Commission. 

5.11. Should  the  voting  ballots  be  considered  invalid  by  the  Counting  Board,  the 

votes  on such ballots (excluding counting votes for determining that there is a quorum) shall 

not be taken into account. After drawing up and signing of the Minutes on the voting results 

of  the  General  Meeting  of  Shareholders,  the  Counting  Board  seals  up  the  ballots  and 

submits them to the archives of the Bank for keeping. 

5.12. The Counting Board shall prepare the Minutes on voting results. The Minutes  on 

voting  results  shall  be  prepared  within  three  working  days  after  closing  of  the General 

Meeting  of  Shareholders  or  the  deadline  for  filing  the  ballots  when  holding  the  General 

Meeting of Shareholders in the form of absentee voting. 

The Minutes on voting results of the General Meeting of Shareholders prepared by  the 

Counting Board shall be signed by the persons authorised by the Registrar. 

5.13. The  decisions  made  by  the  General  Meeting  of  Shareholders  as  well  as  the 

voting results  may be  announced at  the General Meeting of Shareholders  during which the  

voting was held and shall be disclosed to the persons included to the list of persons entitled 

to  participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders  in  the  form  of  a  report  on  voting 

results  as  required  for  notification  on  holding  the  General  Meeting  of  Shareholders  within 

four  business  days  after  the  date  of  closing  the  General  Meeting  of  Shareholders  or  the 

deadline  for  filing  ballots  when  holding  the  General  Meeting  of  Shareholders  in  the  form  of 

absentee voting.  

If  as  at  the  date of  compiling  the  list  of  persons  entitled to  participate  in the General 

Meeting of Shareholders in the register of 

the Bank’s 

shareholders, one of the persons is a 

nominee shareholder, the report on voting results is forwarded in electronic form (in the form 

of  an  electronic  document  signed  by  electronic  signature)  to  a  nominee  shareholder.  The 

nominee shareholder shall disclose the report on voting results received under this clause to 

his/her depositors report on the voting results obtained by him in the manner and within the 

time established by regulations of the Russian Federation or the deposit agreement. 

 

6. MINUTES OF THE GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS 

6.1.  The  Minutes  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  is  based  on  the  agenda, 

participants

  key  points  of  speeches,  registration  log  and  the  Minutes  on  voting  results 



prepared by the Counting Board. 

 

Approval of the decision by the General Meeting of Shareholders and the Bank's 



shareholders  present  when  making  this  decision  shall  be  confirmed  by  the  Registrar 

performing the functions of the Counting Board. 

6.2.  The  Minutes  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  shall  be  prepared  in  two 

copies  within  three  business  days  after  closing  of  the  General  Meeting  of  Shareholders. 

Both  copies  shall  be  signed  by  the  Chairman  and  the  Secretary  of  the  General  Meeting  of 

Shareholders. 




11 

 

The Minutes of the General Meeting of Shareholders shall include: 



full company name and location of the Bank; 

type of the General Meeting of Shareholders (annual or extraordinary); 

form of holding the General Meeting of Shareholders (meeting or absentee voting);  

the  record date for  the  General Meeting of Shareholders; 

date of the General Meeting of Shareholders; 

venue  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  held  in  the  form  of  joint presence 

(address where the meeting is held); 

agenda of the General Meeting of Shareholders; 

start  and  end  time  of  registration  of  persons  entitled  to  participate  in  the General 

Meeting of Shareholders held in the form of joint presence; 

opening and closing  time of  the General Meeting of Shareholders held in the form of 

joint  presence,  as  well  as  start  time  of  vote  counting  if  the  decisions  made  by  the  General 

Meeting  of  Shareholders  and  their  voting  results  are  announced  at  the  General  Meeting  of 

Shareholders; 

postal address(es) to which completed voting ballots were addressed; 

number of votes on  each  agenda  item  owned by those on the list of persons entitled 

to participate  in  the  General  Meeting  of  Shareholders;  

number  of  votes  per  voting  shares  of  the  Bank  for  each  agenda  item  of  the  General 

Meeting of Shareholders determined considering Clause 3.7. of the Procedure;   

number  of  votes  on  each  agenda  item  owned  by  the  persons  who  participated  in 

the  General  Meeting  of Shareholders indicating whether there was a quorum on each item;   

number  of  votes  cast  for  each  voting  option 

(“

pro


”,

 

“contra”, and



 

“abstain”)

  on  each 

agenda item of the General Meeting of Shareholders having a quorum; 

information  about  the  persons  who  took  part  in  the  meeting  (participants  of  the 

meeting).  For  the  purpose  of  the  Procedure,  participants  of  the  meeting  refer  to  the  list  of 

individuals (their full name) and legal entities (their full company name) who took part in the 

voting by sending ballots or by attending the meeting;  

information about the persons who voted against the decision of the General Meeting 

of  Shareholders  on  some  agenda  item  and  who  required  making  a  record  thereof  in  the 

Minutes;  

wording  of  the  decisions  approved  by  the  General  Meeting  of  Shareholders  on each 

agenda item; 

highlights  of  speeches  and  names  of  the  speakers  on  each  agenda  item  of  the 

General Meeting of Shareholders held in the form of joint presence; 

full  company  name  and  location  of  the  Registrar  performing  the  functions  of  the 

Counting Board as well as names of the authorised representatives;  

Chairman (Presidium) and Secretary of the General Meeting of Shareholders; 

date of the Minutes of the General Meeting of Shareholders. 

6.3.  The  decision  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  is  considered  approved 

(becomes  legally  effective)  since the  announcement  of  the  approved  decisions and voting 

results on agenda items at the General Meeting of Shareholders, and if not announced  

 from the date of the Minutes of the General Meeting of Shareholders. 



6.4. Minutes  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  are  permanently  kept  at  the 

location of the sole executive body of the Bank.  




12 

 

6.5. Upon written request of the shareholder, as well as upon the request of members 



of  the  Board  of  Directors,  members  of  the  Management  Board,  heads  of  internal 

divisions, and branch managers of the Bank, a copy of the Minutes of the General Meeting of 

Shareholders, or an extract thereof shall be provided. 

 

A copy  of  the  Minutes  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  or  a n   extract  thereof 



are prepared within seven days from the date of receiving the relevant request. 

Copies  of  the  Minutes  of  the  General  Meeting  of  Shareholders  and  extracts  thereof 

are  signed  by  the  Secretary  of  the  Board  of  Directors  and  are  certified  with  the  seal  of  the 

Bank.  


7. FINAL PROVISIONS 

7.1. This Procedure shall be approved by the General Meeting of Shareholders, by the 

majority  of  votes  of  the  shareholders  participating  in  the  General  Meeting  of  Shareholders 

upon the proposal of the Board of Directors of the Bank.  

7.2. Amendments  and  alterations  to  the  Procedure  or  approval  of  its  revised  version 

shall  be  made  by  the  General  Meeting  of  Shareholders  in  the  manner  prescribed  by  the 

applicable  legislation  of  the  Russian  Federation  and  by  the  Articles  of  Association  of  the 

Bank.  


7.3.  Should  some  clauses of  this  Procedure  conflict  with  the  applicable  legislation  of 

the  Russian  Federation  because  of  changes  in  the  legislation,  laws  and  regulations  shall 

prevail.    In  such  cases  the  Bank's  shareholders,  members  of  the  Board  of  Directors,  the 

Chairman  of  the  Management  Board  and  members  of  the  Management  Board  as  well  as 

internal divisions  of the  Bank  shall  be governed by  the applicable  laws  and  regulations  of 

the  Russian  Federation until amendments to the Procedure have been approved.   



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