1. Boshqaruv jarayonini axborot bilan ta’minlash. Boshqaruv texnikasi tushunchasi va klassifikatsiyasi. Kommunikatsiya

3. Kommunikatsiya
Kommunikatsiya - bu axborot almashishdir. Ana shu axborot negizida raxbar ma’lumotlar olib, samarali qarorlar qabul kiladi va ishchi xodimlarga yetkazadi.
Raxbarlik faoliyati samarali axborot almashinuvni talab kiladi. Agar insonlar o’zaro axborot almashinmasa, ular birgalikda ishlay olmaydi va oldilariga kuygan maksadning shakllanishi, unga erishishi kiyin bo’ladi.
Boshqaruv faoliyatida axborot almashuv muxim ahamiyatiiyatliligi uchun raxbar o’zining vaqtining 50% - 90%ni kommunikatsiyaga sarflaydi. Axborot almashishning sifati boshqaruv qarorlariga ta’sir ko’rsatadi.
Kommunikatsiyaning majlislar, xizmat yozuv-chizuvlari, telefon orqali mulokotlar, xisobotlar, videotasmalar va yo’zma-yo’z suxbatlar orqali ko’pgina muammolarni xal qilishda yordam beradi.
Korxona tashqi muxit bilan aloqa bog’lashda, turli-tuman vositalardan foydalanadi. Mavjud xaridorlar bilan ular reklama orqali boglanibgina kolmay, maxsulotni bozorga olib kiradigan boshqa dasturlardan xam foydalanadi.
Axborotlar korxona ichida bosqichma-bosqich, ya’ni vestikal kommunikatsiyalar orqali utadi. Axborotlar yuqori boshqaruv organlaridan, pastki organlarga utadi. Shuningdek pastki organlardan yuqori boshqaruv bo’limlariga axborotlar oqimi keladi. Aynan ikkinchi jarayon korxonalarda ijobiy o’zgarishlarga olib keladi.
Korxonada vertikal kommunikatsiyalardan tashqari, gorizontal kommunikatsiyalar xam mavjud. Ma’lumki korxonalarda turli-xil funksional bo’limlar, sexlar va boshqa bo’limlarning mavjudligi ular orasidagi axborot oqimining kerakligini anglatadi. Masalan, fundamental texnologiya asosida, korxona turli-xil maxsulotlar ishlab-chiqarishi mumkin, shuning uchun xam marketing bo’limining axborot ahamiyatiiyatligini saklab koladi va uning talablarini o’z vaqtida kondirilishini ta’minlaydi.


Xulosa:

Axborot boshqaruv tizimida aloxida bo’g’in bo’lib xisoblanadi. Unga qator o’ziga xos xususiyatlar mansub bo’lib, ular axborot boshqaruvining barcha bo’g’inlari, barcha vazifalarini kamrab olishiga bog’liqdir. Axborot - bu boshqaruv apparati faoliyatining xam dastlabki nuqtasi, xam natijasidir, shuningdek, amalga oshirilayotgan xarakatlar mavjudligi sharti, mustaxkamlash usulidir. Axborot xajmi ortishi bilan boshqaruv axborotining sifat ko’rsatkichlariga bo’lgan talab xam ortib boradi.

Axborot bu ma’lumot va xabarlar to’plami bo’lib, mazmunan yangilik unsurlariga ega bo’ladi va boshqaruv vazifalarini hal etish uchun o’ta zarurdir. Ishonchli va zarur axborotlarsiz boshqarishni amalga oshirib bo’lmaydi. Axborotlar boshqaruv negizi hisoblanadi.

Boshqaruvchi va boshqariluvchi tizimlar o’rtasidagi o’zaro aloqalar axborot vositasida quyidagicha amalga oshriladi

Boshqaruvchi organ boshqariluvchi ob’yektning holati hamda boshqariluvchi ob’yekt bog’liq bo’lgan tashqi muhit holati haqida axborotlar olib turadi. Bu axborot boshqaruvchi organ tomonidan qabul qilinadi va shu axborot asosida u boshqaruvchi axborot (qaror, buyruq)ni ishlab chiqadi. Shundan keyin axborot boshqariluvchi ob’yektga ta’sir o’tkazadigan boshqaruvchi tizimning ijroiya organiga yuboriladi va bajarilishi nazoratga olinadi.

Shunday qilib, boshqaruv tizimida axborotni uzatish, olish, qayta ishlash va berish jarayoni amalga oshiriladi. Ishlab chiqarishning borishi to’g’risidagi ichki axborot boshqaruvchi tizimga muttasil kelib tushadi. Bu:

• ish o’rinlariga xomashyoning kelib tushishi;

• stanok, uskunalarning ishlashi;

• ishchilarning ishlab chiqarish normalarini bajarishi;

• tayyorlangan buyumlar miqdori va ularniig sifati;

• mahsulotlarni sotishi haqidagi axborotlar. Tashqi axborotlar, ya’ni:

• yuqori tashkilotlardan olanadigan farmoyish, qaror va topshiriqlar;

• maxsulot istemolchilari talablari;

• boshqa korxonalarning ilg’or tajribalari;

• raqobatdoshlarning xatti-harakatlari;

• bozorlardagi holat, ulardagi muvozanat;

• inflyasiya va ishsizlik darajasi;

• byudjetga to’lovlar va xokazolarga oid ma’lumotlar shu turkumdagi axborotlar sirasiga kiradi. Bular tashqi muammolardan kelib chiquvchi axborotlar hisoblanadi.

Agar korxona ichida axborot oqimlarining kelishi va tashqi dunyo bilan aloqalar buzilsa, korxonaning yashashi xavf ostida qoladi.

Boshqarishda foydalaniladigan va bajarilishi uchun uzatiladigan axborotlarga quyidagi talablar qo’yiladi:

- ishonchlilik;

- tushunarli, bir ma’nolilik;

- tezkorlik;

- to’liqlik;

- tejamlilik.

Hozirga davrda rahbar boshqaruv ishlarida tashabbus va omilkorlik o’rsatishi, tezkorlik bilan ish olib borishi, vaziyat o’zgarishni o’z vaqtida payqab olish, resurslar bilan manevr qila olishi, har bir konkret sharoitda maqbul qaror qabul qilishi zarur. Buning uchun rahbar ishonchli va mazmunli axborot olib turishi lozim. Ortiqcha, befoyda axborot rahbar ishini qiyinlashtiradi, ortiqcha mehnat va vaqt sarflashga olib keladi.

Axborot tushunarli bo’lishi kerak, chalkash, bir-biri bilan taqqoslab bo’lmaydigan ko’rsatkichlar to’g’ri rahbarlik qilishga va o’z vaqtida qaror qabul qilishga putur yetkazadi.

Axborotning o’z vaqtida kelishi va o’z vaqtida bajaruvchilarga yuborilishi, ya’ni tezkorligi ham juda muhimdir. U boshqaruv jarayonining, binobarin, ishlab chiqarishning uzluksiz borishiga yordam beradi. Shuningdek, dastlabki axborotni boshqarish turli maqsadlar uchun oson o’zgarish, undan boshqaruvning barcha bo’g’inlarida foydalanish mumkinligi, axborotning uzil-kesil ishlanishi, undan qo’shimcha ishlov bermasdan foydalanish ham katta ahamiyatga ega.

Zarur paytda kerakli natija beradigan axborotlar qimmatli hisoblanadi. Kech berilgan axborotlar o’z qimmatini yo’qotadi.

Ishlab chiqarish vaziyatiga tug’ri baho berish va aniq qaror qabul qilish uchun boshqaruv organi axborot bilan to’liq ta’min etilishi, axborot hajmi maqsadga muvofiq bo’lishi kerak. Axborot yetishmasligi yoki haddan tashqari ko’payib ketishi tezkor va to’g’ri boshqarishga xalaqt beradi. Va, nihoyat, boshqarish apparati xodimlari qanchalik yuqori malakali bo’lsalar, axborot qimmati ham shunchalik yuqori va tartibga solingan bo’ladi. Boshqarish organlari ma’lumotlar qabul qiluvchi texnika vositalari bilan qanchalik mukammal ta’minlangan bo’lsa, rahbarlarga ortiqcha, befoyda ma’lumotlar shunchalik kam kelib tushadi. Bu esa o’z navbatida axborot oqimidagi tejamkorlikni ta’minlaydi.

Boshqarish tizimining muvaffaqiyatli ishlashining zarur sharti faqat to’g’ri aloqagina emas, balki teskari aloqaning ham mavjud bo’lishidir. Teskari aloqa har qanday darajadagi tizimlar harakatini rostlab turish uchun universal mexanizm hisoblanadi.

Boshqariluvchi tizimdan boshqaruvchi tizimga (bo’ysunuvchidan boshliqqa) kelib tushadigan axborotni, ya’ni berilgan farmoyish va buyruqning natijalari to’g’risidagi axborotni teskari aloqa deb tushunish qabul qilingan.

Boshqaruv tizimi unsurlari ichida murakkab, ko’p tomonlama va xilma-xil aloqalar mavjudligi sharoitida teskari aloqaning ahamiyati ayniqsa ortadi. Boshqaruvchi tizim farmoyish yoki buyruq (toshpiriq) bergandan keyin shu farmoyish yoki buyruq qanday bajarilayotganligi to’g’risida teskari aloqa yo’li bo’yicha o’z vaqtida axborot bilan ta’minlanib turilmasa, boshqarish jarayoni buziladi va boshqaruv tizimi butunlay izdan chiqadi.

Ishlab chiqarishni va davlat boshqaruvining barcha darajalarida mustahkam teskari aloqa mavjuddigi xarakterlidir. Oddiy bir misol. Mamlakatimizning iqtisodiy va sotsial rivojlanishi bo’yicha ishlab chiqiladigan barcha qonuilar, albatga umumxalq muhokamasiga qo’yiladi, ularga mehnatkashlarning mulohaza va istaklari hisobga olinib, qo’shimchalar va o’zgartirishlar kiritiladi.

Teskari aloqa yordamida axborotni jo’natuvchi bilan uni qabul qiluvchi o’rtasida aloqa o’rnatiladi. Bu jarayonda axborotni qabul qiluvchi axborot bilan o’zaro almashuv jarayonining barcha bosqichlarini takrorlaydi, natijada axborotni yuboruvchi endi uni qabul qiluvchiga aylanadi, ya’ni har ikkala tomon o’z vazifalarini o’zaro almashgandek bo’ladi.

Teskari aloqa - bu eshitganga, o’qiganga yoki ko’rganga nisbatan aks ta’sir yoki ta’sirlanish tayanchi. Bunda mazkur axborotni olgan shaxs shu axborotga bo’lgan munosabatini, tushunganligi yoki to’liq tushunmaganligini, qo’llab- quvvatlashi yoki inkor etishini shu axborotni yuborgan shaxsga bildiradi. Bunday aloqa har ikkala tomonning bir-birini qanchalik tushunganini bilish uchun zarur.

Rahbar berilgan topshiriq yoki aytilgan so’z har doim bo’ysunuvchilar tomonidan birdek qabul qilinadi, deb o’ylamasligi kerak. Bunday xato fikrga boruvchi rahbar o’zini real voqyeliqdan uzoq- lashtiradi. Teskari aloqani samarali o’rnatmagan rahbarning boshqaruv faoliyati zaiflashadi va inqirozga yuz tutadi.

Shov-shuv axborot almashuv jarayonida salbiy ta’sir ko’rsatuvchi unsurlardan xisoblanadi. Axborotlarni uzatish nazariyasi tili bilan aytganda shov-shuv - bu g’oyani buzib talqin qilishda namoyon bo’ladi. Aytilgan so’zdan tortib, to uni qabul qilingungacha bo’lgan masofadagi turli to’siklar, shov-shuvlar axborotni kodlashtirish va dekodlashtirish, shuningdek rahbar bilan bo’ysunuvchi o’rtasvdagi aloqa jarayoniga katta ta’sir o’tkazishi mumkin.

Shu sababli shov-shuvni ham e’tiborsiz qoldirish mumkin emas.

Hozirgi davrda xalq xo’jaligining turli bo’linmalari faoliyatini boshqarish, eng avvalo tegishli boshqaruv qarorlarini qabul qilish turli-tuman axborotlarga bog’liq. Axborotlarning xilma-xilligi har bir boshqaruv ob’yektining faoliyati ko’p tomonlamaligi bilan, boshqaruv sohalari ham turli- tumanligi bilan belgilanadi. Bular esa pirovard natijada ishlab chiqarish jarayonlari miqyosining kattaliga, o’ta murakkabligi va davom etish sur’atlarining yuqoriligi bilan bog’liqdir.

Axborot tizimlari ikki xil bo’lishi mumkin.

Oddiy tizim. Axborot paydo bo’lgan joydan iste’mol joyiga keltiriladi. Bunday axborot telefon orqali yoki signallar vositasida kelib tushishi mumkin. Bu turdagi axborot tizimi quyi boshqaruv bosqichiga to’g’ri keladi. Ish joyidan ustaga berilgan axborot bunga misol bo’la oladi. Bunday axborotga deyarli ishlov berilmaydi.

Murakkab tizim. Bu tizim ishlab chiqarish va boshqaruv tarkibining murakkabligi bilan bog’liq. Bu yerda dastlabki axborot yuzaga keladi. Ishlov berishda hisoblash texnikasidan keng foydalaniladi.

Murakkab axborot tizimining har xil darajada mexanizasiyalash va avtomatlashtirish turlari quyidagilardan iborat:

* Axborotlarni to’la o’zlashtirish davri. Bunda axborot oddiy mexanizimlardan foydalanilgan holda butunlay qayta ishlanadi.

* Aralash axborot tizimi.

Bunda axborotni mexanizasiyalashgan va avtomatlashgan qurilmalari yordamida o’zgartirishlarga erishiladi. Bu tizim avtomatlashgan nazoratni ta’minlaydi, ba’zida korxonaning ishlab chiqarish faoliyati ustidan odsiy boshqaruv jarayonini amalga oshiradi.

* Axborot ma’lumot tizimi.

Bunda ko’z bilan bajariladigan nazorat uchun ba’zi bir ma’lumotlarni berish bilan cheklanadi.

* Kuzatuv axborot tizimi.

Bu tizim avtomatlashgan nazorat va boshqaruvni ta’minlaydi. Keyingi ikkala tizim asosan texnologik jarayonlar to’g’risidagi axborotlarni qayta ishlash uchun qo’llaniladi.

Axborotlar tizimi - bu murakkab tizim bo’lib, o’z ichiga turli hujjatlarni, axborot oqimi, aloqa kanallari, texnik vositalar va avtomatik boshqaruv tizimlarini oladi. Butun axborotlar tizimi aniq va doimiy ishlashi lozim.

Har bir rahbarning uslubi ko’p jihatdan qaror qabul qilish uchun zarur va yetarli axborotni olish va undan foydalanishda uning shaxsiy ishlash uslubi bilan belgilanadi.

Ishlab chiqarishni boshqarish - bu ijodiy jarayon, o’ziga xos bir san’at. U rahbarning xilma-xil ish usullarda namoyon bo’ladi. Bu usullar esa rahbarga ushbu sohada oz omilkor kishilarning fikrini turli kanallar orqali aniqlash va bu ijobiy fikrlardan boshqarish jarayonida foydalanish imkoniyatini beradi. U o’z fikrlarini har bir kishining ongiga yetkazish uchun ham ma’lum xislatlarga ega bo’lishi kerak.

Rahbar suhbatdoshini shunday tinglay bilishi lozimki, suhbat natijasida ish haqida eng ko’p darajada foydali axborot olishi kerak. Bunga esa boshqarishning, ayniqsa o’z qo’li ostidagilarning fikrlariga, so’zlariga, taklif va tanqidlariga etibor bilan munosabatda bo’lgandagina erishish mumkin. Bo’ysunuvchi kishi ma’lum ishini bevosita bajaradi va bu ishni boshqalardan ko’ra yaxshiroq biladi.

Shuning uchun rahbar o’z qo’l ostidagilar bilan suhbat qilganida o’zi uchun ayniqsa qimmatli bo’lgan axborotni olishni mo’ljallashi kerak. Buning uchun ochiq gaplashish shartini yaratishi lozim. Begonalar bo’lmasligi lozim, telefon qo’ng’iroqparini cheklash va hokazolar talab qilinadi.

Rahbarning yozishni bilishi - bu faqat savodli yoza bilishi emas, balki fikrni qisqa va ravon, davlat tilida badiiy, sodda bayon qilish demakdir. Rahbarlikda bu o’z qarorini bo’ysunuvchiga yetkazish uslubidir. Ishlab chiqarishni boshqarishda yozish mumkin bo’lgan hamma narsani yozib qo’yishi kerak, degan qoida amal qiladi. Bu bo’ysunuvchiga yozilganlarga qarab o’z xatti-harakatini aniq tekshirib borish, rahbarga esa qarorning bajarilishini nazorat qilib turish imkoniyatini beradi.

Rahbar o’ziga axborot tayyorlovchi xodimlar mehnatini tashkil eta bilishi, ulardan omilkorlik bilan foydalanishi kerak. Noto’g’ri, past qiymatli axborot tufayli yomon boshqaruv qarori qabul qilishdan ehtiyot bo’lishi, eng muximi unga kelayotgan axborotlarni saralab olishi darkor. Funksional xizmat xodimlari, yordamchilar, referentlar rahbarga eng zarur axborotlarni tekshirib berishi maqsadga muvofiq bo’ladi.

Kommunikatsiya - bu kishilar o’rtasidagi o’zaro axborot almashuvidir. Rahbarlar qilayotgan hamma ishlar axborotlarning samarali almashishini talab qiladi. Yaxshi yo’lga qo’yilgan kommunikatsiya ish muvaffaqqiyatini ta’minlaydi. So’rovlar shuni ko’rsatadiki, 73 % amerikalik, 85 % yapon, 63 % angliyalik rahbarlar, kommunikatsiya, qo’yilgan maqsadga erishish yo’lidagi bosh to’siq deb hisoblaydilar. Yana bir boshqa so’rovga ko’ra 2000 turli kompaniyaning 250 ming xodimi korxonalarda axborot almashish eng qiyin masaladan biri deb biladilar.

Umuman har bir rahbar 50 dan 90 % gacha vaqtini kommunikatsiyaga sarflaydi. Shu sababli, shuni tasdiqlash mumkinki, menejer faoliyatining samaradorligi eng avvalo kommunikatsiya samaradorligiga, ya’ni:

• kishilar bilan yakkama-yakka suhbat olib borish qobiliyati;

• telefonda so’zlashuv qobiliyati;

• rasmiy xujjatlarni tuzish va o’qiy olish qobiliyati;

• majlislarda qatnashish madaniyati kabilirga bog’liq.

Korxona (tashkilot) kommunikatsiyasi - bu o’ta murakkab, ko’p bosqichli tizim bo’lib, o’z tarkibiga nafaqat tashkilot ichidagi, shuningdek uning tashqarisidagi axborot almashuvini ham oladi.

Tashkiliy kommunikatsiya: tashqi va ichki;

Ichki kommunikatsiya; gorizontal, vertikal, neformal; Vertikal: bug’inlararo, rahbar-bo’ysunuvchi.

Tashkilot - bu davlat nazorati va boshqaruvchi ostidagi ob’yekt bo’lib, u o’zidan yuqori tegishli tashkilotlarga (makroiqgisodiyot va statistika vazirligiga) turli hisobotlar, ma’lumotlar, axborotlar berib turadi.