Created by the

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
90 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
the colony counts as one animal. When a section of the coral breaks off, you accession that 
new piece as a new colony. 
•
 
A self-sustaining, breeding group of small rodents or insects. 
Your institution has a large number of Cairo spiny mice. No daily count is made, though births 
and deaths increase and decrease the count.  A census is taken periodically, and the new 
count is recorded by sex and life stage.  Exact counts are made whenever possible –  for 
example, when the group is moved to a new enclosure. 
•
 
Young born to several females of the same species or subspecies and raised together without 
means of identifying which offspring were born to which mother. 
A flock of 3.6 peafowl raise 25 chicks this year.  Identity of the hens incubating each nest, 
hatch dates, and number of chicks hatched from each nest can be determined and recorded. 
However, unless the chicks are caught and banded at hatching, once the mothers and chicks 
join  the main flock, it is no longer possible to tell which chicks belong to which females.  All 
chicks in the flock have the same possible parents: all the peacocks and those peahens that 
incubated the nests. The chicks are accessioned as a group and are split out only when they 
are banded or tagged (and are thus individually identifiable).  
•
 
Historical records for a species or subspecies for which there is insufficient information to attribute 
events to specific individuals. 
Some of your historical records are found as simple lists of events.  Though there are dates 
for all transactions, and maybe even specified vendors or recipients for those events, you 
cannot create individual records for any of these animals without additional information: there 
is nothing connecting any specific individual to both acquisition and disposition information. If 
additional  information is uncovered that makes this connection, then that individual can be 
removed from the group accession and given an individual record. 
  
Managing Group Records
 
Maintaining Group Records  -  As with individual records, group records should also  be  maintained and 
updated. Addition of animals through births or transactions such as loans, purchases, donations, or trades 
are entered as acquisitions. Subtraction of animals through deaths or transactions such as loans, sales, 
donations, or trades are entered as dispositions.  
 
Weights and lengths can be entered into a group record even if that data cannot be attributed to a specific 
individual.  This information is still useful in describing the overall condition of group members, although 
care should be given to describe the animal that the measurement came from. For example, is the animal 
a juvenile or a breeding adult?  Is it healthy, or sickly?  Alternatively, average and/or median 
measurements can be entered into the record to give an indication of what  size a "normal" individual 
might be. In this case, notes should include the maximum and minimum measurements, and how many 
animals were measured to calculate the average or median. 
 
Censuses  -  Groups should be censused at regular intervals -  ideally, no longer than one inter-birth 
interval.  Institutions should establish and follow a census schedule for each group.  An inventory must be 
done at least once yearly (AZA Accreditation Standard 1.4.1) but the frequency at which  a group is 
censused depends on species biology, husbandry protocols, and animal welfare.  For species in which 
births/hatches and deaths tend to go undetected, or for species that have high fecundity and mortality 
(which makes counting every animal  very difficult or impossible), census data should be obtained more 
frequently than for species with longer inter-birth intervals. These more frequent censuses should not be 
undertaken when intrusion on the group has a negative effect on the welfare of the group, e.g., disruption 
of maternal care.  
 
Censuses should provide as much detail as possible by recording numbers in distinctive life stages (such 
as newborn, immature, adult) and/or sex ratio (such as male, female, unknown/undetermined).    If the 
census count is estimated, the estimation method  and (when possible) the accuracy of the estimate 
should be included.    When updating the sex ratio, who sexed the animals and  how they were sexed 
should also be recorded. 
 

---

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
91 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
Splitting And Combining (Merging) Groups - Splitting animals from groups and combining groups together 
are realities of group management.    Animals  may be removed to create additional groups,  or perhaps 
new animals are received from another institution. When new groups are created, new group records also 
need to be created.  However, if the  entire group moves to a new location (such as a different tank), it 
retains the same accession number, and notation of the change in location is made.  
 
When a single group is split into two or more groups, one of the new groups keeps the original accession 
number and the others are assigned new accession numbers. This is also true if a portion of a group is 
sent to another institution:  the subgroup making the transfer must have an accession number distinct 
from that of the main group.  The accession number(s) for the new group(s) should follow institutional 
procedures for the assignment of new accession numbers. Note of the new group accession number(s) 
should appear in the originating group record, and the new group accession record(s) should contain the 
originating group number.  The reason for the split should be entered into both the originating and new 
group records.  
 
When two or more groups combine to form a larger group, all but one of the groups are deaccessioned 
and their counts brought to zero.  Notes in all the group records should indicate why the groups were 
merged, as well as the accession numbers of all groups involved – both the closed (empty) groups and 
the remaining group. 
 
In all cases of splits and merges, the date of creation of the new record should be the same as the date of 
removal from the previous group or individual. Detailed notes should explain the reasons for all splits and 
merges.  
 
Merging Individuals Into Groups and Splitting Individuals From Groups - Good husbandry dictates the use 
of identification methods that allow animals  to be tracked as individuals whenever possible  (AZA 
Accreditation Standard 1.4.3).  Thus, most institutions initially accession newly-acquired animals as 
individual animals with individual identifiers. 
 
Despite the best intentions, individual identification sometimes becomes impossible. For example, birds in 
large aviaries lose their bands; small frogs in a large terrarium die and decompose without being noticed. 
When individual identification of several of the  animals  in the group  is lost and can’t be resolved in a 
reasonable amount of time, it is best to move all potentially unidentifiable animals to a group record, by 
either creating a new group or merging them into an existing group. As with splitting and merging groups, 
the group record should contain the identities of the originating individuals and the individual records 
should show the new group identity.  If the animals  in the group ever become individually identifiable 
again, they can be split back to  individual records to better capture demographic information.  If this 
occurs, new accession numbers are generally needed for the new individual records since it is rarely 
possible to know which old individual record would apply to the newly identifiable group member. 
 
Conversely, if one or more group members become identifiable, for example, the previously unbanded 
young of the year are caught up and banded, they should be split from the group record and given 
individual accessions. The group record should include the individual numbers assigned, and the records 
of all individuals should show the number of the originating group. In the case of new individual records, 
information particular to the animal being given the individual record (if known) should be  transferred to 
the individual record. This includes birth date, origin, parent identification, etc. As in the cases of splitting 
and merging groups, the date of creation of the new record is the same as the date of removal from the 
previous group or individual, and detailed notes should explain the reasons for all changes in accession 
type. 
 
Transfers Between Institutions - When accessioning a number of animals that were received from another 
institution, the new animals  should be accessioned using the same type of record that the sending 
institution used, regardless of how the animals will ultimately be managed. If a group is received but the 
members will be managed as individuals, they should be accessioned as a group first, then split out as 
individuals. Similarly, if a number of individuals are received but the plan is to manage them as a group, 
they should be accessioned as individuals, then merged into a group. Although this is an extra step in the 
accession process, it allows the records from both institutions to more seamlessly link. 
 

---