Request for Tender

 
(b)
 
A meeting with all Tenderers will be held on  [insert date]  . Tenderers will be advised of the 
location and time by  RMS  Representative.  Any questions and matters for discussion or 
clarification should be submitted to RMS Representative in writing before that meeting.  
(c)
 
An inspection of the Construction Site will be held on [insert date] . Details of the inspection will 
be advised by RMS Representative.   
(d)
 
Meetings  /  workshops  will be held individually with each of the Tenderers to provide positive 
guidance to the Tenderers in relation to scope, technical, construction  and design issues arising 
from this Request for Tender on the following dates: 
(i)
 
 [insert date]  
(ii)
 
 [insert date]  
The dates of the meetings and the number of meetings are indicative only. The actual dates and 
the number of positive guidance meetings will respond to the issues that arise and the needs of the 
Tenderers. 
The purpose of these meetings/workshops will be to: 
(i)
 
avoid unproductive work being carried out by the Tenderers; 
(ii)
 
provide guidance from RMS  in relation to the acceptability of alternatives that the 
Tenderers are considering; and 
(iii)
 
reduce the likelihood of the Tenderers submitting unacceptable solutions in their Tenders.  
(e)
 
Tenderers will be advised of locations and times for these meetings/workshops by RMS 
Representative.  Tenderers will be required to submit details on any matters for discussion and 
questions to RMS  Representative in writing at least 3  Business  Days before the 
meetings/workshops. 
(f)
 
In relation to the process for meetings / workshops under clause 4.14(d), the Tenderer: 
(i)
 
acknowledges that: 
A.
 
the Project is of critical strategic importance to RMS; 
B.
 
it is essential that RMS  only engage the Recommended Tenderer under the 
Project Deed once it has satisfied itself as to value for money and appropriateness 
of the Recommended Tenderer; 
C.
 
the workshops will be conducted in accordance with the following procedure: 
(1)
 
RMS  will separately meet with representatives of each Tenderer and the 
protocol for each meeting/workshop will be provided by RMS 
Representative prior to conducting the workshop; 
(2)
 
RMS  may (in its absolute discretion) choose to identify aspects of any 
proposed Tender that are deficient.  However, RMS  will not be obliged to 
identify issues or otherwise conduct meetings/workshops in the same way, to 
the same extent or as to the same subject matter with each Tenderer; and 
(3)
 
RMS’ silence or comment in respect of any aspect of a Tenderer’s proposed 
submission or any other issue raised in a meeting/workshop will not 
constitute endorsement or approval of any aspect of a Tender; 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 47 

---

 
D.
 
there will be no procedural or substantive limitation upon the manner in which 
RMS may conduct the process; and 
E.
 
any participation by a Tenderer in a meeting/workshop is because it considers 
that this represents a valuable commercial opportunity for the Tenderer; and 
(ii)
 
acknowledges that RMS  is proceeding with the process in reliance upon the 
acknowledgements set out above and the other terms of the Tender Conditions.  
(g)
 
Each Tenderer must acknowledge in writing its agreement to the conditions for the process 
identified in clauses 4.14(d) and 4.14(f) prior to its participation in the process. 
(h)
 
RMS  Representative may from time to time prior to the Closing Date and Time convene 
meetings with all or individual Tenderers to discuss issues arising from the Tender Documents. 
(i)
 
In respect of any meetings or workshops convened with all or individual Tenderers,  excluding 
any meetings or workshops convened under clause 4.14(d), the following conditions will apply to 
such meetings: 
(i)
 
the Probity Adviser will attend; 
(ii)
 
unless otherwise advised by RMS, a maximum of 6  representatives from the Tenderer 
may attend each meeting; 
(iii)
 
minutes of the meetings will be taken and confirmed by the Tenderer, RMS 
Representative and the Probity Adviser; 
(iv)
 
no meeting will be permitted to continue outside of its allotted time in the schedule; 
(v)
 
the Tenderer must, not less than 5 Business Days  prior to the meeting, provide RMS 
Representative with written submissions in relation to matters which it wishes to discuss 
at the meeting  including identifying any issues which they consider commercial-in-
confidence and advising names and companies of attendees; 
(vi)
 
RMS  is under no obligation to discuss any matter with the Tenderer at a meeting, 
including any matter for which notice has been given under clause 4.14(g)(v); 
(vii)
 
RMS may, in its absolute discretion, inform all other Tenderers of any matter discussed 
at any meeting including the substance of that discussion; and 
(viii)
 
any information provided by RMS  in the course of any meeting will be confirmed by 
RMS in writing, subject to such conditions and limitations as RMS may require. 
(j)
 
Without limiting any other provision of the Tender Documents,  nothing which occurs during a 
meeting/workshop under this clause 4.14 or as a part of the process for such a meeting/workshop 
(including the issue of any minutes of such a meeting): 
(i)
 
may be relied upon by the Tenderer; or 
(ii)
 
without limiting clause 4.14(j)(i), be construed as a direction, instruction or notice by 
RMS to do or not do anything. 
4.15 
C
ONFIDENTIALITY AND 
P
UBLIC 
A
CCESS TO 
I
NFORMATION 
 
(a)
 
The Tenderer must keep confidential and not: 
(i)
 
disclose to any person; or 
(ii)
 
copy, use or otherwise deal with for any purpose, 
any information regarding this Request for Tender or the Project, any particulars concerning the 
Contractor’s Work or its Tender or any other information with which it has been provided by 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 48 

---