| Sənədlərin qeydiyyatı
Sənəd haqqında lazımi məlumatların qeyd olunması, sənəd üzərində işgüzarlıq indeksinin yazılması və qeyd edilmə tarixi - sənədin qeydiyyatı adlanır. Qeydiyyat sənədin hesaba alınması, nəzarəti və axtarışı üçün vacibdir. Keçdiyi mərhələlərin sayından asılı olmayaraq, sənəd müəssisədə bir dəfə qeyd olunur. Müəssisəyə daxil olan sənədlər daxil olunduğu gün, göndərilən və daxili sənədlər isə imzalandığı gün qeyd olunmalıdırlar. Teleqramlar alınan kimi, yubadılmadan qeyd olunub ünvan sahibinə çatdırılmalıdırlar.
Müəssisədə sənədlər mərkəzləşdirilmiş halda, yəni bir yerdə qeyd olunurlar. Sənəd qeyd olunarkən onun üzərinə qeydiyyat nömrəsi (indeksi) qoyulur. İndeks №-si sənədin axtarılmasında, qeydiyyatında və sistemləşdirilməsində vacib rol oynayır.
Nomenklatura üzrə qruplaşan işlərin bütün sənədləri indeksləşdirilir. Sənədin qeyd indeksi nomenklatura üzrə işin indeksi və sənədin qeydiyyat nömrəsindən ibarətdir. Sənədin indeksi müəssisə bölməsinin nömrəsindən də ibarət ola bilər. Buraya sənədin ardıcıllıq nömrəsidə əlavə olunur. İndeksdə sənədin tərtib olunma və saxlanılma yeri də göstərilə bilər. İndeksin tərtibində ərəb rəqəmlərindən istifadə olunur. İndeksin tərkib hissələri dəyişməz olmalıdır. Məsələn, mühasibat şöbəsinin şərti işarəsi 03, nomenklatura üzrə işin ardıcıllıq nömrəsi – 18, sənədin fərdi ardıcıllıq nömrəsi – 281-dir. Bu halda sənədin indeksi 03-18/281 olmalıdır.
Dostları ilə paylaş: |
