Nəzakət səLİmova

III FƏSİL. İDARƏÇİLİK SƏNƏDLƏRİNƏ DAİR 
ƏSAS TƏLƏBLƏR 
 
3.1.Sənəd haqqında anlayış 
 
«Sənəd» anlayışı bütün elm sahəsələrinə aid olan 
fundamental anlayışıdır. Sənəd fakt və hadisələri özündə 
əks etdirir. Sənəd informasiyalarının hazırlanması, toplan-
ması, məlumatların emalı, axtarışı, yayılması və istifadəsi 
proseslərinin həyata keçirilməsinə xidmət edir. Bu anlayış 
ictimai fəaliyyətin bütün sahələrində geniş istifadə olun-
maqla, bir sıra mənalarda işlədilir. 
Sənəd, ilk növbədə informasiya daşıyıcısıdır. Sənə-
din bu əlaməti beynəlxalq təşkilatlar o cümlədən, İSO, 
SİFLA, WIPO, Beynəlxalq Sənədşünaslıq Federasiyası, 
Arxivlər üzrə Beynəlxalq Şura və digər belə təşkilatlar 
tərəfindən də qəbul edilmişdir. Məsələn, İSO-nun işləyib 
təsdiq etdiyi beynəlxalq standarta görə informasiya müx-
təlif üsullarla hər hansı maddi daşıyıcıya (kağız, mikro-
film, disk və s.) yalnız hərf və rəqəmlərlə deyil, təsvir, səs, 
elektromaqnit dalğası və s. formada yazıla bilər. Belə bir 
təyinat cəmiyyətdə informasiyanın ötürülməsi üçün istifa-
də edilən bütün maddi obyektləri (muzey, memarlıq ob-
yektləri, suxur nümunələri və s. daxil olmaqla) sənəd anla-
yışına daxil edilir. MDB ölkələri üçün qəbul edilmiş əla-
qədar dövlətlərarası standartlarda (məs: QOST 7.1.2003, 
QOST 7.83.2001 və s.) sənəd anlayışı üç variantda mə-
nalandırılır: 
- İnformasiya fəaliyyətində müəyyən vahid kimi 
baxılan yazılı informasiyalar.

---

47 
- Zaman və məkan etibarilə ötürülmək üçün insan 
əməyi ilə yaradılan və informasiya mühafizə edən maddi 
obyekt. 
- İnformasiyanı yazılı formada mühafizə edən, 
müəyyən qaydada tərtib olunmuş və mövcud qanunçuluq 
əsasında hüquqi əhəmiyyət kəsb edən maddi obyekt. 
«Sənəd» anlayışının müxtəlif tərəfləri arasındakı 
münasibət iyerarxik prinsip əsasında, yəni bir anlayışın 
digərinə tabeçiliyi, daha məhdud anlayışın özündən daha 
geniş anlayışa daxil edilməsi yolu ilə qurulur. Anlayışın 
məzmununun bu və digər formada konkretləşdirilməsi, 
müxtəlif sahələrdə praktiki fəaliyyətin məqsədilə izah edi-
lir. Birinci anlayişdan normativ sənədşünaslığın bütün sa-
hələrində, yəni informasiya və sənədşünaslığa aid olan so-
raq, tədris-metodiki və digər ədəbiyyat sahəsində, ikinci 
anlayişdan isə kitab nəşri və kitab yayımı sahəsində isti-
fadə edilir. Çünki burada maddi obyekt (sənəd) informa-
siya ilə əlaqələndirilir. Bu amillərin vəhdətindən sənəd 
yaranır.
Yuxarıda qeyd etdiyimiz kimi, sənədin yaranma-
sında və formalaşmasında insan fəaliyyəti vacib amildir 
və bu fəaliyyət öz əksini sənəd üzərində tapır, onun vasi-
təsi ilə rəsmiləşdirilir. Fəaliyyət zamanı müxtəlif sahələrlə 
və şəxslərlə münasibətdə olmaq, əlaqələr qurmaq, 
informasiyaların alınması və ötürülməsi zəruriəti yaranır. 
Bu zaman sənəd informasiya daşıyıcısı olmaqla bərabər 
həm də kommunikasiya obyektinə çevrilir. Sənəd üzərində 
qeyd edilmiş faktlar və hadisələr hər hansı zaman, və mə-
kan çərçivəsində baş verdiyindən, həmin an üçün müəy-
yən sübuti əhəmiyyətə malik olur. 

---

48 
Sənədlər konkret əlamətlərinə, məzmununa, yaran-
ma vaxtına və digər xüsusiyyətlərinə görə tarix , hüquqi, 
mədəni, elmi və sair əhəmiyyət kəsb edir. (Məs: hər hansı 
arxeoloji qazıntı zamanı tapılan sənədlər, yazı nümunələri 
və müvafiq informasiyaları özündə əks etdirən digər mən-
bələr həmin dövrdə mövcud olmuş, dövlət forması və tipi, 
hüquq sistemi, maddi və mənəvi mədəniyyət nümunələri, 
adət və ənənələr, dini və siyasi görüşlər və s. barədə ətraflı 
məlumat almaq üçün geniş imkanlar yaradır). Beləliklə 
gostərilənlər onu deməyə əsas verir ki, cəmiyyətin və döv-
lətin inkişaf səviyyəsindən asılı olmayaraq bütün dövrlər-
də sənədlər müxtəlif hadisə və prosesləri özündə əks 
etdirməklə ictimai münasibətlərin yaranması, dəyişməsi, 
xitam olunması, habelə onların yeni məna və məzmun 
kəsb etməklə təkmilləşdirilməsində mühüm rol oynamaq-
la, zamanından və məkanından asılı olmayaraq, həmin ta-
rixi hadisə və proseslərin sübutu kimi dəyərləndirilir. Bü-
tün bunlarla yanaşı sənəd digər informasiya mənbələrin-
dən (KİV, Tarixi və arxeoloji qazıntılar zamanı aşkar 
olunmuş əşya və predmetlər və s.) aşagııdakı xarakterik 
xüsusiyyətlərinə görə fərqlənir. 
Elmi-nəzəri mənbələrdə qeyd edildiyi kimi “sənə-
din aşağıdakı əlamətlərini müəyyən edilir: 
1) mənası, məzmunu olan informasiyanın mövcud-
luğu;
2) sənədin uzun müddətli mühafizəsini və istifa-
dəsini təmin edən sabit maddi formada olması;
3)funksional baxımdan informasiyanın zaman və 
məkan etibarilə verilməsi, yəni sənədin sosial kommuni-
kasiya kanalları ilə istifadəsi. 

---

49 
Sənəddə mühafizə edilən informasiyalar aşağıdakı 
spesifik xüsusiyyətlərə malikdir: 
- sənəd cəmiyyətdə istifadə edilmək üçün insan 
tərəfindən yaradılmış sosial informasiya daşıyıcısıdır;
- sənəd insanın intellektual fəaliyyəti nəticəsində 
yaradılan semantik informasiyanı əks etdirməlidir. Müəy-
yən məzmuna (mənaya) malik olması sənədin fərqləndirici 
əlamətlərindən biridir. Sənəddə mənası olmayan informa-
siya ola bilməz.
- sənəddə informasiya diskret xarakterə malikdir, 
yəni müəyyən an, vaxt üçün qurtarmış xarakterdədir. Ka-
ğız sənədlərdə diskretlik statik, daimi, bəzi elektron sənəd-
lərdə isə dinamik, dövri xarakter daşıyır (məsələn: web-sə-
nədlər) Hər hansı maddi daşıyıcıya (papirus, kağız, foto-
plyonka və s.) fiksasiya edilmiş, yazılmış məlumat sənəd 
forması alır
9
”
«Sənəd» terminin hərfi mənası tədqiqatçılar tərə-
findən kifayət qədər araşdırılmış, A. M. Mixaylovun, R. S. 
Qilyarevskinin, A.İ.Çornının, Ə.Armsın, S.Faradeynin, 
A.Kentin, Ə.Qarfildin əsərlərində müxtəlif aspektlərdən 
tədqiq edilmişdir.
Sənəd latınca «documentum» sözündən olub, «nü-
munə», «şəhadətnamə», «sübut», «qeyd edilmiş və zaman, 
məkan üzrə təyin edilmiş informasiyaya malik material 
daşıyıcı» mənalarında işlədilir, başqa sözlə, sənəd- hər-
hansı faktı və ya hüquqi təsdiq edən işgüzar məlumatlar-
dır. İnsanın xüsusi olaraq yaratdığı, məlumatların ötürül-
məsi və ya saxlanması üçün nəzərdə tutulmuş vasitə sənəd 
adlanır. XIX əsrin ortalarına qədər «dokumentum» sözü 
9
Bax: Ə.Rüstəmov, X.Agayeva “Sənəd haqqında anlayış-məqalə).

---

50 
hüquqi mənada «yazılı sübut», “yazılı təsdiq” mənalarında 
işlənmişdir. Bu söz latın dilindən bütün Avropa dillərinə 
keçmişdir. Rus dilində «dokument» sözü I Pyotrun haki-
miyyəti dövrində alman və polyak dillərindən keçmişdir. 
Həmin dövrdə «dokument» sözü «yazılı sübüt», «yazılı 
təsdiq» mənasında işlənmişdir. Azərbaycan dilinin izahlı 
lüğətində «dokument» termini «sənəd» termini ilə ifadə 
edilir və onun ərəb dilli söz olduğu göstərilir. 
«Sənəd» anlayışı XX əsrin 60-70-ci illərində termin 
kimi daha çox işlənmiş və təxminən həmin illərdə nəşr 
edilmiş «Azərbaycan Sovet Ensiklopediyası»nda geniş 
izahı verilmişdir.s.)
Bütün sənədlər əks etdirdikləri fəaliyyət növlərin-
dən asılı olaraq iki böyük qrupa bölünür. Birinci qrupa 
ümumi və inzibati məsələlər üzrə, yəni idarə, müəssisə və 
təşkilata və onun istehsal fəaliyyətinə ümumi rəhbərliklə 
bağlı məsələləri tənzimləyən sənədlər daxildir. Bu sənəd-
lər müəssisənin bütün qurumlarının işçləri tərəfindən ha-
zırlana bilər. 
İkinci qrup sənədlərə idarəçilik funksiyaları üzrə 
qəbul edilən sənədlər aid edilir. Belə sənədlər maliyyə, 
mühasibat, planlaşdırma, təchizat və satış orqanları, habe-
lə digər funksional qurumlar tərəfindən qəbul edilir. 
İdarəçilik sənədləri aşağıdakı meyarlar əsasında 
təsnifləndirilə bilər: 
- adlarına görə; 
- tərtib edilmə yerinə görə; 
- məzmununa görə; 
- formasına görə; 
- icra müddətinə görə; 
- mənşəyinə görə; 

---

51 
- tərtib edilmə növünə görə; 
- fiksasiya vasitələrinə görə. 
Adlarına görə sənədlər aşağıdakı kimi təsnifləş-
dirilir: 
- xidməti məktublar; 
- əmrlər, protokollar; 
- aktlar və məruzə qeydləri; 
- müqaıvilələr və s. 
Tərtibedilmə yerlərinə görə daxili (müəssisənin öz 
işçiləri tərəfindən tərtib edilən sənədlər) və müəssisədən-
kənar (digər idarə, müəssisə və təşkilatlardan, dövlət or-
qanlarından, fiziki şəxslərdən daxil olmuş sənədlər) növ-
lərə bölünür. 
Məzmununa görə sadə (bir məsələyə həsr olunmuş) 
və mürəkkəb (bir neçə məsələni əhatə edən) sənədlər fərq-
ləndirilir. 
Formasına görə sənədlər fərdi xüsusiyyətə malik 
olan (məsələn, məruzə qeydləri) trafaret (sənədin bir his-
səsi çap olunur, digər hissəsi isə tərtib edilərkən dolduru-
lur), tipik (eyni növlü müəssisələr üçün tərtib olunur) növ-
lərə bölünür. 
İcra müddətinə görə təcili, icrası üçün müəyyən 
müddət tələb olunan və adi (icra müddəti müəyyən olun-
mayan) sənədlər fərqləndirilir. 
Mənşəyinə görə xidməti (bütün müəssisənin məna-
feyini əks etdirən) və şəxsi (konkret şəxsin maraqlarını əks 
etdirən) sənədlər mövcuddur. 
Tərtib edilmə növlərinə görə sənədlərin əsli, surəti, 
çıxarışı, dublikatı fərqləndirilir. 
Fiksasiya vasitələrinə görə sənədlər yazılı, qrafik, 
foto və kinosənədlər və s. kimi növlərə bölünür.

---

52 
Sənədin əsli dedikdə, ilk dəfə tərtib olunan, imza-
lanan və qanunla müəyyən olunmuş qaydada rəsmiləşdiri-
lən nüsxə başa düşülür.
Sənədin surəti isə onun əslinin olduğu kimi müxtə-
lif üsul və vasitələr şəklinin çəkilməsi və ya təkrarən tərtib 
olunmaqla («surəti» sözü yazılmaqla) qanunla müəyyən 
olunmuş qaydada müvafiq vəzifəli şəxs tərəfindən təsdiq 
olunmuş nüsxəsindən ibarətdir. Xüsusi təsdiq olunması tə-
ləb olunan xidməti sənədlərin surətlərində mütləq qaydada 
müəssisə rəhbərinin imzası və təşkilatın möhürü vurulma-
lıdır. 
İdarəçilik fəaliyyəti prosesində bəzi hallarda sənə-
din əslinin surəti deyil, onun müəyyən hissələrindən çıxa-
rışlar tələb olunur. Bu zaman çıxarışların tərtibatı zamanı 
mütləq onun hansı sənəddən çıxarış edilməsi göstərilməli 
və bu yenə də müvafiq vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalan-
malı və müəssisənin möhürü ilə təsdiq olunmalıdır. Onu 
da nəzərə almaq lazımdır ki, sənədin əslinin itirilməsi və 
ya müxtəlif səbəblərdən məhv olması hallarında idarə, 
müəssisə və təşkilatların həmin sənədin dublikatını ver-
mək səlahiyyətləri vardır. Bu zaman sənədin üzərində 
«dublikat» sözü yazılmalıdır.Sənədin dublikatı onun əsli 
ilə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir. 
Sənədlər digər meyarlar üzrə də növlərə bölünür. 
Məsələn, təyinatına görə sənədlər mətnli, qrafiki və təsvi-
ri, audiovüzual olurlar: 

Mətnli sənədlər əlyazması, makina və komputer, 
kitab, jurnal, blanklar və s. formada olurlar.

Qrafiki və təsviri sənədlər şəkil, sxem, kardioqra-
malar, planlar və s. formada olurlar.

---

53 

Audiovüzual sənədlər səs yazıları, diopozotivlər, 
kinofilimlər formasında olurlar. 
Sənədlər həmçinin aşağıdakı ələmətlər üzrə də tə-s-
nifləndirilə bilər: 

Yaradıldığı zamana görə 

Hazırlanma üsuluna görə 

Hazırlanma məkanına görə 

Mövzuya görə 

Təqdimatına görə 

Yayımına görə 
Məlumatların qeydə alınması üsuluna görə əlyazması 
və çap olunmuş sənədlər, kino və foto plyonkasına çəkil-
miş, maqnit lentinə yazılmış sənədlər fərqləndirilir. 
Şəxsləndirilmə dərəcəsinə görə sənədlər şəxsi və şəxs-
siz sənədlərə ayrılır. Şəxsi sənədlərə fərdi qeydiyyat kar-
toçkaları (məsələn, kitabxana formulyarları və ya imza ilə 
təsdiq edilmiş anket və blanklar), üçüncü şəxslər və ya təş-
kilatlar tərəfindən verilmiş xasiyyətnamələr, məktublar, 
gündəliklər, ərizələr, xatirat yazıları və s. aiddir. Şəxssiz 
sənədlərə isə statistik və ya hadisə, fakt arxivləri, mətbuat 
məlumatları, iclas protokolları və s. daxildir. 
İşgüzar yazışmalar prossesində tərtib olunan və ida-
rəetmə orqanlarında, bank, maliyyə, vergi, kommersiya 
sahəsində, məhkəmə və hüquq mühafuzə orqanlarında və 
sair sahələrdə tərtib olunan sənədlər qeyd olunan sahələr-
də müvafiq hüquq münasibətlərinin yaranması, dəyişməsi 
və xitam olunması üçün hüquqi baza rolunu oynayır. 
Buna görə də tənzimlədiyi ictimai münasıbətlərin xarakter 
və xüsusiyyətlərindən, habelə dogurduğu hüquqi nəticələr-
dən asılı olaraq işgüzar yazışmaların sənədləri müxtəlif 
növlərə bölünür. Ədəbiyyyatda qeyd olunduğu kimi işgü-

---

54 
zar sənədlər yuxarıdakı əlamətlərinə görə beş əsas qrupa 
bölünür:
- Təşkilati - sərəncamverici sənədlər; 
- Maliyyə - hesabat əməliyyatları üzrə sənədlər; 
- Kommersiya sənədləri; 
- Kadr sənədləri; 
- Vətəndaşların ərizə, şikayət və təklifləri üzrə sənədlər.