Nəzakət səLİmova
İdarəçilik fəaliyyətinin sənədləşdirməsinin əsas
Yüklə 0,93 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
3.2.İdarəçilik fəaliyyətinin sənədləşdirməsinin əsas müddəaları İdarəçilik fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi, bu fəaliy- yətin həyata keçirilməsi üçün zəruri olan məlumatların qa- nunla müəyyən olunmuş qaydada rəsmiləşdirilməsi və müxtəllif daşıyıcılarda qeydə alınması ilə bağlı bütün prosesləri əhatə edir. İdarəçilik fəaliyyətinin sənədləşdiril- məsinin təbii forması əlyazmalarda, makina, komputer ya- 56 zılarında, o cümlədən teleqram, maşinoqramlarda ifadə olunur. Bu fəaliyyətin süni forması isə yeni daşıyıcıların (perfokartların, perfolentlərin, maqnit lentlərinin, kartların, disketlərin və s. elektron daşıyıcılarının) tətbiqini nəzərdə tutur. İdarəçilik fəaliyyəti sənədlərinin tərkibi aşağıdakı hallarla müəyyən olunur: - idarə, müəssisə və təşkilatın səlahiyyət və funksi- yası; - digər təşkilatlarla qarşılıqlı əlaqələrinin həcmi və xarakteri. Qeyd olunan hallar sənədlər tabelində qeydə alınır və möhkəmləndirilir. Bütün səviyyələrdə idarəçilik hərə- kətlərinin sənədləşdirilməsinin vahid qaydası idarəçiliyin sənəd təminatının “Dövlət sistemi və sənədləşmənin unifi- kasion sisteminin tətbiqi” yolu ilə təmin olunur. Sənədləşmənin unifikasion sistemi vahid qayda və tələblər üzrə yaradılan, müəyyən fəaliyyət sahəsində ida- rəçilik üçün zəruri məlumatları özündə əks etdirən və bir- biri ilə bağlı olan sənədlər kompleksidir. Bu sistemin təyi- natı həm texniki hesablama vasitələrinin, həm də ənənəvi təhlil metodlarının köməyi ilə məlumatların işlənilməsin- dən ibarətdir. Onu da nəzərə almaq lazımdır ki, idarəçilik sənəd- ləri adlarına, forma və tərkiblərinə görə sənədləşmənin unifikasion sisteminə, idarəçiliyin sənəd təminatının Döv- lət sisteminə, idarə, müəssisə və təşkilatın əsasnaməsinə (nizamnaməsinə), habelə sənədləşdirmənin qaydalarını müəyyən edən digər normativ hüquqi aktlara uyğun olma- lıdır. 57 Qüvvədə olan qanunvericiliyə və səlahiyyətlərinə uyğun olaraq dövlət idarəçilik orqanları qərarlar, sərən- camlar və əmrlər qəbul edirlər. İdarəçilik orqanları öz sə- lahiyyətinə daxil olan əsas məsələlər üzrə normativ və ya fərdi akt qəbul etmək zərurəti yarandığı bütün hallarda qə- rarlar və əmrlər qəbul edirlər. Sərəncam və göstərişlər isə qərarların və əmrlərin icrasını təmin etmək məqsədiilə ve- rilir. Kollegial orqanların, şuraların, yığıncaqların, müşa- virələrin qəbul etdikləri məsələlərin və qəbuledilən qərar- ların müzakirəsinin gedişi müvafiq protokollarla rəsmiləş- dirilir. Bütün səviyyələrdən olan idarə, müəssisə və təş- kilatlar öz səlahiyyətləri daxilində yuxarı sahəvi və funk- sional orqanlarla işgüzar yazışmaları məktublar vasitəsilə həyata keçirirlər. Məktublardan istifadə etməklə işgüzar yazışmalar, bir qayda olaraq sənədsiz məlumat mübadilə- sinin həyata keçiriləsi imkanlarının olmadığı və ya onların əhəmiyyətli dərəcədə məhdudlaşdırıldığı hallarda (məsə- lən, şifahi formada izahatlar, göstərişlər vermək mümkün olmadıqda və sair.) həyata keçirilir. Məlumatların təcili ötürülməsi zərurəti yarandığı hallarda məlumatlar teleq- ram və ya telefonoqramlar vasitəsi ilə göndərilə bilər. İdarə, müəssisə və təşkilatlar öz səlahiyyətlər daxi- lində eyni zamanda, iş planları, hesabatlar, preyskurantlar, standartlar, əsasnamələr, nizamnamələr, qaydalar və sair. formalarda müvafiq sənədlər, tərtib edib, qəbul edə bilər- lər. İdarəçilik sənədlərinin layihələri onların müəllifləri, müvafiq struktur qurumlarının və ya təşkilatların rəhbər- ləri ilə razılaşdırılmalıdır. 58 İdarəçilik orqanlarının sənədlərinin daxili razılaş- dırılması aşağıdakı növbəliliklə həyata keçirilməlidir: - sahəvi, funksional, ərazi qurumları, məşvərətçi orqanlar, zəruri hallarda isə ictimai təşkilatlarla; - funksional məsələlərin həllinə məsul olan işçilər- lə (böyük mütəxəssis, baş mütəxəssisvə s.); - funksional qurumlarla və ya baş mühasiblərlə; - hüquq xidməti ilə; - sənəd təminatı xidməti ilə; - Kollegial orqan sədrinin müavini və ya sənəd la- yihəsini hazırlayan təşkilat rəhbərinin müavini ilə; İdarəçilik orqanlarının sənədlərinin xarici, yəni ida- rədən kənar razılaşdırılması isə aşağıdakı növbəliliklə hə- yata keçirilməlidir: - tabeçilikdə olan təşkilatlarla, habelə hüquqi aktın qəbul edilməsi ilə əlaqədar hüquq münasibətlərinin məc- buri tərəfi kimi çıxış edən, yaxud maraqları qəbul edilən sənədlərin məzmunu ilə bilavasitə bağl olan, lakin tabeçi- likdə olmayan təşkilatlarla; - sənədin məzmununun aid olduğu sahələrdə təd- qiqatlar həyata keçirən təşkilatlar və elmi-istehsalat birlik- ləri ilə; - idarəçilik orqanlarının sənədlərində nəzərdə tutu- lan hallarda və ya zərurət olduqda ictimai təşkilatlarla; - müvafiq sahələr üzrə (sanitar, yanğından müha- fizə və s.) dövlət nəzarətini həyata keçirən orqanlarla; - idarəçilik funksiyalarının həyata keçirilməsi im- kanlarının müvafiq orqanların icazəsindən asılı olmasının qanunvericilikdə nəzərdə tutulduğu hallarda ümumi və sa- həvi səlahiyyətlərə malik olan yuxarı orqanlarla. 59 İdarəçilik sənədləri öz səlahiyyətlərinə uyğun ola- raq, idarənin rəhbəri və ya onu əvəz edən şəxs (müavin, səlahiyyətlərin icrası tapşırılmış digər vəzifəli şəxs və s.) tərəfindən imzalanır. Həmin sənədləri imzalamaq səlahiy- yəti verilmiş vəzifəli şəxslərin dairəsi aşağıdakı hüquqi aktlarla müəyyən olunur: - təşkilatın nizamnaməsi; - struktur qurumun əsasnaməsi; - vəzifə təlimatları; - işçilər arasında vəzifə bölgüsü barədə əmr və s. Onu da nəzərə almaq lazımdır ki, bəzi hallarda ida- rəçilik sənədi iki və ya daha artıq idarə, müəssisə və təşki- latın qarşılıqlı münasibətləri və həyata keçirdikləri funksi- yalarla bağlı ola bilər. Belə hallarda sənəd onu hazırlayan və icrasına məsul olan qurumların rəhbərləri və ya müva- fiq vəzifəli şəxsləri tərəfindən imzalanır. Ümumiyyətlə, bir neçə idarə, müəssisə və təşkilatın hazırladığı və icrası üçün müvafiq öhdəliklər götürdükləri birgə sənədlər bütün iştirakçı təşkilatların rəhbərləri tərəfindən imzalanmalıdır. Pul vəsaitlərinin, mal-material və digər qiymətli əş- yaların qəbulu və verilməsi, habelə digər təşkilatlarla kre- dit və hesablaşma öhdəliklərinin dəyişməsinə səbəb ola bi- ləcək pul, maddi və kredit xarakterli idarəçilik sənədləri təşkilatın rəhbəri və baş mühasibi tərəfindən imzalanır. Müvafiq komissiya tərəfindən hazırlanmış idarəçi- lik sənədləri həmin komissiyanın bütün üzvləri tərəfindən nimzalanır. Kollegial orqanların qərarları həmin kollegiya- nın sədri və katibi tərəfindən imzalanır. Lakin kollegial orqanın rəhbərinin təkbaşına verdiyi sərəncam və göstəriş- lər onun özü tərəfindən imzalanır. 60 Sərəncam və göstəriş formalarında qəbul olunan sə- nədlərin imzalanması səlahiyyətləri təşkilat rəhbərinin müavininə, baş mühəndisə, müvafiq struktur qurumların rəhbərlərinə verilə bilər. Təsdiq olunan sənədləri (təlimat, əsasnamə, nizamnamə və s.) onun hazırlanmasına məsul olan vəzifəli şəxs imzalayır. Təşkilat rəhbərinin yanında və digər səviyyələrdə keçirilən müşavirələrin, iclasların, yığıncaqların protokol- ları həmin tədbirlərə sədrlik edən müvafiq vəzifəli şəxs və katib tərəfindən imzalanır. Təşkilat rəhbərinin yanında və digər səviyyələrdə keçirilən müşavirlərin, iclasların, yığıncaqların protokol- ları həmin tədbirlərə sədrlik edən müvafiq vəzifəli şəxs və katib tərəfindən imzalanır. Məruzələr, mərüzə qeydləri, arayışlar və məlumat, sorğu və ya analitik xarakterli digər sənədlər icraçı tərəfindən imzalanır. Bu zaman başlıca tə- ləb ondan ibarətdir ki, həmin sənədlərdə həll olunan məsə- lələr icraçının səlahiyyət dairəsindən kənara çıxmasın və vəzifə təlimatında nəzərdə tutulmuş olsun. Qeyd etmək lazımdır ki, idarəçilik funksiyalarının həyata keçirilməsi zamanı əsas sənədlərə əlavələrdə hazır- lana bilər ki, bunlar da onun icra mexanizminin dəqiqləş- dirilməsinə və asanlaşdırılmasına xidmət edir. Sənədlərə əlavələrin aşağıdakı növləri fərqləndiri- lir: - müvafiq sərəncamverici sənədlə təsdiq olunan və ya qüvvəyə minən əlavələr (müstəqil əhəmiyyətə malik olan hüquqi akta edilən əlavələr); - digər sənədin məzmununu tamamlayan və ya onu izah edən əlavələr; - məktubla digər təşkilatlara göndərilən əlavələr. 61 Müvafiq sərəncamverici sənədlərə edilən əlavələrin və digər sənədin məzmununu tamamlayan və ya onu izah edən əlavələrin yuxarı hissəsində sağ tərəfdə aşağıdakı qeydlər edilir: ____ №-li əlavə _____________________ Yüklə 0,93 Mb. Dostları ilə paylaş:
|