Бизнесин тяшкили вя идаря едилмяси
62
Söhbətin başlanğıc mərhələsinin vəzifələri aşağıdakılardır:
- həmsöhbətlə təmаsın qurulması;
- işçi atmosferin yaradılması;
- aparılacaq işgüzar danışığa diqqətin cəlb edilməsi.
Söhbətin başlanğıc mərhələsinin psixoloji əhəmiyyəti vardır. Həmsöh-
bətlər adətən danışığın başlanğıcında daha diqqətli olurlar. Çünki onların
sizə və söhbətə qarşı münasibətləri məhz ilk ifadələrdən asılıdır. lk sözləri
ifadə edərkən gülümsəsəniz pis olmaz. Gülümsəmə işgüzar münasibətlərdə
xeyirxahlıq mühiti yaradır və danışıqların uğurlu aparılmasına şərait yaradır.
Söhbətin başlanğıcında həmsöhbətin adını düzgün çəkmək, öyrənmək
və mütləq yadda saxlamaq, sonra ona tez-tez adı ilə müraciət etmək çox
faydalıdır, bu hər zaman yaxşı təəssürat yaradır.
Söhbətə başlamanın dörd üsulu mövcuddur.
Gərginliyin aradan qaldırılması üsulu
şəxsi təmasların qurulmasına
imkan yaradır. Belə ki, iştirakçılar arasında soyuqluğun aradan qaldırılması,
səmimi gülməyə səbəb olan zarafat ilkin gərginliyi azaltmağa da kömək
edir.
Qarmaq üsulu
situasiyanı və ya problemi söhbətin mövzusu ilə əlaqə-
ləndirərək qısa şəkildə icmalını verməyə və bu “qarmaqdan” söhbətin baş-
lanğıcı üçün ilkin nöqtə kimi istifadə etməyə imkan verir. Bu məqsədlə hər
hansı kiçik hadisədən, müqayisədən, şəxsi təəssüratdan, lətifə və ya qeyri-
adi sualdan uğurla istifadə etmək olar.
Tə
sə
vvür oyununun stimullaş
dırılması üsulu
söhbətin başlanğıcında bir
sıra problemlər üzrə nəzərdən keçirilməli olan çoxlu sayda sualların qoyul-
masını nəzərdə tutur.
Birbaş
a yanaş
ma üsulu
hər hansı çıxış etmədən bilavasitə işin mü-
zakirəsinə keçidi nəzərdə tutur. Bu, sxematik olaraq aşağıdakı kimi görünür:
qısa formada söhbətin aparıldığı səbəblər çatdırılır, ümumi məsələlərdən
xüsusi məsələlərə sürətlə keçilir və söhbətin mövzusuna başlanılır. Bu me-
tod əsas etibarı ilə qısamüddətli və o qədər də mühüm olmayan işgüzar söh-
bətlərə, məsələn, müdirin tabeliyində olanlarla görüşlərinə uyğun gəlir.
ş
tirakçıların məlumatlandırılması zamanı verilən informasiya məlu-
matları dəqiq, aydın, peşəkar cəhətdən düzgün və mümkün qədər əyani ol-
malıdır. Həmçinin iştirakçılara informasiyanın mənbəyi və etibarlılığı gös-
tərilir.
Həmsöhbətə suallarla müraciət etmək lazımdır və nəzərə almaq la-
zımdır ki, işgüzar münasibətlərdə şəxsi təsir müstəsna rol oynayır. ştirak-
çılara sual verərkən özünüzü onların yerinə qoymağa çalışın və onları nəyin
maraqlandıra biləcəyi, nə ilə razılaşa biləcəkləri və razılaşa bilməyəcəkləri
haqqında düşünün.
Бизнесин тяшкили вя идаря едилмяси
63
Məlumatlandırma prosesində həmsöhbətlərin iradlarından qorxmaq
lazım deyil. Bu iradlar o deməkdir ki, həmsöhbət sizi fəal şəkildə dinləyir,
sizin çıxışınızı izləyir, dəlilləri diqqətlə yoxlayır və hər şeyi düşünür.
rəli sürülən müddəaların əsaslandırılması mərhələsində ilkin fikirlər
formalaşır, sizin və həmsöhbətinizin müəyyən mövqeyi yaranır. Sübutlar
vasitəsilə həmsöhbətin mövqeyini tam və ya qismən dəyişmək, ziddiyyətləri
yüngülləşdirmək, irəli sürülən fikirləri tənqidi cəhətdən qiymətləndirmək
lazımdır.
Ə
gər siz həmsöhbətinizi incitmədən tənqid etmək istəyirsinizsə, baş-
qalarının analoji səhvlərini birbaşa yox, dolayı yolla misal göstərin və ya
ə
vvəlcə öz səhvləriniz barədə danışın. Əsaslandırmanın inandırıcı olması
üçün aşağıdakı qaydaya riayət etmək lazımdır:
- sübutları öz həmsöhbətinizin şəxsiyyətinə uyğunlaşdırın. Faktların
sadəcə olaraq sadalanmasına yol verməyin, bunun yerinə sizin həmsöhbə-
tinizi maraqlandıran faktlardan çıxan üstünlük və ya nəticələri ifadə edin;
- həmsöhbətə aydın olan terminologiyadan istifadə edin, çünki əks
halda siz, nəinki onu inandırmayacaqsınız, həm də onun əhval-ruhiyyəsini
onunla korlayacaqsınız ki, o, sizin əsaslandırmanızı başa düşmək iqtidarında
olmayacaqdır;
- unutmayın ki, həddən artıq inandırıcılıq həmsöhbət tərəfindən müqa-
vimətə səbəb olur, xüsusən də əgər o, təbiətcə aqressivdirsə;
- əsaslandırmanı mürəkkəbləşdirən ifadələrdən uzaq olun.
Söhbətin yekunlaşdırılması mərhələsində aşağıdakı məsələlər həll
edilir:
- əsas məqsədə nail olunması;
- əlverişli mühitin təmin edilməsi;
- həmsöhbətin nəzərdə tutulmuş fəaliyyətlərin yerinə yetirilməsinə
stimullaşdırılması;
- həmsöhbətlə gələcəkdə təmasların dəstəklənməsi;
Söhbətin yekunlaşdırılması zamanı onun ən mühüm aspektlərinin bir
daha təkrarlanmasına yol vermək olmaz. Söhbətin yekununda çox vaxt bir
ə
sas fikir üstünlük təşkil etməlidir.
Yekun bütün söhbətin yazılması əsasında tərtib edilir. Bu yazı çox
mühüm sənəd olub aşağıdakıları özündə ehtiva edir:
- iştirak edənlərin soyadları, adları, atalarının adları və vəzifələri;
- söhbətin aparılma tarixi və yeri;
- söhbətin davamiyyət müddəti;
- söhbətin kimin təşəbbüsü ilə baş tutduğu.
Aparılan söhbətin yekun yazısı qısa olmalı, lakin söhbətin məqsədi,
müzakirə olunan məsələlər, tərəflərin mövqeləri, ifadə edilən fikirlər, iradlar
və nail olunmuş razılıqlar mütləq qeyd edilməlidir. Görüşün protokol anları
buraxılır. Əgər söhbət zamanı material və ya sənəd mübadiləsi baş veribsə,