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HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 16 of 37 

 

 

Pre-Commercial Procurement (PCP) actions  

Description: PCP actions aim to encourage public procurement of research, development and 

validation of new solutions that can bring significant quality and efficiency improvements in 

areas  of  public  interest,  whilst  opening  market  opportunities  for  industry  and  researchers 

active  in  Europe.  It  provides  EU  funding  for  a  group  of  procurers  (‘buyers  group’)  to 

undertake together one joint PCP procurement, so that there is  one joint  call for tender, one 

joint  evaluation  of  offers,  and  a  lead  procurer

20

  awarding  the  R&D  service  contracts  in  the 

name  and  on  behalf  of  the  buyers  group.  Each  procurer  in  the  buyers  group  contributes  its 

individual  financial  contribution  to  the  total  budget  necessary  to  jointly  finance  the  PCP, 

enabling  the  procurers  to  share  the  costs  of  procuring  R&D  services  from  a  number  of 

providers and comparing together the merits of alternative solutions paths from a number of 

competing providers to  address  the common challenge.  The PCP  must  address  one concrete 

procurement  need  that  is  identified  as  a  common  challenge

21

  in  the  innovation  plans  of  the 

procurers  in  the  buyers  group  that  requires  new  R&D  and  is  described  in  the  common 

specifications of the joint PCP call for tender. 

Eligible  participants:  The  buyers  group  must  contain  minimum  two  legal  entities  which  are 

public procurers that are established in two different Member States or associated countries. 

Both legal entities must be independent of each other. 

The  procurers  in  the  buyers  group  must  be  responsible  for  the  acquisition  and/or  regulatory 

strategy  for  the  targeted  innovative  solutions  and  aim  to  obtain  ambitious  quality  and 

efficiency  improvements  in  the  area  of  public  interest  addressed  by  the  PCP,  or  be  entities 

with a mandate from one or more of such procurers to act on their behalf in the procurement 

(e.g. central purchasing bodies). 

Other  entities  (e.g.  end-users,  certification  bodies,  private/NGO  procurers  that  provide 

services of public interest and share the same procurement need)  whose participation is well 

justified  may  participate  in  additional  activities  that  clearly  add  value  to  the  action  and 

support  the  preparation  and  execution  of  the  PCP  or  embed  the  PCP  into  a  wider  set  of 

demand side activities. 

‘Sole participants’

22

 must indicate which of its 'members' are the procurers contributing to the 

budget  of  the  proposed  joint  procurement  that  satisfy  the  participation  requirements  and 

which  are  the  respective  procurement  budgets  of  each  of  these  members  that  are  at  the 

disposal for carrying out the procurement. A sole participant acting as buyers group must have 

a mandate based on a well-defined procurement need and budget from its procurers to act on 

their behalf.  

Funded activities: Preparation and implementation of the joint PCP (as described in General 

Annex  E).    Eligible  costs  include  the  price  of  the  R&D  services  procured  via  the  joint  PCP 

                                                           

20

   The lead procurer is a public procurer and is the beneficiary appointed by the buyers group to coordinate and 

lead the procurement. It can be either one of the procurers in the buyers group or another beneficiary in the 

action that is established or designated by the procurers in the buyer group to act as lead procurer.  

21

   A  PCP  that  addresses  a  challenge  that  consists  of  several  facets  (sub-challenges  or  building  blocks)  is 

considered one joint PCP procurement as long as all procurers in the buyers group share the need for  - and 

are willing to co-finance - all the facets of the common challenge. 

22

   See Article 199 of the Financial Regulation No 966/2012. 

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Part 19 - Page 17 of 37 

 

and the costs of  the eligible coordination and networking  activities and may include in-kind 

contributions of third parties linked to grant beneficiaries.   

Funding  rate:  The  EU  contribution  will  be  governed  by  the  Rules  for  Participation,  unless 

otherwise specified in the relevant call conditions.  

The eligible costs of coordination and networking activities may not exceed 30% of the total 

estimated  eligible  costs  set  up  in  the  budget  of  the  action  at  the  signature  of  the  grant 

agreement. 

Indirect  eligible  costs  are  calculated  as  a  flat  rate  of  25%  of  direct  eligible  costs,  excluding 

direct  eligible  costs  for  subcontracting  (e.g  the  price  of  the  PCP  procurement)  and  costs  of 

resources  made  available  by  third  parties  which  are  not  used  on  the  premises  of  the 

beneficiary (e.g test equipment). 

 

 

Public Procurement of Innovative Solutions (PPI) actions 

Description: The objective of PPI actions is to enable groups of procurers to share the risks of 

acting  as  early  adopters  of  innovative  solutions,  whilst  opening  market  opportunities  for 

industry.  It  provides  EU  funding  for  a  group  of  procurers  (‘buyers  group’)  to  undertake 

together 

under  the  coordination  of  the  ‘lead  procurer’

23

 

one  joint  or  several  coordinated

24

  PPI 

procurements based on common tender specifications that are defined jointly by all procurers in 

the  buyers  group. 

25

.  Each  PPI  focuses  on  one  concrete  unmet  need  that  is  shared  by  the 

participating  procurers  and  requires  the  deployment  of  innovative  solutions  that  are  to  a 

significant  extent  similar  across  countries  and  are  therefore  proposed  to  be  procured 

in 

collaboration

. This means that the innovative solutions procured by all procurers in the buyers 

group must have the same core functionality and performance characteristics (described in the 

common  specifications  for  the  joint  calls  for  tenders),  but  may  have  additional  'local' 

functionality due to differences in the local context of each individual procurer (if framework 

contracts/agreements  are  used,  this  can  be  reflected  in  the  specific  contracts  for  procuring 

specific quantities of goods/services for each procurer). 

Funded activities: Preparation and implementation of the PPI (as described in General Annex 

E).  Eligible costs include the price of the innovative solutions procured via the PPI and the 

costs  of  the  eligible  coordination  and  networking  activities  and  may  include  in-kind 

contributions of third parties linked to grant beneficiaries. Cost for procurement of R&D are 

not eligible. 

Eligible participants: the same as for PCP actions described above. 

                                                           

23

 The lead procurer is a public procurer and is the beneficiary appointed by the buyers group to coordinate and 

lead the PCP or PPI. It can be either one of the procurers in the buyers group or another beneficiary in the action 

that is established or designated by the procurers in the buyer group to act as lead procurer.   

24

 For joint procurement there is one joint PPI call for tender launched by the lead procurer and one joint 

evaluation of offers. It is possible that the lead procurer only does the procurement/tendering or also the 

contracting for the public procurement of innovative solutions. For coordinated procurement there are several 

separate PPI procurements carried out individually by the different procurers in the buyers group. 

25

 No matter whether the lead procurer only does the procurement/tendering or also the contracting for the public 

procurement  of  innovative,  in  any  case  the  evaluation  of  all  tenders  must  be  carried  out  based  on  common 

specifications and common evaluation criteria defined jointly by all procurers in the buyers group. 

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