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HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 20 of 37 

 

A. Preparation stage  

The  expected  outcomes  at  this  stage  of  a  project  that  prepares  a  PCP  procurement:  (1) 

Completed  tender  documents  based  on  the  Horizon  2020  PCP  model  contract  documents, 

needs analysis of the end-users, prior art analysis, and open market consultation; and for PCPs 

executed  by  a  group  of  procurers,  (2)  Signed  joint  procurement  agreement  confirming  the 

final  collaboration  modus  including  the  financial  commitment  of  the  buyers  group  to  pool 

resources for the PCP; and (3) Final confirmation of the lead procurer.  

 

B. Execution stage  

Main  activities  for  a  project  that  executes  a  PCP  are  the  implementation  of  the  PCP 

procurement  and  of  the  PCP  contracts,  including  validation  and  comparison  of  the 

performance of the competing PCP solutions to verify fitness for purpose for conversion into 

permanent service of the solutions. The PCP must be executed either by (a) public procurer(s) 

possibly  in  cooperation  with  private/NGO  procurers  that  provide  services  of  public  interest 

and  share  the  same  procurement  need,  that  is  (are)  responsible  for  the  acquisition  and/or 

regulatory  strategy  for  the  targeted  innovative  solutions  and  aim  to  obtain  ambitious  quality 

and efficiency improvements in the area of public interest addressed by the PCP, or  must be 

entities  with  a  mandate  from  one  or  more  of  such  procurers  to  act  on  their  behalf  in  the 

procurement (e.g. central purchasing bodies). 

 

Other  entities  (e.g.  end-users,  certification  bodies)  whose  participation  is  well  justified  may 

participate  during  A  and  B    in  additional  activities  that  clearly  add  value  to  the  action  and 

support  the  preparation  and  execution  of  the  PCP  or  embed  the  PCP  into  a  wider  set  of 

demand  side  activities.  This  includes  dissemination  of  results,  removing  obstacles  for 

introducing  the  solutions  in  the  market  (e.g.  contribution  to  standardisation,  regulation, 

certification),  awareness-raising,  experience  sharing/training,  preparing  further  cooperation 

among stakeholders and procurers in future PCPs or PPIs.  

 

Preparation and publication of the open market consultation and call for tender 



 

In preparation of the PCP call for tender,  an open dialogue

31

 with potential tenderers and 

end-users must be held to broach the views of the market about the intended R&D scope. 

The results of this open market  consultation  must be duly taken into account to fine-tune 

the tender specifications, so that the gap between state-of-the art industry development and 

the procurement needs justifies the need to procure R&D

32

 services. 

                                                           

31

   The  open  dialogue  should  be  organised  in  a  way  not  to  preclude  or  distort  competition.  In  respect  of  the 

Treaty principles, the open dialogue must be announced well in advance and widely via a prior information 

notice  (PIN)  in  the  Official  Journal  of  the  EU  (OJEU)  and  enable  potential  tenderers  regardless  of  the 

geographic  location  to  participate  at  least  in  English.  All  information  given  in  answers  to  questions  from 

participants in the dialogue should be documented and published. 

32

   In line  with WTO GPA 1994 Article XV (1)(e) and the revised WTO GPA 2014 Article XIII(1)(f), R&D 

can cover activities such as solution exploration and design, prototyping, up to the original development of a 

limited  volume  of  first  products  or  services  in  the  form  of  a  test  series.  Original  development  of  a  first 

product  or  service  may  include  limited  production  or  supply  in  order  to  incorporate  the  results  of  field 

testing  and  to  demonstrate  that  the  product  or  service  is  suitable  for  production  or  supply  in  quantity  to 

acceptable quality standards. R&D does not include quantity production or supply to establish commercial 

viability or to recover R&D costs, nor commercial development activities such as incremental adaptations or 

 

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HORIZON 2020 – WORK PROGRAMME 2018-2020 

General Annexes

 

 

Part 19 - Page 21 of 37 

 



 

In respect  of the Treaty  principles, the PCP contract  notice  must  be published  EU wide

33

 

by a public procurer in at least English, offers must be accepted and communication with 

stakeholders must be enabled at  all stages throughout the PCP in at least English, and all 

offers  must  be  evaluated  according  to  the  same  objective  criteria  regardless  of  the 

geographic location, organisation size or governance structure of the tenderers.  



 

The prior information notice for the open market consultation and the PCP contract notice 

must  be  promoted  and  advertised  widely  using  in  particular  also  Horizon  2020  Internet 

sites and National Contact Points. The Commission must be informed at least 5 days prior 

to the expected date of publication of the PIN for the open market consultation and 30 days 

prior  to  the  expected  date  of  publication  of  the  PCP  contract  notice  and  its  content.  The 

PCP call for tender must remain open for the submission of tenders for at least 60 days. 

Tender documentation and procurement procedure 



 

The  PCP  contract  notice  must  contain  information  on  the  intended  number  of  R&D 

providers that will be selected (minimum three) to start the PCP, the number of PCP phases 

and  the  expected  duration  and  budget  for  each  PCP  phase.  The  PCP  procurement  must 

cover  the  full  PCP  life  cycle  of  solution  design,  prototyping,  and  original  development 

including testing of a limited volume of test series products/services. Each of the three PCP 

phases can be split up into further phases if appropriate. 



 

Procurers should avoid the use of selection criteria based on disproportionate qualification 

and  financial  guarantee  requirements  (e.g.  with  regards  to  prior  customer  references  and 

minimum  turnover).  Functional/performance  based  specifications  must  be  used,  to 

formulate  the  object  of  the  PCP  tender  as  a  problem  to  be  solved,  without  prescribing  a 

specific solution approach to be followed. Evaluation of the tenders must be based on best 

value for money criteria, not just lowest price.  



 

The  PCP  process  must  be  organised  while  taking  care  to  avoid  any  conflict  of  interests, 

including  in  the  use  of  external  experts.  Potential  providers  of  solutions  sought  for  by  a 

PCP cannot be beneficiaries in an action during which this PCP is planned or undertaken. 



 

The PCP process must require selected R&D providers to locate the majority of the R&D 

activities for the PCP contract, including in  particular the principal  researcher(s) working 

for the PCP contract, in the Member States or Associated Countries.  



 

In PCP, procurers do not reserve the R&D results exclusively for their own use. An R&D 

provider generating results in PCP must own the attached IPRs

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. The procurers must enjoy 

royalty-free access rights to use the R&D results for their own use. The procurers must also 

enjoy  the  right  to  grant  or  to  require  participating  R&D  providers  to  grant  non-exclusive 

licenses to  third parties to  exploit the results under fair  and reasonable market  conditions 

without any right to sublicense. A call-back provision must ensure that if an R&D provider 

fails to commercially exploit the results within a given period after the PCP as identified in 

the  contract  or  uses  the  results  to  the  detriment  of  the  public  interest,  including  security 

interests,  it  must  transfer  any  ownership  of  results  to  the  procurers.  The  procurers  must 

                                                                                                                                                                                     

routine or periodic changes to existing products, services, production lines, processes or other operations in 

progress, even if such changes may represent improvements. 

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   Through the OJEU, using the TED (Tenders Electronic Daily) web Portal 

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