Ma’lumotnoma va uning turlarini o‘zaro tahlil qilish

Ma’lumotnoma va uning turlarini o‘zaro tahlil qilish
Ma'lumotnoma va ma'lumot va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar. Ofis hujjatlari turlari
Boshqaruv qarorlari qabul qilinadigan barcha axborot hujjatlari shartli ravishda ma'lumotnoma-axborot va ma'lumotnoma-tahliliyga bo'linadi. Ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlarga aktlar, ma'lumotnomalar, xulosalar, xulosalar, sharhlar, ro'yxatlar, ro'yxatlar va boshqalar kiradi.
Akt - tushuncha, tuzilma, dizayn
Qonun - bu aniqlangan faktlar, hodisalar, harakatlarni tasdiqlash uchun bir necha shaxslar (komissiya) tomonidan tuzilgan hujjat.
Aktlar ham doimiy komissiyalar tomonidan tuziladi, ham yuqori turuvchi tashkilot yoki rahbarning ko'rsatmasi bo'yicha ma'muriy hujjat (buyruq) bilan belgilanadi. Ba'zi hollarda aktlar bir yoki bir nechta mansabdor shaxslar tomonidan tuzilishi mumkin.
Maqsad va mazmuniga ko'ra aktlar juda xilma-xildir, masalan, moddiy boyliklarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasi, tekshirish dalolatnomasi, sinov dalolatnomasi, qayta ko'rib chiqish akti, belgilangan qoidalarni buzish dalolatnomasi va boshqalar.
Hujjat faqat hujjatni imzolagan shaxslar tomonidan aniq belgilangan faktlarni aks ettiradi. Dastlab, ishlarning borishi va miqdoriy ma'lumotlarni belgilab, qoralama yozuvlar saqlanadi. Dalolatnomaning toza nusxasi tuziladi umumiy shakl tashkilotlar. Ko'p sonli takrorlanadigan vaziyatlar uchun birlashtirilgan stencil shakllari yaratiladi.
Aktning majburiy tafsilotlari : tashkilotning nomi, hujjat turining nomi, sanasi va ro'yxatga olish raqami, tuzilgan yoki nashr etilgan joyi, matnning nomi, imzolar, kerak bo'lganda - tasdiqlash muhri.
Akt matni uch qismdan iborat :
Kirish. Bu erda ma'muriy hujjat ko'rsatiladi, uning asosida fakt, hodisa yoki harakat faollashtiriladi, uning raqami va sanasi. Aktni tayyorlashda ishtirok etgan shaxslarni ro'yxatga olishda tashkilot nomi, familiyalari va bosh harflari ko'rsatilgan lavozimlarning nomlari ko'rsatiladi. Agar dalolatnoma komissiya tomonidan tuzilgan bo'lsa, unda birinchi navbatda komissiya raisi ko'rsatiladi, keyin komissiya a'zolarining familiyalari alifbo tartibida ko'rsatiladi.
Zarur hollarda dalolatnoma tuzishda ishtirok etuvchi shaxslarning shaxsini va vakolatlarini tasdiqlovchi hujjatlar, ularning manzillari to‘g‘risidagi ma’lumotlar taqdim etiladi.
Bayonot aniqlangan faktlarni ko'rsatish.
topilmalar(xulosalar, tavsiyalar, takliflar barcha hujjatlarda mavjud emas, lekin ularda majburiydir tekshirish aktlari, so'rovlar, auditlar va boshqalar).
Aktning barcha qismlari paragraflarda tuzilgan, xulosalar tegishli sarlavha bilan ta'kidlanishi mumkin. Bir qator aktlar tasdiqlashni talab qiladi, “Xulosa” dalolatnomasi tasdiqlangandan keyin buyruq kuchiga ega bo'ladi va tegishli mansabdor shaxslar tomonidan bajarilishi majburiy bo'ladi.
Akt matnining oxirida tuzilgan nusxalar soni va ularning joylashgan joyi ko'rsatiladi. Hujjatning nusxalari soni undan manfaatdor tomonlarning soni yoki normativ hujjatlar bilan belgilanadi.
Imzolar kirish qismidagi nomlar bilan bir xil ketma-ketlikda, lekin lavozimni ko'rsatmasdan joylashtirilgan. Aktning mazmuniga rozi bo'lmagan shaxs o'z roziligi to'g'risida izoh qo'yib, uni imzolashi shart. Komissiya a’zosining alohida fikri alohida varaqda tuziladi va dalolatnomaga ilova qilinadi.
Yordam - maqsad, turlari, mazmuni, dizayni
Malumot - korxonaning asosiy faoliyati faktlarini tavsiflash yoki biografik yoki rasmiy xususiyatga ega bo'lgan faktlarni tasdiqlash maqsadida tuzilgan hujjat.
Biografik yoki rasmiy xarakterdagi ma'lumotlarni tasdiqlash uchun tuzilgan sertifikatlar , ikki shaxs: rahbar va bosh buxgalter yoki kadrlar bo'limi boshlig'i va boshlig'i tomonidan imzolanadi va muhr bilan tasdiqlanadi. Bunday sertifikatlar uchun tashkilotlar ekran matni bilan birlashtirilgan shakllardan foydalanadilar va ular A5 formatidagi shakllarda tuzilishi mumkin.
Shaxsiy guvohnoma matni xodimning familiyasi, ismi va otasining ismi bilan boshlanishi kerak (nominativ holatda), u kimga berilgan. Bundan tashqari, shaxsiy guvohnomada quyidagilar ko'rsatiladi:
sertifikat berilgan ma'lumotlarning ko'rsatilishi;
sertifikat qanday maqsadlarda yoki qaysi tashkilotga berilgan;
sertifikat bergan shaxsning imzosi va lavozimini ko'rsatish;
tuzilgan sanasi va muhri.
Sertifikatlar ikki nusxada tuziladi, biri adresatga yuboriladi, ikkinchisi faylga kiritiladi.
Majburiy ma'lumotnoma tafsilotlari : tashkilot nomi (ichki uchun - nomi strukturaviy birlik), hujjat turining nomi, sanasi va ro'yxatga olish raqami, tuzilgan joyi (tashqi ma'lumotnoma uchun), adresat, matn nomi (A4 formatida berilgan sertifikat uchun), imzo, muhr izi (biografik va moliyaviy uchun ma'lumotnoma).
Xulosa, xulosa, ro'yxat va boshqa ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar
Xulosa - har qanday masala bo'yicha umumlashtirilgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjat (takliflar xulosasi, mulohazalar xulosasi, talablarning qisqacha mazmuni).
Xulosa tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin. Tashqi hisobotlar boshqa (odatda yuqori) tashkilotga taqdim etish uchun tuziladi, ichki hisobotlar tashkilot rahbariyatiga yoki kollegial organ tomonidan ko'rib chiqish uchun taqdim etiladi. Tashqi hisobotlar e'lon qilinadi umumiy shakl tashkilotlar, ichki - standart qog'oz varag'ida.
Xulosa sertifikat bilan bir xil qoidalarga muvofiq tuziladi. Xulosa matni jadval sifatida formatlanishi mumkin.
Xulosa - har qanday hujjat yoki masala bo'yicha tashkilot, komissiya yoki mutaxassisning fikri, xulosasini o'z ichiga olgan hujjat. Normativ-huquqiy hujjatlar, qarorlar, ko'rsatmalar loyihalari uchun xulosalar tuziladi. Bundan tashqari, ilmiy ishlar (ma'ruzalar, maqolalar, dissertatsiyalar, bitiruv loyihalari) va boshqalar uchun xulosalar tuziladi.
Xulosa tayyorlanayotgan hujjat yoki masala nomini ko'rsatuvchi sarlavha va ikki qismdan iborat matnga ega bo'lishi kerak. Birinchi qismda masalaning mohiyatining qisqacha mazmuni, asosiy qoidalar yoki takliflar tahlili, hujjat yoki masalaga umumiy baho beriladi.
Ikkinchi qismda ko'rib chiqilayotgan masala yoki hujjatning mohiyati bo'yicha aniq izohlar bo'lishi kerak (arab raqamlari bilan raqamlangan bir nechta paragraflardan iborat bo'lishi mumkin). Ko‘rib chiqilayotgan masala yoki hujjat bo‘yicha izoh va takliflar bo‘lmagan taqdirda, xulosada: “Loyiha bilan roziman...” yoki “Ko‘rib chiqilayotgan masala bo‘yicha izohlar yo‘q” deb ko‘rsatiladi.
Xulosa tashkilotning umumiy blankida (agar u tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan imzolangan bo'lsa) yoki standart qog'oz varaqlarida (agar xulosa tashkilot mutaxassisi yoki tashkilotning bir guruhi tomonidan imzolangan bo'lsa) tuzilishi mumkin. tashkilot mutaxassislari). Agar xulosa blankada tuzilmagan bo'lsa, tuzuvchining imzosi tashkilot muhri bilan tasdiqlanadi.
aylantiring - ob'ektlar, shaxslar, ob'ektlar, hujjatlar yoki ishlarning tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan, ularga ma'lum normalar yoki talablarni qo'llash maqsadida tuzilgan hujjat.

Ro'yxat tashkilotning umumiy blankida tuziladi. Ro'yxatlarni jadval shaklida yoki bo'limlarni o'z ichiga olgan matn shaklida tuzing. Ro‘yxatlar ularni tuzgan mansabdor shaxslar tomonidan imzolanadi. Muayyan turdagi ro'yxatlar tasdiqlashni talab qiladi.

Ro'yxat protokollar, ma'muriy hujjatlar, hisobotlar, sertifikatlar va boshqalar uchun ilova, tushuntirish hujjatidir. Taklif etilganlar ro'yxati, pochta ro'yxati va boshqalar tasdiqlashni talab qiladi.
Ro'yxatlar tashkilotning umumiy blankida yoki standart varaqda tuziladi.
Xulosa, xulosa, esga olish, ro'yxat, ro'yxatning majburiy tafsilotlari : tashkilot nomi, hujjat turining nomi, sanasi va ro'yxatga olish raqami, tuzilgan joyi, matnning nomi, imzosi, muhri (standart qog'oz varag'ida tuzilganda).
ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar
5.4.1. Ma'lumotnoma va ma'lumotlarning maqsadi va tarkibi
va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlar
Axborotli boshqaruv qarorlarini qabul qilish jarayoni ob'ektiv va ishonchli ma'lumotlarni to'plash va qayta ishlashga asoslanadi. Boshqaruv tizimidagi ishlarning haqiqiy holati to'g'risidagi ma'lumotlar turli manbalarda mavjud, ammo ular orasida eng muhim o'rinni ma'lumotnoma-axborot va ma'lumot-tahliliy hujjatlar egallaydi: aktlar, guvohnomalar, memorandumlar, yozishmalar va boshqalar.
Ushbu hujjatlar tashkiliy, huquqiy va ma'muriy hujjatlarga nisbatan xizmat vazifasini bajaradi. Ushbu guruhning hujjatlarida ko'rsatmalar mavjud emas, ular ma'muriy hujjatlar kabi qat'iy belgilangan tartibda harakat qilishga majbur emaslar, lekin ular ma'lum qarorlar qabul qilishga undaydigan ma'lumotlarni taqdim etadilar, boshqacha aytganda, ular boshqaruv qarorlarini qabul qilishni boshlaydilar, sizga ruxsat beradilar. u yoki bu harakat usulini tanlang.
Ushbu hujjatlarning o'ziga xosligi shundaki, ular, qoida tariqasida, boshqaruv tizimi orqali pastdan yuqoriga o'tadigan hujjatlardir: xodimdan tarkibiy bo'linma boshlig'igacha, bo'linma boshlig'idan tashkilot rahbari o'rinbosarigacha. yoki bo'ysunuvchi tashkilotdan yuqori tashkilotgacha bo'lgan tashkilot rahbari. Ma’lumot va axborot hujjatlarining ma’lum turlari, masalan, yozishmalar, teng huquqli tashkilotlar va mansabdor shaxslar o‘rtasida bo‘ysunish munosabatlarida bo‘lmagan axborot aloqalarini amalga oshirish uchun qo‘llaniladi.
Ushbu hujjatlarning izchil tasnifi mavjud emas. Etarli darajada shartli ravishda ushbu hujjatlar to'plamini ma'lumot-axborot va ma'lumotnoma va tahliliy hujjatlarga bo'lish mumkin.
Axborot-ma'lumotnoma hujjatlari tizimida yozishmalar alohida o'rin tutadi - tashkilotlar o'rtasida tezkor ma'lumot almashish vositasi sifatida ishlaydigan turli xil mazmundagi hujjatlarning umumlashtirilgan nomi.
Ishbilarmonlik yozishmalari muassasalarning hujjatli filmlarida muhim o'rin tutadi. Tashkilotlar o'rtasidagi bog'lovchi bo'lib, yozishmalar kiruvchi va chiquvchi hujjatlarning taxminan 80% ni egallaydi.
Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari va ularning nomlari (xat, telegramma, teleks, faksimil (faks), telefon xabari) biznes axborotini uzatish usullari bilan belgilanadi, ular ikki asosiy turga - pochta aloqasi va elektron aloqaga bo'linadi.
Xat yozish turlarining xilma-xilligi bilan ajralib turadi: davlat organlarining normativ xatlari va telegrammalaridan tortib, fuqarolarning murojaatlari va namunaviy arizalarigacha. Murojaatlar, xabarnomalar, kelishuvlar, da'volar, kelishuvlar, eslatmalar, talablar, tushuntirishlar, tasdiqlashlar, so'rovlar, tavsiyalar, kafolatlar va boshqalar bo'lishi mumkin.
Xat yozish quyidagi talablarga javob berishi kerak:
xatlar maxsus blankalarda - blankalarda tuziladi va ularga berilgan vakolatlar doirasida tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosarlari tomonidan imzolanadi;
harflar puxta, aniq, qo'pol dog'larsiz, tuzatishlarsiz tuzilgan bo'lishi kerak;
mazmunidan qat’i nazar, xat sokin, vazmin, rasmiy ishbilarmonlik tilida taqdim etilishi, yetarli dalil, aniqlik, xarakteristikaning to‘liqligi va ravshanligi, taqdimotning qisqaligi va izchilligiga ega bo‘lishi kerak;
Xat yozish orqali ma'lumot almashishdan faqat boshqa yo'l bilan (telefon suhbatlari, shaxsiy uchrashuvlar va boshqalar) fikr almashish qiyin yoki imkonsiz bo'lganda foydalanish kerak.
5.4.2. Ma'lumotnomani tuzish va bajarish
axborot hujjatlari
Bayonnoma - yig'ilishlarda, sessiyalarda, yig'ilishlarda, konferentsiyalarda, ish uchrashuvlarida muhokama qilingan masalalar va qarorlar qabul qilinganligi qayd etilgan hujjat.
Protokol kollegial organ yoki xodimlar guruhi tomonidan birgalikda qarorlar qabul qilish faoliyatini aks ettiradi. Yilda yaratilgan uchrashuv bayonnomasidan boshqaruv faoliyati tashkilotlar, tergov, ayrim ma'muriy organlar va xavfsizlik organlarining bayonnomalarini farqlash kerak. jamoat tartibi(masalan, sanitar inspektorning bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar), shuningdek, shartnomaviy turdagi protokollar - kelishmovchiliklar bayonnomalari, kelishmovchiliklarni yarashtirish bayonnomalari, narxlarni kelishish bayonnomalari va boshqalar.
Doimiy va vaqtinchalik kollegial organlarning yig'ilishlari (federal ijroiya organlarining kengashlari, mehnat jamoalari yig'ilishlari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashlari yig'ilishlari va boshqalar) majburiy qayd etilishi kerak.
Bayonnomalar majlislar bayonnomalari loyihalari, majlis stenogrammalari yoki ovozli yozuvlar, shuningdek majlis uchun tayyorlangan materiallar (maʼruza matnlari, maʼruzalar, maʼlumotnomalar, qarorlar loyihalari, kun tartibi, taklif etilganlar roʻyxati va boshqalar) asosida tuziladi. ). Agar majlis ko‘chirilgan bo‘lsa, yig‘ilish o‘tkazilgandan so‘ng stenogramma ko‘chiriladi, tuziladi va bayonnomaga ilova qilinadi (bu holda bayonnomaning qisqacha shaklini yuritishga joizdir). Agar majlisning borishi lentaga yozib olingan bo‘lsa, bayonnoma tayyorlanib, rasmiylashtirilgach, ovoz yozuvi Davlat arxivlarining kino-foto xujjatlari bilan ishlashning asosiy qoidalariga (M., 1980) muvofiq saqlanadi.
Bayonnomani tuzish uchun mas'uliyat kollegial organning kotibi (mas'ul kotibi) yoki rahbarning kotibi zimmasiga yuklanadi. Kotib bayonnomadagi yozuvlarning to‘g‘riligi uchun javobgardir.
Protokollarning ikki turi mavjud: to'liq va qisqa. To'liq bayonnomada yig'ilishdagi barcha nutqlarning yozuvi, qisqasi - faqat so'zga chiqqanlarning ismlari va nutq mavzusi haqida qisqacha eslatma mavjud. Yig'ilishda bayonnomaning qaysi shaklini yuritish to'g'risida qaror kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilinadi.
Bayonnoma tashkilotning umumiy blankida hujjat turining nomi ko'rsatilgan - "PROTOKOL" yoki bayonnomaning maxsus blankida tuziladi. Protokolning majburiy rekvizitlari quyidagilardir: tashkilot nomi, hujjat turining nomi, bayonnomaning sanasi va raqami, matnga sarlavha, imzolar.
Bayonnomaning sarlavhasida kollegial organ yoki yig‘ilish nomi ko‘rsatiladi, sarlavha grammatik jihatdan hujjat turi nomiga mos keladi, masalan: Aksiyadorlar umumiy yig‘ilishining bayonnomasi; Kengash majlisi bayonnomasi.
Protokol matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy. Kirish qismi bayonnomaning to'liq va qisqa shakllarida bir xilda tuziladi. Unda quyidagilar ko'rsatiladi: yig'ilish raisi va kotibining familiyalari, yig'ilish qatnashchilari va taklif etilgan shaxslarning familiyalari yoki umumiy soni (agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, ularning soni yoniga belgi qo'yiladi - "Ishtirokchilar ro'yxati ilova qilinadi. ”), kun tartibi.
Ishtirok etganlarning ism-shariflari bayonnomaga, agar ular 15 tadan ko‘p bo‘lmasa, ish joyi va lavozimi ko‘rsatilgan holda alifbo tartibida, agar ko‘p bo‘lsa, alohida ro‘yxat tuziladi. Doimiy majlislar va komissiyalar bayonnomalarida hozir bo‘lganlarning lavozimlari ko‘rsatilmaydi.
Kirish qismi kun tartibi bilan yakunlanadi. Kun tartibidagi masalalar murakkablik darajasi, ahamiyati va muhokama qilish tartibiga ko‘ra tartibga solinadi. Savollar nominativ holatda "haqida", "haqida" predloglarisiz tuzilgan. Savol bilan bir qatorda ma'ruzachining ismi, uning lavozimi ko'rsatilgan holda ko'rsatiladi.
Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha bayonnoma matnining asosiy qismi quyidagi sxema bo‘yicha quriladi: TINGLANGAN ... GAPIRIB ... QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN) ...
Qisqa bayonnomalarda “Eshitildi” bo‘limida ma’ruzachi (ma’ruzachi)ning ismi-sharifi va nutqining mavzusi ko‘rsatiladi. Bayonnomaning to'liq shaklida: ma'ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma'ruzasi (xabar, ma'lumot, ma'ruza) mazmuni ko'rsatiladi. Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan yozma ravishda taqdim etilgan bo'lsa, nutq mavzusini qavs ichida ko'rsatgandan so'ng, eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: (Ma'ruza matni ilova qilinadi).
“SO‘Z KO‘RGANLAR” bo‘limida qisqa bayonnomalarda faqat muhokamada so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari, masala yuzasidan muhokamalar va qabul qilingan qarorlar ko‘rsatiladi, ularning chiqishlari, shu jumladan ma’ruzachiga savollar ham to‘liq bayonnomalarda qayd etiladi. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.
“QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)” bo‘limida qaror qayd etiladi. Qaror ikki tomonlama talqin bo'lmasligi uchun qisqa, aniq, ixcham tarzda tuzilgan. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yxati ko‘rsatiladi.