Microsoft Volume Licensing Reference Guide

Extended payment terms 
With Extended Payment Terms from Microsoft, an organization can pay for their Enterprise Agreement on a 
monthly, quarterly, bi-annually, or custom payment plan. Extended Payment Terms are automatically offered to 
all corporate Enterprise Agreement customers (subject to credit approval).
The benefits to Extended Payment Terms include the following: 

---

Commercial Licensing Guide 
| January 2022 
P a g e
| 13 
•
Greater flexibility and choice. 
Benefit from more flexible payment terms (monthly, quarterly, bi-annual, or 
customized) without having a specific arrangement with Microsoft. 
•
A quick and simple process. 
Extended Payment Terms are activated through a simple and short 
amendment to an existing Enterprise Agreement. 
•
Ease of access. 
Because the Extended Payment Terms option is embedded into the Enterprise Agreement, 
an 
organization 
can choose from a range of payment terms, per their needs when they buy. 
•
The ability to get more value. 
Payments can be structured to fit 
an 
organization’s
budget cycles, so 
they
can afford a more comprehensive solution today and pay for it over time. 
Price protection 
The price protection feature of the Enterprise Agreement provides a predictable price an organization can use 
to forecast technology costs up to three years in advance. When an organization orders a product in the Enterprise 
Agreement, the pricing for future orders of that product is determined to be protecting them from unanticipated 
price increases, making it easier to stay within their software license budget during the Enrollment term. 
True-up and License Reservation 
During the time of enrollment in the Enterprise Agreement, 
an organization’s
business will likely grow, and they 
will add devices, users, software, and services. When adding devices, users, software, or services to an 
Enterprise Agreement, an organization can immediately use the same software or services included at the 
beginning of the enrollment term. They report devices, users, software, or services through an annual process 
called a True-up order (or License Reservation for online services). 
True-up orders and License Reservation consolidate orders for additional quantities that are deployed during 
the year under one order annually (including the third year before any renewal). An organization can also true-
up multiple times throughout the year as an added benefit in managing costs. 
This feature is in addition to the annual True-up required each year. The annual True-up feature helps reduce 
time and expense by consolidating the report of multiple additional software use under one purchase order. If 
an organization does not add anything during the year, an update statement is reported to alert Microsoft not 
to expect a True-up order.