Reja. Kirish. Hujjat aylanishi tushunchasi va mohiyati, hujjat aylanishi turlari Tashkilotda hujjat oqimining o‘ziga xosligi. Tashkilotlarda hujjat aylanishining zamonaviy muammolari Xulosa Adabiyotlar Kirish

2 Tashkilotda hujjat oqimining o‘ziga xosligi.
Tashkilotni boshqarish jarayonida barcha dastlabki hujjatlarni tez va sifatli qayta ishlash talab etiladi, ularning harakati tashkilot tomonidan tayyorlangan yoki olingan joydan arxivga saqlash yoki manfaatdor muassasalarga jo'natishgacha bo'lgan muayyan yo'nalishlar bo'ylab amalga oshiriladi. . (17. 63-bet)
Hujjatlar bilan ishlashni tashkil etish - muassasaning joriy faoliyatida hujjatlar aylanishini tashkil etish, hujjatlarni saqlash va ulardan foydalanish.
Hujjatlar oqimi kiruvchi (boshqa tashkilotlardan keladigan), chiquvchi (boshqa tashkilotlarga yuboriladigan) va ichki (tashkilot ichida yaratilgan va faoliyat yurituvchi) hujjatlar oqimi orqali shakllanadi. Hujjatlar oqimining hajmi quyidagi formula bo'yicha hisoblanadi:
UD = SBX. + ref. + ext. ma'lum vaqt uchun (odatda bir yil).
Kiruvchi hujjatlarning harakati rasmda ko'rsatilgan. 3, bu erda raqamlar va harflar ko'rsatadi:
Rasm. 3 - kiruvchi hujjatlar harakati sxemasi
Bu erda: I - Menejer (direktor), II - Ijrochi (tarkibiy bo'linma), a - Ekspeditsiyaviy ishlov berish, b - Dastlabki ko'rib chiqish, saralash, c - Ro'yxatga olish, d - Tarqatish (belgilash), e - Qayta taqsimlash (qayta belgilash), 1. - yozishmalar , 2 - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan ro'yxatga olingan hujjatlar, 3 - maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan ro'yxatdan o'tkazilmagan hujjatlar.
Hujjatlar aylanishi tashkilotda (muassasada) ish yuritishni tashkil etishning muhim bo'g'inidir, chunki u nafaqat hujjatlarning harakatlanish holatlarini, balki hujjatlarning harakatlanish tezligini ham belgilaydi. Ish yuritishda hujjat aylanishi boshqaruv apparati faoliyatini axborot bilan ta'minlash, uni hujjatlashtirish, avval yaratilgan hujjatlarni saqlash va ulardan foydalanish sifatida qaraladi.
Korxonani boshqarish tizimining tashkiliy diagrammasi (hujjat aylanishi nuqtai nazaridan) rasmda keltirilgan. 4.
Rasm. 4 - idora va tashkilotning boshqa bo'limlari o'rtasidagi munosabatlar
GOST R 51141-98 "Idorani boshqarish va arxiv ishi. Atamalar va ta'riflar" ga muvofiq hujjat aylanishi "hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi, jo'natish va (yoki) ishga jo'natish tugaguniga qadar harakati"dir.
Hujjatlar aylanishi tashkilot rahbarining buyrug'i bilan tasdiqlangan jadval bilan tartibga solinadi.
Jadval tashkilotda oqilona hujjat aylanishini o'rnatishi kerak, ya'ni har bir boshlang'ich hujjatni qayta ishlash uchun bo'limlar va ijrochilarning optimal sonini ta'minlashi va uning bo'limda bo'lishining minimal muddatini belgilashi kerak.
Hujjatlar harakati jadvali diagramma yoki tashkilotning har bir tarkibiy bo'linmasi, shuningdek, barcha ijrochilar tomonidan amalga oshiriladigan hujjatlarni yaratish, tekshirish va qayta ishlash bo'yicha ishlar ro'yxati shaklida tuzilishi mumkin, bunda ularning munosabatlari va muddatlari ko'rsatilgan. ish.
Hujjatlarning oqilona aylanishi jarayoni hujjatlarni ish joylarida kechikishlar va to'planishlarsiz uzluksiz oqimda tashkil qilishni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, u yoki bu hujjat bilan qamrab olingan ish joylarini qisqartirishga erishish muhimdir. Shu sababli, korxona hujjatlarning harakatlanish marshrutlarini ishlab chiqishi, har bir ijrochi bilan ularning mavjudligi uchun aniq muddatlarni belgilashi, shuningdek hujjatlarning barcha ish joylariga o'tkazilishini nazorat qilishi kerak.
Hujjatlar aylanish sxemalari korxonaning o'ziga xos ish sharoitlari va o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda Yagona davlat yozuvlarini boshqarish tizimining (USSD) asosiy qoidalarida keltirilgan fundamental diagrammalar asosida ishlab chiqiladi. Hujjatlar oqimi diagrammalarini tuzishda, xususan, davlat hujjatlari kabi hujjatlar guruhlarini o'tishni alohida ta'kidlash kerak; fuqarolarning takliflari, arizalari va shikoyatlari; boshqaruv va tarkibiy bo'linmalarga yo'naltirilgan hujjatlar.
Hujjat aylanishini oqilona tashkil etish quyidagi shartlarda mumkin:
- hujjatlarning turlari, shakllari va mazmuni axborotni yaratish, to'plash, uzatish va qayta ishlash tizimining moddiy-texnik bazasini hisobga olgan holda belgilanadi;
- hujjatlarni tasniflash va kodlash, shuningdek, mumkin bo'lgan o'zgartirishlar kiritishning yagona tizimi joriy etildi;
- hujjatlarni yaratish va qayta ishlash muddati ishlab chiqarishni operativ boshqarishning maqsad va vazifalaridan kelib chiqqan holda belgilanadi.
Hujjat aylanishini tashkil etishning asosiy qoidalari:
- eng kam vaqt bilan hujjatning tezkor o'tishi;
- hujjatlarni o'tish holatlarini maksimal darajada qisqartirish (hujjatning har bir harakati asosli bo'lishi kerak, hujjatlarning qaytarilishini istisno qilish yoki cheklash kerak);
- asosiy turdagi hujjatlarni o'tkazish va qayta ishlash tartibi bir xil bo'lishi kerak. (52. 25-bet)
Ushbu qoidalarga rioya qilish ish yuritish xizmatining asosiy tashkiliy tamoyilini - bir hil texnologik operatsiyalarni markazlashtirilgan holda bajarish imkoniyatini amalga oshirish imkonini beradi. Har qanday hujjat aylanishi tuzilishining asosi hujjat hisoblanadi. Barcha hujjatlar (qog'ozda va magnit tashuvchilarda an'anaviy) umuman olganda, har bir ommaviy axborot vositasida ma'lumotni taqdim etishning o'ziga xos xususiyatlari qoidalariga rioya qilgan holda muvofiqlashtirilishi kerak.
Hujjatlar aylanishini tashkil etish - bu hujjatlar harakati sodir bo'lishi kerak bo'lgan qoidalar. Hujjatlar aylanishini tashkil etish tashkilot (muassasa) boshqaruv apparatidagi hujjatlar harakatining butun ketma-ketligini, hujjatlarni qabul qilish, uzatish, rasmiylashtirish va qayta ishlash, foydalanish uchun jo'natish (va topshirish) bo'yicha barcha operatsiyalarni birlashtiradi. Hujjatlar aylanishi ish yuritish va boshqaruvni axborot bilan ta'minlashning muhim qismidir. Aniq tashkil etilgan hujjat aylanishi tashkilot (muassasa)dagi hujjatlarning o'tish va bajarilishini tezlashtiradi. (34. 120-bet).
Hujjatlarni qayta ishlash va ular bilan ishlashda barcha operatsiyalarni tashkil etish tartibi tashkilotda (muassasada) ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar va hujjatlarning yagona shakllari varaqasi bilan tartibga solinishi kerak.
Ular tizimli birlik darajasida markazlashtirilgan hujjat aylanishi va hujjat aylanishini ajratib turadi. Markazlashtirilgan hujjat aylanishi markazlashtirilgan ro'yxatga olinishi kerak bo'lgan barcha hujjatlarni o'z ichiga oladi. Faqat tarkibiy bo'linmalarda hisobga olinadigan hujjatlar tarkibiy bo'linma darajasida hujjat aylanishini tashkil qiladi.
Qoidaga ko'ra, markazlashtirilgan hujjat aylanishi tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan ifodalanadi va tarkibiy bo'linma darajasidagi hujjat aylanishi tashkilot faoliyatining asosiy yo'nalishlarini ta'minlaydigan ixtisoslashtirilgan hujjatlar bilan ifodalanadi (u tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni ham o'z ichiga olishi mumkin). Yirik tashkilotlarda alohida tarkibiy bo'linma mavjud bo'lib, uning vazifalari markazlashtirilgan hujjat aylanishini ta'minlashni o'z ichiga oladi. Tarkibiy bo'linmani boshqacha nomlash mumkin: biznes boshqaruvi, ofis, umumiy bo'lim va boshqalar. Markazlashtirilgan hujjat aylanishi hajmi unchalik katta bo'lmagan, uni mustaqil bo'linma boshqaradigan tashkilotlarda uni yuritish funktsiyalari tashkilot rahbarining kotibiga yuklanishi mumkin.
Hujjat aylanishi boshqaruv tizimini aks ettirganligi, uni aniq ko'rishga imkon berganligi sababli, hujjat aylanishini tahlil qilish boshqaruv apparati ishini takomillashtirish uchun juda muhimdir.
Korxonada hujjat aylanishini yaxshilash bo'yicha ishlar mavjud hujjat aylanishini tahlil qilishdan ajralmasdir. Afsuski, amalda "hujjat aylanishini yaxshilash" va "hujjatlar sonini kamaytirish" tushunchalari ko'pincha tenglashtiriladi. Bu faqat hujjatlar soni va hisobot hajmi emas. Ushbu hujjatlar korxonaga kerak yoki yo'qligini va ulardan ishlab chiqarishni operativ boshqarish maqsadlarida qanchalik samarali foydalanilishini aniqlash muhimdir. Tajriba shuni ko'rsatadiki, har doim ham hujjatlar sonini va hisobot hajmini kamaytirish kerak emas. Ko'pincha hujjatlarni tartibga solish, shuningdek, hisobotlarni tizimlashtirish va mexanizatsiyalash yo'lidan borish tavsiya etiladi.
Hujjatlarni boshqarish tizimida "hujjat yo'nalishi" tushunchasi mavjud.
Hujjat marshruti deganda har biri quyidagi parametrlar bilan tavsiflangan holatlar ro'yxati tushuniladi:
- hujjat qabul qilingan sana;
- kunlarda muddat;
- amalda bajarilgan sana;
- bo'lim kodi va hujjatning ushbu holatini qayta ishlash uchun mas'ul bo'lgan xodimning shaxsiy raqami ("hujjatni oluvchi");
- bo'lim kodi va hujjatning oldingi holati uchun mas'ul bo'lgan va uning joriy holatini boshlagan xodimning shaxsiy raqami ("yuboruvchi");
- hujjatning kutilayotgan holati, ya'ni initsializator hujjat aylanishi zanjirining ushbu tugunida olishni rejalashtirayotgan holat;
- hujjatning qabul qilingan holati, ya'ni hujjat aylanishi zanjiridagi berilgan tugunga nisbatan hujjatning "chiqish" holati;
- eslatma (ko'p qatorli matn);
- hujjatning joriy holati bilan bog'liq faylning yo'li va nomi. (9. 103-bet)
Har qanday hujjatning marshruti har qanday hujjat registridan chaqirilishi mumkin bo'lgan maxsus jadval shaklida ko'rsatiladi. U foydalanuvchini qiziqtirgan hujjatning holatini o'zgartirishning butun tarixini ko'rsatadi. Yopiq holatlar rang bilan ta'kidlangan.
Amalda, qoida tariqasida, ish bitta hujjat bilan emas, balki qandaydir "asosiy" yoki "asosiy" hujjat tomonidan yaratilgan ularning butun zanjiri (to'plami) bilan amalga oshiriladi. Masalan, mahsulot yetkazib berish uchun ariza biznes shartnomasini, schyot-fakturani, to'lov topshirig'ini, schyot-fakturalarni va boshqalarni yaratadi.
Hujjatlarning aylanish jadvaliga rioya etilishi, shuningdek hujjatlarning o'z vaqtida va sifatli yaratilishi, ularning buxgalteriya hisobi va hisobotida aks ettirish uchun o'z vaqtida topshirilishi hamda ma'lumotlarning to'g'riligi uchun javobgarlik ularni imzolagan hujjatlar mualliflari zimmasida bo'ladi.
Hujjatlar aylanishini to'g'ri tashkil etish muvaffaqiyatli biznesning eng muhim mezonlaridan biri hisoblanadi. Bu muammo, ayniqsa, G'arb bozorida faol ishlayotgan yoki xorijiy sheriklari yoki mijozlari bo'lgan kompaniyalar uchun juda muhimdir, chunki bu holda bir nechta xorijiy tillarda hujjatlarni qayta ishlashning samarali tizimi zarur. Asosan, ikkita asosiy vazifani ajratib ko'rsatish mumkin:
- yirik biznes yoki texnik hujjatlarni tarjima qilish;
- joriy yozishmalar tarjimasi (xatlar, fakslar, elektron pochtalar).
Ko'p tilli hujjatlar oqimini tarjima qilishni tashkil etishning eng samarali usuli bu avtomatlashtirilgan tarjima tizimlaridan foydalanishdir. Uning asosiy afzalliklari quyidagilardan iborat:
. Mavjudligi. Mutaxassis tarjimonlardan farqli o'laroq, tarjimon dasturi har doim foydalanuvchining kompyuterida "qo'l ostida" va deyarli bir zumda mavjud.
. Samaradorlik. Hatto ko'p sahifali hujjatni tarjima qilish bir necha soniya vaqtni oladi, bu ayniqsa chet tilidagi hujjatdagi ma'lumotlarga asoslanib tezda qaror qabul qilishingiz kerak bo'lgan holatlarda juda muhimdir.
. Yechim narxi. Tarjima tizimini sotib olish kelajakda pulni sezilarli darajada tejash imkonini beradi. Ko‘p tilli hujjatlarni qayta ishlash jarayoni samaradorligini hatto 20 foizga oshirish (ba’zi hollarda samaradorlikning oshishi 50-80 foizni tashkil etadi) investitsiyalarning tezroq qaytarilishiga va biznesning daromadliligiga xizmat qilishini hisoblash qiyin emas.
. Maxfiylik. Bu afzallik ba'zi hollarda muhim bo'lishi mumkin. Tarjimon dasturi uning yordami bilan tarjima qilinadigan har qanday maxfiy ma'lumotni "maxfiy" saqlaydi.
. Ko'p qirralilik. Tegishli ixtisoslashtirilgan lug'atlarni ulash, sozlashni amalga oshirish kifoya va tizim deyarli har qanday mavzudagi matnlarni tarjima qilishga tayyor.
. Onlayn tarjima. Tarjimon dasturi xorijiy saytlarning mazmuni bilan bevosita onlayn rejimda tanishish imkonini beradi, xorij yangiliklar saytlari nima haqida yozayotganini tezda aniqlash yoki birja saytidagi savdo natijalarini ko'rish muhim bo'lganda.
Mehnat ilmiy-tadqiqot institutining tarmoqlararo uslubiy tavsiyalarida axborot oqimlarini tahlil qilishning umumiy vazifasi tabaqalashtirilgan va belgilangan: (53. 89-bet).
- axborot harakatining etarli tezligi, undan samarali foydalanish imkonini beradi;
- axborotni yig'ish, uzatish va qayta ishlashning minimal murakkabligi;
- axborot harakatining eng qisqa va to'g'ridan-to'g'ri yo'llari;
- hajm birligi uchun saqlash muhitining maksimal sig'imi;
- axborotning to'liq ishonchliligi;
- axborotning maksimal xavfsizligi.
Tahlilda o'rganilgan ushbu masalalarga hujjatlarning ular qo'llaniladigan ish joylarida joylashgan (kechiktirilgan) vaqtini qo'shish kerak. Hujjatlar aylanishini tahlil qilish ishlab chiqarishni boshqarishning mavjud tizimini o'rganish va uni takomillashtirish o'rtasidagi bog'liqlikdir. Hujjatlarning harakatini tahlil qilishning eng oddiy va vizual usuli grafikdir: hujjatlarning harakatlanish yo'nalishlarining grafiklari ularni tayyorlash joylaridan foydalanish va saqlash joylariga qadar, ularga muhtoj bo'lgan xodimlar bilan o'tkaziladigan vaqt (standart va haqiqiy) ko'rsatilgan holda tuziladi. ularning rasmiy faoliyatining tabiati bilan bog'liq. Hujjat oqimlarini tahlil qilish korxonaning tashkiliy tuzilmasini tahlil qilish bilan uzviy bog'liq bo'lib, bu bir vaqtning o'zida ikkinchisining samaradorligi to'g'risida xulosa chiqarish imkonini beradi. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, hujjat aylanishini ratsionalizatsiya qilish bo'yicha chora-tadbirlarni boshlashdan oldin, korxonaning mavjud tashkiliy tuzilmasini diqqat bilan o'rganish kerak.
Uchta asosiy hujjat oqimi mavjud:
- boshqa tashkilotlardan kelgan hujjatlar (kirish);
- boshqa tashkilotlarga yuborilgan hujjatlar (chiqish);
- tashkilotda yaratilgan va tashkilot xodimlari tomonidan boshqaruv jarayonida foydalaniladigan hujjatlar (ichki).
Tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlar:
- birlamchi qayta ishlash;
- dastlabki ko'rib chiqish;
- ro'yxatga olish;
- boshqaruvni tekshirish;
- ijro uchun topshirish.
Tashkilotda mustaqil tarkibiy bo'linma (ofis, umumiy bo'lim, kotibiyat) yoki alohida xodim (kotib yordamchisi) tomonidan taqdim etilishi mumkin bo'lgan boshqaruv hujjatlarini qo'llab-quvvatlash xizmati (DOU) faqat to'g'ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni qayta ishlash uchun qabul qilishi kerak. yuridik kuchga ega va to'liq hajmda yuboriladi (agar arizalar mavjud bo'lsa). Aks holda, taqdim etilgan hujjatlar muallifga qaytarish sabablari ko'rsatilgan tegishli ilova xati bilan qaytariladi.
Kiruvchi hujjatlardan konvertlar faqat konvert yordamida jo‘natuvchining manzilini, jo‘natilgan vaqtni va hujjatlarni qabul qilish sanasini aniqlash mumkin bo‘lgan hollarda qoldiriladi. “Shaxsan” belgisi qo‘yilgan va jamoat tashkilotlariga yo‘llangan hujjatlar ochilmaydi va belgilangan manzilga topshirilmaydi.
Hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish maktabgacha ta'lim xizmati xodimi tomonidan qabul qilingan hujjatlarni quyidagilarga tarqatish uchun amalga oshiriladi: ko'rib chiqish uchun tashkilot rahbariga yuboriladi, bevosita tarkibiy bo'linmalarga yoki aniq ijrochilarga yuboriladi.
Rahbar tomonidan ko'rib chiqilmasdan, joriy operatsion ma'lumotlarni o'z ichiga olgan yoki muayyan bo'limlarga yo'naltirilgan hujjatlar belgilangan manzilga o'tkaziladi. Bu sizga tashkilot rahbarini kichik dolzarb masalalarni ko'rib chiqishdan ozod qilish imkonini beradi, ular bo'yicha qarorlar mas'ul rahbarlar tomonidan qabul qilinishi mumkin.
Tashkilot rahbari nomiga yuborilgan hujjatlar va tashkilot faoliyatining eng muhim masalalari bo'yicha ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hujjatlar rahbariyatning ko'rib chiqishi uchun taqdim etiladi.
Bajarilishi kerak bo'lgan barcha hujjatlar ro'yxatga olinadi va keyin dastlabki taqsimotga muvofiq rahbarga yoki tarkibiy bo'linmalarga (mas'ul ijrochilarga) topshiriladi.
Rahbar tomonidan ko'rib chiqilgan hujjatlar maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatiga qaytariladi, bu erda ushbu hujjat bo'yicha rahbar tomonidan qabul qilingan boshqaruv qarorini ifodalovchi rahbarning qarori ro'yxatga olish varaqasiga o'tkaziladi. Ro'yxatga olish varaqasi to'ldirilgandan so'ng, ushbu hujjatlar ijro uchun tarkibiy bo'linmalarga (mas'ul ijrochilarga) yuboriladi. Ijroning borishini nazorat qilish maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan amalga oshiriladi.
Hujjatlarni qayta ishlash va ijrochilarga topshirish ular maktabgacha ta’lim muassasasi xizmatiga kelib tushgan kuni amalga oshiriladi. Agar hujjat bir nechta bo'limlar yoki mansabdor shaxslar tomonidan bajarilishi kerak bo'lsa, u kerakli miqdordagi nusxada ko'paytiriladi.
Bajarilgan hujjatlar javoblar nusxalari bilan birga fayllarga joylashtiriladi.
Chiqish hujjatlari bilan ishlash mas’ul ijrochi tomonidan hujjat matni loyihasini tayyorlashdan boshlanadi, so‘ngra manfaatdor mansabdor shaxslar bilan kelishiladi va ularning mulohazalari asosida yakunlanadi. Hujjatning yakuniy versiyasi chop etilgandan so'ng menejer tomonidan imzolanadi, ro'yxatga olinadi va qabul qiluvchiga yuboriladi. Chiquvchi hujjatning tasdiqlangan nusxasi faylga qo'yiladi.
Boshqa tashkilotga jo'natiladigan hujjatlar saralanadi, qadoqlanadi, pochta jo'natmasi sifatida rasmiylashtiriladi va pochta bo'limiga topshiriladi. Hujjatlarni qadoqlashdan oldin DOU xizmati hujjatlarning to'g'riligini, barcha qo'shimchalar mavjudligini, nusxalar sonining qabul qiluvchilar soniga mos kelishini va hokazolarni tekshirishi shart. Noto'g'ri to'ldirilgan hujjatlar pudratchiga qayta ko'rib chiqish uchun qaytarilishi kerak. Ro'yxatdan o'tgan yozishmalar uchun pochta ro'yxati tuziladi, u maktabgacha ta'lim xizmati xodimi tomonidan imzolanadi va sana ko'rsatiladi.
Chiqish hujjatlari ro'yxatdan o'tgan kuni qayta ishlanishi va yuborilishi kerak.
Tashkilotning ichki hujjatlari chiquvchi hujjatlar bilan bir xil sxema bo'yicha tuziladi: hujjat matni loyihasi tuziladi, u manfaatdor mansabdor shaxslar bilan kelishiladi va sharhlar asosida qayta ko'rib chiqiladi; Hujjatning yakuniy versiyasi chop etiladi va menejer tomonidan imzolanadi. Ro'yxatga olingandan so'ng, hujjat kerakli miqdordagi nusxada (ijrochilar soni bo'yicha) qayta ishlab chiqariladi. Hujjatning nusxalari tasdiqlanadi va ijro uchun tarkibiy bo'linmalarga (mas'ul ijrochilarga) topshiriladi. Asl hujjat faylga kiritilgan.
Tashkilot ichidagi hujjatlar imzo bilan ijrochilarga topshirilishi kerak.
Maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati ko'rib chiqilayotgan hujjatlar soni, shu jumladan barcha turdagi va takroriy nusxalar hisobini tizimli ravishda yuritishi, ya'ni hujjat aylanishi hajmini hisobga olishi kerak. Hujjatlar soni to'g'risidagi ma'lumotlarni tashkilotning o'zi tomonidan ishlab chiqilgan va maktabgacha ta'lim muassasasining tarkibiy bo'linmalari va xizmatlarida kundalik, oylik, choraklik va yillik to'ldiriladigan tegishli buxgalteriya blankasiga kiritish qulay.
Hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish chora-tadbirlarini ishlab chiqish va maktabgacha ta'lim muassasasi xizmatining kadrlar darajasini aniqlash uchun hujjat aylanishini hisobga olish natijalari umumlashtiriladi va tashkilot rahbari e'tiboriga etkaziladi.
Shunday qilib, tashkilotdagi hujjat aylanishi samarali boshqaruv va qarorlar qabul qilishning muhim elementidir. Hujjat aylanishini tashkil etish tashkilotning hajmiga va unga kiruvchi va chiqadigan hujjatlar soniga bog'liq. Buning sababi shundaki, kompaniya qanchalik ko'p mijozlar va hamkorlar bilan muloqot qilsa, unda shunchalik ko'p hujjatlar mavjud. Bundan tashqari, kompaniyaning tashkiliy tuzilmasi qanchalik keng bo'lsa, hujjat aylanishini tashkil qilish shunchalik qiyin bo'ladi. Shu sababli, tashkilotdagi hujjat aylanishi tizimini tahlil qilish uchun tashkilotning tuzilishi va u bilan o'zaro aloqada bo'lgan sub'ektlarni ko'rib chiqish kerak.