Reja. Kirish. Hujjat aylanishi tushunchasi va mohiyati, hujjat aylanishi turlari Tashkilotda hujjat oqimining o‘ziga xosligi. Tashkilotlarda hujjat aylanishining zamonaviy muammolari Xulosa Adabiyotlar Kirish

3 Tashkilotlarda hujjat aylanishining zamonaviy muammolari
Butun dunyoda ham, mamlakatimizda ham muassasalarda yaratilgan hujjatlar hajmi doimiy va tobora tezlashib borayotgan o'sish tendentsiyasiga ega. Ilmiy-texnika taraqqiyoti munosabati bilan boshqaruv hujjatlari hajmining ko'payishi ishlab chiqarish hajmi va mehnat unumdorligining o'sishiga mutanosib ravishda sodir bo'ladi. Bu hujjat yaratishning birinchi muntazamligi.
Ishlab chiqarish hajmining o'sishi axborot hajmining tez o'sishiga olib keladi. Shu bilan birga, ishlab chiqarish sohasida mehnat unumdorligi boshqaruvdagi mehnat unumdorligiga nisbatan ancha tez o'sib bormoqda. Bu bo'shliq dunyoning barcha rivojlangan mamlakatlarida boshqaruv apparati o'sishining asosiy sabablaridan biridir.
Hujjat aylanishining ko'payishi sabablari ob'ektiv va sub'ektiv bo'linadi.
Hujjatlar hajmining oshishining asosiy ob'ektiv sabablari fan-texnika taraqqiyoti, iqtisodiyotning rivojlanishi, mahsulot turlarining kengayishi va murakkablashishi, yangi hududlarning o'zlashtirilishi, yangi ob'ektlarning qurilishi, boshqaruvning murakkablashishi ta'siridir. jarayonlar. Shu bilan birga, yaratilgan hujjatlar hajmi hujjatlashtirilgan harakatlar soni va ushbu harakatlar yo'naltirilgan oluvchilar soni bilan ortadi. Shunday qilib, hujjatlar hajmining ko'payishi yoki kamayishi hujjatlashtirish jarayonlari bilan sezilarli darajada bog'liq.
Subyektiv sabablarga quyidagilar kiradi:
Boshqaruv apparatining byurokratizatsiyasi, bu tekshiruv organlari sonining ko'payishi, nazorat qiluvchi organlarning shishishi, fuqarolarning qonuniy huquqlarining buzilishi va mensimaslik bilan bog'liq. Bularning barchasi biznes zarurati bilan bog'liq bo'lmagan hujjatlarni har qanday holatda xavfsizlik tarmog'i sifatida yaratishga olib keladi;
boshqaruv tuzilmalari xodimlari tomonidan hujjatlarni tayyorlash uchun qonuniy talablarni belgilovchi qonun hujjatlari, me'yoriy hujjatlarni bilmasligi yoki ularga rioya qilmasligi. Natijada, hujjatlarga ishonch yo'qligi va ularni ikki marta tekshirish, ya'ni. yangi hujjatlarni yaratish;
ma'muriy faoliyatning malakasiz hujjatlari. Masalan, noaniq topshiriqlarni o'z ichiga olgan, bajarilishning real bo'lmagan muddatlari, ilgari chiqarilgan buyruqlarga zid bo'lgan buyruq, albatta, boshqariladigan tashkilotlardan (tarkibiy bo'linmalardan) tushuntirish xarakteridagi xatlar yoki eslatmalar oqimini keltirib chiqaradi;
topshiriqlarni, ko'rsatmalarni, shartnoma majburiyatlarini o'z vaqtida, sifatsiz bajarmaslik, belgilangan muddatlarni bajarmaslik muddatni o'zgartirish to'g'risidagi so'rovlar, shikoyatlar, tushuntirishlar, da'volar va boshqalar bilan hujjatlar oqimini keltirib chiqaradi;
quyi yoki bo'ysunuvchi tashkilotlar oldida turgan vazifalarni hal qilishda huquqlarining yo'qligi ularni munozarali masalalarga oydinlik kiritish yoki hal qilish uchun doimiy ravishda yuqori muassasalarga murojaat qilishga majbur qiladi;
ishlab chiqarish, xo'jalik va boshqaruv muammolarini hal qilishda boshqaruv xodimlarining malakasizligi ularni hal qilishning nomaqbul variantlarini tanlashga olib keladi, bu ushbu harakatlarning hujjatlarida o'z aksini topadi, keyin esa qabul qilingan qarorni tuzatish va hokazo;
boshqaruv apparatida hujjatlarni tartibga solishning yo'qligi bir xil funktsiyalarni hujjatlashtirish uchun mo'ljallangan va o'xshash ma'lumotlarni o'z ichiga olgan, ammo ma'lumotni taqdim etish shaklida yoki ko'rsatkichlar tarkibida farq qiluvchi juda ko'p turli xil turdagi va hujjatlar shakllaridan foydalanishga olib keladi;
nusxa ko'chirish uskunasining keng qo'llanilishi va muassasalarda nazoratsiz qo'llanilishi ahamiyatsiz darajada foydalaniladigan juda ko'p miqdordagi hujjatlar nusxalarini yaratishga olib keladi;
Hujjatlarni yaratish va tayyorlash jarayonlarida kompyuterlardan foydalanish, bir tomondan, hujjatlarni tayyorlash tezligini sezilarli darajada oshirdi va bu operatsiyalarning mehnat zichligini kamaytirdi, biroq, ikkinchi tomondan, hujjatlarni tayyorlashning sezilarli darajada oshishiga olib keldi. bir xil hujjatning qog'oz va elektron shaklda yaratilishi tufayli hujjatlar soni.
Shunday qilib, hujjat aylanishining ko'payishiga ta'sir qiluvchi sub'ektiv sabablar orasida biz jismoniy shaxs (rahbar, mutaxassis faoliyati) bilan bog'liq bo'lganlarni ham, qonun talablarini buzish, hujjatlarni tashkil etish bilan bog'liq bo'lganlarni ham ko'ramiz.
Subyektiv sabablar qatoriga hujjatlarni tayyorlashning yangi texnologiyalari ham kiradi, ular matn yaratish, chop etish va nusxalash vaqtini qisqartirish orqali ularning oqimlari va turlari xilma-xilligini oshirdi, lekin bu oqimlarni boshqarish muammosini hal etmadi. Bunday xulosaga mahalliy hujjat ekspertlari ham, hujjat boshqaruvi sohasidagi xorijiy mutaxassislar ham kelishgan.
Yuqoridagilarni umumlashtirib, shuni xulosa qilishimiz mumkinki, hujjat aylanishi yoki harakati, uni ishlab chiquvchilar va iste'molchilar o'rtasidagi hujjatning kelib chiqishi sanoatdan alohida muassasaga qadar har qanday boshqaruv tizimini hujjatlashtirishning ajralmas qismidir.
Hujjatlar aylanishini hujjat shakllarining ishlashi, "faoliyati", ma'lumotlarning belgilangan vaqtda kerakli nuqtaga uzatilishi va yetkazilishi deb qaralishi mumkin.Hujjatlarning harakati barcha hollarda boshqaruv apparatining tashkiliy tuzilishini va taqsimlanishini aks ettiradi. uning tarkibiy qismlari o'rtasidagi mas'uliyat.Shuning uchun hujjat aylanishini takomillashtirish ko'p jihatdan boshqaruv tuzilmasining o'zini takomillashtirish bilan bog'liq va uni alohida ko'rib chiqish mumkin emas.
Hujjatlar sonining o'sishiga bevosita ta'sir ko'rsatadigan ob'ektiv omillar mavjud - yangi muassasalar tashkil etilishi, ishlab chiqarish va savdo aloqalarining kengayishi, ishlab chiqarish hajmining oshishi. Hozirgi vaqtda inson faoliyatining turli sohalarida, shu jumladan boshqaruv sohasida yaratilgan hujjatlar sonini ko'paytirish muammosi juda dolzarbdir. Jamiyatning "hujjatli faoliyati" portlashi 1960-1970 yillarda sodir bo'ldi; Aynan shu yillarda axborot nashrlari, ilmiy nashrlar va boshqa turdagi bosma mahsulotlarning o'sishi ham kuzatildi.
Hujjatlarning ko'payishi bir qator sabablar bilan bog'liq: ilmiy xodimlarning o'sishi, aholi sonining o'sishi, uning siyosiy va ijodiy faolligining oshishi, milliy iqtisodiyotning rivojlanishi va hujjat aylanishining ko'payishiga olib keladigan boshqa ob'ektiv omillar.
Boshqaruv apparatida aylanayotgan hujjatlar hajmining ko'payishining yana bir dominant sababi bu boshqaruv ishiga texnologik vositalarning joriy etilishi: 60-yillarda. - ko'paymoqda va 70-yillardan boshlab. - elektron hisoblash texnikasi. Hujjatlarni oson nusxalash va keyin yaratishning jozibali imkoniyati o'z samarasini berdi - hujjatlar hajmi (va shunga mos ravishda qog'oz iste'moli) keskin oshdi.
Keyingi ob'ektiv sabab - hujjatli ma'lumotlarning mulki, faol foydalanilganda, moddiy-texnika resurslaridan farqli o'laroq, kamaymaydi. Jamiyat qanchalik ko'p rivojlansa va axborotga muhtoj bo'lsa, u shunchalik ko'p ishlab chiqaradi va undan foydalanadi va bu yangi axborotning paydo bo'lishiga olib keladi va hokazo.
Hozirgi vaqtda hujjat aylanishining ko'payishining yana bir qancha sabablari bor: qonunchilik bazasining yetarli darajada rivojlanmaganligi; iqtisodiyotdagi qiyinchiliklarning kuchayishi; haqiqiy biznesni "qog'oz ishlari" bilan almashtirish; "qog'oz" byurokratik faoliyatga ishchilar sonining ko'payishiga olib keladigan hujjatlarni keng rivojlantirish. Ma'muriy apparatdagi hujjatlar ko'pincha marosim maqsadlari uchun yaratiladi, ya'ni. noyob an'anaga hurmat sifatida yoki tashkilotning yuqori organlar qaroriga munosabatining yagona ifodasi sifatida; hujjatlarning takrorlanishi muassasalar va ularning tarkibiy bo‘linmalari funksiyalarining takrorlanishi natijasida yuzaga keladi; asossiz hujjatlarning katta oqimi sifatsiz hujjatlar, xususan, so'rovlar va tushuntirishlar ko'chishiga olib keladigan normativ hujjatlar chiqarilganda yuzaga keladi. Buyruq va topshiriqlarning noodatiy bajarilishi, ruxsatsiz va hattoki taqiqlarga zid ravishda yangi hisobot shakllarining joriy etilishi hisobiga ham hujjat aylanishi ortib bormoqda. Va nihoyat, hujjat oqimini boshqarib bo'lmaydi, chunki... Mamlakatda hujjatlarning holati va uning hajmi uchun javobgar bo'ladigan organ yo'q.

Xulosa.
Mahalliy korxonalarning hujjat aylanishini takomillashtirish tajribasi shuni ko'rsatdiki, samarali hujjat aylanish tizimiga quyidagi shartlarga rioya qilish orqali erishiladi:
- hujjatlarni qaytarish harakatini yo'q qilish yoki haddan tashqari cheklash;
- Hujjat faqat bitta tarkibiy bo'linmada yoki bitta ijrochi bilan bir marta o'tkazilishi mumkin;
- hujjatning u yoki bu organda mavjudligi faqat uni qayta ishlash zarurati bilan belgilanishi kerak;
- hujjatlarning harakatlanishi va bajarilishi to‘g‘risidagi buxgalteriya hisobi va axborot ma’lumotlarini, nazorat natijalarini va boshqa ma’lumotlarni maktabgacha ta’lim muassasasi xizmatiga ro‘yxatga olish kartochkalaridan foydalangan holda, hujjatlarning o‘zini qaytarish harakati bundan mustasno, hujjatsiz usullarda berish;
- Hujjatlarni ko'chirishning barcha mumkin bo'lgan variantlarini, shu jumladan orgtexnika vositalaridan foydalanish zarurati.