Reja. Kirish. Hujjat aylanishi tushunchasi va mohiyati, hujjat aylanishi turlari Tashkilotda hujjat oqimining o‘ziga xosligi. Tashkilotlarda hujjat aylanishining zamonaviy muammolari Xulosa Adabiyotlar Kirish

Reja.
Kirish.
1. Hujjat aylanishi tushunchasi va mohiyati, hujjat aylanishi turlari
2. Tashkilotda hujjat oqimining o‘ziga xosligi.
3. Tashkilotlarda hujjat aylanishining zamonaviy muammolari
Xulosa
Adabiyotlar


Kirish
Shu bilan birga, hujjatlarni yangi standartlarga muvofiq to'g'ri tayyorlash va rasmiylashtirish ofis xodimlarining eng muhim mas'uliyati hisoblanadi.
Ma'lumotlar hujjatlarda qayd etilgan bo'lib, unga tashkiliy shaklni beradi va ularni vaqt va makonda harakatga keltiradi. Hujjatlar va hujjatli ma'lumotlar boshqaruv qarorlarining asosini tashkil qiladi.
Aniqlangan muammolar majmuasi zamonaviy tadqiqotchilar oldida bir qator savollarni tug'diradi, ulardan asosiysi: "Hujjat aylanishini qanday qilib samaraliroq yaxshilash kerak?" Muallif bu savolga javobni hujjatlashtirishda yangi axborot texnologiyalaridan foydalanishda ko‘radi.
Hujjat aylanishini yaxshilash orqali korxonalar samaradorligini oshirish Rossiya iqtisodiyotidagi salbiy tendentsiyalarni qaytarishga olib kelishi mumkinligini ta'kidlash mumkin. Afsuski, bu tajriba yetarlicha umumlashtirilmagan va rasmiylashtirilmagan, bu esa uning keng tarqalishiga to‘sqinlik qilmoqda.
Tadqiqotning maqsadi tashkilotda hujjat aylanishini takomillashtirish tajribasini umumlashtirish va tizimlashtirish va uni boshqaruvda qo'llashdir. Ushbu maqsadning parchalanishi tadqiqotning asosiy maqsadlarini belgilaydi:
korxonada ish yuritishning tashkiliy shakllarini, hujjat aylanishiga qo'yiladigan talablarni o'rganish;
hujjat aylanishini takomillashtirishning zamonaviy tajribasini tahlil qilish;


1 Hujjat aylanishi tushunchasi va mohiyati, hujjat aylanishi turlari
"Hujjatlar oqimi" tushunchasi va atamaning o'zi 20-yillarda ofis ishlarida paydo bo'lgan. kabi boshqaruv ishi va ish yuritish sohasidagi yirik mutaxassislarning ishlarida hujjat aylanishini tashkil etishning asosiy qoidalari shakllantirildi, ratsional boshqaruvning asosiy qoidalariga nazariy asoslar berildi. hujjatlar harakatini tashkil etish - hujjatlarni ijrochilar o'rtasida taqsimlash, ularni o'tkazish uchun qisqartirish organlari, hujjatlarni bevosita ijrochiga yuborish, imzolashni tartibga solish. O'sha davr adabiyotida marshrutlarni va hujjatlarning harakatini o'rganish metodologiyasi asoslab berilgan va ularni etkazib berish texnologiyasi ishlab chiqilgan.
Hujjat aylanishini tashkil etishning yagona tamoyillarini me'yoriy tartibga solishga birinchi urinish 1931 yilda Menejment texnologiyasi instituti tomonidan "Hujjatlar va hujjatlar aylanishining umumiy qoidalari" loyihasida qilingan. Loyihada hujjatlar va hujjat aylanishi bilan ishlashni tashkil etish qoidalari, hujjatlarni qabul qilish, saralash, yetkazib berish, bajarish, jo'natish nazorati qoidalari, ya'ni. hujjatlarni qayta ishlashning barcha bosqichlari. (8. 25-bet)
1970, 1983 yillardagi "Yagona davlat ish yuritish tizimi" atamalari va ta'riflari bo'yicha davlat standartlari hujjat aylanishining yagona tushunchasini "tashkilotdagi hujjatlarning yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakati" deb belgiladi. ” 1988 yilda tasdiqlangan "Boshqaruvni hujjat bilan ta'minlashning davlat tizimi. Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar" "hujjat aylanishi" tushunchasini, shu jumladan, unda "hujjatni faylga topshirish" operatsiyasini aniqlab berdi. GOST R 51141 "Idorani boshqarish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar" ta'rifi "hujjatlar aylanishi - tashkilotdagi hujjatlarning ular yaratilgan yoki olingan paytdan boshlab bajarilishi yoki jo'natish tugaguniga qadar harakati" ta'rifini o'rnatdi.
Hujjatlar aylanishi - hujjatlar qabul qilingan yoki yaratilgan paytdan boshlab bajarilishi, adresatga yuborilishi yoki saqlashga topshirilgunga qadar harakati. (15. 52-bet)
Hujjatlar harakatining ko'lamiga ko'ra, mustaqil ko'rib chiqish ob'ekti sifatida alohida fuqaro, oila, mansabdor shaxs, tarkibiy bo'linma, umuman tashkilot, sindikat, davlat boshqaruvi tarmog'i, davlatning hujjat aylanishini ajratib ko'rsatish mumkin. Axir, oxir-oqibat, har qanday hujjat va uning har bir nusxasi bir joyga qo'yiladi va saqlash muddati tugagandan so'ng, bekor qilinadi va yo'q qilinadi. Farqi bosib o'tgan yo'lning uzunligi, hujjatlarni qayta ishlash bosqichlari va ularni keyingi saqlash muddatida.
Amaldagi me'yoriy hujjatlar va uslubiy qo'llanmalar, shu jumladan "Boshqaruvni hujjatlashtirishning davlat tizimi. Asosiy qoidalar. Hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmatlariga qo'yiladigan umumiy talablar" (GSDOU) pragmatik nuqtai nazardan kelib chiqqan holda, tartibga solish ob'ekti sifatida faqat hujjat aylanishini ko'rib chiqadi. umuman tashkilot va shunga mos ravishda kiruvchi, ichki va chiquvchi hujjatlar oqimi.
Tashkilotning hujjat aylanishi deganda, odatda, tegishli mansabdor shaxslar tomonidan ish jarayonida yaratilgan hujjatlarning tartibli harakati tushuniladi.
E'tibor bering, bugungi kunda hujjatlarni ko'chirish uchun an'anaviy vositalar (pochta, shu jumladan oddiy, havo va ixtisoslashtirilgan pochta - DHL, UPS va boshqalar kabi, kurerlik xizmati, kurerlik yetkazib berish yoki tezkor yetkazib berish, telegraf, telefon, telefaks) va elektron () birinchi navbatda elektron pochta, shuningdek uyali aloqa va shaxsiy radio qo'ng'iroqlar orqali yuborilgan matnli xabarlar).
Shunday qilib, agar yaqin vaqtgacha biznes adabiyotida an'anaviy va elektron hujjat aylanishini bir-biridan ajratish odatiy hol bo'lgan bo'lsa, endi biz an'anaviy ish yuritishning eng yaxshi fazilatlarini zamonaviy texnologiyalar bilan birlashtirgan yangi, zamonaviy turdagi hujjat aylanishining paydo bo'lishi haqida gapiramiz. hujjatlarni yaratish, qayta ishlash va belgilangan joyga yuborish uchun.
So'nggi o'n yilliklarda hukmronlik qilgan an'anaviy hujjat aylanishining asosi qog'oz hujjatlar aylanishini o'z ichiga olgan "qog'oz" texnologiyalari edi.
Ushbu hujjatlar (ilmiy-texnik taraqqiyotning yangi tendentsiyalarining orqada qolishi tufayli) Rossiyaning aksariyat idoralarida xuddi shunday "eski uslubda", ya'ni yozuv mashinkalari, ko'paytiruvchi mashinalar va kosmosda yaratilgan va kosmosda ko'chirilgan. eng keng tarqalgan pochta yetkazib berish.
Biroq 1990-yillarning oʻrtalaridan boshlab anʼanaviy hujjat aylanishi oʻzining koʻp asrlik mavqeini asta-sekin yoʻqotib, elektron hujjat aylanishiga oʻz oʻrnini bosa boshladi.
Ikkinchisining asosi (ta'rifi bo'yicha) kompyuter ofis uskunalari, qog'ozsiz (mashina, magnit va boshqa) tashuvchilar, simsiz (elektron tarmoq) aloqa vositalaridan foydalanishga asoslangan elektron texnologiyalardan foydalangan holda yaratilgan va foydalanuvchidan foydalanuvchiga uzatiladigan elektron hujjatlardir. , zamonaviy bosma va sarf materiallari.
Hozirgi vaqtda Rossiya ish yuritishda yirik ma'muriy va sanoat markazlarida elektron shakllarning biroz ustunligi bilan ikkala turdagi hujjat aylanishining kombinatsiyasi mavjud.
An'anaviy hujjat aylanishi ish yuritishning ayrim o'ziga xos sohalarida, xususan, maxfiy hujjatlar (cheklangan hujjatlar) haqida gapiradigan joyda o'z mavqeini saqlab qoladi.
Shunday qilib, tashkilotning zamonaviy hujjat aylanishi hujjatlar bilan ishlashda elektron texnologiyalardan ustuvor foydalanishga asoslangan aralash hujjat aylanishi sifatida ko'rib chiqilishi kerak.
Ikkinchisi hujjatlar, qoida tariqasida, zamonaviy texnologik vositalar (orgtexnika, materiallar va boshqalar) yordamida yaratilganligini va ularni uzatish, qayta ishlash va saqlash ham elektron, ham "qog'oz" shaklida amalga oshirilishini anglatadi.
Tashkilotning zamonaviy hujjat aylanishi uchta mustaqil ma'lumot oqimining tashkiliy "birlashishi" natijasida shakllanadi, ular bo'ylab ichki hujjatlar, kiruvchi hujjatlar va chiquvchi hujjatlar "sayohat qiladi".
Hujjatlar aylanishi yoki tashkilotdagi hujjatlarning harakatlanish tartibini quyidagi bosqichlarga bo'lish mumkin:
. Tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlarni qayta ishlash.
. Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash xizmati tomonidan hujjatlarni dastlabki ko'rib chiqish.
. Tashkilot ichidagi hujjatlarning oqilona harakati.
. Bajarilgan va yuborilgan hujjatlarni qayta ishlash. (14. 56-bet)
Shu bilan birga, hujjat aylanishini tahlil qilishda alohida hujjat, hujjat aylanishi yoki hujjatlashtirishning texnologik jarayoni o'rganish ob'ekti sifatida qaralishi mumkin. Biroq, tadqiqot va takomillashtirishning asosiy ob'ektini hujjat aylanishi deb atash mumkin.
Hujjatlar aylanishi - axborotni qayta ishlash va yaratish punktlari (tashkilot va tarkibiy bo'linmalar rahbarlari, mutaxassislar) va hujjatlarni texnik qayta ishlash punktlari: ekspeditsiya, kotibiyat, idora, nusxa ko'chirish xizmati va boshqalar o'rtasida aylanib yuradigan hujjatlar oqimi (14. p.) 26)
Har bir tashkilotda quyidagi hujjat oqimlarini ajratish mumkin:
- tashkilotga kelgan hujjatlardan iborat kiruvchi hujjatlar oqimi;
Shaklda. 1-rasmda kiruvchi hujjatni bevosita qayta ishlash diagrammasi ko'rsatilgan.
Rasm. 1 - kiruvchi hujjatni bevosita qayta ishlash jarayoni
Shaklda. 1 ushbu jarayonning kiritilishi kiruvchi hujjat ekanligini ko'rsatadi. Chiqish - bu ofisdan o'tib, ro'yxatdan o'tgandan keyin haqiqiy chiquvchiga aylanadigan chiquvchi qoralama.
Kiruvchi hujjat - muassasa tomonidan qabul qilingan hujjat. Ko'pgina kiruvchi hujjatlar belgilangan vaqt oralig'ida tegishli chiquvchi hujjatlarni yaratishi kerak. Belgilangan muddatlar tegishli kiruvchi hujjatga javob berishning ma'lum vaqtini belgilaydigan normativ hujjatlar bilan belgilanishi yoki to'g'ridan-to'g'ri kiruvchi hujjatda ko'rsatilishi mumkin (15. 69-bet).
- tashkilotda yaratilgan va uning chegaralaridan tashqariga chiqish uchun mo'ljallanmagan hujjatlardan iborat bo'lgan ichki hujjatlar oqimlari;
Ichki hujjat - bu uni tayyorlagan tashkilot chegarasidan tashqariga chiqmaydigan rasmiy hujjat. Ushbu hujjatlar muassasa (tashkilot) ishini tashkil etish uchun ishlatiladi, chunki ular bir tashkilot doirasidagi boshqaruv muammolarini maqsadli hal qilishni ta'minlaydi. Ichki hujjatlarga tashkiliy, huquqiy, tashkiliy va boshqaruv hujjatlari kiradi. Mustaqil ichki hujjat aylanishi guruhlari tomonidan bayonnomalar va aktlar, rejalashtirish va hisobot hujjatlari, moddiy va pul resurslari, jihozlar, ichki rasmiy yozishmalar (hisobotlar, tushuntirishlar), xodimlar va boshqalarni hisobga olish bo'yicha hujjatlar tuziladi. (19. 125-bet).
Barcha ichki hujjatlar ofisdan o'tmaydi, balki faqat tashkilotning eng yirik tarkibiy bo'linmalaridan yozishmalar (ayniqsa, ular geografik jihatdan tarqoq bo'lsa) va tashkilot rahbarining buyruqlari. Chiqish hujjatlarini ishlab chiqaruvchi ichki hujjatlar ham ofis orqali o'tadi.
- boshqa tashkilotlarga jo'natish uchun mo'ljallangan hujjatlardan iborat chiquvchi hujjatlar oqimi.
Chiqish hujjati muassasadan yuboriladigan rasmiy hujjatdir. Ko'pgina chiquvchi hujjatlar tashkilotning kiruvchi hujjatlarga javobidir. Chiqish hujjatlarining bir qismi tashkilotning ichki hujjatlari asosida tayyorlanadi. Kichik miqdordagi chiquvchi hujjatlar kiruvchi hujjatlarni qabul qilishni talab qilishi mumkin (masalan, boshqa tashkilotlarga so'rovlar).(22. 69-bet).
Tashkilotning chiquvchi hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
. Hujjatni ishlab chiqish, uni aniqlashtirish (aniqlash) bo'yicha ko'rsatmalar olish (berish).
. Hujjat loyihasini ishlab chiqish.
. Hujjat loyihasining mazmunini manfaatdor mansabdor shaxslar bilan kelishish.
. Hujjatni tasdiqlash va uni bajarish natijalariga ko'ra tuzatish.
. Hujjatning to'g'riligini tekshirish, imzolash (imzoga topshirish) va uni tasdiqlash.
. Hujjatni nusxalash va ro'yxatdan o'tkazish.
. Hujjatni qadoqlash va jo'natish (tarqatish).
Shaklda. 2-rasmda tashkilotdagi hujjatlarning munosabatlari ko'rsatilgan.
Rasm. 2 - ofis hujjatlari o'rtasidagi munosabatlar
Hujjat aylanishi quyidagi asosiy parametrlar bilan tavsiflanadi:
- mazmuni yoki funksionalligi;
- tuzilishi;
- rejim yoki tsikliklik;
- yo'nalish;
- hajm.
Hujjat aylanishining mazmuni unga kiritilgan hujjatlarning tarkibi va ushbu hujjatlarda mustahkamlangan ma'lumotlarning tarkibi bilan tavsiflanadi.
Hujjatlar aylanishining tuzilishi hujjatlarni tasniflash va indeksatsiya qilish mumkin bo'lgan xususiyatlar bilan tavsiflanadi va tashkilot hujjatlariga asoslangan ilmiy ma'lumotnomalar tizimini shakllantirish mumkin. Hujjat oqimlarining tuzilishi ko'p jihatdan uning ta'sis hujjatlarining funktsional va mo'ljallangan maqsadiga mos keladi.
Hujjat aylanishining rejimi yoki siklliligi vaqt o'tishi bilan uning axborot yuklanishining o'zgarishi bilan belgilanadi. Bunday o'zgarishlar odatda ishni rejalashtirish va umumlashtirishning tsiklik xususiyati, biznes, siyosiy va boshqaruv faoliyatining mavsumiy pasayishi, tashkilotning ichki ritmlari bilan bog'liq.
Hujjat aylanishining yo'nalishi hujjatlarni qayta ishlashning ma'lum bir texnologik bo'g'inining mazmuniga bog'liq: ro'yxatdan o'tgan va ro'yxatdan o'tmagan hujjatlar, ijrosi nazorati maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tomonidan amalga oshiriladigan va amalga oshirilmaydigan hujjatlar va boshqalar. Hujjat aylanishining yo'nalishiga ushbu oqimni tashkil etuvchi hujjatlarni baholash va tasdiqlash usuli ham ta'sir qiladi: tasdiqlash, tasdiqlash, tanishish va boshqalar. (27. 100-bet)
Hujjat aylanishining hajmi hujjatlarda mavjud bo'lgan ma'lumotlar hajmi bilan ko'rsatilishi yoki to'ldirilishi mumkin bo'lgan, varaqlar, belgilar, buyruqlar soni, ijrochilar va boshqalar bilan ifodalanishi mumkin bo'lgan hujjatlarning jismoniy soni (asl nusxalari va nusxalari) bilan o'lchanadi.
Barcha oqimlarning hujjatlari soni tashkilotning hujjat aylanishi hajmidir.
Hujjat aylanmasi hajmi - bu tashkilot tomonidan ma'lum vaqt ichida olingan va u tomonidan yaratilgan hujjatlar soni.
Hujjat oqimining miqdori quyidagilar uchun kerak:
- ofis xodimlarining kerakli sonini hisoblash;
- mexanizatsiyalash va ish yuritishni avtomatlashtirish vositalaridan foydalanish samaradorligini hisoblash;
- idora xodimlarining, shu jumladan boshliq kotibi va tarkibiy bo'linma kotibining ish yukini aniqlash.
Umuman olganda, hujjat aylanishining hajmi butun boshqaruv apparatining ish hajmini ko'rsatadi, chunki uning barcha xodimlari hujjatlar bilan shug'ullanishlari kerak.
Hujjatlarning aylanishini hisoblashda hujjatlarni va ularning nusxalarini alohida hisobga olish tavsiya etiladi, bu raqamni kasr sifatida ifodalaydi, bunda hisoblagich tashkilotda qayta ishlangan hujjatlar soni, denominator esa ularning nusxalari sonidir. Masalan, 10814/15375.
Hisoblash odatda kiruvchi, ichki (odatda turlari bo'yicha) va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olish shakllaridan foydalangan holda amalga oshiriladi. Shuni yodda tutish kerakki, aksariyat tashkilotlarda, qoida tariqasida, faqat ro'yxatdan o'tgan kiruvchi hujjatlar soni hisobga olinadi va ro'yxatga olinmaydigan hujjatlar kamdan-kam hollarda hisobga olinadi, garchi ularning soni ro'yxatga olingan hujjatlar sonidan sezilarli darajada oshadi. Ichki hujjatlar ham har doim ham ro'yxatga olinmaydi. Masalan, hisobotlar va tushuntirish xatlari, sertifikatlar va boshqalar. va shuning uchun ularning sonini aniq hisoblash qiyin. Bundan tashqari, hozirda hujjatlar nusxalarini tayyorlash sezilarli darajada soddalashtirilgan. Ko'pgina bo'limlarda nusxa ko'chirish apparatlari o'rnatilgan va olingan nusxalar, tabiiyki, hisobga olinmaydi. Shuning uchun biz yuqori darajadagi ishonch bilan aytishimiz mumkinki, hamma joyda tashkilotdagi hujjat aylanishi hajmi to'g'risidagi ma'lumotlar kam baholanadi, chunki hujjatlarni ro'yxatga olish metodologiyasi nomukammal.
Misol uchun, Ukraina Milliy banki markaziy apparati ofisidan yiliga quyidagilar o'tadi: 16 ming birlik kiruvchi hujjatlar (bundan tashqari, 8 mingga yaqin hujjat markazlashtirilmagan holda bevosita bank bo'linmalariga qabul qilinadi), 25 ming xat. fuqarolar, 24 ming dona chiqish hujjatlari. Shu bilan birga, ushbu hujjatlar ro'yxati hujjatlarning 90 foizi uchun 3 yil, qolgan 10 foizi esa 5 yil davomida bevosita idorada saqlanadi. Hujjatlarning matnlari joriy yil oxirigacha idorada (devonxona arxiv bo‘limida) saqlanadi, so‘ngra uzoq muddat saqlash uchun arxivga topshiriladi. Hujjatlar yiliga bir necha marta kichikroq qismlarda arxivga o'tkazilishi mumkin.
Davlat Dumasining hujjat aylanishi biroz kattaroq hajmga ega - yiliga 90-120 ming hujjat. Rossiya Federatsiyasi Hukumat Palatasining hujjat aylanishi yiliga 90-110 ming hujjatni tashkil etadi (bu raqamlar fuqarolarning xatlarini hisobga olmagan holda berilgan). Ushbu tashkilotlar uchun hujjatlar ro'yxati uchun odatiy saqlash muddati Duma uchun 5 yil va hukumat apparati uchun 1 yil. Keyinchalik, barcha hujjatlar arxivga o'tkaziladi. Afsuski, ushbu tashkilotlarda hujjat turi bo'yicha bo'linish ma'lum emas. Kiruvchi va chiquvchi taxminan teng nisbatda taqdim etilgan deb taxmin qilishimiz mumkin.
Hujjat kartasi diskda taxminan 2 KB joyni egallaydi (DOCS Open-da murakkab hujjat kartasiga xos ko'rsatkich). Har bir karta uchun yana 1 Kb uning indeksiga to'g'ri keladi. Shunday qilib, diskdagi bitta hujjat ma'lumotlar uchun 3 KB disk maydonini talab qiladi. Yirik tashkilotda yiliga taxminan 50-100 ming hujjat oqimi borligini va hujjat kartasi 3 yil davomida saqlanishini hisobga olsak, u holda 150-300 ming hujjatni saqlash uchun diskda taxminan 0,5 dan 1 Mbgacha kerak bo'ladi.
Tashkilotning hujjat aylanishini o'rganishning asosiy maqsadlari quyidagilardan iborat:
- boshqaruv faoliyati samaradorligini oshirish;
- tashkilotda hujjatlar harakatini tezlashtirish;
- hujjatlarni qayta ishlashning mehnat zichligini kamaytirish.
Hujjatlarning harakatini tahlil qilish va qayd etish uchun juda oddiy va vizual vosita grafik operogrammalar va marshrut-texnologik xaritalarni tuzishdan iborat bo'lib, ularda hujjatlar bilan bajariladigan operatsiyalar, ularni bajaruvchilar va operatsiyalar tartibini bosqichma-bosqich aks ettiradi. Marshrut va texnologik xaritalar hujjatlarni topshirishning har bir bosqichida vaqt va moliyaviy xarajatlar bilan to'ldirilishi mumkin. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы va hokazo. Agar kerak bo'lsa, to'plangan ma'lumotlarni qayta ishlashning yanada murakkab usullaridan ham foydalanish mumkin, masalan, axborot modellarini qurish.
Hujjat aylanishi tuzilishini tahlil qilish natijalarini olganingizdan so'ng, siz hujjat aylanishini optimallashtirish, uni ratsionalizatsiya qilishingiz mumkin.
Ofis ishining asosiy natijasi korxona rahbariyatiga korxonadagi hujjatlar aylanishi haqida taqdim etuvchi hisobotlardir. Hisobotlarni ikkita katta guruhga bo'lish mumkin:
Operatsion. Ular har kuni yoki har hafta e'lon qilinadi. Ularning asosiy maqsadi tezkor boshqaruv uchun axborotning ob'ektiv rasmini olishdir.
Analitik. Ular korxonadagi hujjat aylanishining umumiy manzarasini tahlil qilishga xizmat qiladi. Ushbu guruh uchun odatiy hisobot davrlari oylik, choraklik, yarim yillik va yillik hisoblanadi.
Keling, asosiy hisobotlarni ko'rib chiqaylik, ya'ni. deyarli har bir idorada mavjud bo'lgan bunday hisobotlar.
Operatsion hisobotlar
Ushbu turdagi hisobotlarning maqsadi korxonani tezkor boshqarish uchun ma'lumot olishdir. Ular turli xil chuqurliklarda tayyorlanadi - bir kundan bir haftagacha. Ularning asosiy mazmuni - yaqin kelajakda bajarilishi kerak bo'lgan ishlar ro'yxati. Hisobotlarni qabul qiluvchilar korxonaning mas'ul rahbarlari va rahbariyati hisoblanadi. Hisobotlar birlashtirilgan yoki individual bo'lishi mumkin. Shaxsiy hisobotlar - bu ma'lum bir mansabdor shaxsning vakolatiga kiradigan ishlarning qisqacha mazmuni. Xulosa hisobot - bu ma'lum vaqt oralig'ida bajarilayotgan ishlar ro'yxati (ehtimol, turli mezonlarga ko'ra alohida bo'limlarga bo'lingan). Xulosa hisobotlar korxona rahbariyatiga yoki idora rahbariyatiga ish yuritish jarayonini umumiy nazorat qilish uchun yuboriladi. Individual hisobotlar bevosita ijrochilarga yoki rahbarlarga yuboriladi. Hisobotlarni ko'rishda ular guruhlanmaydi (ya'ni, ixtisoslashtirilgan filtrlar ishlatilsa, aslida kamroq hisobotlar bo'lishi mumkin). Har bir operatsion hisobotda ish tugallangan vaqt oralig'ini ko'rsatadigan filtr bo'lishi kerak. Ushbu filtrdan olingan ma'lumotlar hisobotning sarlavhasiga joylashtiriladi. Bunday hisobotlarning tipik misollari quyidagilar bo'lishi mumkin:
- Ijrochilarning ishlarini yakunlash
- tashkilot bo'linmalari bo'yicha yig'ma hisobot
- kontragentlar bo'yicha qisqacha hisobot
- va hokazo.
Analitik hisobotlar
Tahliliy hisobotlar bajarilgan ishlar haqida ma’lumot beradi. Standart hisobot shakllari mavjud bo'lsa-da, har bir tashkilot o'z hisobot shakllariga (jumladan, matritsali) ega bo'lishni xohlashi mumkin. Ushbu hisobotlar tashkilotning kelajakdagi ishini rejalashtirish, kompaniya nomenklaturasini, pudratchilar ro'yxatini va boshqalarni tahlil qilish uchun ishlatiladi. tahliliy hisobotlar tashkilotning alohida tarkibiy bo'linmalari uchun berilishi mumkin. Hisobotlar korxonaning ma'lum bir vaqt oralig'idagi faoliyatining rasmini taqdim etishi kerak. Shuning uchun, siz hisobot filtrida parametrni kiritishingiz kerak - tahlil qilish vaqti. Siz ixtiyoriy vaqt oralig'ini yoki qat'iy va tushunarli vaqt oralig'ini belgilashingiz mumkin:
- Bir oy davomida (oy va yil ko'rsatilgan, sukut bo'yicha joriy).
- chorak uchun (sukut bo'yicha joriy chorak).
- Yil uchun (sukut bo'yicha joriy yil).
Analitik hisobotlar nisbatan kamdan-kam chiqariladi. Ular ko'pincha alohida nashr sifatida chiqariladi va butun tashkilot bo'ylab tarqatiladi. Shu munosabat bilan, ular dizayn sifatiga nisbatan yuqori talablarga ega. Umuman olganda, ular kompaniya logotiplari, gerblar va boshqa grafik belgilarni o'z ichiga olishi kerak. Bunday hisobotlarga misollar:
- ijrochilar tomonidan bajarilgan hujjatlar
- kontragentlar uchun rasmiylashtirilgan hujjatlar
- nomenklatura bo'yicha rasmiylashtirilgan hujjatlar
Shunday qilib, hujjat aylanishi - bu tashkilotdagi hujjatlar harakati. Hujjatlar aylanishi ma'lum bosqichlarga bo'linadi: tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlarni qayta ishlash, ularni ijrochilarga o'tkazish, bajarilgan hujjatlarni yuborish. Binobarin, hujjat aylanishi kiruvchi va chiquvchi hujjatlar bilan ishlashga asoslanadi.