Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

Hujjatlar arxivlarini tashkil qilish va boshqarish tizimlari

Elektron hujjat aylanish tizimlari

Har bir tizim ma'lum bir sinf muammolarini hal qiladi. Shunday qilib, ofislarni avtomatlashtirish tizimidan ish oqimlarining to'liq yo'nalishini kutish kerak emas.

ERP sinfidagi tizimlar alohida e'tiborga loyiqdir - ko'pincha potentsial mijozning quyidagi so'zlarini eshitadi: "biz ERP tizimini joriy qilmoqdamiz va hujjatlarni boshqarishni qo'llab-quvvatlash (DOM) tizimini avtomatlashtirmaymiz". ERP tizimlari korxonada hujjatlar aylanishining barcha muammolarini hal qiladi degan noto'g'ri tushuncha mavjud. Bu unchalik emas - ERP tizimlari ishlab chiqarishni boshqarish jarayonini emas, balki ish jarayonini avtomatlashtirish uchun mo'ljallangan va eng samarali echim bu ERP tizimi va maktabgacha ta'lim muassasasining avtomatlashtirish tizimining birlashtirilishi.
Har qanday tizim ishlab chiqaruvchisi o'z mahsulotlarini eng funktsional, eng qulay va eng samarali ekanligini aytadi. Bu ko'pincha shunday bo'ladi - xaridor juda aniq muammo bilan birga keladi, uni tinglagandan so'ng ishlab chiqaruvchi o'zining va boshqa barcha muammolarni birdaniga hal qiladigan supersistemasi haqida gapiradi. Natijada, xaridor korxonada ish jarayonini avtomatlashtirish tizimini tashkil qilish uchun mablag 'sarflaydi (ko'pincha ko'p) va xohlagan narsasiga erisha olmaydi. Bularning barchasi bilan dasturiy ta'minot haqiqatan ham yaxshi bo'lishi mumkin edi, lekin u dastlab boshqa sinf muammolarini hal qilish uchun mo'ljallangan edi.
1-sonli kengash - avtomatizatsiya tizimiga qanday vazifalarni topshirishni xohlayotganingizni hal qiling. Agar tashkilot xodimlarida kerakli tizimning sinfini mustaqil ravishda aniqlay oladigan mutaxassislar bo'lmasa, u holda maslahatchidan yordam so'rash yaxshidir. Boshlash uchun siz ixtisoslashgan matbuotda va Internetdagi ba'zi saytlarda chop etilgan sharhlarni ko'rib chiqishingiz mumkin.
№2 maslahat - qaysi sinf tizimini qidirib topishingiz, iloji bo'lsa barcha takliflarni o'rganishingiz kerakligini aniqlab, kerakli funktsiyalarga ega tizimlarni tanlang, ammo yangi xususiyatlarni qo'shish orqali yanada kengaytirilishi mumkin.
3-sonli kengash - murojaat qiling texnik... Tizimning imkoniyatlari asosan tizim ishlaydigan dasturiy ta'minot va apparat platformasi tomonidan belgilanadi. DBMlar replikatsiyani qo'llab-quvvatlamaydigan va Redmond kompaniyasining taniqli pochta serveri transport vositasi sifatida foydalaniladigan EDMS, geografik jihatdan taqsimlangan korxonalarda hujjatlar aylanishini tashkil etish muammolarini samarali hal qiladi deb o'ylamang.
Maslahat №4 - Konfiguratsiya qilish, kengaytirish va masshtabini osonlashtirish (ya'ni investitsiya himoyasini ta'minlash), foydalanishda qulay, ergonomik foydalanuvchi interfeysiga ega tizimlarni tanlang.
Maslahat # 5 - tizimni amalda tekshiring. Albatta, ishlab chiqaruvchining demo versiyasi yoki baholash litsenziyalari bilan etkazib berish imkoniyati mavjud - tizimni o'zingiz o'rnating va sotib olishdan oldin uni amalda sinab ko'ring. Aytgancha, ba'zi ishlab chiqaruvchilar bepul amalga oshiradilar texnik qo'llab-quvvatlash.
Maslahat # 6 - zudlik bilan kuchga ega bo'lishingiz shart emas qimmat tizim... Elektron hujjat aylanishini tashkil qilish jarayoni bosqichma-bosqich sodir bo'lishi mumkin - avval siz oddiy tizimni amalga oshirishingiz mumkin, uni yanada yangi xususiyatlarni kengaytirish va kengaytirish orqali rivojlantirish mumkin.
Xulosa: tashkilotingizga mos keladigan hujjatlarni boshqarish tizimini oling. Kerakli tizimning sinfini, kerakli funktsiyani aniqlang, agar siz mustaqil tanlov qila olmasangiz, maslahatchingizga murojaat qiling.
Savol 3. Amalga oshirish - bosqichlar, muddatlar, pul.
Bu savol oldingisining mantiqiy davomi - ba'zi bir dasturchilar ko'pincha elektron hujjat aylanishini eng qisqa vaqt ichida, 2 bosqichda tashkil qilishlarini va shu bilan birga mijozdan mumkin bo'lgan maksimal pulni silkitishga harakat qilishlarini aytishadi.
Tizimni amalga oshirish muddati ko'plab omillarga bog'liq. Keling, asosiylarini sanab o'tamiz:

• 
  
  · Tizim sinfi. Bitta kotibning ish stantsiyasidan tashkil topgan ofislarni avtomatlashtirish tizimi bir hafta davom etadi, shu vaqt ichida kotib tizim bilan ishlashga o'rgatiladi. ERP sinf tizimini amalga oshirish bir yil davom etishi mumkin va ish stantsiyalari soni ko'p bo'lishi shart emas.
  
• 
  
  · Joriy qilingan tizim ko'lami. Elektron hujjat aylanish tizimini tashkil etish muddati, albatta, tizim ishlaydigan AWP va serverlar soniga bog'liq - foydalanuvchilarni o'qitish kerak, barcha shaxsiy kompyuterlar va serverlarga o'rnatish va sozlash kerak dasturiy ta'minot.
  
• 
  
  · Tizimning xususiylashtirilishi. Tizimni mijozning talablariga muvofiq ravishda moslashtirish (ba'zida "xususiylashtirish" atamasi ishlatiladi) ikki usulda - dastur kodini sozlash va o'zgartirish orqali amalga oshiriladi. Agar tizim sozlamalarni o'zgartirish orqali moslashsa, moslashish jarayoni tezroq bo'ladi.
  

Har qanday korxonada ish oqimini tashkil etish jarayoni bir necha bosqichlardan iborat. Asosiy bosqichlar quyidagicha:

•