Tashkilotda hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish. Avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi

hujjatga o'zgartirish kiritish qulayligi;

hujjatda nafaqat matnni, balki multimedia ma'lumotlarini joylashtirish qobiliyati;

oldindan tayyorlangan shakllardan foydalanish qobiliyati;

ko'p sonli manzillar bo'yicha ma'lumot uzatishning yuqori tezligi;

qog'ozni tejash;

arxivlarning ixchamligi;

axborot oqimlarini boshqarish qulayligi;

axborotni qidirish va qidirishning yuqori tezligi;

hujjatlarni ruxsatsiz kirishdan himoya qilish va xodimlarning ma'lumotlarga kirish huquqlarini farqlash qobiliyati.

Shuni ta'kidlash kerakki, SADDning joriy etilishi samarali boshqaruv va operativ qarorlarni qabul qilishni amalga oshirish uchun korxona va tashkilotlar rahbariyatiga ma'lum afzalliklarni beradi:

• 
  
  xodimlar va bo'limlar faoliyatining shaffofligi;
  
• 
  
  analitik ma'lumot va hisobotlarni olishning yuqori tezligi;
  
• 
  
  ijro intizomini mustahkamlash;
  
• 
  
  inson omilining kompaniya faoliyatiga salbiy ta'sirini kamaytirish;
  
• 
  
  hujjatlar bilan ishlashga jalb qilingan xodimlar sonini kamaytirish (kuryerlar, ruhoniy xodimlar va boshqalar).
  

Rasmda qog'ozli jarayonni raqamli bilan almashtirishda hujjatlar bilan ishlashning alohida bosqichlari uchun vaqt qancha qisqarganligi ko'rsatilgan. Elektron hujjat aylanishi sharoitida tashqi sharoit o'zgarganda hujjat aylanishini o'rnatish uchun juda kam xarajatlar talab qilinadi, masalan, hisobot shaklini o'zgartirish talablari. Ofisni avtomatlashtirish va elektron hujjat aylanishi tizimini amalga oshirish butun boshqaruv jarayonini optimallashtirish bilan birga keladi, bu oddiyroq va mantiqiy bo'ladi. Qarorlarning sifati yaxshilanadi, boshqaruv qarorlarining bajarilishi ustidan nazorat yanada samarali amalga oshiriladi, boshqaruv apparatini saqlash bilan bog'liq to'g'ridan-to'g'ri va bilvosita ijtimoiy xarajatlar kamayadi.

Hujjatlar butun tashkilot uchun bir xil bo'lgan tasniflagichlar, lug'atlar va standartlar ma'lumotlar bazasini o'z ichiga olgan avtomatlashtirilgan hujjatlarni boshqarish tizimi yordamida yuboriladi. Hujjatlarning yo'nalishi odatda hujjat turiga va belgilangan ish qoidalariga qarab belgilanadi (garchi bu funktsiya barcha tizimlar tomonidan qo'llab-quvvatlanmasa ham). Tashqi tashkilotlar bilan ular bilan shartnomalar mavjud bo'lganda hujjatlar almashinuvi korporativ axborot portali yordamida ta'minlanadi.
Mavjud SADD-larning aksariyati ularni amalga oshirgan kompaniyalarga hujjatsiz qog'oz aylanishiga o'tishga imkon beradi. Biroq, SADD mavjud bo'lgan taqdirda ham, hujjatlar bilan ishlashning ko'p qismi amalga oshirilganda, ko'pincha aralash ish jarayoni deb ataladi. elektron formatda (hujjatlar loyihalari, ularni tasdiqlash va boshqalar), ammo ularning faqat bir qismi bosilib, imzolanadi va qog'oz shaklida saqlanadi. Bu bir necha sabablarga bog'liq. Birinchidan, qonunchilik bazasi elektron hujjatlarga to'liq o'tishga imkon bermaydi. Ikkinchidan, ushbu tizimlardan foydalanuvchilar o'zlari hali qog'oz hujjatlar bilan ishlash odatidan butunlay voz kechishga tayyor emaslar. Amalda, elektron ish oqimi asosan asosan ichki ish oqimini qamrab oladi va (agar tashkilotlar o'rtasida kelishuvlar mavjud bo'lsa) - korxonalararo ish jarayoni.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanishda juda qiyin narsa paydo bo'ladi texnik savol... Har qanday tashkilot yoki korxonaning hujjatlari ham elektron, ham qog'oz ko'rinishida bo'lganligi sababli, qog'ozsiz texnologiyalarga o'tishni soddalashtiradigan muhim protsedura qog'oz hujjatlarni elektron hujjatlarga tarjima qilishdir. Standart uy brauzerlari asosida ishlab chiqarilgan apparat va dasturiy echimlar oqimlarni skanerlash texnologiyalari deb nomlangan korporativ mijozlar talab qiladigan ko'rsatkichlarni ta'minlamaydi. Va faqat yuqori mahsuldor ofis uskunalari bilan birgalikda ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minot tizimlari qog'oz shaklida olingan hujjatlarning elektron nusxalarini butun tashkilotga kechiktirmasdan tarqatish imkoniyatini beradi.

SADD mahsulotini tanlash
so'nggi yillarda asosiy tendentsiyalardan biri bu xususiy echimlar o'rniga sanoat avtomatizatsiyasi tizimlaridan foydalanish bo'lib, bu to'liq echim olishga intilayotgan mijozlarning talablari va xizmatlar bilan birgalikda SADD echimlarini taklif qilishga tayyor bo'lgan bozorning etukligini ko'rsatadi. Bugungi kunda bozor rus kompaniyalari tomonidan ishlab chiqilgan avtomatlashtirish tizimlarining juda keng tanlovini taklif etadi. O'zlarining xususiyatlariga muvofiq korxonalar va tashkilotlar o'zlariga mos variantni tanlashlari mumkin: faqat ish yuritish funktsiyalarini avtomatlashtirish uchun, aralash yoki to'liq elektron hujjat aylanishini tashkil qilish uchun.
SADD-ni tanlashda siz tizim talablariga, echimning miqyosi va ko'p qirraliligiga e'tibor berishingiz kerak.
Ma'lumotlarni saqlash va SADDning haqiqiy ishi dasturiy ta'minot platformalari tomonidan ta'minlanadi. Bu MS SQL, Oracle, Lotus Notes va boshqalar bo'lishi mumkin; ba'zan tizimlar bir nechta DBMS yoki ishlab chiqish platformalarini qo'llab-quvvatlaydi. Mutaxassislarning fikriga ko'ra, ularning ishlarining ishonchliligi taxminan bir xil, ular ishning o'ziga xos xususiyatlari, kiritiladigan hujjatlarning mumkin bo'lgan maksimal hajmi va narxi bilan farqlanadi.
Odatda, mijozlar tashkilot allaqachon DBMSga ega bo'lgan tizimni tanlaydilar. Masalan, agar tashkilotda SQL-server yoki Lotus Notes mavjud bo'lsa, unda tizimni tanlash bir xil SADD platformasida ishlaydiganlar bilan cheklanishi mumkin. E'tibor bering, "Granit Center" (www.granit.ru) va "Kodeks" (agregat.kodeks.net) dan "Gran-Dock" tizimlari MS SQL da ishlaydi. Bir vaqtning o'zida MS SQL va Oracle-da LANIT-dan Landocs (www.landocs.ru), elektron ofis tizimlaridan DELO (www.eos.ru). Lotus Notes-da - IT Co. (www.it.ru) dan BOSS-Referent, STC IRM dan Zolushka (www.mdi.ru) va ikkinchisi MS SQL va Oracle da ishlaydi. Kognitiv Texnologiyalar (www.evfrat.ru) ning "EVFRAT-Document Management" qutidagi echimi o'zining ma'lumotlar bazasiga ega, ammo dizayn echimlarida tizimni MS SQL va Oracle-da amalga oshirish mumkin.

	24-may kuni Rossiyaning ABBYY kompaniyasi elektron hujjat aylanishi va boshqarishni avtomatlashtirishga bag'ishlangan DOCFLOW konferentsiya-ko'rgazmasini 11-marta o'tkazdi. Ushbu tadbir 1995 yildan buyon o'tkazib kelinmoqda va allaqachon an'anaga aylangan. DOCFLOW ko'rgazmasi ishtirokchilari va tashrif buyuruvchilar soni va muhokama qilinadigan mavzular soni yil sayin ortib bormoqda va tadbir formati o'zgarib bormoqda. Bu yil konferentsiya 2500 tashrif buyuruvchini jalb qildi: 63 ta kompaniya ishtirok etdi (elektron hujjat aylanishi va boshqarishni avtomatlashtirish sohasida eng yangi echimlarga ega 47 ta stend); 76 ta tahliliy va yangiliklar hisobotlari taqdim etildi. DOCFLOW-ga tashrif buyuruvchilarning yarmi kompaniyalar va bo'limlarning rahbarlari, 64% yuz yoki undan ortiq kompyuterlari bo'lgan yirik kompaniyalar vakillari. Bu yil DOCFLOW-ga tashrif buyuruvchilarning yarmidan ko'pi birinchi marta kelgan va ularning 20% \u200b\u200banjumanda uch martadan ko'proq qatnashgan. Konferentsiya ko'rgazmasiga tashrif buyurganlarning beshdan bir qismi Rossiya mintaqalari va MDH mamlakatlaridan va hatto Yujno-Saxalinskdan kelganlar. Bu yilgi tadbirlarning jadvali yanada qizg'in tus oldi: DOCFLOW dasturining bir kunida konferentsiyaning 7 ta tematik bo'limida 76 ta ma'ruza, ishtirokchi kompaniyalarning 47 ta stendlari va 5 ta matbuot anjumanlari bo'lib o'tdi. Birinchi marotaba hisobotlarni tematik bo'limlarga ajratish joriy etildi: "Integratsiyalashgan platformalar", "Oqim hujjatlarini kiritish", "Elektron hujjat aylanish tizimlari (EDMS)", "Biznes jarayonlarini boshqarish vositalari (BPM)", "Elektron ma'lumotlar omborlari", "Yangiliklar". Konferentsiyalar jadvali har kim o'zi uchun kerakli va qiziqarli bo'lim va ma'ruzalarni tanlay oladigan qilib tuzilgan. "Hujjat oqimi A dan Zgacha" analitik bo'limining ishi alohida voqea bo'ldi. Hisobotlarda elektron hujjat aylanish tizimini joriy etishning asosiy bosqichlari - elektron hujjat aylanishiga o'tish zarurligi to'g'risida qaror qabul qilishdan va amalga oshirish va ishlashni baholashgacha EDMS tanlash to'g'risida ma'lumotlar mavjud edi. Ushbu bo'lim doirasida bozor mutaxassislari asosiy masalalar haqida so'z yuritdilar: elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish va ularni hal qilish bilan bog'liq muammolar to'g'risida; qog'ozdan aralash ish oqimiga o'tishni qaerdan boshlash va nimadan qo'rqish kerakligi to'g'risida; EDMSni amalga oshirishda kerakli natijaga qanday erishish mumkinligi haqida. Seksiyaning umumiy auditoriyasi taxminan 800 kishini tashkil etdi. DOCFLOW bugungi kunda hujjat aylanishi tizimlarini ishlab chiqaruvchilari ushbu sohadagi echimlarini taqdim etadigan platforma bo'lib qolmadi, konferentsiya va ko'rgazma o'quv funktsiyasini o'z zimmasiga oldi va elektron hujjat aylanishining tsivilizatsiyalashgan bozorini shakllantirishga yordam berdi. Har yili o'tkaziladigan DOCFLOW elektron hujjat aylanmasi bozoridagi faoliyatning cho'qqisi deb hisoblash mumkin. Biroq, bu sohadagi yagona ABBYY tashabbusi emas. Joriy yilning sentyabr oyida SofTool 2005 ko'rgazmasida (o'tgan yilgidek) DOCFLOW Day konferentsiyasi bo'lib o'tadi va DOCFLOW qo'shma stendi ishlaydi. Va ABBYY tomonidan bir necha yil oldin yaratilgan www.DOCFLOW.ru axborot portali doimiy ravishda o'z o'quvchilariga Rossiya elektron hujjat aylanish tizimining bozori, texnologiyalari, echimlari va ishlab chiquvchilari to'g'risida eng to'liq, tuzilgan va foydali ma'lumotlarni taqdim etadi.

Sozlash darajasiga qarab, SADD an'anaviy ravishda quti va moslashtirilganlarga bo'linadi. Qutidagi echim ko'pchilik tashkilotlar uchun mos bo'lgan va ma'lum chegaralar doirasida mijozlar talablariga moslashtirilishi mumkin bo'lgan odatiy variantdir. Maxsus echim turli xil modullardan iborat va tashkilot ehtiyojlari uchun juda moslashtirilgan bo'lib, bu mijozning o'ziga xos talablarini yaxshiroq hisobga olishga imkon beradi.

Maxsus echimning aniq ustunligiga qaramay, bir nechta muhim xususiyatlarni ta'kidlash kerak. Bunday tizimni o'rnatish va sozlash juda qiyin va deyarli har doim ishlab chiquvchi kompaniyaning mutaxassislarini jalb qilishni talab qiladi, hatto ba'zi hollarda uni ishlab chiquvchi kompaniyaning sheriklari ham o'rnatolmaydilar. Bundan tashqari, bunday tizimni amalga oshirish ancha katta xarajatlarga olib keladi. Agar tashkilotning ish jarayoni hech qanday quti echimini hisobga olishga qodir bo'lmagan bir qator xususiyatlar bilan ajralib tursa, u holda dizayn echimisiz amalga oshirilmaydi. Shunga qaramay, biz ish oqimining juda noodatiy shakllarida, uning printsipial jihatdan samarasiz bo'lish ehtimoli katta ekanligini ta'kidlaymiz, shu bilan birga standart tizimni joriy etish tashkilot ishini tartibga solishi mumkin. Qutidagi echim uchun an'anaviy ofis ishi va ish oqimiga ega kompaniyalar ko'proq mos keladi, chunki bunday mahsulot ko'plab xaridorlar tomonidan sinovdan o'tkazildi, u mijozlarning istaklari va mulohazalarini hisobga oladi; har doim batafsil hujjatlar va odatdagi xatolar ro'yxati mavjud - qisqasi, odatdagi echimning barcha afzalliklari, shu jumladan arzonroq narx. Qutidagi echimlardan "Grand-Dock", "BUSINESS", "EVFRAT-Dokumentorotok", dizayndan deyarli barcha G'arb ishlanmalari, shuningdek Landocs, "BOSS-Referent", "Zolushka" kabi nomlarni olish mumkin.
Shubhasiz, turli xil tashkilotlarning o'ziga xos ehtiyojlarining to'liqligini hisobga oladigan universal echimlar mavjud emas. Tizim ma'lum bir mijozga moslashtirilganligini bilish uchun eng yaxshi dastur ishlab chiqaruvchi kompaniyaning mijozlari ro'yxatiga murojaat qiling - bu tizimning ixtisoslashuvini eng aniq tavsiflaydi. Agar sizning kompaniyangizga o'xshash kompaniya mijozlar ro'yxatida bo'lsa, unda tizim sizga ham mos kelishi mumkin. Qo'shimcha ma'lumot olish uchun siz doimiy mijozlar bilan bog'lanishingiz va tizim haqida ularning fikrlarini so'rashingiz, shuningdek amalga oshirish paytida yuzaga kelgan qiyinchiliklar haqida bilib olishingiz mumkin.
Va endi eng keng tarqalgan mahalliy mahsulotlarni batafsil ko'rib chiqaylik.
Kodeks: Hujjatlar aylanishi
Ishlab chiqaruvchi: "Kompyuterni rivojlantirish markazi" davlat korxonasi (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)
"Kod: Hujjatlarni boshqarish" korporativ tizimi bu ish yuritish va hujjatlarni boshqarish muammolarini avtomatlashtirilgan echimini ta'minlaydigan o'zaro bog'liq ofislarni boshqarish tizimlari, hujjat banklari va korporativ xizmatlar majmuidir. davlat hokimiyati va boshqa tashkilotlar.

• 
  
  ish yuritishning tipik vazifalari (funktsiyalari) bo'yicha tayyor echimlar - korporativ tizimga kiritilgan tizimlarning har biri hujjatlarni rasmiylashtirishning odatiy vazifalarini amalga oshirishga ixtisoslashgan: rasmiy yozishmalar harakatini ro'yxatdan o'tkazish va nazorat qilish, fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqishni ro'yxatdan o'tkazish va nazorat qilish, ma'muriy hujjatlar, buyruqlar va boshqalarni markazlashtirilgan nazorat qilish. .;
  
•