The Society of Bluffton Artists Membership Manual

 

 

Section III - Treasurer  

 

The Treasurer shall have charge and custody of, and be responsible for, all monies due and payable to the 

Corporation from any source whatsoever, and deposit all such monies in the name of the Corporation in such 

banks, trust companies, or other depositories as shall be selected by the Board; and in general perform all the 

duties incident to the Office of Treasurer and such other duties as from time -to-time may be assigned to 

him/her by the President or by the Board of Directors. The Treasurer will keep the Corporation's financial 

records on a monthly basis and will produce monthly and year-end financial statements for presentation to the 

Board in a timely fashion. These books will be open a t all times, with appropriate arrangement by the 

Treasurer, for inspection by any member of the Board. The Treasurer shall be responsible for the proper 

establishment of each fund based on donations to benefit the Corporation, including description, specific 

purpose, and any controls and/or restrictions. The Treasurer will be responsible for the annual IRS tax return 

and an annual audit by an independent accountant. 

 

Section IV - Recording Secretary 

 

The Secretary shall keep the minutes of the meetings of the members and of the Board of Directors and be 

custodian of the corporate records. The Recording Secretary will keep a calendar recording all activities of, and 

dates important to, the Corporation; and in general perform all duties incident to the Office of Secretary and 

such other duties as from time-to-time may be assigned to her or him by the President or by the Board of 

Directors. 

 

Section V - Corresponding Secretary 

 

The Corresponding Secretary shall be responsible for all correspondence of the Corporation. 

 

Section VI - 

Membership Chairman  

 

The Membership Chairman shall keep a register of the post office address of each member, which shall be 

furnished by such member, and shall make available to all members the current membership list. The 

Membership Chairman shall see that notices are issued to every member each year to inform members when 

annual dues are payable and listing the categories of membership available. The Membership Chairman shall 

receive all membership dues and turn them over to the Treasurer. The Membership Chairman shall issue a 

membership card to each member, and produce the Membership listing. 

 

Section VII -Publicity Manager 

 

The Publicity Manger shall be responsible for placing all publicity including advertising and newspaper articles 

relating to Gallery and Society events. 

 

 

Section VIII - Public Relations Chairman 

 

The Public Relations Chairman shall represent the Society at Chamber of Commerce and Old Town Bluffton 

Merchants Society meetings. 

 

Section IX- Gallery Chairman 

 

The Gallery Chairman shall be responsible for all art gallery operations including building 

upkeep/maintenance (including landscaping), change-of-show requirements, featured artist and judged show 

events, and other Gallery events. 

 

 

 

---

 

 

Section X -Learning Center Manager 

 

The Learning Center Manager(s) shall be responsible for all educational matters including our "after-school 

youth workshops" and the adult workshop programs. The Manager(s) will develop the appropriate curriculum 

and obtain qualified art instructors to conduct the classes. The Manager(s) will develop brochures and conduct 

mailings announcing these classes. 

 

Section XI- Volunteer Manager  

 

The Volunteer Manger will coordinate all activities relating to the staffing of the Gallery during normal working 

hours. 

 

Section XII- Gallery Display Manager 

 

The Gallery Display Manager shall be responsible for the hanging of all changes of show except where noted 

by special events. The Display Gallery Manager shall be responsible to choose the hanging committee 

members. The Gallery Display Manager and all hanging committee helpers must be SOBA members. The 

Gallery Display Manager has the right to refuse art work that does not meet the gallery standards. The 

President shall have the right to replace the Gallery Display Manager and any/all hanging committee helpers 

when deemed necessary. 

 

ARTICLE V 

 

CONTRACTS, CHECKS, DEPOSITS AND FUNDS  

 

Section I- Contracts 

 

The Board of Directors may authorize any officer or officers, agent or agents of the Corporation, in addition to 

the officers so authorized by these bylaws, to enter into any contract or execute and deliver any instrument in 

the name of, and on behalf of, the Corporation, and such authority may be general or confined to specific 

instances. 

 

Section II-Checks, Drafts, etc. 

 

All checks, drafts, or orders for the payment of money, notes, or other evidences of indebtedness issued in the 

name of the Corporation, shall be signed by the Treasurer or the President. No money over one thousand 

dollars shall be spent without prior Board approval. The Board can authorize the Treasurer to purchase 

Certificates of Deposit (CD's). 

 

 

Section III-    Deposits 

 

All funds of the Corporation shall be deposited from time-to-time to the credit of the Corporation in such banks, 

trust companies, or other depositories as the Board of Directors may select. 

 

Section IV-    Gifts 

 

The Board of Directors may accept on behalf of the Corporation any contribution, gift, bequest, or device for 

the general purposes or for any special purpose of the Corporation. 

 

 

 

 

 

 

 

---