The Society of Bluffton Artists Membership Manual

---

 

 

 

 

 SoBA 101 

 

The Society of Bluffton Artists Membership Manual 

 

Sales Procedures 

Shift Duties  

Key Contacts 

Officers and Board of Directors Info 

SoBA Bylaws 

Display Guidelines 

Change of Show Forms 

Bin Art Information 

Featured Artist Information

 

 

 

 

---

 

 

SoBA Sales Procedures 

 

 

 



  Pull out a sales receipt from the top right drawer of the desk 

(Note that it is three a (3) page receipt- 

White & Yellow copies are SoBA’s records Pink copy is for the customer)

 

 



  Ask the customer how they will be paying for the purchase and then mark the 

appropriate box 

Cash __ Check __Credit Card___ 

 



  Fill in the section below customer info: 

 

Name of Art Piece 

Name of Artist 

Price of Piece 

Tax 6% 

Total   

 



  Have customer complete the top portion of the receipt with their information 

(This information is mandatory for all credit card sales) 

 

Name 

Address 

Phone 

 

 

Cash sales

 

Make sure you give the customer the correct change. Count it more than once to verify what 

you are doing 

 

 

 

Check Sales

 

Have the check made out to SoBA and it must be made out for the exact amount of the sale. 

 

 

Credit Card Sales 

Once you have tabulated the total amount of the sale with tax proceed with the credit card 

machine.

 

---

 

---

 



  Enter all the digits of the total. If the amount is $20.00 enter 2000. 

If the amount is $423.42 enter 43242. The machine figures out 

where the decimal point should be. 

 



  Return the Credit Card to the customer  

 



  It takes a few moments for the machine to push out the paper 

receipt. 

 



  Gently tear the first copy and ask the customer to sign it 

 



  Wait for the customers copy and gently tear it 

 



  Attach the signed copy to the white & yellow receipts 

 



  Attach the customer copy to the pink receipt and give that to the 

customer with their purchase 

 



  Put all completed sales receipts in the cash box which is in the 

deep second drawer on the right side of the desk. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

---

 

Morning Shift Check List 

 

Staffing hours Monday thru Saturday 10:00am until 1:30pm 

 



  Arrive five minutes before your shift so you ready for customers at the opening time of 

the gallery. 

 



  Once you unlock the front door stop yourself and turn the top interior lock to open. 

 



  Turn all the lights switches on in all the rooms/areas. 

 



  Put out the Open flags and sandwich board SoBA signs 

 



  If there is a paper receipt of any kind in the credit card machine gently tear it off and 

immediately put it in the cash box. 

 



  Check the restrooms paper supplies, refill if needed. 

 



  Double check that all the binders you will need to keep records in during the shift are 

accessible. 

 



  REVIEW all the sales procedures and make sure there are receipts in the top right 

drawer of the desk. 

 



  Get the log sheet ready for the day. 

 



  Keep your personal bags, pads off to the side of the work area. The desk is to be used 

for customer transactions. 

 



  Keep accurate sales records, noting sales in appropriate binders/inventories and notify 

artists of sales 

 



 

Call and remind the following day’s volunteers of their shift and time. If necessary leave a 

message. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

---

Afternoon Shift Check List 

 

Staffing hours Monday thru Saturday 1:30pm until 5:00pm 

 



  Verify with the morning staff that credit card machine is working correctly. 

 



  Verify that all sales recording is current. 

 



  Double check that all the binders you will need to keep records in during the shift are 

accessible. 

 



  REVIEW all the sales procedures and make sure there are receipts in the top right 

drawer of the desk. 

 



  Keep accurate sales records, noting sales in appropriate  binders/inventories and notify 

artists of sales 

 



  Keep your personal bags, pad off to the side of the work area. The desk is to be used for 

customer transactions. 

 



  Empty the trash cans if needed and put the closed trash bag in the large green trash 

container that is on the side of the CCA. 

 



  Bring in the Open flags and Sandwich boards SoBA signs. 

 



  At 5:00pm double check that all the sales receipts are in the cash box, the side door is 

bolted, and all the gallery lights are turned off. 

 



  Turn the top lock on the front door, double check the gallery is locked once you are out. 

 

 

 

Sunday 11:30am until 3:00pm

 

Please follow all of the opening and closing instructions

 

 

 

 

 

---