MəHƏRRƏM ƏKBƏrov

 
 
158
- təşkilatın  bütün  səviyyələrində  fəaliyyətin  şəffaflığı, 
icraya  nəzarətin  avtomatlaşdırılması  hesabına  daha  effektiv 
idarəolunmanın təmin edilməsi; 
- beynəlxalq  normalara  uyğun  olan  keyfiyyətə  nəzarət 
sisteminin müdafiə olunması; 
- informasiyaya  və  biliklərin  effektiv  toplanması,  idarə 
olunması  və  onlara  çıxışın  təminat  sisteminin  müdafiə  olun-
ması; 
-   müəssisənin  bütövlükdə  fəaliyyətinin  protokollaşdırıl-
ması  (daxili  xidməti  araşdırmalar,  bölmələrin  fəaliyyətlərinin 
təhlili, fəaliyyətdə «qaynar nöqtələrin» müəyyən edilməsi); 
- biznes-proseslərin optimallaşdırılması və onların yerinə 
yetirilməsi mexanizminin və nəzarətin avtomatlaşdırılması; 
- müəssisədə  kağız  sənədlərinin  aradan  qaldırılması  və 
yaxud  maksimal  qaydada  azaldılması.  Təşkilatda  sənədlərin 
axınının  idarə  olunmasına  çəkilən  məsrəflərin  azaldılması  he-
sabına resurslara qənaət olunması; 
- operativ  elektron  arxivinin  yaradılması  hesabına  kağız 
sənədlərinin  saxlanılması  zəruriliyinin  aradan  qaldırılması  və 
yaxud  bu  prosesin  əhəmiyyətli  dərəcədə  sadələşdirilməsi  və 
ucuzlaşdırılması. 
 
2.
  Sənəd dövriyyəsi sisteminin ümumi təsnifatı 
stənilən  sənəd  dövriyyəsi  sistemi  aşağıda  göstərilən  hər 
bir  kateqoriyanın  elementlərinə  malik  ola  bilər,  lakin  onların 
bir çoxları ilk növbədə məhsulların mövqeləşdirilməsi ilə bağlı 
olan sahələrdən birində konkret meylə malikdir. 
•  nkişaf  etmiş  saxlanılma  və  informasiyanın  axtarışı  va-
sitələrinə  malik  olan  sistemlər  (elektron  arxivlər  –  EA). 
Elektron arxiv – informasiyanın effektiv saxlanılması və axtarı-
ş
ına  istiqamətlənmiş  sənəd  döxriyyəsi  sisteminin  xüsusi,  tipik 
olmayan hallarından biridir.  
•  nkişaf  etmiş  workflow  (WF)  vasitələri  olan  sistemlər. 
Bunlar  əsasən  hər  hansı  bir  obyektin  qabaqcadan  müəyyən 

---

 
 
159
olunmuş  marşrutla  hərəkətinin  təmin  olunmasına  nəzərdə 
tutulub.    Hər  bir  mərhələdə  obyekt  dəyişə  bilər,  buna  görə  də 
onu ümumilikdə «iş» (work), bu cür sistemləri workflow – «iş 
axını» kimi adlandırırlar.  şlərə sənədlər calaşdırıla bilir, lakin 
sənədlər  bu  sistemlərin  bünövrə  obyektini  təşkil  etmir.  Bu 
sistemlərin  köməyi  ilə  qabaqcadan  məlum  olan  və  bütün 
mərhələləri yazılmış müəyyən işləri təşkil etmək olar. 
• Təşkilatın  idarə  olunmasına  və  biliklərin  toplanmasına 
istiqamətlənmiş  sistemlər.  Bunlar  «hibrid»  sistemdir,  adətən 
özlərində  əvvəlki  iki  sistemin  elementlərini  uyğunlaşdırırlar. 
Bu zaman sistemdə bünövrə kimi həm sənədin özü, həm də ye-
rinə  yetirilməsi  lazım  olan  tapşırıq  ola  bilər.  Sənədin  hərəkət 
marşrutunu  rəhbər  təyin  edən  zaman  təşkilatın  idarə  olunması 
üçün həm «sərt», həm də «sərbəst» marşrutlaşdırmadan istifadə 
etmək  lazım  gəlir.  Bu  sistemlərdən  dövlət  idarəetmə  struk-
turlarında, iri şirkətlərin ofislərində istifadə olunur ki, onlar da 
inkişaf  etmiş  iyerarxiya  ilə  fərqlənir  və  sənədlərin  hərəkətinin 
müəyyən qaydalarına və proseduralarına malikdirlər. Bu zaman 
ə
məkdaşlar sənədləri kollektiv qaydada yaradır, qərar hazırlayır 
və qəbul edir, icra edir və yaxud icrasına nəzarət edirlər.  
• Birgə  işin  saxlanılmasına  istiqamətlənmiş  sistemlər 
(collaboration). Bu, sənəd ödvriyyəsi sistemində yeni əlamətdir 
və müasir dünyada bazar şəraitində dəyişmələrin tezliyi və cəld 
hərəkəti  üçün  ancaq  ən  lazımlı  şeylərin  olması,  ağır  ballastın 
olmaması ilə bağlıdır. Bu cür sistemlər əvvəlkilərin əksinə ola-
raq təşkilatda iyerarxiya anlayışına malik deyil, iş axınının for-
mallaşdırılmasının  qayğısına  qalmırlar.  Onların  vəzifələri  – 
adamların təşkilatda birgə işini təşkil etməkdən, hətta onlar əra-
zi  cəhətdən  bir-birindən  ayrılıblarsa,  bu  ışin  nəticələrini  qo-
ruyub saxlamaqdan ibarətdir. Adətən «portal» konsepsiyasında 
reallaşıblar. Onlar  ntranetə saxlanılma və sənədlərin nəşri, in-
formasiyanın  axtarılması,  müzakirəsi,  görüşlərin  (həm  real, 
həm  də  virtual)  təyin  olunması  vasitələri  servislərini  təqdim 
edirlər.  Belə  sistemlər  öz  sifarişçilərini  tez  inkişaf  edən  kom-

---

 
 
160
mersiya  şirkətlərində,  iri  firmaların  işçi  qruplarında  və  dövlət 
strukturlarında tapır. 
• Əlavə servislərə malik olan sistemlər. Məsələn, müştəri-
lərlə əlaqələrin idarə olunması servisi (CRM – Customer Rela-
tion Managerment), layihələrin idarəolunması, billing, elektron 
poçt və s.  
Sənədlərin  idarə  olunması  sistemlərindən  aşağıdakıları 
göstərmək olar: 
 Documentum  – iri  şirkətlər  və  təşkilatlar  üçün  sənədlə-
rin, biliklərin və biznes-proseslərin idarəolunma sistemi. Docu-
mentum  –  hazır  məhsuldan  çox  elə  bir  platformadır  ki,  bu  da 
bölüşdürülmüş arxivlərin yaradılması, keyfiyyət standartlarının 
qorunub  saxlanılması,  bölüşdürülmüş  layihə  qruplarında  layi-
hələrin idarə olunması, korporativ kargüzarlığın təşkili, korpo-
rativ  nternet-portalların tərkibinin dinamik idarə edilməsi üçün 
nəzərdə tutulmuşdur. 
 LanDocs sistemi ilk növbədə kargüzarlığa və sənədlərin 
arxiv üsulu ilə saxlanılmasına yönəldilib. O, bir neçə tərkib his-
səsindən  ibarətdir:  kargüzarlıq  sistemləri,  sənədlərin  (arxivin) 
serveri,  skanlaşdırma  və  təsvirin  virtuallaşdırılması,  Internet-
müştəri,  poçt  serverindən  istifadə  etməklə  uzaqdan  daxilol-
manın  təşkili  yarımsistemləri.  LanDocs  sistemi kollektiv  iş  və 
sənədlərin  yaradılması  prosesinin  qorunub  saxlanılması  üçün 
nəzərdə tutulmamışdır.  
Microsoft  SharePoint  Portal  Server sistemi – birgə işin 
təmin olaunmasının inkişaf etmiş vasitələrinə malik olan elek-
tron sistemdir. Sənədlərin birgə yaradılmasını, versiyaların apa-
rılmasını, sənədlərin arxivdən götürülməsi və geri qaytarılması 
(check-out,  check-in)  təmin  edir.  Arxivə  girmək  üçün  Web-
müştəridən  (kənar  işləyib  hazırlayanlar  onun  üçün  öz  kompo-
nentlərini  yaza  bilərlər)  və  Windows  Explorerə  inteqrasiya 
olunmuş komponentdən istifadə olunur ki, bu da arxivə fayllar 
dəsti  kimi  müraciət  etməyə  imkan  verir.  Sistemin  içinə  çox 
güclü  indeksasiya  və  axtarış  vasitələri  quraşdırılıb.  Belə  ki, 

---