Amnesty international australia

 

 

 

viii

 

South Australia and Northern 

Territory 

2880 

5000 - 5999 

0800 - 0899 

Tasmania 

7000 - 7999 

Victoria 

3000 - 3999 

Western Australia 

6000 - 6999 

 

(2) 

in any other case, as a member of one of the Branches set out in Column 1 as 

determined by the National Board. 

(c) 

The: 

(1) 

number of Branches; 

(2) 

name of each Branch; and 

(3) 

means by which a member's membership of a Branch is determined for the 

purposes of rule 2.8(b), 

may be varied by: 

(4) 

the  National Board, with the approval of the Branch Committee of each 

Branch affected by the variation, provided that the variation is not overturned 

by a National General Meeting held within the succeeding 12 months; or 

(5) 

a National General Meeting. 

 

 

3 

General Meetings 

Part 1 - General Meetings of AIA 

3.1 

Convening of general meetings of AIA 

(a) 

The National Board may, whenever it thinks fit, convene a general meeting of AIA.

 

(b) 

A general meeting of AIA may be convened only as provided by this rule 3.1 or as 

provided by sections 249D and 249E of the Corporations Act. 

(c) 

The  National Board may postpone, cancel or change the venue for a National 

General Meeting, but a National General Meeting convened under sections 249D and 

249E  of the Corporations Act may not be postponed beyond the date by which 

section 249D requires it to be held and may not be cancelled without the consent of 

the requisitioning member or members. 

(d) 

The  National Board must convene an annual  general meeting of AIA as and when 

required by the Corporations Act. 

3.2 

 

Notice of General Meeting of AIA 

(a) 

Subject to these rules notice of: 

(1) 

the annual National  General Meeting must be given within the time limits 

prescribed by the Corporations Act; 

(2) 

any other National  General Meeting must be given within the time limits 

prescribed by the Corporations Act;  

---

 

 

 

ix

 

and in the manner authorised by rule  9.1  to each person who is at the date of the 

notice: 

(3) 

a member of AIA; or 

(4) 

an auditor of AIA. 

(b) 

A notice of a National  General Meeting must state the time, date and place of the 

meeting and, except as provided in rules 3.2(c) and 3.2(d), state the general nature of 

the business to be transacted at the meeting. 

(c) 

A notice of the annual National General Meeting sent to: 

(1) 

a National General Meeting Representative; 

(2) 

a director; or 

(3) 

an auditor of AIA, 

must include in addition to the matters required under rule 3.2(b): 

(4) 

a copy of AIA's financial statements for the previous financial year presented 

in accordance with the requirements of the Corporations Act; 

(5) 

a copy of the statement by the directors  that must be attached to AIA's 

accounts that are, or are included in, AIA's financial statements for the 

accounting period; and 

(6) 

a copy of the auditor's report on AIA's financial statements for the accounting 

period and AIA's accounting records and other records relating to those 

financial statements.  

(d) 

A notice of an annual National  General Meeting must state that the matters to be 

considered at the annual National General Meeting will include the following: 

(1) 

consideration and approval of: 

(A) 

the minutes of the last annual National  General Meeting and any 

National  General Meeting held since that annual  National  General 

Meeting; and 

(B) 

the financial statements for the previous financial year; 

(2) 

consideration of a report from each Branch; 

(3) 

election of directors; 

(4) 

in each year preceding a year in which there is to be a meeting of the 

International Council, election of delegates of AIA to attend the next meeting 

of the International Council; and 

(5) 

if there is no auditor, appointment of the auditor of AIA. 

(e) 

A person may waive notice of any National General Meeting by notice in writing to 

the National Board. 

(f) 

The non-receipt of notice of a National  General Meeting or proxy form by, or a 

failure to give notice of a National General Meeting or a proxy form to, any person 

entitled to receive notice of a National General Meeting under this rule 3.2 does not 

invalidate any act, matter or thing done or resolution passed at the National General 

Meeting if: 

---

 

 

 

x

 

(1) 

the non-receipt or failure occurred by accident or error; or 

(2) 

before or after the meeting, the person: 

(A) 

has waived or waives notice of that meeting under rule 3.2(e); or 

(B) 

has notified or notifies AIA of the person's agreement to that act, 

matter, thing or resolution by notice in writing to AIA. 

(g) 

A person's attendance at a National General Meeting: 

(1) 

waives any objection that person may have to a failure to give notice, or the 

giving of a defective notice, of the meeting unless the person at the beginning 

of the meeting objects to the holding of the meeting; and 

(2) 

waives any objection that person may have to the consideration of a 

particular matter at the meeting which is not within the business referred to in 

the notice of the meeting or in rule 3.2(b), unless the person objects to 

considering the matter when it is presented. 

3.3 

Documents to be laid before an annual National General Meeting  

The  directors  must cause to be laid before the annual National  General Meeting of 

AIA a copy of the documents referred to in rule 3.2(c). 

3.4 

Quorum at National General Meetings  

(a) 

No business may be transacted at any National General Meeting, except the election 

of a chairperson and the adjournment of the meeting, unless a quorum is present 

when the meeting proceeds to business.  

(b) 

For the purposes of rule 3.4(a), a quorum consists of at least one National General 

Meeting Representative from each of a majority of Branches, either in person or by 

proxy, present at the meeting. 

(c) 

If a quorum is not present within 4 hours after the time appointed for a National 

General Meeting: 

(1) 

where the meeting was convened upon the requisition of members, the 

meeting must be dissolved; or 

(2) 

in any other case: 

(A) 

the meeting stands adjourned to such day, and at such time and place, 

as the National Board  determines or, if no determination is made by 

the National Board , to the next day at the same time and place; and 

(B) 

if, at the adjourned meeting, a quorum is not present within 4 hours 

after the time appointed for the meeting, the meeting must be 

dissolved. 

3.5 

Chairperson of National General Meetings  

(a) 

The President must preside as chairperson at each National General Meeting. 

(b) 

If at a National General Meeting: 

(1) 

there is no President; 

(2) 

the President is not present within the period of time determined in 

accordance with rule 3.5(c) after the time appointed for the meeting; or 

---