Atom software

ATOM Software User Manual 

 

Introduction 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

4 

Referral Tracking: 

Immediately identify your best referral sources and determine your ROI (Return on Investment). ATOM 

includes an automated Refer-A-Friend Program that tracks referral sources and generates referral letters 

and mailing labels. 

 

Cash Receipts and Billing: 

 

ATOM  generates  a  concise  breakdown  of  revenue  by  processing  invoices,  recording  payments  and 

payment methods, and automatically tracking contact balances. 

Punch Clock: 

ATOM's  automated  time  clock  allows  centralized  up-to-the  minute  tracking  of  employee  attendance 

available at multiple offices and includes functionality to document and track Billable Client hours. 

Payroll: 

Prepare  your office payroll in minutes.  ATOM's all-inclusive features mean that  you no longer need to 

transfer employee hours into a separate payroll program.  Payroll reports are quick and easy to  produce; 

and your employees have ready access to their wage detail.  

Scheduling: 

Improve staff utilization by matching return complexity with staff competency.  Reduce payroll costs by 

using historical data to plan for future staffing demands. Online scheduling allows your staff to easily ac-

cess their work and availability schedules.  

Office Events Tracking / Workflow Management: 

ATOM’s  workflow  technology  eliminates  manually  moving  files  throughout  the  office.    Returns  and 

tasks are moved effortlessly with a click of a mouse.  The Office Events feature helps tax offices increase 

productivity  and  efficiency  in  processing  tax  returns  and  providing  exceptional  customer  service.    The 

increase  in  productivity  enables  offices  to  assume  a  greater  workload,  ultimately  resulting  in  increased 

profitability. 

Reports: 

ATOM’s  all-inclusive  software  application  allows  you  to  produce  a  vast  array  of  management  reports 

which  enable  you  to  monitor  and  improve  all  aspects  of  your  tax  office.    Some  examples  are  the 

Labor/Revenue report, ROI, Referral Types, and Cash Receipts. 

Business Types: 

Organize  all  your  contacts  and  businesses  within  one  central  database.    Set  up  individual  workflows  to 

help streamline your office and transition you towards a paperless office.  

---

ATOM Software User Manual 

 

Introduction 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

5 

Support 

 

ATOM Support Team Hours: 

 

 

January 1 - April 15  

 

 

Monday - Friday, 9 A.M. to 9 P.M. EST 

 

 

Saturday, 10 A.M. to 5 P.M. EST 

 

 

 

April 16 - December 31  

 

 

Monday - Friday, 9 A.M. to 5 P.M. EST 

 

Telephone 

 

877-323-4850 

E-mail  

 

[e-mail]

 

Fax 

 

[phone] 

ATOM Client Portal 

 

Send us a Portal Message through your account 

 

 

 

 

 

 

  

 

---

ATOM Software Admin Manual 

 

Getting Started 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

6 

Getting Started 

System Requirements 

 

Internet Explorer 8.0 or higher and Internet access (Will work with Internet Explorer 6.0, but the print-

ing capability and the spell checker in the Message Center will be affected). 

RAM of 960 MB or higher for Optimum Performance. 

Disable the pop-up blockers. 

Login 

 

 

1.

 

Enter your Username 

2.

 

Select your Site from the drop-down menu  

3.

 

Enter your Password  

4.

 

Click on the Login button  

 

OTE:  

The Login is case sensitive. The Password must be a minimum of 8 characters, a mix of upper 

and lower case letters, and at least one number or special character.  The Administrator needs to as-

sign your Username and Password before you can initially login.  Once logged in, you can change both 

your Username and Password. 

 

* Users will be locked out of ATOM for 15 minutes after 5 failed login attempts for security purposes.  If 

you forget your password or username and select the “Forgot Password” link a system-generated 

password will be sent to the email address recorded on your User page along with your username.   

The User Portal gives users limited access to view certain things such as assigned tasks, messages, ap-

pointments, work schedule, punch clock, and reports. An error message will display if they try to access 

a restricted area. 

 

N 

---