Azərbaycan miLLİ elmlər akademiyasinin akademiK Ə. HÜseynov adma

ProqrajatəjııiiiatLıişIar

Layihə ofisini kompütersiz təsəvvür etmək mümkün deyildir. Kompüterlər vasitəsilə layihə komandası qrafiklər qurur və müxtəlif proram təminatlarından istifadə edərək layi- həni idarə edir. Bəzi hallarda komanda üzrvdəri öz funksiyaları daxilində məsləhət almaq məqsədilə kompüterə müraciət edirlər. Yüksək səviyyəli proqram paketləri layihə komanda- larma kompleks layihələrdə kömək edir. Nəhəng elektrik stan- siyalann tikintisi, geniş informasiya və kommunikasiya siste-

minin yaradılması kimi layihələri buna misal göstərmək olar. Sure Trak, Project, Project Scheduler, ART Project Workbench kimi proqramlar layihələrdə yaxşı nəticələr göstərir.

İşçi heyətiıünı yığılınası

İnzibati məsələlər ilə məşğul olan işçinin funksiyalan yüksək iş təcrübəsinin və təcrübəli layihə mütəxəssisinin ol- masmı tələb etmir, ancaq o, möhkəm inzibati vərdişlərin ol- masmı tələb edir. Məsələn, inzibatçı ofis prosedurlan ilə tanış olmalı, bu prosedurlara əsasən yazışmalan və hesabatlan hazırlamalıdır. İnzibatçı və onun köməkçi heyəti həm də kompüter sahəsində lazımi biliyə malik olmalı, bir çox proqramlann normal işlətmə qaydalannı bilməlidir.

Müvafiq ixtisaslar üzrə bilik və təcrübə iş zamanı və xüsusi kurslann köməyi ilə əldə edilə bilər. Layihə ofisində fəaliyyət göstərən təcrübəli layihə idarəçisindən vaxtaşın olaraq inzibati məsələlər üzrə məsləhət və yardım alma bilər.

2. 
   LAYİHƏ OFİSLƏRİNİN İDARƏ EDİLMƏSİ Təşkilatlar layihələrin həyata keçirilməsində təcrübə
   

topladıqca, onlann layihə idarəçiliyi ilə bağlı ekspert rəyinə bir o qədər də ehtiyacı olur. Təşkilatlar layihə idarəçiliyini yerinə yetirdikləri zaman bir qayda olaraq onlar bunu müəyyən bir metod ilə həyata keçirirlər. Məsələn, onların istifadə etdikləri qrafiklər əsas hadisələri özündə əks etdirir və məlumatlar bazasına ötürən diaqram rolunu oynayır.

Müvafiq ixtisas və biliyə yiyələnmə zərurəti ən müxtəlif fəaliyyət sahələrinə, o cümlədən cədvəlləşdirmə, büdcə, təkliflərin qeydə alınması, satıcıların müəyyənləşdirilməsi, layi-

helərin seçilməsi, risklərin idarə edilməsi, ehtiyac və tələblərin müəyyənləşdirilməsi, tələblərdə baş verən dəyişikliklərin idarə edilməsi və s. sahələrə yönəlmişdir. Təşkilatın layihələrin idarə edilməsi sahəsində ən geniş biliklərə və təcrübəyə malik olan məsləhətçilərə ehtiyacı ola bilər. İdarəetmə orqanı teşkilatm daxilindəki heyətin strateji intuisiyasını inkişaf etdirmək məqsədilə məsləhətçilərin telimatlarmdan istifadə edə bilər, bu zaman layihə üzərində işləyən şəxslər hər gün yaranan layihə məsələlərini həll etmək məqsədilə məsləhətçilərin ideyalanna diqqətlə qulaq asmalıdırlar.

1990-cı illərdə məsləhətçilərin yerinə yetirəcəyi vəzifənin təsvir edilməsi üzrə yeni bir termin meydana çıxdı: mento- rinq. Mentorinq layihə idarəçiliyi üzrə meydana çıxan problemlərin həllində təşkilatın işçilərinin ehtiyacı olduqlan in- tuisiya və biliklə təmin edilməsidir.

Mentor və məsləhətçilərin rolu

Layihələrin idarə edilməsi üzrə məsləhətçilərin və men- torlarm rolu zaman keçdikcə təkmilləşir. Bu gün o, bir neçə konkret fəaliyyət növləri, o cümlədən aşağıdakı istiqamətdə göstərilən köməklər üzərində mərkəzləşmişdir:

o təkliflərin verilməsi;

• 
  layihənin işə salınmasına;
  
• 
  təşkilatın layihə ehtiyaclannm vaxtmda təmin edilməsi üzrə təklifi;
  
• 
  risklərin müəyyənləşdirilməsi;
  
• 
  layihənin bərpası;
  
• 
  əsas idarəetmənin mentorlaşdınlması.
  

Bu fəaliyyət növlərindən hər birinə aynlıqda baxaq.

Təkliflər və onlann dəstəklənməsi

Layihələrin ideırə edilməsi Ü2orə bacanqlı məsləhətçilər bu sahədə böyük təcrübəyə malikdirlər. Onlar bir çox təkliflərin hazırlanması işinə cəlb edilmişlər və təşkilata layihənin inkişaf etdirilməsi üzrə qiymətli təkliflər verə bilərlər. Onlar təklifin inkişafında üç yolla iştirak edə bilərlər:

1. 
   Onlar təşkilata səmərəli layihə idarəçiliyi prosedurla- nnı təklif edə bilərlər. Onlar öz iş yoldaşlan qarşısm- da təklifi inkişaf etdirməyin, bu ideyanm layihəyə necə çevrilməsini və yaxşı idarə olunan təklifə sərf edilən enerjinin idarəçilik təcrübəsində tətbiq edilməsini nümayiş etdirə bilərlər. Onlar eyni zamanda yüksək qiymətləndirilən təkliflərin qeydə alınması məqsədilə bir çox şirkətlər tərəfindən istifadə edilən təklifləri də irəli sürə bilərlər.
   
2. 
   Onlar təklif edilən işin həyata keçirilməsində istifadə olunacaq layihə idarəçiliyi metodologiyalannı əhatə edən təklifin mühüm hissəsini qeydə ala bilərlər.
   
3. 
   Onlar təklifləri nəzərdən keçirə bilərlər. Kənar şəxs kimi onlar zəif və güclü cəhətləri qeyd etməklə təklifləri tənqid edə bilərlər.
   

Layihənin uğuru daha çox layihənin necə işə salmmasm- dan asılıdır. Təklif nə vaxtsa uğursuzluğa düçar ola bilər. Layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər öz iş yoldaşlarına layihənin icrasına başlamağm nümunəvi təcrübəsini nümayiş etdirə bilərlər. Məsələn, onlar komandanın üzvlərinə ilk növbədə layihə qrafıklərini necə işləməyi öyrədə bilərlər. Onlar eyni zamanda layihənin başlanması üçün ilk görüşləri necə planlaşdırmağı izah edə bilərlər. Komanda üzvlərinin iki və daha çox

görüşlərin keçirilməsi sahəsində təcrübə qazanmasından sonra onlann daha layihə məsləhətçilərinin təlimatlarına ehtiyacı olmayacaqdır.
Layihə ehtiyaclarının təmin edilməsi

Layihələr icra edilərkən bir çox gözlənilməyən hadisələr meydana çıxa bilər. Məsələn, çox böyük əhəmiyyət daşıyan satıcılardan biri iflasa uğraya bilər, kontrakt ilə əlaqədar münaqişələr baş alıb gedə bilər, yaxud sifarişçi layihənin daha tez bir zamanda başa çatdırılması məqsədilə yeni pul vəsaiti ayıra bilər. Bu zaman gözlənilən problemlər də meydana çıxa bilər. Yeni layihə işçi heyəti layihə üzrə cəhdləri, layihə komandasından az şeydən çox şey yaratmağı tələb edən, büdcənin səviyyəsinin aşağı düşməsini və təşkilatın strukturuna daxil edilən yeni layihə idarəçiliyi proseduralanni necə planlaşdırmaq sahəsində köməyə ehtiyac duyur. Layihə məsləhətçilərinin və mentorlann ən zəruri funksiyası sadəcə orada olmaqdır — işçi heyətini ehtiyac duyduqlan layihə idarəçiliyi dəstəyi ile təmin etməkdir.

Layihə məsləhətçiləri layihə üzrə ehtiyaclarm vaxtında ödənilməsinə borcludurlarsa, onlar ən müxtəlif layihə tipləri üzrə geniş bilgi və təcrübəyə malik olmalıdırlar. Onlar hər hansı bir problemin həll edilməsi sahəsində şəxsi biliyə malik deyillərsə, bu halda həmin məsələləri həll etmək məqsədilə onlann və komandanın ixtiyarında olan məlumat mənbələrinə müraciət etməlidirlər.

Layihələrin yerinə yetirilmə prosesi başlandıqca verilən vədlər və müqavilələr tam gücü ilə işləmədikləri üçün uğursuzluqla nəticələnir. İcraçı sifarişçiyə altı aylıq işi dörd ay ər

zində başa çatdırmağı vəd verir. Əgər bu doğrudan da altı aylıq bir işdirsə, demək layihənin öz daxilinə uğursuzluq virusu da- xil edilmişdir. Layihə komandası vəd edilən vaxt çərçivəsində məhsul, yaxud xidmətin təhvil verilməsinə nail ola bilməyəcəkdir. Qrafikə əməl olunmadığı üçün layihə də həddini aşan xərclərlə üz-üzə gəlir. Bundan başqa, sifarişçi layihə koman- dasma olan etibannı itirir, çünki onlar verdikləri vədə əməl edə bilməmişlər.

Təşkilatlar kontraktlann imzalanmasmdan qabaq sifarişçilərə verdikləri vədləri müəyyənləşdirmək məqsədilə risk məsələlərini təhlil edirlər. Layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər real olub-olmadığmı müəyyənləşdirmək məqsədilə vəd edilmiş tədarük tarixlərini və büdcə qiymətləndirilməsini nəzərdən keçirirlər. Məsləhətçilərin öz tapşınqlarmı yerinə yetirdikləri zaman hesabatda müvafiq qeydlər apanlır.

İnformasiya texnologiyası sahəsində apanimış tədqiqatlardan görünür ki, layihə komandalannm yalnız çox cüzi hissəsi işi vaxtında, büdcə çərçivəsində, həm də mövcud göstəricilərə uyğun olaraq yerinə yetirə bilir. Bir çoxlan adekvat olaraq ən azı üç nöqsanın müşayiəti ilə işin yerinə yetirilməsində uğursuzluğa uğrayır. Buna görə də, layihələrin çoxu bərpa səciyyəsinə malik olur ki, bu da həmin layihələrin təkrar şəkildə necə deyərlər, yoluna salınması üçün xüsusi cəhdlərin göstərilməsini tələb edir.

Layihənin işə salınması yüksək iş təcrübəsi və müdriklik tələb edir. Məsələn, layihələr müvafiq qrafiklərdən kənara çıxdıqda həmişə müəyyən mənbələrin tapılması problemi ortaya çıxır. Hər hansı bir problemi həll etməkdən belə bir həll üsulu daha asandır. Təcrübəli layihə idarəçiliyi üzrə mesləhət-

çilər layihənin bərpası metodu üzrə zəngin təcrübəyə malik olmalıdırlar. Onlar hansı işlərin lazım olduğunu, hansılannsa lazım olmadığmı bilirlər. Onlar layihənin yerinə yetirilmə səviyyəsini yüksəltmək məqsədilə öhdələrinə düşən vəzifəni daha da nümunəvi şəkildə yerinə yetirmək üçün qrafiklər qururlar (məsələn, PERT/CPM).

İdarəçiliyin monitorinqi

Təşkilatlarda layihə idarəçiliyi metodunun həyata keçirilməsi vaxtaşm olaraq mahiyyət dəyişikliklərilə bağlıdır. Layihə idarəçiliyi metodunu işə salmaq məqsədilə baş idarədən tam dəstək alınmalıdır. Bir çox təşkilatlarda problemlərin yaranması idarəçilik haqqında ya düzgün məlumatm olmamasmdadır, yaxud bundan xəbərsizdirlər. Layihə ofisini təmsil edən layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər və mentorlar menecerlərə layihə idarəçiliyi və həmin idarəçilik üsulu ilə bağlı irəli sürülən tələbləri tədris etməlidirlər. Məsələn, layihələr üzərində səmərəli nəzarət təşkilatlann mövcud fəaliyyətə əsaslanan mühasibat sistemini qəbul etməsini tələb edir. Layihə id2irəçiliyi mentorlan menecerlərə fəaliyyətə əsaslanan mühasibat sistemini öyrədə bilərlər. Bu əsasda tədris apanimadan onlar ümumi mühasibat qaydalanna tam şəkildə uyğunlaşa bilməzlər.

Layihə ofisini layihə idarəçiliyi üzrə məsləhətçilər və mentorlarla təmin etmək məqsədilə iki əsas vəzifə nəzərdə tutulmalıdır:

•