Created by the

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
94 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
•
 
keeper reports  
•
 
animal management protocols (e.g.,  species hand-rearing protocols, special care or 
treatments, etc.) 
•
 
enclosure maps/trees 
•
 
enclosure/exhibit information (monitoring, maintenance, modifications, etc.) 
•
 
research plans and published papers 
 
Animal and Collection Records - Development 
It is recommended that each zoo and aquarium develop written policies and procedures, applicable to all 
staff involved with animal care, that:
 
•
 
define the types of records that are required.  
For example, daily keeper reports might be required from the keeper staff and weekly 
summaries of activities might be required from the animal curator and senior veterinarian.
 
•
 
define the information that is to be included in each type of record. 
Following the example above, the institution would state the specific types of information to 
be recorded on the daily keeper report and the weekly summaries. 
 
•
 
define the primary location where each record can be found. 
For example, if a zoo does not employ a nutritionist, the policy or procedures might state that 
animal diet information will be found in keeper daily reports, curator-developed daily diets, 
and/or veterinarian-prescribed treatment diets.
 
•
 
assign responsibility for the generation of each record type and set time limits for the their 
creation. 
For example, keepers might be held responsible for producing daily reports by the start of the 
next day and curators might be held responsible for producing  weekly summaries by the 
Tuesday of the following week.
 
•
 
define a process to  review  the accuracy of each record type and assign responsibility for that 
review process. 
For example, the identity of who will review each type of record, the date of reviews, and the 
review/correction processes might be included in the policy. 
 
•
 
define a process to identify official records and assign responsibility for the recording of, or linking 
of, information into these records. 
For example, the  identity of who will  be  responsible for placing information into the  official 
records and the processes of how to identify official records might be included in the policy.
 
•
 
ensure entries in official records are never  erased or deleted. 
For example, if an entry is determined to be erroneous, rather than deleting it, the entry 
should be amended and an audit trail should be created that identifies what data was 
changed, who made the change, the date it was changed, and the reason for the change.  
•
 
ensure records relating to specific animals in the collection, including the records of non--animal 
care departments, are permanently archived as part of the animal’s record. 
For example, if your zoo or aquarium’s records retention schedules  differ from this 
recommendation every attempt should be made to exempt these records from schedules 
requiring their destruction.
 
 
Animal and Collection Records – Sharing of Information 
Each zoo and aquarium should assess  the ownership of their animal and collection records and 
determine the rights of employees and outside entities to the information contained in them.  It is 
recommended that each zoo and aquarium develop written policies  and procedures  for the 
distribution and/or availability of the animal and collection records that:
 
•
 
identify who has access to animal and collection records and under what conditions.  
For example, animal care staff whose duties require a direct need for information about 
specific animals or collection of animals  should be  identified as individuals who are 
allowed  access to any or specified records, regardless of who created them or when 
they were created.  

---

Jaguar (Panthera onca) Care Manual
 
95 
Association of Zoos and Aquariums
 
 
•
 
assign responsibility for the distribution, archiving and retrieval of each record type. 
For example, the recordkeeper or registrar might be held responsible for maintaining all past 
and current transaction documents and the curator might be held responsible for maintaining 
the daily keeper reports from his/her section.
 
•
 
define a notification system that specifies what information will be provided in the notification, 
who will be notified, the date they will be notified by, and the mechanism that will be used to 
ensure the notification is communicated appropriately. 
For example, the shipment of an animal might require that written notice be made to the 
senior keeper in the animal’s area, the curator, and the veterinarian at least 30 days prior 
to the move, and  identifies  the animal by group or individual identification/accession 
number, sex, and tag/transponder number, etc. 
•
 
define where each record type (stored or archived)  is available and what format  (paper or 
digital) it is in. 
For example, all original animal transaction documents might be  kept in the registrar’s 
office in fire-proof file cabinets but copies of the Animal Data Transfer Forms are kept in 
the appropriate keeper area. 
•
 
define a system for obtaining necessary information such that the information is available 
regardless of department and regardless of staffing issues 
For example, keeper daily reports might be maintained in an electronic database run on 
the institution’s network, to which all animal care staff members have at least read-only 
access.
 
 
Implementation of these Recommendations 
Well-written, consistent data-recording protocols and clear lines of communication will increase the quality 
of animal records and should be implemented by all institutions, regardless of technical resources. While 
the best option for availability of information is an electronic database system run on a computer network 
(intranet) to which all animal care staff members have unrestricted access, the above recommendations 
may also be adopted by zoos and aquariums without full electronic connections.  

---